Trong quá trình kinh doanh, giá bán trên thị trường có khả năng thấp hơn giá nhập kho hàng hóa, dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp. Hãy cùng VAR eCOM khám phá cách trích lập dự phòng cho khoản tổn thất này.
I. Căn cứ pháp lý
- Thông tư 228/2009/TT-BTC, ban hành ngày 07/12/2009;
- Thông tư 89/2013 ngày 28/06/2013, sửa đổi và bổ sung cho Thông tư 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009;
- Chuẩn mực kế toán số 02, quy định về hàng tồn kho;
- Thông tư 48/2019/TT-BTC, ban hành ngày 08/08/2019, có hiệu lực từ ngày 10/10/2019.
II. Tổng quan về hàng tồn kho là gì
1. Khái niệm về hàng tồn kho
Hàng tồn kho bao gồm các tài sản được mua để bán hoặc sử dụng trong quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ trong một kỳ, hoặc đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang.
2. Phân loại của hàng tồn kho
Theo Khoản 2 Điều 22 Thông tư 133/2016/TT-BTC, hàng tồn kho của doanh nghiệp được phân loại như sau:
- Hàng hóa các loại;
- Thành phẩm đã hoàn thành;
- Sản phẩm còn dở dang;
- Nguyên liệu và vật liệu;
- Công cụ, dụng cụ;
- Hàng hóa đang trên đường vận chuyển;
- Hàng gửi đi bán cho đại lý hoặc khách hàng.
III. Trích lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho
1. Khái niệm
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được trích lập khi giá trị thuần có thể thu hồi từ hàng tồn kho thấp hơn giá trị được ghi trên sổ kế toán. Nói cách khác, nó là khoản dự phòng cho phần giá trị bị mất do giá hàng tồn kho giảm.
2. Thời điểm để trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Việc trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện vào thời điểm lập báo cáo tài chính (BCTC) năm.
3. Đối tượng và điều kiện
Đối tượng trích lập dự phòng bao gồm: nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, hàng gửi đi bán, hàng mua đang đi đường, thành phẩm, hàng hóa trong kho bảo thuế, trong trường hợp giá gốc ghi trên sổ sách kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, đồng thời phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định hiện hành để chứng minh giá vốn của hàng tồn kho;
- Hàng hoá, vật tư thuộc quyền sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp và vẫn còn tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Lưu ý:
Trong trường hợp giá gốc của nguyên vật liệu cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, nhưng giá bán của sản phẩm được sản xuất từ các nguyên vật liệu này không bị giảm, thì không cần trích lập dự phòng giảm giá cho các nguyên vật liệu tồn kho đó.
4. Nguyên tắc kế toán dự phòng trong giảm giá hàng tồn kho
- Doanh nghiệp cần có bằng chứng đáng tin cậy chứng minh sự suy giảm giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho trước khi trích lập dự phòng;
- Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân theo Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho, ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các quy định tài chính hiện hành, và được thực hiện tại thời điểm lập BCTC;
- Dự phòng phải được trích lập riêng cho từng loại vật tư, hàng hóa hoặc sản phẩm tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần được lập theo từng loại dịch vụ riêng biệt với mức giá riêng của dịch vụ đó;
- Giá trị thuần có thể thu hồi từ hàng tồn kho được xác định bằng giá bán dự kiến của hàng tồn kho sau khi trừ đi các chi phí liên quan như chi phí hoàn thiện sản phẩm và chi phí tiêu thụ;
- Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần căn cứ vào số lượng, nguyên giá và giá trị thuần có thể thu hồi của từng nhóm vật tư, hàng hóa, sản phẩm tồn kho:
- Nếu khoản dự phòng cần lập trong kỳ kế toán này lớn hơn số đã ghi trên sổ kế toán, phần chênh lệch sẽ được ghi tăng dự phòng và ghi tăng giá vốn hàng bán;
- Ngược lại, nếu khoản dự phòng cần lập trong kỳ kế toán này nhỏ hơn số đã ghi trên sổ kế toán, phần chênh lệch sẽ được ghi giảm dự phòng và ghi giảm giá vốn hàng bán.
5. Phương pháp lập dự phòng
Công thức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau:
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Lượng hàng tồn kho thực tế tại thời điểm lập BCTC năm x (Giá gốc theo sổ sách kế toán của hàng tồn kho - Giá trị thuần của hàng tồn kho có thể được thực hiện)Trong đó:
- Theo Chuẩn mực kế toán số 02 về Hàng tồn kho, ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, giá gốc của hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua sắm, chi phí chế biến cùng với các chi phí liên quan trực tiếp khác nhằm đưa hàng tồn kho đến vị trí và trạng thái hiện tại;
- Giá trị thuần có thể thu được từ hàng tồn kho được tính bằng giá bán ước lượng của hàng tồn kho sau khi loại trừ các chi phí liên quan, bao gồm chi phí hoàn thiện sản phẩm và chi phí bán hàng.
6. Cách hạch toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho
6.1. Theo Thông tư 200
Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán thực hiện trích lập bổ sung phần chênh lệch:
- Nợ TK 632;
- Có TK 2294.
Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập nhỏ hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán thực hiện điều chỉnh giảm phần chênh lệch:
- Nợ TK 2294;
- Có TK 632.
Đối với vật tư, hàng hoá bị huỷ bỏ do hết hạn sử dụng hoặc hư hỏng, kế toán thực hiện hạch toán:
- Nợ TK 2294: Số tiền đã trích lập dự phòng;
- Nợ TK 632: Phần chênh lệch giữa tổng thiệt hại và số đã lập dự phòng;
- Có TK 152, 153, 155, 156.
Đối với doanh nghiệp 100% vốn nhà nước chuyển đổi thành công ty cổ phần, khi sử dụng dự phòng để bù đắp phần giảm giá hàng tồn kho và phần còn lại làm tăng vốn nhà nước, kế toán ghi:
- Nợ TK 2294;
- Có TK 411.
6.2. Theo Thông tư 133
Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán thực hiện trích lập bổ sung phần chênh lệch:
- Nợ TK 632;
- Có TK 2294.
Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập nhỏ hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán thực hiện điều chỉnh giảm phần chênh lệch:
- Nợ TK 2294;
- Có TK 632.
Đối với vật tư, hàng hoá bị huỷ bỏ do hết hạn sử dụng hoặc hư hỏng, kế toán thực hiện hạch toán:
- Nợ TK 2294: Số tiền đã trích lập dự phòng;
- Nợ TK 632: Phần chênh lệch giữa tổng thiệt hại và số đã lập dự phòng;
- Có TK 152, 153, 155, 156.
IV. Câu hỏi thường gặp khi trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
1. Khi nào thì doanh nghiệp được trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho?
Doanh nghiệp được phép trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào thời điểm lập báo cáo tài chính năm.
2. Hàng tồn kho đã trích lập dự phòng cần được xử lý như thế nào?
Sau khi doanh nghiệp phát hiện hàng tồn kho bị hư hỏng, hết hạn sử dụng, lỗi mốt hoặc lạc hậu về kỹ thuật, cần tiến hành thanh lý hoặc huỷ bỏ. Các bước cần thực hiện:
- Thành lập hội đồng xử lý hoặc thuê tổ chức thẩm định độc lập để đánh giá, thẩm định hàng tồn kho và đề xuất phương án xử lý cho số hàng hư hỏng, hết giá trị sử dụng và số hàng còn giá trị (lập biên bản);
- Dựa trên biên bản của hội đồng xử lý hoặc bên thẩm định, ban quản lý công ty sẽ đưa ra quyết định về việc xử lý hàng tồn kho cho các bộ phận liên quan;
- Phần thiệt hại thực tế phát sinh do không thu hồi được giá trị của hàng tồn kho là khoản chênh lệch giữa giá trị ghi sổ kế toán và giá trị thu hồi từ người gây ra thiệt hại (đền bù), từ cơ quan bảo hiểm (bồi thường) và từ việc thanh lý hàng tồn kho;
- Giá trị khoản thiệt hại thực tế của hàng tồn kho không thu hồi được, sau khi đã bù đắp bằng nguồn dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phần chênh lệch còn lại sẽ được hạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp.
3. Chi phí trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có phải là chi phí hợp lý không?
Chi phí trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được coi là chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN trong kỳ BCTC năm, nhằm bù đắp các khoản tổn thất có thể phát sinh trong kỳ báo cáo tài chính năm sau.
Lưu ý:
Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC, việc trích lập, sử dụng dự phòng hàng tồn kho không tuân thủ đúng các quy định về trích lập dự phòng sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Lời kết
Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là nghiệp vụ kế toán quan trọng, giúp doanh nghiệp phản ánh trung thực giá trị tài sản và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Việc hiểu rõ nguyên tắc, điều kiện, cũng như cách hạch toán từ VAR eCOM sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác quản lý tài chính và kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả.
