Tìm hiểu về Dự phòng phải thu khó đòi: Định nghĩa, nguyên tắc, điều kiện trích lập, và hướng dẫn cách hạch toán.

I. Như thế nào là dự phòng phải thu khó đòi?

Dự phòng phải thu khó đòi (còn được gọi là dự phòng nợ phải thu khó đòi, hay dự phòng nợ khó đòi) là khoản dự phòng được lập ra để bù đắp phần giá trị có thể bị mất đi của những khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán mà chưa thu được tiền, hoặc những khoản nợ chưa đến kỳ hạn nhưng khách hàng được dự đoán là không có khả năng chi trả.

II. Điều kiện để trích lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi

Để có thể trích lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi, doanh nghiệp cần thỏa mãn các điều kiện dưới đây:

1. Yêu cầu về chứng từ gốc để chứng minh khoản nợ chưa thanh toán

• Cần có hợp đồng kinh tế, văn bản cam kết nợ, hoặc khế ước vay nợ gốc;
• Cần có biên bản thanh lý hợp đồng để làm căn cứ;
• Cần có đối chiếu công nợ (hoặc văn bản đề nghị đối chiếu, xác nhận công nợ), hoặc văn bản đòi nợ có dấu bưu điện của đơn vị chuyển phát nhanh;
• Bảng kê chi tiết các khoản công nợ;
• Các chứng từ liên quan đến thanh toán.

2. Căn cứ dùng để xác định nợ dự phòng phải thu khó đòi

• Các khoản nợ phải thu đã quá hạn từ 6 tháng trở lên;
• Những khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán, nhưng doanh nghiệp có bằng chứng xác minh được rằng khách hàng không có khả năng thanh toán;
• Các khoản nợ được mua lại từ các doanh nghiệp mua bán nợ (hoạt động theo quy định của pháp luật), thời gian để xác định nợ quá hạn được tính từ thời điểm mua lại nợ.

3. Mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi

3.1. Đối với các khoản nợ đến hạn nhưng chưa được thanh toán

• Mức trích 30% giá trị cho các khoản nợ quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm;
• Mức trích 50% giá trị cho các khoản nợ quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm;
• Mức trích 70% giá trị cho các khoản nợ quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm;
• Mức trích 100% giá trị cho các khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên.

3.2. Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực viễn thông

• Mức trích 30% giá trị cho các khoản nợ quá hạn từ 3 tháng đến dưới 6 tháng;
• Mức trích 50% giá trị cho các khoản nợ quá hạn từ 6 tháng đến dưới 9 tháng;
• Mức trích 70% giá trị cho các khoản nợ quá hạn từ 9 tháng đến dưới 12 tháng;
• Mức trích 100% giá trị cho các khoản nợ quá hạn từ 12 tháng trở lên.

3.3. Đối với các khoản nợ phải thu chưa đến kỳ thanh toán

Doanh nghiệp phải trích lập dự phòng với mức tối đa là 100% giá trị thiệt hại nếu xác minh được rằng khách hàng thuộc một trong các trường hợp sau:

• Đã tuyên bố phá sản;
• Đang trong quá trình làm thủ tục phá sản;
• Đã bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh;
• Đang chấp hành án theo quyết định của tòa án;
• Đã chết hoặc bỏ trốn khỏi nơi cư trú.

III. Nguyên tắc hạch toán dự phòng phải thu khó đòi

Việc trích lập và hoàn nhập dự phòng nợ khó đòi phải được thực hiện vào thời điểm lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Các quy định về trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau:

• Nếu khoản trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào cuối kỳ này cao hơn so với kỳ trước: Cần ghi tăng bổ sung khoản dự phòng (ghi phần chênh lệch) và đồng thời ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp;
• Nếu cuối kỳ này khoản dự phòng thấp hơn so với kỳ trước: Cần hoàn nhập dự phòng nợ khó đòi (ghi phần chênh lệch), ghi giảm khoản dự phòng và ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp;
• Nếu nợ phải thu đã quá 3 năm: Doanh nghiệp có thể lựa chọn bán lại cho các công ty chuyên mua bán nợ hoặc xử lý xóa nợ phải thu khó đòi, từ đó làm tăng thu nhập khác – ghi vào TK 711.

IV. Hạch toán khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi

1. Khi lập báo cáo tài chính vào cuối năm và xác định cần tăng khoản dự phòng phải thu khó đòi

Thực hiện trích lập bổ sung trong kỳ này như sau:

• Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp;
• Có TK 2293: Dự phòng nợ phải thu khó đòi.

2. Khi lập báo cáo tài chính và xác định cần hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi

Hạch toán nghiệp vụ này bao gồm:

• Nợ TK 2293: Dự phòng nợ phải thu khó đòi;
• Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.

3. Khi khoản nợ không thể đòi được sau thời gian trích lập dự phòng

Doanh nghiệp thực hiện xóa nợ, dựa trên quyết định xóa nợ phải thu khó đòi, kế toán sẽ hạch toán như sau:

• Nợ TK 2293: Dự phòng phải thu khó đòi;
• Nợ TK 111, 112, 331, 334: Khoản bồi thường từ cá nhân, tổ chức do sai phạm gây ra;
• Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp;
• Có TK 138, 131, 128, 244.

4. Khi khoản nợ đã xóa trước đó nay thu lại được

Hạch toán như sau:

• Nợ TK 111,112: Số tiền thu được;
• Có TK 711: Thu nhập khác.

5. Khi khoản nợ khó đòi đã quá hạn và được bán lại cho công ty mua bán nợ

➤ Trong trường hợp chưa lập dự phòng, hạch toán như sau:

• Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp;
• Nợ TK 111,112: Số tiền thu được từ việc bán nợ;
• Có TK 131, 138, 128, 244.

➤ Trong trường hợp đã lập dự phòng, hạch toán như sau:

• Nợ TK 111,112: Giá bán nợ;
• Nợ TK 2293: Khoản dự phòng đã trích lập;
• Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần bị tổn thất);
• Có TK 138, 131, 128, 244.

V. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến hạch toán dự phòng phải thu khó đòi

1. Định nghĩa khoản dự phòng phải thu khó đòi?

Dự phòng phải thu khó đòi là khoản dự phòng được lập ra để phòng ngừa phần giá trị bị tổn thất do các khoản nợ đến hạn không thể thu hồi được, hoặc các khoản nợ chưa đến hạn nhưng người nợ không còn khả năng trả nợ.

2. Mức trích lập dự phòng cho nợ phải thu quá hạn là bao nhiêu?

Có 4 mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đối với các khoản nợ quá hạn, cụ thể như sau:

• Trích 30% giá trị cho các khoản thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm;
• Trích 50% giá trị cho các khoản thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm;
• Trích 70% giá trị cho các khoản thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm;
• Trích 100% giá trị cho các khoản thu quá hạn từ 3 năm trở lên.

3. Hạch toán thế nào nếu khoản nợ đã xóa trước đó nay thu hồi được qua ngân hàng?

Nếu một khoản nợ đã bị xóa trước đó nhưng sau đó doanh nghiệp thu hồi được bằng tiền gửi ngân hàng, hạch toán sẽ được thực hiện như sau:

• Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng tăng;
• Có TK 711: Thu nhập khác phát sinh.

Lời kết

Dự phòng phải thu khó đòi là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nợ hiệu quả. VAR eCOM khuyến nghị doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ điều kiện trích lập và hạch toán để đảm bảo minh bạch, an toàn tài chính và tuân thủ pháp luật.