Trong bước quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, những chi phí nào bị giới hạn, chi phí nào được phép trừ khi tính thuế TNDN và những chi phí không được trừ? Hãy cùng VAR eCOM tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết này!

I. Khoản phí phụ cấp ăn trưa cho người lao động – chi phí không được trừ hay được trừ?

Theo quy định tại Điểm g.5 Khoản 2 Điều 2 của Thông tư 111/2013/TT-BTC, có hai phương thức phụ cấp tiền ăn trưa cho người lao động:

1. Phụ cấp ăn trưa bằng hình thức chi trả tiền mặt cho người lao động

Theo Khoản 4 Điều 22 Mục 6 Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH, mức chi tiền ăn giữa ca tối đa cho mỗi người lao động là 730.000 đồng/tháng.

Như vậy, nếu doanh nghiệp trả cho người lao động tiền ăn giữa ca vượt quá 730.000 đồng/tháng, phần chênh lệch sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Đồng thời, để được trừ phần tiền ăn vượt định mức này khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần phải thể hiện đầy đủ khoản tiền ăn này trong hợp đồng lao động, quy chế tài chính hoặc quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.

2. Phụ cấp ăn trưa bằng hình thức tổ chức bữa ăn trực tiếp cho người lao động

Với hình thức này, các khoản chi phí phát sinh từ việc tổ chức bữa ăn cho người lao động tại doanh nghiệp sẽ không bị giới hạn và không được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân của người lao động.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ cho nguyên liệu thực phẩm và danh sách nhân viên đăng ký ăn ca tại công ty. Khoản tiền ăn này cũng phải được ghi rõ trong hợp đồng lao động, quy chế tài chính hoặc quy chế lương thưởng của công ty.

II. Chi phí phụ cấp trang phục – chi phí không được trừ hay được trừ?

1. Chi trả phụ cấp trang phục bằng tiền mặt – chi phí không được trừ hay được trừ?

Theo Điểm 2.7 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC):

• Nếu chi bằng tiền: Chi phí được tính theo số tiền thực tế chi, nhưng không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm.
• Nếu vừa chi bằng tiền vừa chi bằng hiện vật: Phần chi bằng tiền sẽ bị giới hạn ở mức 5.000.000 đồng/người/năm.

Kết luận: Trong trường hợp doanh nghiệp trả phụ cấp trang phục bằng tiền mặt hoặc kết hợp cả tiền mặt và hiện vật, khoản phụ cấp này sẽ bị giới hạn ở mức 5.000.000 đồng/người/năm.

2. Phụ cấp hiện vật về trang phục dành cho người lao động

Khi phụ cấp trang phục bằng hiện vật, doanh nghiệp sẽ không bị giới hạn về mức chi. Tuy nhiên, cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ cho khoản trang phục này. Ngoài ra, việc phụ cấp trang phục cũng cần được quy định trong một trong các hồ sơ sau: hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng, quy chế tài chính,…

III. Các khoản chi mang tính chất phúc lợi cho người lao động – chi phí không được trừ hay được trừ?

Khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BCT quy định về các khoản chi trực tiếp mang tính chất phúc lợi cho người lao động như sau:

• Chi cho đám hiếu, đám hỷ của cá nhân và gia đình người lao động.
• Chi cho các hoạt động nghỉ mát, du lịch, hỗ trợ điều trị cho nhân viên.
• Chi hỗ trợ người lao động tham gia các khóa học nâng cao kiến thức tại các cơ sở đào tạo.
• Chi hỗ trợ cho gia đình người lao động chịu ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch bệnh, tai nạn, ốm đau.
• Chi khen thưởng cho con của người lao động có thành tích tốt trong học tập.
• Chi hỗ trợ chi phí đi lại trong các dịp lễ, tết cho người lao động.
• Chi các loại bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (ngoại trừ bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm hưu trí tự nguyện) và các khoản chi mang tính chất phúc lợi khác…

Lưu ý quan trọng:

Tổng các khoản chi phúc lợi cho người lao động nêu trên không được vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế của doanh nghiệp (theo Khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC).

IV. Chi phí lãi vay – chi phí không được trừ hay được trừ?

Theo Khoản 2.17, 2.18 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC), chi phí lãi vay bị khống chế được quy định như sau:

• Chi phí lãi vay vượt 150% lãi suất cơ bản từ cá nhân, tổ chức không phải tín dụng hoặc kinh tế sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
• Nếu doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ, toàn bộ chi phí lãi vay sẽ được tính vào chi phí lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN.
• Nếu doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ, chi phí lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu sẽ không trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

V. Chi phí khấu hao TSCĐ – chi phí không được trừ hay được trừ?

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 (có hiệu lực từ ngày 06/08/2015), được sửa đổi bổ sung theo Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC ngày 16/03/2018 (có hiệu lực từ ngày 01/05/2018):

• Khoản khấu hao trích vượt mức theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định sẽ không được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
• Trường hợp doanh nghiệp áp dụng mức khấu hao nhanh hơn khung thời gian quy định, phần chi phí vượt khung sẽ không được tính vào chi phí được trừ trong kỳ tính thuế TNDN.
• Doanh nghiệp được phép thực hiện khấu hao nhanh nếu áp dụng phương pháp đường thẳng và hoạt động kinh doanh có hiệu quả cao. Tuy nhiên, mức khấu hao nhanh không được vượt quá 2 lần mức khấu hao theo đường thẳng và phải đảm bảo kinh doanh có lãi (nếu phần khấu hao vượt quá 2 lần, sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN).
• Đối với tài sản như công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển không đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ, chi phí mua các tài sản này được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ, nhưng tối đa không vượt quá 3 năm.
• Đối với ô tô là tài sản cố định có nguyên giá vượt 1.600.000.000 đồng, doanh nghiệp sẽ không được đưa phần khấu hao tương ứng với giá trị vượt mức này vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN, áp dụng cho xe chở người từ 9 chỗ trở xuống (trừ các trường hợp ô tô sử dụng cho hoạt động vận tải hành khách, du lịch, khách sạn hoặc phục vụ mục đích làm mẫu, lái thử trong kinh doanh ô tô).

VI. Câu hỏi thường gặp về chi phí được trừ, chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

1. Doanh nghiệp A có vốn điều lệ là 1.000.000.000 đồng nhưng mới góp được 400.000.000 đồng. Doanh nghiệp muốn vay ngân hàng 600.000.000 đồng để góp vốn và 300.000.000 đồng để phục vụ kinh doanh. Lãi suất vay tại ngân hàng Vietcombank là 9.5%/tháng. Vậy chi phí lãi được tính ra sao?

Trong trường hợp doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ, số tiền vay lớn hơn số vốn điều lệ còn thiếu dựa theo tiến độ góp vốn và doanh nghiệp phát sinh nhiều khoản vay, phần lãi vay của số vốn điều lệ còn thiếu sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Phần lãi vay được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN = (900.000.000 – 600.000.000) x 9.5% = 28.500.00 đồng.

2. Doanh nghiệp A mua một chiếc xe ô tô phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp, không dùng cho kinh doanh vận tải, du lịch, khách sạn, với giá 1.800.000.000 đồng (chưa bao gồm VAT), lệ phí trước bạ là 180.000.000 đồng. Vậy doanh nghiệp được đưa bao nhiêu vào chi phí khi tính thuế TNDN?

Căn cứ theo quy định, đối với tài sản cố định là xe có nguyên giá vượt quá 1.600.000.000 đồng, phần chi phí khấu hao chênh lệch sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN. Doanh nghiệp chỉ được đưa tối đa 1.600.000.000 đồng vào chi phí được trừ, phần vượt (kể cả lệ phí trước bạ) sẽ không được chấp nhận.

Lời kết

Việc phân biệt rõ chi phí không được trừ và chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và tối ưu nghĩa vụ thuế. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm rõ những khoản mục thường gặp và cách xử lý phù hợp. Nếu doanh nghiệp cần giải pháp hỗ trợ quản lý thuế và kế toán toàn diện, VAR eCOM sẽ là lựa chọn đồng hành đáng tin cậy.