Đối với một doanh nghiệp, chi phí trả lương cho nhân viên đóng vai trò quan trọng, quyết định đến khả năng thu hút nhân tài. Doanh nghiệp có quy chế lương thưởng hấp dẫn sẽ nâng cao lợi thế cạnh tranh so với các công ty khác trong việc tuyển dụng nhân sự giỏi. Vì vậy, việc hiểu rõ các quy định về lương thưởng, chế độ phụ cấp dành cho người lao động là vô cùng cần thiết.
I. Quy định, chính sách lương thưởng và chế độ phụ cấp dành cho người lao động
1. Quy định liên quan đến quy chế lương thưởng và phụ cấp của người lao động
Tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp là những yếu tố then chốt trong chính sách nhân sự của mọi tổ chức. Các quy định, quy chế lương thưởng và chế độ phụ cấp cho người lao động đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm sự công bằng và minh bạch trong quản lý nhân sự.
Dưới đây là một số quy định và quy chế lương thưởng phổ biến, các khoản phụ cấp cho người lao động:
➤ Tính công bằng và minh bạch
Việc doanh nghiệp xây dựng quy chế lương thưởng, phụ cấp giúp bảo đảm tính công bằng và minh bạch trong việc xác định mức lương và các khoản phụ cấp cho nhân viên. Điều này góp phần làm giảm thiểu các tranh chấp liên quan đến việc chi trả lương và các khoản phụ cấp, tiền thưởng.
➤ Tạo động lực và khích lệ
Một quy chế lương thưởng công bằng, minh bạch sẽ là động lực to lớn, đồng thời khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên. Khi được hưởng mức quy chế lương thưởng, phụ cấp xứng đáng, nhân viên sẽ nỗ lực làm việc, đạt năng suất cao nhất, từ đó mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
➤ Giữ được nhân viên và thu hút thêm hiền tài
Khi người lao động được trả lương và các khoản thưởng, phụ cấp tương xứng với những đóng góp của họ, họ sẽ cảm thấy được trân trọng và đánh giá cao. Điều này giúp giữ chân nhân viên giỏi và thu hút thêm những nhân tài có năng lực.
➤ Quản lý được tài chính và nguồn lực của doanh nghiệp
Khi xây dựng chế độ phụ cấp và quy chế lương thưởng minh bạch cho nhân viên, doanh nghiệp sẽ quản lý tài chính và nguồn lực hiệu quả hơn. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể kiểm soát ngân sách và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu chiến lược kinh doanh.
2. Cơ sở để xây dựng quy chế lương thưởng cho người lao động
➤ Căn cứ các quy định pháp lý
Việc áp dụng và xây dựng chính sách, quy chế lương thưởng của công ty phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật. Điều này bao gồm việc tuân thủ các quy định về mức lương tối thiểu, quyền lợi của người lao động, các loại thuế và những quy định liên quan khác.
➤ Căn cứ vào chính sách và chiến lược tổ chức
Chế độ lương thưởng cần tương thích với chiến lược và chính sách của tổ chức. Cần bảo đảm hệ thống lương thưởng được xây dựng dựa trên các mục tiêu, giá trị cốt lõi và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
➤ Căn cứ vào phân tích công việc và định vị chức năng
Để xác định mức lương phù hợp cho từng vị trí, doanh nghiệp cần thực hiện phân tích chi tiết về công việc và chức vụ của từng nhân viên. Trên cơ sở đó, sẽ xác định được các yếu tố như trình độ, trách nhiệm, kỹ năng và những đóng góp của từng vị trí.
➤ Căn cứ hiệu suất lao động
Quy chế lương thưởng của công ty nên dựa trên hiệu suất làm việc và kết quả đạt được của nhân viên để xác định các mức thưởng phù hợp.
Ngoài ra, quy chế lương thưởng còn được xây dựng dựa trên các yếu tố sau, những yếu tố này cũng ảnh hưởng khá lớn đến mức lương thưởng của mỗi doanh nghiệp, cụ thể:
- Trình độ học vấn;
- Số năm kinh nghiệm làm việc;
- Thị trường và tiềm lực tài chính của doanh nghiệp.
3. Quy trình và trình tự xây dựng cơ chế lương thưởng cho người lao động
Doanh nghiệp có thể tiến hành các bước xây dựng quy chế lương thưởng như sau:
➤ Thu thập thông tin
Thu thập những thông tin liên quan đến chính sách lương thưởng hiện tại của tổ chức, xem xét lại các quy định pháp lý, thông tin về thị trường lao động, các yếu tố cạnh tranh và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
➤ Phân tích chi tiết công việc
Thực hiện phân tích công việc và chức danh của từng nhân viên nhằm xác định các yếu tố như trình độ, chuyên môn, trách nhiệm và mức độ đóng góp của từng vị trí. Điều này giúp doanh nghiệp có thể quyết định mức lương cơ bản cho từng cá nhân và vị trí công việc.
➤ Đặt ra mục tiêu và các tiêu chí để đánh giá
Dựa trên các mục tiêu và tiêu chí đánh giá để xác định hiệu suất công việc của nhân viên, bao gồm kết quả làm việc, các đóng góp cá nhân, năng lực chuyên môn, khả năng làm việc nhóm và các yếu tố khác tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của tổ chức.
➤ Thiết kế hệ thống tính mức lương và thưởng
Thiết lập hệ thống lương thưởng dựa trên các yếu tố như lương cơ bản, phụ cấp, thưởng hiệu suất, khen thưởng đặc biệt… Đồng thời, doanh nghiệp cần quy định rõ tỷ lệ thưởng, mức lương cùng các điều kiện liên quan khác.
➤ Kiểm tra và sửa đổi bổ sung
Đưa ra bản dự thảo đầu tiên của quy chế lương thưởng, kiểm tra và đánh giá tính công bằng, minh bạch, khả năng tài chính và khả năng thực thi của tổ chức. Sau đó, tiến hành điều chỉnh và sửa đổi để bảo đảm phù hợp với các mục tiêu và điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.
➤ Thông báo và đào tạo cho nhân viên
Thông báo về quy chế lương thưởng và tổ chức đào tạo cần thiết cho nhân viên để đảm bảo họ nắm rõ các quy định và quy tắc liên quan.
4. Mẫu quy định về lương thưởng cho người lao động
Mẫu quy chế lương thưởng cho người lao động thường bao gồm các nội dung sau:
- Mục đích;
- Căn cứ pháp lý;
- Phạm vi áp dụng;
- Nội dung quy chế lương thưởng;
- Khoản trợ cấp, phụ cấp;
- Cách tính và chi trả lương;
- Thủ tục xét nâng lương;
- Chế độ thưởng.
II. Quy định thuế TNDN đối với chi phí lương, thưởng và phụ cấp
1. Điều kiện để hạch toán chi phí lương, thưởng vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN của doanh nghiệp
Tại Việt Nam, các quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) liên quan đến việc tính lương cho người lao động được quy định chủ yếu trong Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 ngày 03/06/2008.
Căn cứ pháp lý:
- Thông tư 96/2015/TT-BTC;
- Nghị định sửa đổi bổ sung của Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014;
- Thông tư số 119/2014/TT-BTC;
- Thông tư 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014;
- Các văn bản hướng dẫn thi hành.
Để chi phí tiền lương, thưởng và phụ cấp được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Khoản lương chi trả thực tế phải liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có chứng từ thanh toán theo quy định;
- Phải có quy định rõ ràng về điều kiện được hưởng và mức lương được hưởng trong một trong các hồ sơ sau:
- Hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động;
- Thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp;
- Quy chế tài chính của doanh nghiệp;
- Quy chế lương thưởng.
2. Các khoản phụ cấp, tiền thưởng và chi phí lương được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN
2.1. Những khoản phụ cấp, tiền thưởng và chi phí lương không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN
Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 78/2014, được sửa đổi tại Điều 4 Thông tư 96/2015 và Khoản 2 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BCT, các khoản chi tiền trong quy chế lương thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau đây sẽ không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp:
➤ Chi trả tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động: Doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán cho người lao động theo quy định của pháp luật.
➤ Những khoản quy chế lương thưởng chi cho người lao động nhưng không ghi rõ điều kiện được hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau:
- Hợp đồng lao động;
- Thỏa ước lao động;
- Quy chế tài chính của doanh nghiệp;
- Quy chế thưởng do cấp trên quy định.
➤ Trong trường hợp doanh nghiệp chi tiền lương và các khoản phụ cấp cho người lao động nhưng đến hạn nộp hồ sơ quyết toán năm vẫn chưa thực chi, sẽ không được tính trừ, trừ khi doanh nghiệp có trích lập dự phòng để bổ sung vào quỹ lương của năm kế tiếp. Khi đó:
- Mức dự phòng không vượt quá 17% quỹ tiền lương thực hiện hàng năm;
- Việc trích lập phải đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ, nếu bị lỗ thì sẽ không được trích lập đủ 17%.
➤ Tiền lương của doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên (do một cá nhân sở hữu), cùng tiền lương trả cho ban lãnh đạo, nhà sáng lập, thành viên hội đồng thành viên, hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.2. Những khoản phụ cấp, tiền thưởng và chi phí lương được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN
Khoản chi tiền trong quy chế lương thưởng cho người lao động sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
➤ Khi doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với cá nhân là người nước ngoài và trong hợp đồng có quy định rõ về khoản chi trả tiền học cho con của người lao động tại Việt Nam từ bậc mẫu giáo đến hết trung học phổ thông, thì khoản chi này được xem là tiền lương, tiền công và phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.
➤ Khi trong hợp đồng lao động ghi rõ khoản chi phí tiền nhà do doanh nghiệp thanh toán cho người lao động, thì khoản chi này được tính là tiền lương, tiền công và phải có đầy đủ hóa đơn.
➤ Khi doanh nghiệp ký hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài và trong hợp đồng quy định rõ phía doanh nghiệp Việt Nam phải chịu trách nhiệm thanh toán chi phí chỗ ở cho chuyên gia nước ngoài trong thời gian làm việc tại Việt Nam, thì khoản tiền thuê nhà chi cho các chuyên gia này sẽ được tính vào chi phí được trừ..
➤ Khi doanh nghiệp chi phụ cấp cho người lao động về chi phí đi lại, ăn ở trong thời gian công tác và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Nếu doanh nghiệp có quy định khoán chi phụ cấp đi lại, ăn ở cho nhân viên đi công tác theo đúng quy chế tài chính của công ty thì khoản khoán chi này được tính vào chi phí được trừ.
➤ Khi doanh nghiệp cử nhân viên đi công tác (trong nước hoặc nước ngoài) và phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên như tiền vé máy bay…, các khoản chi này phải được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt và sẽ được tính vào chi phí nếu thỏa mãn đầy đủ các điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp do nhà cung cấp phát hành;
- Có quyết định bằng văn bản về việc cử đi công tác;
- Trong quy chế nội bộ hoặc quy chế tài chính có quy định cho phép nhân viên được sử dụng thẻ ngân hàng cá nhân để thanh toán chi phí công tác và sau đó được doanh nghiệp hoàn trả lại khoản chi này;
- Nếu doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho nhân viên đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, để được tính vào chi phí hợp lý cần có vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán qua ngân hàng, không sử dụng tiền mặt;
- Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay thì hồ sơ cần có quyết định cử đi công tác, vé máy bay điện tử và chứng từ thanh toán qua ngân hàng của doanh nghiệp, trong đó thể hiện rõ tên cá nhân thực hiện chuyến công tác.
III. Quy định thuế TNCN áp dụng cho chi phí lương, thưởng và phụ cấp
1. Điều kiện tính chi phí lương, thưởng vào chi phí hợp lý của công ty khi xác định thuế TNCN
Để chi phí lương, thưởng, phụ cấp được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập cá nhân, cần có các giấy tờ pháp lý sau:
- Hợp đồng lao động giữa người lao động và doanh nghiệp;
- Quy chế của doanh nghiệp về lương thưởng, phụ cấp;
- Quyết định tăng lương của doanh nghiệp;
- Bảng chấm công chi tiết hàng tháng;
- Bảng chi thanh toán (có chữ ký của nhân viên);
- Xây dựng thang bảng lương;
- Phiếu chi thanh toán lương cho nhân viên, hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng;
- Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thay thì phải có mã số thuế và giấy ủy quyền quyết toán thuế thay;
- Quyết định cử đi công tác, hóa đơn, giấy đi đường;
- Tờ khai thuế TNCN hàng tháng hoặc quý;
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN cuối năm;
- Chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có).
2. Các khoản thu nhập chịu thuế và được miễn thuế TNCN
2.1. Những khoản thu nhập phải chịu thuế TNCN
Thu nhập từ tiền lương và phụ cấp: Bao gồm lương cơ bản, tiền thưởng, các khoản phụ cấp dành cho người lao động và những khoản hỗ trợ khác;
Thu nhập từ hoạt động kinh doanh và dịch vụ: Lợi nhuận từ sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ cũng như thu nhập từ nghề nghiệp tự do;
Thu nhập từ đầu tư vốn: Cổ tức, lợi nhuận từ chứng khoán và các hình thức đầu tư khác;
Thu nhập từ bất động sản: Tiền cho thuê nhà, chuyển nhượng, mua bán nhà đất và các giao dịch liên quan đến bất động sản;
Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản: Gồm việc bán, chuyển nhượng nhà hoặc quyền sử dụng đất;
Thu nhập từ lĩnh vực nghệ thuật và văn hóa: Bao gồm biểu diễn, sáng tác và các hoạt động liên quan khác;
Thu nhập từ tiền thưởng và quảng cáo: Các khoản tiền thưởng cùng thu nhập phát sinh từ hoạt động quảng cáo.
2.2. Các khoản thu nhập không chịu thuế TNCN (thu nhập miễn thuế TNCN)
Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản giữa vợ chồng, cha mẹ đẻ với con đẻ, cha mẹ nuôi với con nuôi, cha mẹ chồng với con dâu, bố mẹ vợ với con rể, ông bà nội với cháu nội, ông bà ngoại với cháu ngoại hoặc anh, chị, em ruột trong gia đình;
Thu nhập từ việc chuyển nhượng nhà ở, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất ở trong trường hợp cá nhân chỉ sở hữu duy nhất một nhà hoặc một quyền sử dụng đất tại Việt Nam;
Khoản thu nhập từ quyền sử dụng đất do Nhà nước giao mà không phải nộp tiền sử dụng đất hoặc được miễn, giảm tiền sử dụng đất;
Thu nhập từ thừa kế, quà tặng là bất động sản giữa vợ chồng, cha mẹ đẻ với con đẻ, cha mẹ nuôi với con nuôi, cha mẹ chồng với con dâu, bố mẹ vợ với con rể, ông bà nội với cháu nội, ông bà ngoại với cháu ngoại hoặc anh, chị, em ruột;
Khoản thu nhập từ lãi tiền gửi tại các tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nhà nước, lãi từ bảo hiểm nhân thọ, lãi trái phiếu chính phủ;
Khoản thu nhập từ kiều hối;
Thu nhập từ làm thêm giờ, làm ban đêm được trả cao hơn so với lương làm việc ban ngày;
Khoản lương hưu do quỹ bảo hiểm xã hội chi trả theo quy định;
Khoản thu nhập từ học bổng;
Khoản tiền bồi thường từ bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm phi nhân thọ, bảo hiểm y tế cho người lao động, bồi thường tai nạn lao động, các khoản hỗ trợ, bồi thường theo quy định của pháp luật và những khoản bồi thường khác do Nhà nước chi trả;
Khoản thu nhập từ các quỹ từ thiện được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạt động;
Khoản thu nhập từ nguồn viện trợ của nước ngoài.
IV. Những thắc mắc thường gặp về quy chế lương thưởng và phụ cấp cho người lao động
1. Khoản phụ cấp chăm sóc sức khỏe cho nhân viên có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và có quy định mức tối đa không?
Khoản phụ cấp sức khỏe sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu tổng các khoản phụ cấp trong năm không vượt quá 1 tháng lương bình quân. Đồng thời, cần có hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
2. Chi công tác cho giám đốc công ty TNHH một thành viên có được tính vào chi phí không? Cần những điều kiện nào để được ghi nhận?
Khoản chi công tác cho giám đốc công ty TNHH 1 thành viên sẽ được trừ và tính vào chi phí nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Phải có đầy đủ chứng từ chứng minh khoản chi đó phục vụ cho hoạt động kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp;
- Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng;
- Cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ cho chuyến công tác, chẳng hạn như quyết định cử đi công tác, giấy đi đường có xác nhận, hóa đơn vé máy bay, vé tàu, khách sạn, taxi…
Lời kết
VAR eCOM cho rằng quy chế lương thưởng là nền tảng cho sự minh bạch và công bằng trong doanh nghiệp. Khi xây dựng bài bản và phù hợp với quy định pháp luật, quy chế giúp thúc đẩy hiệu quả công việc, tăng gắn kết nhân viên và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
