Khi bắt đầu hoạt động kinh doanh, mã số thuế công ty là một trong những thông tin quan trọng nhất. Cơ quan thuế sẽ cấp dãy số này cho doanh nghiệp sau khi đăng ký kinh doanh, nhằm mục đích quản lý và nhận diện thuế. Vậy mã số thuế được cấu trúc như thế nào? Có những cách nào để tra cứu mã số thuế công ty? Doanh nghiệp cần lưu tâm những gì khi sử dụng mã số thuế? VAR eCOM sẽ cùng bạn làm rõ những vấn đề này trong bài viết sau đây.

I. Mã Số Thuế Công Ty Là Gì?

Mã số thuế công ty, do cơ quan quản lý thuế cấp, là một dãy số, chữ cái hoặc ký tự dành cho người nộp thuế. Mục đích là để quản lý thuế hiệu quả theo Luật Quản lý thuế. Mã số này là duy nhất, giúp xác nhận danh tính pháp lý của doanh nghiệp, hỗ trợ thực hiện các thủ tục hành chính và nghĩa vụ liên quan đến thuế như kê khai, thanh toán các loại thuế như CIT (thuế thu nhập doanh nghiệp) và VAT (thuế giá trị gia tăng).

Ngoài việc hỗ trợ cơ quan thuế theo dõi và kiểm soát nghĩa vụ thuế, mã số thuế còn tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong các hoạt động thương mại, ký kết hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng, và thực hiện thủ tục hành chính. Khi đăng ký thành lập, mỗi doanh nghiệp sẽ được cấp một mã số thuế duy nhất, không trùng lặp. Mã số này sẽ theo suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp, trừ khi có sự thay đổi về hình thức pháp lý dẫn đến việc chấm dứt mã số cũ.

Theo quy định tại Điều 29 Luật doanh nghiệp 2020 về mã số thuế công ty như sau:

Điều 29. Mã số doanh nghiệp

1. Mã số doanh nghiệp là chuỗi số do Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cấp khi doanh nghiệp được thành lập, và thông tin này được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp chỉ có một mã số duy nhất, và mã số này không được dùng lại để cấp cho doanh nghiệp khác.

2. Mã số doanh nghiệp được sử dụng cho việc thực hiện các nghĩa vụ về thuế, thủ tục hành chính và các quyền, nghĩa vụ khác.

II. Các Loại Mã Số Thuế Công Ty

Theo Điều 5 Thông tư 105/2020/TT-BTC quy định về nguyên tắc cấp mã số thuế công ty, có 2 loại cấu trúc mã số thuế như sau:

III. Đăng Ký Mã Số Thuế Công Ty bằng cách nào?

Doanh nghiệp có thể đăng ký mã số thuế trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể. Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy chứng nhận đầu tư, doanh nghiệp (người nộp thuế) cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký thuế theo quy định và nộp cho cơ quan thuế có thẩm quyền.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ. Nếu hồ sơ hợp lệ và đầy đủ, cơ quan thuế sẽ xử lý và cấp mã số thuế cho doanh nghiệp. Mã số thuế này là duy nhất và sẽ gắn liền với doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.

IV. 4 Cách Tra Cứu Mã Số Thuế Công Ty

Việc tra cứu mã số thuế công ty là cần thiết khi bạn đã biết một số thông tin cơ bản về công ty như tên, địa chỉ trụ sở, số CCCD của người đại diện pháp luật… và muốn kiểm tra hoặc xác định mã số thuế của công ty đó (hoặc của chi nhánh, đơn vị trực thuộc nếu có). Điều này giúp bạn xác minh chính xác tình trạng pháp lý và hoạt động của doanh nghiệp trước khi hợp tác hoặc thực hiện các thủ tục liên quan.

1. Tra Cứu Trên Cổng Thông Tin Chính Thức Của Tổng Cục Thuế

Cách tra cứu này giúp người dùng kiểm tra nhanh chóng tính minh bạch của các giao dịch, đồng thời xác minh thông tin của nhà tuyển dụng hoặc đối tác kinh doanh. Các bước tra cứu mã số thuế công ty trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế:

• Bước 1: Vào trang web https://tracuunnt.gdt.gov.vn.
• Bước 2: Chọn vào mục “Thông tin về người nộp thuế”.
• Bước 3: Nhập thông tin bạn có để tra cứu mã số thuế công ty. Lưu ý: chỉ cần nhập một trong bốn ô thông tin: Mã số thuế công ty/Tên tổ chức cá nhân nộp thuế/Địa chỉ trụ sở kinh doanh/Số CCCD người đại diện.
• Bước 4: Nhập mã xác nhận để bảo mật thông tin.
• Bước 5: Nhấn nút “Tra cứu”. Hệ thống sẽ hiện ra các thông tin chính như mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ, cơ quan quản lý thuế và trạng thái hoạt động của doanh nghiệp.

2. Tra Cứu Bằng Cổng Thông Tin Đăng Ký Doanh Nghiệp

Bạn có thể tra cứu mã số thuế công ty dễ dàng bằng cách sử dụng Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp:

• Bước 1: Truy cập trang web: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx
• Bước 2: Trên thanh tìm kiếm, điền tên doanh nghiệp và nhấn nút tìm kiếm.
• Bước 3: Kết quả sẽ hiển thị danh sách các doanh nghiệp liên quan. Bạn chỉ cần chọn doanh nghiệp bạn muốn tra mã số thuế.

Phương pháp này giúp người dùng kiểm tra và so sánh thông tin của doanh nghiệp từ nhiều nguồn, đảm bảo dữ liệu chính xác và đầy đủ.

3. Tra Cứu Bằng Website Cung Cấp Dịch Vụ Tra Cứu Thông Tin Doanh Nghiệp

Ngoài các phương pháp đã nêu, một số trang web uy tín khác như Masothue.vn, Thongtincongty.com,… cũng cung cấp chức năng tra cứu mã số thuế. Trên các trang này, bạn chỉ cần nhập tên doanh nghiệp, và kết quả tra cứu sẽ hiển thị các thông tin cơ bản tương tự như trên trang của Tổng cục Thuế hoặc Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.

4. Tra Cứu dựa trên Giấy Chứng Nhận Doanh Nghiệp

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là một nguồn thông tin trực tiếp và đáng tin cậy. Mã số thuế được in rõ ràng trên giấy chứng nhận (bản cứng hoặc bản mềm), cùng với các thông tin đăng ký khác của doanh nghiệp. Nhà cung cấp, đối tác kinh doanh và nhà tuyển dụng có thể sử dụng giấy chứng nhận để tra cứu mã số thuế và nắm bắt thông tin chính xác mà không cần dựa vào dữ liệu trực tuyến.

V. 3 Cách Tra Cứu Thông Tin Doanh Nghiệp Bằng Mã Số Thuế

Vậy làm thế nào để tra cứu thông tin doanh nghiệp khi bạn đã biết mã số thuế? Bạn có thể thực hiện theo một số cách như sau:

1. Tra Cứu tại Cổng Thông Tin Chính Thức Của Tổng Cục Thuế

• Bước 1: Truy cập vào trang web của Tổng cục Thuế.
• Bước 2: Điền mã số thuế của công ty bạn muốn tra cứu vào ô “Mã số thuế”, sau đó nhập mã xác nhận theo các ký tự có sẵn ở ô bên phải.
• Bước 3: Chọn mục “Tra cứu” và nhận kết quả.
• Bước 4: Nhấp vào tên công ty trong bảng thông tin tra cứu để xem thêm thông tin chi tiết về doanh nghiệp đó.

2. Tra Cứu tại Địa Chỉ Trang Web Masothue.com

Trang web Masothue.com giúp người dùng tra cứu thông tin doanh nghiệp một cách nhanh chóng và tiện lợi khi đã biết mã số thuế. Bạn chỉ cần nhập mã số thuế vào ô tìm kiếm, nhấn tìm kiếm và nhận kết quả là thông tin công ty bạn muốn tra cứu.

3. Tra Cứu trên Phòng Đăng Ký Kinh Doanh Thuộc Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư

Nếu các cách tra cứu trực tuyến không cung cấp đủ thông tin chi tiết, bạn có thể trực tiếp đến phòng đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Bạn sẽ cần soạn đơn yêu cầu tra cứu thông tin, nộp đơn cùng với các giấy tờ liên quan tại phòng đăng ký kinh doanh, sau đó chờ kết quả và nhận các thông tin tra cứu (quá trình này có thể mất vài ngày làm việc). Cần lưu ý rằng việc tra cứu trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh thường sẽ phải trả phí theo quy định pháp luật. Cách tra cứu này đặc biệt hữu ích khi bạn cần thông tin chi tiết hơn về doanh nghiệp, đặc biệt là trong những trường hợp dữ liệu trực tuyến chưa được cập nhật.

VI. 4 Lưu Ý Quan Trọng Khi Sử Dụng Mã Số Thuế Công Ty

Đối với doanh nghiệp, thuế là một nghĩa vụ tài chính bắt buộc và cũng là căn cứ để thể hiện tính minh bạch, tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh. Nếu không tuân thủ các lưu ý khi sử dụng mã số thuế công ty, doanh nghiệp có thể gặp các hậu quả như bị khóa mã số thuế, không nộp được tờ khai thuế, gặp rắc rối khi giao dịch điện tử với cơ quan thuế, và ảnh hưởng lớn đến uy tín cũng như hoạt động kinh doanh. Vì vậy, để đảm bảo tính hợp pháp và tránh các rắc rối pháp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ một số lưu ý quan trọng.

1. Ghi Rõ Mã Số Thuế

Khi doanh nghiệp có hoạt động như xuất hóa đơn, ký hợp đồng hoặc tiến hành giao dịch kinh doanh, cần ghi đầy đủ và chính xác mã số thuế. Việc ghi sai hoặc thiếu mã số thuế có thể làm mất hiệu lực của chứng từ và gây ra các vấn đề về mặt pháp lý, kế toán.

2. Không Được Sử Dụng Mã Số Thuế Của Người Khác

Mỗi doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng mã số thuế do cơ quan thuế cấp riêng. Tuyệt đối không được sử dụng mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân khác trong bất kỳ trường hợp nào. Việc sử dụng sai mã số thuế không chỉ vi phạm quy định pháp luật mà còn có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng trong quản lý thuế.

3. Thông Báo Kịp Thời Khi Có Đổi Thông Tin Đăng Ký Thuế

Khi doanh nghiệp có các thay đổi về thông tin như địa chỉ trụ sở, người đại diện pháp luật, ngành nghề kinh doanh,…thì cần cập nhật và thông báo cho cơ quan thuế trong thời hạn quy định. Nếu không thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể bị tạm ngừng hiệu lực mã số thuế hoặc bị xử phạt hành chính.

4. Theo Dõi Và Kiểm Tra Định Kỳ Các Thông Tin MST

Doanh nghiệp cần tự giác kiểm tra và tra cứu thường xuyên thông tin mã số thuế của mình thông qua các kênh chính thức như Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc này giúp phát hiện kịp thời các sai sót, thông tin chưa được cập nhật, hoặc tình trạng mã số thuế bị tạm khóa do các nguyên nhân khách quan (ví dụ: thay đổi địa chỉ mà chưa thông báo, chậm nộp tờ khai thuế,…).

Ngoài ra, việc theo dõi thường xuyên cũng giúp doanh nghiệp đảm bảo thực hiện đầy đủ và đúng hạn các nghĩa vụ thuế, tránh bị xử phạt không mong muốn, đồng thời xây dựng uy tín trong mắt đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý. Đây cũng là một phần không thể thiếu trong việc duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và tuân thủ pháp luật.

Mã số thuế công ty là một yếu tố không thể thiếu trong việc quản lý doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và chính xác khi thực hiện nghĩa vụ thuế và các giao dịch kinh doanh. Nắm vững cấu trúc và cách tra cứu thông tin mã số thuế không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì uy tín và quản lý nội bộ, mà còn là thông tin quan trọng đối với người tìm việc khi lựa chọn một môi trường làm việc uy tín.

VII. Câu hỏi thường gặp

1. Làm Thế Nào Để Biết 1 Công Ty Đang Hoạt Động Hay Đã Ngừng Kinh Doanh Dựa Vào Mã Số Thuế?

Tra cứu mã số thuế trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế sẽ cung cấp thông tin về tình trạng hoạt động của công ty.

2. Cá Nhân Có Mã Số Thuế Giống Doanh Nghiệp Hay Không?

Không. Hệ thống cấp mã số thuế cho cá nhân và doanh nghiệp là khác nhau và không có sự trùng lặp.

Lời kết

Việc hiểu rõ mã số thuế công ty và biết cách tra cứu, sử dụng đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch mà còn tránh được nhiều rủi ro pháp lý. Với 3 cách tra cứu đơn giản cùng 4 lưu ý quan trọng được chia sẻ trong bài viết, hy vọng bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về vấn đề này. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp hỗ trợ quản lý thuế và vận hành kinh doanh hiệu quả, VAR eCOM chính là lựa chọn đáng tin cậy dành cho doanh nghiệp hiện đại.