I. Văn phòng đại diện là gì? Văn phòng đại diện có được cấp mã số thuế không?
Văn phòng đại diện (VPĐD) là một đơn vị phụ thuộc vào doanh nghiệp, đóng vai trò đại diện theo ủy quyền từ doanh nghiệp để bảo vệ các quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp đó.
VPĐD không có tư cách pháp nhân và không thực hiện chức năng kinh doanh như một doanh nghiệp (ví dụ: ký kết hợp đồng). Thay vào đó, VPĐD hỗ trợ công ty mẹ bằng cách nghiên cứu, theo dõi thị trường, quản lý hoạt động kinh doanh tại địa phương và báo cáo cho cấp quản lý. Dù vậy, VPĐD vẫn có mã số thuế riêng biệt với 13 chữ số.
II. Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?
Tất cả doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh sau khi thành lập đều phải nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu có chi trả lương cho nhân viên, thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế môn bài (lệ phí môn bài). Vậy văn phòng đại diện có phải thực hiện kê khai thuế hay không?
➤ Về thuế GTGT, thuế TNDN:
Như VAR eCOM đã nêu, VPĐD không thực hiện các hoạt động kinh doanh như doanh nghiệp, không được phép ký hợp đồng mua bán. Vì vậy, VPĐD không phát sinh doanh thu và không phải kê khai thuế GTGT, thuế TNDN.
➤ Về thuế TNCN:
Nếu công ty mẹ ủy quyền cho VPĐD ký hợp đồng lao động, công ty mẹ chịu trách nhiệm kê khai, khấu trừ và nộp thuế TNCN cho VPĐD.
➤ Về thuế môn bài (lệ phí môn bài):
Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, đối tượng phải nộp lệ phí môn bài là các tổ chức, cá nhân tham gia sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, bao gồm toàn bộ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp và các tổ chức kinh tế khác.
Do đó, nếu VPĐD tham gia hoạt động sản xuất, kinh doanh thì bắt buộc văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài.
III. Quy định về văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài
VPĐD được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên thành lập, tính từ ngày nhận giấy chứng nhận đăng ký. Từ năm thứ hai trở đi, mức lệ phí môn bài phải nộp là 1.000.000 đồng/năm.
Thời hạn cuối cùng để nộp lệ phí môn bài cho văn phòng đại diện là ngày 30/01 hàng năm.
Ví dụ:
Nếu VPĐD được thành lập vào bất kỳ thời điểm nào trong năm 2023 thì không cần nộp lệ phí môn bài cho năm 2023. Bắt đầu từ năm 2024, VPĐD phải kê khai và nộp lệ phí môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm. Hạn chót nộp là 30/01/2024.
IV. Hướng dẫn cách lập tờ khai lệ phí môn bài cho văn phòng đại diện
VPĐD có thể nộp tờ khai lệ phí môn bài trực tuyến qua Cổng thông tin Thuế điện tử hoặc nộp trực tiếp bằng cách điền vào mẫu tờ khai 01/LPMB và nộp tại cơ quan quản lý thuế.
Tuy nhiên, nhiều cơ quan thuế hiện nay khuyến khích nộp lệ phí môn bài qua mạng và không nhận trực tiếp. Do đó, bạn nên liên hệ trước với Chi cục Thuế để xác nhận hình thức nộp tờ khai, tránh mất thời gian di chuyển.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 2 cách lập tờ khai lệ phí môn bài trực tuyến.
1. Lập tờ khai lệ phí môn bài bằng phần mềm HTKK
➧ Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng mã số thuế của công ty hoặc mã số thuế của văn phòng đại diện (nếu VPĐD đặt ở tỉnh khác);
➧ Bước 2: Trong mục “Phí – Lệ Phí”, chọn “Tờ khai lệ phí môn bài (01/LPMB) (TT80/2021)”;
➧ Bước 3: Nhập năm nộp thuế ➞ Chọn “Tờ khai lần đầu” và nhấn “Đồng ý”;
➧ Bước 4: Nhập thông tin của văn phòng đại diện vào tờ khai:
- Đánh dấu vào ô (09): Khai cho địa điểm kinh doanh mới thành lập trong năm (nếu VPĐD mới thành lập năm đầu);
- Tại cột (4): Nhập mã số thuế của văn phòng đại diện;
- Tại cột (6): Chọn mức 1.000.000;
- Tại cột (9): Chọn “Chi nhánh, văn phòng đại diện” (nếu VPĐD mới thành lập năm đầu).
➧ Bước 5: Nhấn “Ghi” sau đó “Kết xuất XML” để nộp qua mạng;
Lưu ý:
- Nếu VPĐD cùng tỉnh với công ty mẹ, nộp tờ khai lệ phí môn bài cho cơ quan thuế của công ty mẹ;
- Nếu VPĐD ở tỉnh khác, cần có chữ ký số riêng và kê khai trực tiếp với Chi cục Thuế quản lý tại tỉnh thành nơi đặt VPĐD.
➧ Bước 6: Đăng nhập vào tài khoản chữ ký số của doanh nghiệp trên Cổng thông tin Thuế điện tử;
➧ Bước 7: Tick chọn “Khai thuế” ➞ “Nộp tờ khai XML” ➞ “Chọn tệp tờ khai” và chọn file XML đã xuất ở bước 5 ➞ Nhấn “Open” để tải lên hệ thống;
➧ Bước 8: Ký điện tử và nộp tờ khai.
2. Lập tờ khai lệ phí môn bài trực tiếp trên Cổng thông tin Thuế điện tử
Sau khi đăng nhập vào Cổng thông tin Thuế điện tử, thực hiện lập tờ khai theo các bước sau:
➧ Bước 1: Chọn “Khai thuế” ➞ Chọn tiếp “Kê khai trực tuyến”;
- Tại “Tờ khai”: Chọn “01/LMB – Tờ khai lệ phí môn bài (TT 80/2021)”;
- Tại “Loại tờ khai: Chọn “Tờ khai bổ sung”;
- Tại “Kỳ kê khai”: Nhập năm hiện tại và nhấn “Tiếp tục”.
➧ Bước 3: Nhập thông tin của văn phòng đại diện vào tờ khai (tương tự như kê khai qua HTKK);
➧ Bước 4: Chọn vào “Hoàn thành kê khai”, sau đó “Ký điện tử” và “Nộp tờ khai”.
V. Các bước để văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài
1. Nộp thuế môn bài trực tuyến cho VPĐD
➧ Bước 1: Đăng nhập vào Cổng thông tin Thuế điện tử bằng tài khoản chữ ký số của doanh nghiệp;
➧ Bước 2: Chọn “Nộp thuế” ➞ Chọn ngân hàng đã đăng ký để nộp thuế và nhấn “Tạm nộp”;
➧ Bước 3: Nhập thông tin nộp lệ phí môn bài;
- Tại “Loại tiền”: Chọn VND;
- Tại “Trích từ tài khoản số”: Chọn ngân hàng ở bước 2;
- Tại “Thông tin cơ quan quản lý thu”: Chọn cơ quan quản lý thu của văn phòng đại diện;
- Tại “Thông tin Kho bạc” ➞ “Mở tại NHTM ủy nhiệm thu”: Nên chọn ngân hàng cùng hệ thống với ngân hàng đã đăng ký nộp thuế;
- Tại “Loại thuế”: Chọn “Thuế Nội địa”;
- Tại “Kỳ thuế/Ngày quyết định/Ngày thông báo” ➞ Chọn “Nộp thuế theo năm: 00/CN/YYYY” ➞ Nhập năm và nhấn “Tiếp tục”;
- Tại “Nội dung các khoản nộp NSNN” ➞ Chọn “Lệ phí quản lý nhà nước liên quan đến sản xuất, kinh doanh”;
- Nhập số tiền tương ứng cho VPĐD: 1.000.000 đồng và ghi chú “Nộp lệ phí môn bài năm…”;
➧ Bước 4: Ký và nộp bằng chữ ký số.
2. Nộp thuế môn bài trực tiếp cho VPĐD
Sau khi nộp tờ khai lệ phí môn bài cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp VPĐD, bạn đến ngân hàng Vietinbank để nộp tiền mặt cho Kho bạc Nhà nước.
VI. Các câu hỏi thường gặp về kê khai thuế cho văn phòng đại diện
1. Văn phòng đại diện có cần nộp tờ khai thuế GTGT không?
Không. Vì văn phòng đại diện không phát sinh doanh thu nên không cần kê khai thuế GTGT.
2. Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?
Có. Văn phòng đại diện có phải nộp phí môn bài với mức là 1.000.000 đồng/năm. Tuy nhiên, VPĐD được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên hoạt động.
3. Thời hạn văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài là khi nào?
Thời hạn cuối cùng để nộp lệ phí môn bài đối với VPĐD là ngày 30/01 hàng năm.
4. Văn phòng đại diện nộp tờ khai lệ phí môn bài ở đâu?
VPĐD có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp VPĐD hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin Thuế điện tử.
5. Nộp lệ phí môn bài cho văn phòng đại diện ở đâu?
Sau khi nộp tờ khai lệ phí môn bài, bạn có thể nộp thuế qua Cổng thông tin Thuế điện tử hoặc đến trực tiếp ngân hàng Vietinbank để nộp tiền mặt cho Kho bạc Nhà nước.
Lời kết
Qua bài viết trên VAR eCOM kết luận việc xác định văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài hay không là vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh sai phạm. Tùy vào hoạt động thực tế, VPĐD có thể không phải kê khai thuế GTGT, TNDN nhưng vẫn phải nộp lệ phí môn bài hoặc thuế TNCN khi phát sinh lao động. Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật quy định pháp luật, đồng thời thực hiện kê khai và nộp thuế đúng quy định để hoạt động hợp pháp và minh bạch.
