Quy định mới nhất về thanh toán không dùng tiền mặt: chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì, bao gồm những gì? Vai trò của nó trong việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào, xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?

I. Chứng từ thanh toán là gì?

Để hiểu rõ hơn về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, việc tìm hiểu về chứng từ thanh toán nói chung là cần thiết.

Chứng từ thanh toán là các loại giấy tờ, tài liệu chứa thông tin về một nghiệp vụ kinh tế tài chính đã hoàn thành, được sử dụng làm cơ sở cho việc thanh toán các khoản chi.

II. Khái niệm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Như tên gọi của nó, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là loại giấy tờ, tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thanh toán cho việc mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật thuế, nhưng không sử dụng tiền mặt mà thông qua các phương tiện khác: thẻ ngân hàng, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, lệnh chi, séc…

III. Vai trò của chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt?

Theo quy định Thông tư 26/2015/TT-BTC, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt có vai trò làm căn cứ để xác định điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Cụ thể như sau:

1. Đối với khấu trừ thuế giá trị gia tăng GTGT đầu vào

Một trong các điều kiện để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào là phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho hàng hóa, dịch vụ mua vào (kể cả hàng hóa nhập khẩu) có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên (đã bao gồm VAT), ngoại trừ các trường hợp sau:

• Hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu có giá trị không quá 20.000.000 đồng cho mỗi lần nhập;
• Hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị không qua 20.000.000 đồng (đã có VAT) trên mỗi hóa đơn;
• Doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa dưới dạng quà biếu, quà tặng từ tổ chức, cá nhân nước ngoài.

Lưu ý:

Nếu doanh nghiệp mua các loại hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 20.000.000 đồng, nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày từ một nhà cung cấp (*) với tổng giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên, thì vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

(*): Nhà cung cấp ở đây là người nộp thuế, có mã số thuế riêng, tự thực hiện kê khai và nộp thuế GTGT theo quy định. Trong trường hợp người nộp thuế là cơ sở kinh doanh có các cửa hàng trực thuộc, thì mỗi cửa hàng sẽ được xem là một nhà cung cấp, nếu:

• Các cửa hàng này sử dụng chung mẫu hóa đơn, mã số thuế với cơ sở kinh doanh;
• Trên hóa đơn có đóng dấu treo của từng cửa hàng và sử dụng tiêu thức “Cửa hàng số” để phân biệt.

2. Xác định chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN

Dựa theo Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp sẽ được trừ các khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ với giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên (đã bao gồm VAT) kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

IV. Phân loại chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm?

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được phân loại như sau:

• Chứng từ thanh toán thông qua ngân hàng;
• Chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt khác.

1. Chứng từ thanh toán bằng ngân hàng

Có thể hiểu rằng, chứng từ thanh toán qua ngân hàng là chứng từ thể hiện việc chuyển tiền từ tài khoản bên mua sang tài khoản bên bán. Các tài khoản này phải được mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp quy định pháp luật hiện hành.

Các chứng từ thanh toán qua ngân hàng có thể là:

• Sim số điện thoại (ví điện tử), thẻ ATM, thẻ tín dụng, ủy nhiệm thu, nhờ thu, lệnh chi hoặc ủy nhiệm chi, séc;

• Các phương thức thanh toán khác theo quy định, kể cả trường hợp người mua chuyển khoản từ tài khoản đứng tên bên mua sang tài khoản đứng tên bên bán mà tài khoản đứng tên chủ doanh nghiệp tư nhân.

2. Chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt khác

Ngoài chứng từ thanh toán qua ngân hàng, các trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt khác cũng được chấp nhận khi khấu trừ thuế GTGT đầu vào, ví dụ:

Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ bằng phương thức thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra hoặc vay mượn hàng, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa. Để được ghi nhận khi khấu trừ thuế GTGT, phương thức này cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng;
• Cần có biên bản đối chiếu số liệu đã được xác nhận về việc thanh toán của cả hai bên.

Hàng hóa, dịch vụ được doanh nghiệp mua vào bằng phương thức bù trừ công nợ như mượn tiền, vay tiền hoặc cấn trừ công nợ qua người thứ 3. Phương thức thanh toán này cần phải đáp ứng các điều kiện:

• Phải được quy định cụ thể trong hợp đồng;
• Phải có hợp đồng mượn tiền, vay tiền dưới dạng văn bản được lập trước đó;
• Với các khoản vay bằng tiền, phải có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay sang tài khoản của bên đi vay (bao gồm cả trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào được bù trừ với khoản tiền mà người bán đã nhờ người mua chi hộ hoặc người bán hỗ trợ người mua).

Các hàng hóa, dịch vụ mua vào được doanh nghiệp thanh toán bằng cách ủy quyền cho bên thứ ba thanh toán qua ngân hàng. Để được ghi nhận khi khấu trừ thuế GTGT, phương thức thanh toán cần đảm bảo các điều kiện:

• Phương thức thanh toán cần phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng;
• Bên thứ ba phải là thể nhân hoặc pháp nhân đang hoạt động đúng pháp luật.

Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán qua ngân hàng vào tài khoản của bên thứ 3 được mở tại Kho bạc Nhà nước, nhằm thực hiện cưỡng chế bằng biện pháp thu tiền, thu tài sản do cá nhân, tổ chức khác đang nắm giữ (theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền).

Lưu ý:

Sau khi hoàn tất các phương thức thanh toán đã nêu, nếu phần giá trị còn lại được chi trả bằng tiền mặt từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được phép khấu trừ thuế trong trường hợp có chứng từ chứng minh việc thanh toán qua ngân hàng.

V. Câu hỏi thường gặp về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là gì?

Chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt là loại hồ sơ, tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản chi của doanh nghiệp khi mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật thuế, nhưng việc thanh toán không thực hiện bằng tiền mặt mà thông qua các phương thức khác như: thẻ ngân hàng, séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu…

2. Khi nào công ty có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được khấu trừ VAT đầu vào?

Doanh nghiệp được khấu trừ thuế VAT đầu vào nếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đó là chứng từ thanh toán cho việc mua hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả hàng nhập khẩu) có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên (đã bao gồm VAT), ngoại trừ các trường hợp:

• Hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu có giá trị không quá 20.000.000 đồng cho mỗi lần nhập;
• Hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị không quá 20.000.000 đồng (đã có VAT) trên mỗi hóa đơn;
• Doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa dưới dạng quà biếu, quà tặng từ tổ chức, cá nhân nước ngoài.

3. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm những loại nào?

Chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt bao gồm:

• Chứng từ giao dịch qua ngân hàng;
• Chứng từ thanh toán không bằng tiền mặt trong các trường hợp như:
  • Doanh nghiệp ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện thanh toán qua ngân hàng đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào;
  • Hàng hóa, dịch vụ được doanh nghiệp thanh toán theo hình thức bù trừ công nợ như vay mượn tiền, cấn trừ nghĩa vụ qua bên thứ ba…

4. Sử dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để làm gì?

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt có vai trò xác định điều kiện để bạn khấu trừ thuế GTGT đầu vào và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

5. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng gồm gì?

Chứng từ thanh toán qua ngân hàng có thể bao gồm sim điện thoại (ví điện tử), thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, ủy nhiệm thu, nhờ thu, ủy nhiệm chi, lệnh chi, séc hoặc các phương thức thanh toán khác theo quy định của pháp luật hiện hành.

Lời kết

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là căn cứ quan trọng giúp doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT và xác định chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN. Qua đó VAR eCOM kết luận việc nắm rõ quy định và áp dụng đúng hình thức thanh toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán. Do đó, kế toán cần thường xuyên cập nhật quy định mới để đảm bảo chứng từ hợp lệ và minh bạch trong mọi giao dịch.