Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì? Đối tượng nào cần phải sử dụng hóa đơn điện tử? Hướng dẫn cách đăng ký để sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

I. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một loại hình hóa đơn điện tử, trong đó có mã do cơ quan thuế cấp, được lập trực tiếp từ hệ thống máy tính tiền có kết nối dữ liệu đến cơ quan thuế.

Loại hóa đơn này được in ra hoặc hiển thị ngay khi giao dịch bán hàng xảy ra, thông qua máy tính tiền hoặc các phần mềm bán hàng. Đồng thời, dữ liệu của hóa đơn sẽ được tự động chuyển trực tiếp đến hệ thống của cơ quan thuế.

II. Đối tượng phải sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Theo quy định tại Điều 11 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi tại Khoản 8 Điều 1 của Nghị định 70/2025/NĐ-CP), kể từ ngày 01/06/2025, những đối tượng sau đây bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền và phải kết nối dữ liệu với cơ quan thuế:

• Hộ kinh doanh hay cá nhân kinh doanh (được quy định tại Khoản 1 Điều 51 của Luật Quản lý thuế 2019) có mức doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên.
• Doanh nghiệp khi bán hàng hóa hoặc cung ứng các dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng, bao gồm:
  • Trung tâm thương mại, siêu thị, các cửa hàng bán lẻ (ngoại trừ mua bán ô tô, xe máy và các loại xe có động cơ khác).
  • Nhà hàng, khách sạn và các dịch vụ ăn uống.
  • Các dịch vụ vận tải hành khách, hỗ trợ vận tải, các hoạt động giải trí, và chiếu phim.
  • Những dịch vụ phục vụ cá nhân khác được quy định trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

III. Cách đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

1. Xác định đối tượng dùng hóa đơn điện tử

Tổ chức hoặc cá nhân cần xác định xem mình có thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hay không. Việc này có thể thực hiện thông qua thông báo từ cơ quan thuế, hoặc chủ động liên hệ với cán bộ thuế để kiểm tra và xác nhận.

2. Chuẩn bị thông tin và thiết bị

Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, người dùng cần chuẩn bị những thứ sau:

• Máy tính tiền đã tích hợp phần mềm để khởi tạo hóa đơn điện tử và phải có khả năng kết nối với mạng internet.
• Chữ ký số để đăng ký tờ khai ban đầu với cơ quan thuế.
• Cài đặt phần mềm phát hành hóa đơn điện tử theo đúng chuẩn của Tổng cục Thuế (phần mềm này có thể được tích hợp trực tiếp trên máy tính tiền hoặc trên các thiết bị ngoại vi).

3. Quy trình các bước đăng ký hóa đơn điện tử

➤ Cách đăng ký

• Cách 1: Đăng ký trực tiếp thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Cách 2: Đăng ký thông qua các nhà cung cấp hóa đơn điện tử, ví dụ như Viettel, VNPT, EASY, BKAV…

Hiện nay, giao diện đăng ký hóa đơn của các nhà cung cấp thường khá dễ sử dụng, và họ cũng hỗ trợ trọn gói các thủ tục để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

➤ Quy trình đăng ký

• Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, được quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Bước 2: Chọn loại hóa đơn “Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền”.
• Bước 3: Ký số và gửi tờ khai lên hệ thống thuế.

4. Nhận thông báo từ cơ quan thuế

Nếu hồ sơ đăng ký hợp lệ, cơ quan thuế sẽ có phản hồi trong vòng 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký. Kết quả đăng ký sẽ được trả về với trạng thái “Đã được cơ quan thuế chấp nhận”.

Khi đã được phê duyệt, tổ chức hoặc cá nhân có thể tiến hành xuất hóa đơn trực tiếp trên hệ thống máy tính tiền đã liên kết dữ liệu với cơ quan thuế.

IV. Những câu hỏi thường gặp khi đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

1. Ai là đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?

Các tổ chức, cá nhân kinh doanh trong các lĩnh vực như bán lẻ, ăn uống, vận tải, khách sạn, dịch vụ tiêu dùng… thuộc đối tượng quy định tại Điều 11 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

2. Máy tính tiền có cần kết nối internet liên tục không?

Có. Máy tính tiền cần được kết nối internet một cách liên tục để có thể truyền dữ liệu hóa đơn trực tiếp theo thời gian thực đến cơ quan thuế.

3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có yêu cầu chữ ký số không?

Không. Việc xuất hóa đơn thường không yêu cầu chữ ký số vì đã có mã xác thực từ cơ quan thuế. Tuy nhiên, cá nhân hoặc tổ chức cần có chữ ký số để thực hiện đăng ký sử dụng ban đầu.

4. Có thể cùng lúc sử dụng nhiều loại hóa đơn khác nhau không?

Không. Người nộp thuế chỉ được phép sử dụng một loại hóa đơn điện tử duy nhất tại một thời điểm đã đăng ký.

5. Đăng ký sử dụng hóa đơn máy tính tiền có tốn phí không?

Việc đăng ký sử dụng hóa đơn máy tính tiền không tốn phí nếu người dùng thực hiện đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế.

Tuy nhiên, nếu sử dụng phần mềm, máy tính tiền, các thiết bị và dịch vụ từ bên cung cấp, người dùng sẽ phải tự chi trả các khoản phí này.

Lời kết

Việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không chỉ giúp doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro trong quá trình kinh doanh. Nếu bạn thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng, hãy chủ động đăng ký và triển khai ngay để tránh bị xử phạt không đáng có. Đừng quên theo dõi các cập nhật mới nhất của cơ quan thuế từ VAR eCOM để đảm bảo quá trình sử dụng luôn đúng chuẩn.