Tổng cục Thuế đã ban hành Quyết định 108/QĐ-TCT về việc triển khai quy trình hoàn thuế TNCN tự động, có hiệu lực từ ngày 24/01/2025. Với tính năng này, toàn bộ quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ và hoàn thuế TNCN cho người lao động sẽ được tự động hóa, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục xuống còn 3 ngày.
Trong bài viết này, VAR eCOM sẽ cung cấp thông tin chi tiết về đối tượng áp dụng, các điều kiện cần thiết, cũng như thủ tục thực hiện hoàn thuế TNCN tự động theo Quyết định 108/QĐ-TCT.
I. Tìm hiểu về hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động
1. Định nghĩa hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN)?
Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là việc cơ quan thuế trả lại khoản tiền thuế TNCN đã nộp dư trong năm quyết toán cho cá nhân, nếu cá nhân đó có yêu cầu hoàn thuế và đáp ứng đầy đủ các điều kiện được quy định.
2. Quy định hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động mới nhất 2025
Theo Điều 4 của Quyết định 108/QĐ-TCT, hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động là việc cơ quan thuế sử dụng hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) để tự động xử lý hồ sơ hoàn thuế TNCN cho cá nhân trực tiếp thực hiện quyết toán thuế khi họ có yêu cầu hoàn lại tiền thuế.
Cơ chế này giúp tự động hóa quy trình tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ hoàn thuế của cơ quan thuế, qua đó giảm thiểu thời gian xử lý thủ tục hoàn thuế và giúp người nộp thuế nhận được tiền thuế hoàn nhanh chóng hơn.
Thêm vào đó, khi bạn thực hiện quyết toán thuế TNCN, ứng dụng CNTT của ngành thuế sẽ hỗ trợ tạo tờ khai thuế dựa trên dữ liệu thu thập được thông qua ứng dụng Thuế điện tử cho cá nhân của Tổng cục Thuế (app eTax Mobile). Hồ sơ hoàn thuế của bạn sau đó sẽ được cơ quan thuế xử lý một cách tự động. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải tự tổng hợp thông tin như trước đây để làm tờ khai.
II. Điều kiện để hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động
Không phải tất cả các hồ sơ hoàn thuế đều được xử lý tự động khi cá nhân thực hiện quyết toán thuế. Để được xử lý tự động, hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động của người lao động cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây:
- Tại thời điểm xét duyệt hồ sơ hoàn thuế TNCN, tổ chức hoặc doanh nghiệp chi trả thu nhập phải đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế thay, cũng như đã hoàn thành việc khấu trừ thuế cho người lao động. Hoặc, tại kỳ quyết toán mà người nộp thuế yêu cầu hoàn thuế, tổng số tiền thuế TNCN đã được nộp đầy đủ vào ngân sách nhà nước. Nói cách khác, cơ quan thuế chỉ xem xét việc hoàn thuế khi số thuế đã được nộp vào ngân sách nhà nước;
- Tại thời điểm xét duyệt hồ sơ đề nghị hoàn thuế, hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân cần có:
- Chỉ tiêu “Tổng thu nhập chịu thuế” phải chính xác và khớp với dữ liệu tổng hợp trong cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành thuế trong kỳ quyết toán thuế;
- Chỉ tiêu “Tổng số thuế đề nghị hoàn trả” phải nhỏ hơn hoặc bằng số liệu tổng hợp trong cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành thuế trong kỳ quyết toán thuế.
- Thông tin tài khoản ngân hàng của cá nhân dùng để nhận tiền hoàn thuế cần được xác thực và liên kết với hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý thuế của cơ quan thuế.
III. Quy định về trường hợp nào được hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động
Theo Điều 1 của Quyết định 108/QĐ-TCT, quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động áp dụng cho cá nhân trực tiếp quyết toán thuế và có yêu cầu hoàn lại số tiền thuế TNCN nộp thừa dựa trên tờ khai quyết toán thuế TNCN, đồng thời phải đáp ứng các điều kiện hoàn thuế TNCN tự động như đã nêu ở phần trên.
Nếu hồ sơ quyết toán thuế TNCN của người nộp thuế không đáp ứng các điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động, hệ thống sẽ chuyển giao cho cán bộ thuế để xử lý theo quy trình thủ công, cụ thể như sau:
➧ Bước 1: Thông báo và phân công xử lý
- Hệ thống sẽ gửi email thông báo cho lãnh đạo và cán bộ thuế được chỉ định để giải quyết hồ sơ.
➧ Bước 2: Kiểm tra và xử lý tùy theo từng trường hợp
- Nếu hồ sơ đã kèm theo tài liệu giải trình hoặc bổ sung: Cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra. Nếu thông tin được chấp nhận, cơ quan thuế sẽ lập quyết định hoàn thuế và lệnh hoàn trả, sau đó trình ký duyệt;
- Nếu cần làm rõ sự khác biệt về dữ liệu:
- Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo yêu cầu người nộp thuế giải trình và bổ sung thông tin;
- Sau khi nhận được giải trình: Nếu giải trình hợp lệ, cơ quan thuế sẽ tiếp tục lập quyết định hoàn thuế. Nếu không đủ căn cứ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo rằng hồ sơ không đủ điều kiện để được hoàn thuế hoặc không được hoàn thuế.
- Nếu hồ sơ không thuộc đối tượng hoàn thuế: Cơ quan thuế sẽ lập và gửi thông báo từ chối hoàn thuế.
Như vậy, nếu không đáp ứng đủ điều kiện để được xử lý tự động, hồ sơ vẫn sẽ được tiếp nhận, nhưng cần phải trải qua quá trình kiểm tra, giải trình và xét duyệt thủ công theo quy định.
IV. Quy trình – thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động mới nhất 2025
Quy trình 3 giai đoạn hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động:
- Giai đoạn 1: Tạo tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân TNCN gợi ý;
- Giai đoạn 2: Tiếp nhận tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý có yêu cầu hoàn trả từ cá nhân;
- Giai đoạn 3: Giải quyết hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động.
Chi tiết từng giai đoạn:
1. Tạo tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) gợi ý
Căn cứ vào dữ liệu kê khai từ các tổ chức, đơn vị chi trả thu nhập và từ cá nhân, cùng với dữ liệu đăng ký thuế, thông tin về người phụ thuộc, dữ liệu tổng hợp nghĩa vụ thuế và các khoản nợ của người nộp thuế trên phạm vi toàn quốc, hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin của ngành thuế sẽ tự động tổng hợp các dữ liệu liên quan đến các chỉ tiêu trên tờ khai quyết toán thuế TNCN để xác định nghĩa vụ kê khai của người nộp thuế, đồng thời tạo ra “Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý” cho các cá nhân trực tiếp thực hiện quyết toán thuế.
Việc tổng hợp dữ liệu và tạo lập “Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý” được thực hiện tự động bởi hệ thống ứng dụng CNTT của ngành thuế ngay sau khi hết thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN của tổ chức và doanh nghiệp chi trả thu nhập.
Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế có thể sử dụng ứng dụng eTax Mobile để kiểm tra thông tin trên “Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý” do hệ thống tự động tạo.
- Nếu cá nhân đồng ý với thông tin được gợi ý trên “Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý”, họ có thể xác nhận và nộp hồ sơ quyết toán theo hướng dẫn trên ứng dụng;
- Nếu cá nhân không đồng ý với thông tin được gợi ý trên “Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý”, họ có thể chỉnh sửa thông tin trên tờ khai, bổ sung lý do cho sự khác biệt so với số liệu mà cơ quan thuế gợi ý, sau đó nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN kèm theo các tài liệu chứng minh theo quy định.
2. Tiếp nhận tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân gợi ý có đề nghị hoàn trả của cá nhân
Hệ thống sẽ tự động tạo và gửi thông báo về việc đã tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử và hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN (theo mẫu 01-1/TB-TĐT) cho người nộp thuế ngay sau khi nhận được hồ sơ quyết toán thuế TNCN có chỉ tiêu “Số thuế hoàn trả cho NNT”.
Ngay khi hệ thống gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế cho người nộp thuế, phân hệ hoàn thuế TNCN (*) sẽ tự động tạo hồ sơ đề nghị hoàn thuế.
Chú thích:
(*) Phân hệ hoàn thuế thu nhập cá nhân là một chức năng của ứng dụng quản lý thuế tập trung của ngành thuế.
3. Giải quyết hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động
Phân hệ hoàn thuế tự động sẽ kiểm tra hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN của người nộp thuế để xác định xem hồ sơ có đủ điều kiện được xử lý tự động hay không. Cụ thể:
➧ Đối với hồ sơ không đủ điều kiện xử lý hoàn thuế tự động:
- Nếu hồ sơ hoàn thuế TNCN không đáp ứng đủ điều kiện để được xử lý hoàn thuế tự động, hệ thống ứng dụng CNTT của ngành thuế sẽ tự động phân công và gửi thư điện tử đến lãnh đạo bộ phận và cán bộ thuế được phân công để giải quyết hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động.
➧ Đối với hồ sơ đã đủ điều kiện xử lý hoàn thuế tự động:
- Nếu hồ sơ hoàn thuế TNCN đáp ứng đủ các điều kiện để được hoàn thuế tự động, phân hệ hoàn thuế tự động sẽ:
- Tạo đề xuất hoàn thuế TNCN;
- Lập quyết định hoàn thuế hoặc quyết định hoàn kiêm bù trừ thu ngân sách nhà nước;
- Tạo lệnh hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước hoặc lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu ngân sách nhà nước để chuyển cho Thủ trưởng cơ quan thuế ký điện tử.
- Thời gian xử lý: Chậm nhất là 3 ngày làm việc kể từ ngày ra thông báo tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế;
- Sau khi có quyết định hoàn thuế, hệ thống sẽ chuyển lệnh hoàn thuế đến Cổng thông tin điện tử của Kho bạc Nhà nước để chi trả tiền thuế TNCN cho người nộp thuế theo quy định.
V. Câu hỏi thường gặp về thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động
1. Ai là đối tượng được hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động?
Quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động được áp dụng cho cá nhân trực tiếp quyết toán thuế và có yêu cầu hoàn lại số tiền thuế TNCN đã nộp thừa trên tờ khai quyết toán thuế TNCN.
2. Điều kiện để được hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động là gì?
Để được hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động, tại thời điểm xét duyệt hồ sơ hoàn thuế, hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân của người lao động phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Tổ chức hoặc doanh nghiệp chi trả thu nhập đã hoàn thành việc khấu trừ thuế cho người lao động, tức là đã nộp đầy đủ tiền thuế vào ngân sách nhà nước;
- Hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân bao gồm:
- Chỉ tiêu “Tổng thu nhập chịu thuế” phải khớp với dữ liệu tổng hợp trong cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành thuế trong kỳ quyết toán thuế;
- Chỉ tiêu “Tổng số thuế đề nghị hoàn trả” phải nhỏ hơn hoặc bằng số liệu tổng hợp trong cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành thuế trong kỳ quyết toán thuế.
- Thông tin tài khoản ngân hàng của cá nhân dùng để nhận tiền hoàn thuế phải được xác minh và liên kết với cơ sở dữ liệu quản lý thuế của ngành thuế.
3. Khi làm thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động, có cần chuẩn bị hồ sơ gì không?
Khi cá nhân chọn quyết toán thuế TNCN tự động thì:
- Ứng dụng CNTT của ngành thuế sẽ hỗ trợ cá nhân tạo tờ khai thuế dựa trên dữ liệu thu thập được thông qua ứng dụng eTax Mobile;
- Cá nhân không cần tự tổng hợp thông tin để lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân như trước đây, nhưng vẫn cần đính kèm các tài liệu chứng minh thu nhập của mình, chẳng hạn như chứng từ khấu trừ thuế TNCN, hồ sơ người phụ thuộc… để cơ quan thuế có cơ sở kiểm tra và đối chiếu trong trường hợp hồ sơ không được xử lý tự động.
4. Thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động gồm mấy giai đoạn?
Quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động năm 2025 được thực hiện qua 3 giai đoạn như sau:
- Giai đoạn 1: Tạo tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý;
- Giai đoạn 2: Tiếp nhận tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý có yêu cầu hoàn trả từ cá nhân;
- Giai đoạn 3: Giải quyết hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động trong vòng 3 ngày làm việc.
5. Thời gian xử lý hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động bao lâu?
Nếu hồ sơ đủ điều kiện hoàn thuế tự động, trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày có thông báo tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế, hệ thống chuyển lệnh hoàn thuế đến Cổng thông tin điện tử của Kho bạc Nhà nước để thực hiện chi trả tiền thuế TNCN cho người nộp thuế theo quy định.
Lời kết
Qua bài viết trên VAR eCOM cho rằng hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động là bước tiến quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính ngành thuế. Với việc ứng dụng công nghệ thông tin, người nộp thuế có thể thực hiện hoàn thuế nhanh chóng, minh bạch và chính xác hơn. Để được xử lý tự động, cá nhân cần nắm rõ điều kiện và quy trình theo quy định mới. Việc cập nhật thông tin kịp thời sẽ giúp bạn nhận tiền hoàn thuế nhanh, đúng quy định và tiết kiệm thời gian.
