Trong quá trình vận hành, một doanh nghiệp có thể phát sinh các giao dịch hoặc hoạt động mua bán với cá nhân mà không có hóa đơn. Vậy những chi phí đó làm sao có thể đưa vào chi phí hợp lý để tính thuế thu nhập doanh nghiệp? Những chi phí này cần đáp ứng các điều kiện gì và cần những chứng từ, hồ sơ nào? Chúng ta cùng nhau tìm hiểu thông tin này ở bài viết sau đây.
I. Chi phí hợp lý là gì?
Chi phí hợp lý là những chi phí phát sinh thực tế trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp lệ theo quy định pháp luật.
II. Khoản chi phí hợp lý giữa doanh nghiệp và cá nhân trong trường hợp không có hóa đơn
➨ Trường hợp 1: Doanh nghiệp tiến hành lập bảng kê mua dịch vụ, hàng hóa (theo mẫu số 01/TNDN ban hành theo Thông tư 78/2014/TT-BTC) khi thu mua hàng hóa, dịch vụ từ:
- Cá nhân không kinh doanh khi mua tài sản hoặc dịch vụ;
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm khi mua dịch vụ hoặc hàng hóa;
- Người dân tự sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra hàng hóa (không phân biệt doanh thu là trên hay dưới 100 triệu đồng/năm).
Hồ sơ cần có:
- Biên bản bàn giao hàng hóa.
- Hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua bán hàng hóa.
- Bản photo CCCD của người cung cấp dịch vụ, hàng hóa.
- Bảng kê mua dịch vụ, hàng hóa không có hóa đơn theo mẫu số 01/TNDN.
- Chứng từ thanh toán gồm: ủy nhiệm chi (đối với đơn hàng trên 20 triệu đồng thì không bắt buộc chuyển khoản ngân hàng) hoặc phiếu chi.
Lưu ý:
Bảng kê theo mẫu số 01/TNDN cần được điền đúng và đủ các thông tin. Doanh nghiệp sẽ phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác và sự trung thực của bảng kê.
Trong trường hợp giá mua dịch vụ, hàng hóa trên bảng kê cao hơn giá thị trường vào thời điểm lập, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào giá thị trường để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
➨ Trường hợp 2: Doanh nghiệp mua dịch vụ, hàng hóa của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên thì cần phải có hóa đơn. Cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh cần đến trực tiếp Chi cục Thuế nơi cư trú để được hướng dẫn kê khai, mua hóa đơn và nộp thuế theo quy định.
Hồ sơ cần có:
- Biên bản bàn giao.
- Hóa đơn mua tại Chi cục Thuế.
- Hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua bán hàng hóa.
- Chứng từ thanh toán gồm: ủy nhiệm chi nếu thanh toán bằng tài khoản ngân hàng hoặc phiếu chi nếu chi trả bằng tiền mặt.
➨ Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê cá nhân làm việc theo hợp đồng thời vụ, giao khoán các công việc ngắn hạn và không ổn định lâu dài, doanh nghiệp sẽ khấu trừ thuế TNCN theo thuế suất 10% theo quy định về tiền lương, tiền công trước khi chi trả cho cá nhân.
Hồ sơ cần có:
- Bản sao CCCD của cá nhân.
- Hợp đồng giao khoán, hợp đồng thời vụ.
- Chứng từ thanh toán gồm: ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi (không bắt buộc chuyển khoản).
➨ Trường hợp 4: Doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân, doanh nghiệp cần liên hệ cơ quan thuế nơi cá nhân có tài sản cho thuê để kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân.
- Nếu hợp đồng thuê tài sản dưới 100 triệu đồng/năm cần chứng từ thanh toán và hợp đồng.
- Trường hợp hợp đồng thuê tài sản với cá nhân có quy định tiền thuê chưa bao gồm các loại thuế và doanh nghiệp đứng ra nộp thuế thay cho cá nhân để được hạch toán vào chi phí hợp lý thì cần có hợp đồng thuê tài sản, chứng từ nộp thuế thay cá nhân và giấy tờ thanh toán kèm theo.
Hồ sơ cần có:
- Chứng từ thanh toán.
- Hợp đồng cho thuê tài sản.
- Bản sao CCCD của cá nhân.
- Giấy nộp thuế thay cho cá nhân.
III. Điều kiện áp dụng thuế TNDN và phương pháp tính thuế TNCN đối với các khoản chi phí hợp lý
1. Khoản chi phí mua hàng hóa do người dân tự sản xuất, khai thác hoặc đánh bắt để bán ra
➨ Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý để tính thuế TNDN:
Bảng kê theo mẫu số 01/TNDN với các chứng từ, hồ sơ kèm theo (mẫu số 01/TNDN chỉ áp dụng khi mua hàng của người dân tự đánh bắt, sản xuất bán ra, không áp dụng khi mua hàng từ thương lái).
➨ Cách tính thuế TNCN:
Thu nhập của người dân trực tiếp tham gia sản xuất nông nghiệp, làm muối, nuôi trồng, đánh bắt thủy sản, lâm nghiệp được miễn thuế TNCN nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Người dân cư trú thực tế tại địa phương, riêng trường hợp đánh bắt thủy sản thì không phụ thuộc vào nơi cư trú.
- Sản phẩm chỉ qua sơ chế thông thường (bóc vỏ, làm sạch, phơi sấy, ướp muối, tách hạt, cắt, bảo quản lạnh và các hình thức bảo quản thông thường khác) hoặc chưa qua chế biến.
- Có quyền sử dụng đất, thuê đất, quyền khai thác hoặc thuê mặt nước; trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất nông nghiệp, làm muối, nuôi trồng và đánh bắt thủy sản, lâm nghiệp.
2. Chi phí mua tài sản, thuê dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh hoặc từ cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm
➨ Điều kiện để tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN:
Bảng kê theo mẫu số 01/TNDN với các hồ sơ, chứng từ kèm theo (biên bản, hợp đồng, chứng từ thanh toán…).
➨ Cách tính thuế TNCN:
- Không phải chịu thuế TNCN trong trường hợp mua tài sản của cá nhân không kinh doanh.
- Khấu trừ thuế TNCN 10% theo diện tiền lương, tiền công nếu thuê dịch vụ của cá nhân không kinh doanh.
-
Không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế TNCN khi mua tài sản hoặc thuê dịch vụ từ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu không vượt quá 100 triệu đồng/năm.
3. Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân kinh doanh hoặc hộ kinh doanh có doanh thu vượt 100 triệu đồng/năm
➨ Điều kiện tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN:
Chứng từ, hồ sơ kèm theo (biên bản giao hàng, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán…).
➨ Cách tính thuế TNCN:
Cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh tự kê khai thuế liên quan đến hoạt động kinh doanh. Thuế thu nhập cá nhân được tính theo tỷ lệ trên doanh thu như:
- Đối với việc cung cấp dịch vụ: 2% trên doanh thu.
- Đối với việc mua bán hàng hóa: 0.5% trên doanh thu.
4. Chi phí thuê lao động theo hình thức thời vụ hoặc hợp đồng giao khoán
➨ Điều kiện tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN: Có chứng từ thanh toán, hợp đồng giao khoán, hợp đồng thời vụ.
➨ Cách tính thuế TNCN:
- Khấu trừ thuế TNCN 10% đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công
5. Chi phí thuê tài sản của cá nhân (thuê nhà, thuê ô tô)
➨ Điều kiện tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN:
- Chứng từ thanh toán.
- Hợp đồng cho thuê tài sản.
- Giấy nộp tiền thuế.
- Bản sao CCCD của chủ nhà.
➨ Cách tính thuế TNCN:
- Đối với hợp đồng thuê tài sản của cá nhân dưới 100 triệu đồng/năm: Không phải chịu lệ phí môn bài, thuế TNCN và thuế GTGT.
- Đối với hợp đồng thuê tài sản của cá nhân có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm: phải nộp thuế môn bài dựa trên mức doanh thu, thuế GTGT 5% và thuế TNCN 5% tính trên doanh thu.
IV. Những câu hỏi thường gặp về chi phí hợp lý của doanh nghiệp không cần hóa đơn
1. Công ty A thu mua dừa tươi trực tiếp từ người dân với giá trị mỗi ngày trên 20 triệu đồng có bắt buộc phải thanh toán qua tài khoản ngân hàng không? Doanh nghiệp cần thực hiện những gì để khoản chi này được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN?
Dựa trên tình hình thực tế thu mua, công ty A cần lập bảng kê 01/TNDN để khai mua hàng hóa từ người dân, cần ghi đầy đủ các thông tin trên bảng kê như: tháng, ngày thu mua; địa chỉ, tên, CCCD/CMND người bán; giá trị, số lượng mua hàng và có chữ ký xác nhận của cả người bán và người mua.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Biên bản bàn giao hàng hóa.
- Hợp đồng mua bán hàng nông sản.
- Bản sao CCCD của người cung cấp dịch vụ, hàng hóa.
- Bảng kê mua dịch vụ, hàng hóa không có hóa đơn theo mẫu số 01/TNDN.
- Chứng từ thanh toán (tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi – không bắt buộc chuyển khoản ngân hàng đối với đơn hàng trên 20 triệu).
2. Công ty B có nhu cầu mua lại xe tải cũ thuộc sở hữu của anh D. Anh D không kinh doanh mặt hàng xe cũ, xe tải thuộc quyền sở hữu mang tên cá nhân anh D, công ty B cần chuẩn bị hồ sơ gì để đưa chiếc xe này vào tài sản của công ty?
Trường hợp này, anh D thuộc trường hợp cá nhân không kinh doanh, vì vậy không cần kê khai và nộp thuế, do đó cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn.
Công ty cần làm hồ sơ sang tên từ cá nhân sang công ty. Để đưa vào tài sản công ty và trích khấu hao cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:
- Biên bản bàn giao.
- Hợp đồng mua bán.
- Chứng từ thanh toán.
- Bảng kê theo mẫu 01/TNDN.
- Giấy nộp thuế trước bạ.
3. Công ty C ký hợp đồng thuê anh X lắp đặt hệ thống điện, vậy cần chuẩn bị hồ sơ gì để được tính vào chi phí hợp lý?
- Nếu anh X là cá nhân không kinh doanh: tiền dịch vụ sẽ được khấu trừ thuế TNCN với thuế suất 10% trước khi chi trả. Nếu trên hợp đồng có quy định công ty C chịu trách nhiệm chi trả tiền thuế TNCN thì tiền thuế TNCN này cũng được tính vào chi phí của công ty C.
- Nếu anh X là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: anh X có trách nhiệm liên hệ với cơ quan thuế để mua hóa đơn, kê khai và đóng thuế trên số tiền dịch vụ đó.
Lời kết
Các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn nếu được chứng minh bằng bảng kê, hợp đồng và chứng từ hợp lệ vẫn được chấp nhận khi tính thuế. Vậy nên VAR eCOM cho rằng việc nắm rõ quy định giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả, đảm bảo minh bạch và tuân thủ pháp luật thuế.
