Doanh thu tăng nhanh,
nhưng rủi ro tài chính cũng tăng theo.
Bạn có đang kiểm soát được?
Khi kinh doanh TMĐT quy mô lớn, vấn đề không còn là bán được bao nhiêu đơn — mà là bạn có kiểm soát được lợi nhuận thật và rủi ro thuế.
Hệ thống kế toán không được thiết kế riêng cho TMĐT → rủi ro sẽ tăng lên theo quy mô doanh thu
Doanh thu trên sàn tăng mạnh
Nhưng tiền thực về tài khoản lại khác
Lợi nhuận thật — không ai biết rõ
Tốc độ bán hàng tăng chóng mặt,
nhưng hệ thống tài chính kế toán không theo kịp
Nhiều chủ shop đang đối mặt với tình trạng: dòng tiền thiếu kiểm soát, chi phí Marketing và phí sàn đội lên liên tục, lợi nhuận thật không rõ ràng vì hoàn trả và phí ẩn chồng chất, rủi ro về thuế và pháp lý khi kê khai sai hoặc nộp chậm.
Kế toán truyền thống không giải quyết triệt để những vấn đề đặc thù này. Dưới đây là 5 vấn đề lớn nhất mà chủ shop TMĐT quy mô lớn đang gặp phải.
5 vấn đề trọng yếu
5 vấn đề lớn nhất khi kinh doanh TMĐT quy mô lớn
Qua quá trình tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp/hộ kinh doanh TMĐT, VAR eCOM nhận thấy đây là những sai sót rất phổ biến.
1
Doanh thu sàn và tiền thực nhận không khớp
Doanh thu trên sàn tăng mạnh, nhưng số tiền thực về tài khoản lại khác. Sự chênh lệch này đến từ rất nhiều loại phí mà sàn khấu trừ trước khi chuyển tiền cho bạn.
Các khoản sàn khấu trừ
- Phí thanh toán, phí hoa hồng
- Phí hoàn trả, phí quảng cáo
- Phí cố định, Freeship Xtra
- Voucher trợ giá, khấu trừ khiếu nại
Hệ quả
- Không biết tiền thực nhận chính xác
- Phí sàn và quảng cáo ăn vào lợi nhuận
- Sổ sách không phản ánh đúng thực tế
- KOL, affiliate phát sinh liên tục không kiểm soát
Lợi nhuận thực tế giảm, nhưng trên sổ sách có thể không phản ánh đúng
2
Tồn kho không khớp, giá vốn tính sai
Khi bạn có nhiều kho, nhiều shop, hàng gửi kho sàn hoặc bên thứ 3 (Fulfillment) — nếu không có quy trình đối chiếu tồn kho và xuất nhập theo shop, mọi con số sẽ sai.
Nguyên nhân
- Nhiều kho, nhiều shop trên nhiều sàn
- Hàng gửi fulfillment không đối chiếu
- Hàng hoàn, hàng hủy, hàng lỗi
- Số tồn kho trên sàn khác tồn kho thực tế
Hệ quả
- Giá vốn tính sai → lợi nhuận sai
- Thuế thu nhập tính sai
- Không biết sản phẩm nào thật sự có lãi
- Không dám mở rộng vì thiếu dữ liệu tin cậy
Không có quy trình đối chiếu tồn kho → giá vốn sai → lợi nhuận sai → quyết định kinh doanh sai
3
Chi phí thật nhưng thiếu bộ hồ sơ hợp pháp
Đây là rủi ro lớn nhất với hộ kinh doanh và doanh nghiệp TMĐT. Chi phí chỉ được chấp nhận khi có đầy đủ hồ sơ và chứng từ hợp lệ. Nếu không, lợi nhuận sổ sách tăng, thuế phải nộp cao hơn, có nguy cơ truy thu và phạt.
Các nhóm chi phí dễ bị loại
- Hàng nhập không có hóa đơn hợp lệ
- KOL, freelancer không khấu trừ thuế
- Thuê kho/nhà không có hồ sơ đầy đủ
- Quảng cáo không có hợp đồng & biên bản
Khi cơ quan thuế đối chiếu
- Doanh thu thấy rõ nhưng chi phí không chứng minh được
- Lợi nhuận trên giấy tăng cao
- Thuế phải nộp tăng
- Rủi ro truy thu và phạt
Chi phí thật nhưng không đủ hồ sơ = chi phí bị loại khi quyết toán → thuế tăng + phạt
4
Nhiều shop, nhiều tài khoản, hệ thống rời rạc
Bạn có 2–5 shop trên nhiều sàn, nhiều tài khoản ngân hàng, nhiều phần mềm vận hành, nhân sự nội bộ xử lý thủ công. Khi dữ liệu không tập trung, bạn mất hoàn toàn khả năng kiểm soát.
Bạn có
- 2–5 shop trên nhiều sàn
- Nhiều tài khoản ngân hàng
- Nhiều phần mềm vận hành
- Nhân sự nội bộ xử lý thủ công
Khi dữ liệu không tập trung
- Không có P&L theo từng shop
- Không biết shop nào thật sự có lãi
- Không biết nên dừng sản phẩm nào
- Không biết dòng tiền thực còn bao nhiêu
Dữ liệu rời rạc = không có cơ sở để ra quyết định kinh doanh chính xác
5
Kế toán truyền thống không theo kịp mô hình TMĐT
Kế toán quen xử lý: hóa đơn đầu vào-đầu ra, lập tờ khai, lập báo cáo cuối kỳ. Nhưng TMĐT cần nhiều hơn thế — cần đối soát theo từng đơn, phân tích phí sàn chi tiết, kiểm soát tồn kho theo SKU, xuất hóa đơn đúng luật với số lượng lớn.
Kế toán quen xử lý
- Hóa đơn đầu vào — đầu ra
- Lập tờ khai thuế
- Lập báo cáo cuối kỳ
Nhưng TMĐT cần
- Quản trị lợi nhuận theo từng kênh
- Đối soát theo từng đơn
- Kiểm soát tồn kho theo SKU
- Xuất hóa đơn đúng luật với số lượng lớn
- Phân tích phí sàn chi tiết
Phụ thuộc vào kế toán không hiểu TMĐT = rủi ro tăng lên theo quy mô doanh thu
6 nhóm chi phí trọng yếu
6 nhóm chi phí dễ bị loại khi quyết toán thuế
Qua quá trình tư vấn cho nhiều DN/HKD thương mại điện tử, chúng tôi nhận thấy 6 nhóm chi phí sau rất phổ biến bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra.
1
Hàng hóa đầu vào
- Tiền mua hàng hóa, nguyên vật liệu
- Hàng nhập khẩu
- Bao bì, vật tư đóng gói
Rủi ro phổ biến
Mua hàng không có hóa đơn hợp lệ, nhập khẩu tiểu ngạch, thanh toán tiền mặt không đáp ứng quy định, hàng đã nhập nhưng không có hồ sơ kho đầy đủ.
2
Phí sàn và vận hành sàn
- Phí hoa hồng, phí thanh toán
- Phí quảng cáo nội sàn
- Phí vận chuyển, phí hoàn trả
- Các khoản khấu trừ khác từ sàn
Rủi ro phổ biến
Không tải và lưu hóa đơn theo từng shop, thiếu hóa đơn theo tháng, không đối chiếu phí thực tế với quyết toán sàn.
3
Quảng cáo và Marketing
- Quảng cáo trên sàn và ngoài sàn
- Chi phí KOL, KOC, Freelancer, Affiliate
- Livestream, quay, sản xuất nội dung
- Chạy quảng cáo qua agency, cá nhân
Rủi ro phổ biến
Chuyển tiền cho cá nhân không khấu trừ thuế, không có hợp đồng, không có biên bản nghiệm thu dịch vụ, chi phí lớn nhưng không tách bạch theo kênh.
4
Nhân sự và tiền lương
- Lương nhân viên fulltime, part time
- Thưởng doanh số, thưởng chiến dịch
- Phụ cấp, hỗ trợ
- Chi phí bảo hiểm xã hội
Rủi ro phổ biến
Không lập bảng lương đầy đủ, trả lương tiền mặt không có chứng từ rõ ràng, không kê khai hoặc kê khai sai thuế TNCN.
5
Thuê văn phòng, kho, mặt bằng
- Tiền thuê văn phòng, kho, mặt bằng
- Tiền điện, nước
- Phí quản lý, phí dịch vụ đi kèm
Rủi ro phổ biến
Không có hợp đồng thuê, thuê cá nhân nhưng không khai thuế (trường hợp khai thay), thanh toán tiền mặt không đáp ứng quy định.
6
Dịch vụ thuê ngoài & vận hành khác
- Phần mềm bán hàng, kế toán
- Dịch vụ vận hành shop, đóng gói
- Chi phí tiếp khách, đào tạo
- Dịch vụ pháp lý, tư vấn
Rủi ro phổ biến
Không ký hợp đồng, không lấy hoặc không lưu hóa đơn, không phân biệt chi phí cá nhân và doanh nghiệp, ghi nhận sai mục đích sử dụng.
Khi cơ quan thuế đối chiếu, điều gì xảy ra?
Cơ quan thuế đối chiếu 3 nguồn: dữ liệu sàn, đơn vị vận chuyển, dòng tiền ngân hàng. Nếu chi phí không đủ hồ sơ chứng minh, hệ quả rất nghiêm trọng.
1
Lợi nhuận trên giấy tăng cao
Chi phí bị loại → lợi nhuận sổ sách tăng lên, dù lợi nhuận thực tế thấp hơn nhiều.
2
Thuế phải nộp tăng
Lợi nhuận sổ sách tăng → thuế TNDN/TNCN phải nộp cũng tăng theo tỷ lệ.
3
Rủi ro truy thu và phạt
Ngoài thuế phải nộp bổ sung, còn bị phạt chậm nộp, phạt vi phạm hành chính.
4
Mất thời gian giải trình
Phải cung cấp hồ sơ, chứng từ, giải trình — tốn thời gian, ảnh hưởng kinh doanh.
Quan trọng là
4 câu hỏi bạn cần tự trả lời ngay hôm nay
Nếu bạn không trả lời được ít nhất 3 trong 4 câu hỏi dưới đây, hệ thống kế toán của bạn đang có vấn đề nghiêm trọng.
01
Bạn có biết lợi nhuận thực sự còn lại bao nhiêu?
Sau tất cả phí sàn, quảng cáo, hoàn trả, chi phí vận chuyển, KOL... lợi nhuận thực nhận về tài khoản là bao nhiêu? Có khớp với con số trên sổ sách?
02
Chi phí của bạn có đủ hồ sơ để được chấp nhận khi quyết toán?
6 nhóm chi phí trọng yếu — hàng nhập, phí sàn, quảng cáo/KOL, nhân sự, thuê mặt bằng, dịch vụ thuê ngoài — bạn đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cho tất cả?
03
Bạn có đủ dữ liệu để quyết định nên mở rộng hay dừng một kênh bán?
P&L theo từng shop, từng sàn, lợi nhuận theo SKU — bạn có những con số này để ra quyết định kinh doanh chính xác?
04
Khi hệ thống kế toán không được thiết kế riêng cho TMĐT, rủi ro sẽ tăng theo quy mô?
Doanh thu càng lớn, số lượng đơn hàng, phí sàn, chi phí quảng cáo càng phức tạp. Nếu hệ thống không theo kịp, sai sót sẽ chồng chất.
Giải pháp
VAR eCOM sẽ giúp bạn loại trừ những rủi ro này
Chúng tôi xây dựng hệ thống kiểm soát tài chính hoạt động theo nguyên tắc — không phải chỉ làm kế toán.
"Đây không phải là dịch vụ kế toán mà là một hệ thống kiểm soát tài chính cho TMĐT quy mô lớn."
Dữ liệu chuẩn hóa
Đối soát chặt chẽ
Ghi nhận đúng bản chất
Bảo vệ chi phí
Báo cáo quản trị
Ra quyết định chính xác
Bạn đang gặp những vấn đề trên?
Hãy để VAR eCOM giúp bạn.
Đăng ký tư vấn miễn phí 60 phút 1-1. Chuyên gia sẽ phân tích hiện trạng và đề xuất giải pháp phù hợp với quy mô của bạn.
Hotline: 082 6868 007
•
Email: info@varecom.vn
