I. Quy định hạch toán tài khoản 641 (TK 641) – Các khoản chi trong hoạt động bán hàng
- Chi phí bán hàng thể hiện các nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, ví dụ: chi phí cho nhân viên bán hàng, phí vận chuyển, hoa hồng, chi phí kho bãi,…
- Theo Luật Thuế, các chi phí bán hàng chỉ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ và được hạch toán đúng quy định. Trường hợp không đáp ứng, chi phí này không được giảm trừ khi tính chi phí kế toán, mà chỉ điều chỉnh vào chỉ tiêu B4 trong tờ khai quyết toán thuế TNDN.
- Tài khoản 641 cần được theo dõi chi tiết theo từng nội dung chi phí như: chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, khấu hao TSCĐ, dịch vụ mua ngoài, các chi phí bằng tiền khác. Tùy theo đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, tài khoản 641 có thể được mở rộng để theo dõi chi tiết hơn. Vào cuối kỳ, kế toán sẽ thực hiện kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ của tài khoản xác định kết quả kinh doanh.
II. Cấu trúc và nội dung phản ánh của tài khoản 641 – Chi phí hoạt động bán hàng
1. Cách tổ chức tài khoản 641 – Ghi nhận chi phí phục vụ bán hàng
Bên nợ |
Bên có |
| Ghi nhận các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm trong kỳ |
|
| Tài khoản 641: Chi phí bán hàng không phát sinh số dư cuối kỳ | |
2. Nội dung phản ánh TK 641 – chi phí kinh doanh bán hàng
Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng được chia thành 7 tài khoản cấp 2, bao gồm:
2.1. Tài khoản 6411 (TK 6411) – Chi phí nhân viên
Dùng để phản ánh các khoản doanh nghiệp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản hàng hóa, sản phẩm,… Ví dụ: lương, tiền ăn ca, các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp…
2.2. Tài khoản 6412 (TK 6412) – Chi phí vật liệu, bao bì
Dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến vật liệu, bao bì sử dụng cho việc bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Ví dụ: chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa; chi phí nhiên liệu, vật liệu cho việc bảo quản, bốc xếp, vận chuyển sản phẩm hàng hóa trong quá trình bán; chi phí vật liệu dùng để sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ phục vụ cho bộ phận bán hàng.
2.3. Tài khoản 6413 (TK 6413) – Chi phí dụng cụ, đồ dùng
Dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa. Ví dụ: dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, các phương tiện làm việc…
2.4. Tài khoản 6414 (TK 6414) – Chi phí khấu hao TSCĐ
Dùng để phản ánh chi phí khấu hao của các tài sản cố định được sử dụng ở bộ phận bán hàng. Ví dụ: phương tiện vận chuyển, kho chứa hàng, máy móc, thiết bị phục vụ cho hoạt động bán hàng.
2.5. Tài khoản 6415 (TK 6415) – Chi phí bảo hành
Dùng để phản ánh chi phí liên quan đến bảo hành sản phẩm, hàng hóa.
2.6. Tài khoản 6417 (TK 6417) – Chi phí dịch vụ mua ngoài
Dùng để phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho việc bán hàng. Ví dụ: chi phí hoa hồng cho đại lý, chi phí thuê kho bãi, chi phí vận chuyển sản phẩm,…
2.7. Tài khoản 6418 (TK 6418) – Chi phí bằng tiền khác
Dùng để phản ánh các chi phí khác phát sinh trong quá trình bán hàng. Ví dụ: chi phí tiếp thị, quảng cáo, chi phí hội nghị, tiếp khách,…
III. Hướng dẫn phương pháp hạch toán tài khoản 641 (TK 641) – chi phí hoạt động bán hàng
1. Lương, công, trợ cấp và các khoản khấu trừ liên quan đến lương
Nợ tài khoản 641 – Chi phí bán hàng;
Có TK 334: Tiền lương, tiền công phải trả cho người lao động;
Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội;
Có TK 3384: Bảo hiểm y tế;
Có Tài khoản 3386 (TK 3386): Bảo hiểm thất nghiệp;
Có Tài khoản 3382 (TK 3382): Kinh phí công đoàn.
2. Giá trị của vật liệu, dụng cụ, hàng hóa sử dụng cho bán hàng
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng;
Có các TK 152, 153, 242 (giá vốn của công cụ, dụng cụ, vật liệu xuất dùng).
3. Khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng;
Có TK 214: Hao mòn TSCĐ.
4. Chi phí sử dụng điện, nước cho bộ phận bán hàng
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng;
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào;
Có Tài Khoản 111, 112, 141, 331…: Tổng số tiền thanh toán.
5. Chi phí bảo dưỡng TSCĐ phục vụ bộ phận bán hàng
5.1. Trường hợp sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần với giá trị lớn và phân bổ cho nhiều kỳ
Nợ TK 242: Chi phí trả trước;
Nợ Tài khoản 133 (TK 133): Thuế GTGT được khấu trừ;
Có Tài khoản 112, 331…: Tổng số tiền thanh toán.
➧ Phân bổ định kỳ hàng tháng:
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng;
Có TK 242: Chi phí trả trước.
5.2. Trường hợp trích trước chi phí sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ
➧ Trích lập chi phí dự phòng, tập hợp chi phí chưa nghiệm thu trong kỳ:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng;
Có TK 335 – Chi phí phải trả;
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
➧ Khi phát sinh thực tế chi phí sửa chữa TSCĐ:
Nợ các TK 335, 352;
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào;
Có TK 331, 112, 152: Tổng số tiền thanh toán.
6. Chi phí bảo hành (BH) sản phẩm, hàng hóa
6.1. Nếu khách hàng mua hàng kèm theo giấy bảo hành sửa chữa, doanh nghiệp cần xác định số dự phòng phải trả cho chi phí bảo hành, sửa chữa:
Nợ TK 6415: Chi phí bán hàng;
Có TK 352: Dự phòng phải trả.
6.2. Vào cuối kỳ kế toán, xác định số dự phòng phải trả về bảo hành, sửa chữa sản phẩm, hàng hóa:
➧ Nếu số dự phòng cần lập lớn hơn số dự phòng đã lập:
Nợ TK 6415: Chi phí bán hàng;
Có TK 352: Dự phòng phải trả.
➧ Nếu số dự phòng cần lập nhỏ hơn số dự phòng đã lập:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả;
Có TK 6415 – Chi phí bán hàng.
7. Sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mãi, quảng cáo
7.1. Trường hợp doanh nghiệp mua hoặc sản xuất sản phẩm để khuyến mại, quảng cáo
➧ Hàng hóa khuyến mại, quảng cáo không thu tiền và không kèm điều kiện mua hàng:
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng;
Có TK 155, 156: Giá vốn thành phẩm, hàng hóa.
➧ Hàng hóa khuyến mại, quảng cáo có kèm điều kiện (ví dụ: mua 1 tặng 1, mua 2 tặng 1 khác loại…) thì giá trị sản phẩm khuyến mại, quảng cáo được tính vào giá vốn hàng bán (giảm giá hàng hóa).
7.2. Trường hợp doanh nghiệp nhận hàng khuyến mại, quảng cáo từ nhà cung cấp, nhà phân phối để khuyến mại cho khách hàng
➧ Khi nhận hàng khuyến mãi, kế toán không ghi nhận khoản hàng hóa này vào sổ sách, mà chỉ theo dõi số lượng chi tiết ngoài sổ kế toán và diễn giải trên thuyết minh BCTC về hàng nhận giữ hộ.
➧ Khi kết thúc chương trình khuyến mãi, nếu hàng khuyến mại chưa dùng hết và nhà sản xuất không yêu cầu trả lại, kế toán ghi nhận vào thu nhập khác:
Nợ TK 156: Hàng hóa còn lại theo giá trị hợp lý;
Có TK 711: Thu nhập khác.
8. Hoa hồng bán hàng
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng;
Nợ TK 133: Thuế GTGT;
Có tài khoản 331, 111, 112: Tổng số tiền phải thanh toán.
9. Nghiệp vụ cắt giảm chi phí bán hàng
Nợ tài khoản 112, 331: Tổng số tiền thanh toán;
Có TK 641: Chi phí bán hàng;
Có TK 133: Thuế GTGT.
10. Kết chuyển chi phí cuối kỳ
Nợ TK 911: Xác định KQHĐKD (Kết quả hoạt động kinh doanh);
Có TK 641: Chi phí bán hàng.
IV. Những câu hỏi thường gặp về tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
- Công ty tôi mua 100 giỏ quà Tết nhằm biếu tặng khách hàng lâu năm. Chi phí này có được tính vào chi phí của công ty không?
Chi phí mua quà Tết biếu tặng khách hàng được tính vào chi phí bán hàng. Công ty bạn cần xuất hóa đơn đầu ra, ghi nhận là biếu tặng không thu tiền.
- Công ty tôi nhập khẩu trái cây, do không có kho lạnh nên thuê kho của đơn vị khác để bảo quản. Khoản chi này có được đưa vào chi phí của doanh nghiệp không?
Nếu công ty không có kho và phải thuê kho bên ngoài, bạn cần đăng ký địa điểm kho hàng, có đầy đủ hợp đồng, hóa đơn, chứng từ chứng minh, thì chi phí thuê kho này được tính vào chi phí của doanh nghiệp.
- Công ty tôi thuê một nhóm cá nhân quảng cáo sản phẩm trong siêu thị. Chi phí trả cho nhóm này có được đưa vào chi phí không?
Khoản chi cho quảng cáo sản phẩm sẽ được tính là chi phí bán hàng nếu có hợp đồng thỏa thuận giữa cá nhân và công ty, cùng với các chứng từ thanh toán đầy đủ.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về tài khoản 641 – Chi phí bán hàng, bao gồm nguyên tắc hạch toán, cấu trúc tài khoản và cách xử lý các nghiệp vụ phát sinh thực tế. VAR eCOM hy vọng thông tin trong bài viết sẽ giúp doanh nghiệp bạn hiểu rõ và áp dụng chính xác trong công tác kế toán, từ đó đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và quản lý chi phí hiệu quả hơn.
