Quy trình triển khai chuẩn hóa
có mốc thời gian rõ ràng

VAR eCOM triển khai theo quy trình chuẩn hóa,
có mốc thời gian rõ ràng, cơ chế kiểm soát nhiều lớp,
rõ trách nhiệm, rõ đầu ra.

Mục tiêu

Chuẩn hóa hệ thống ngay từ kỳ đầu.
Không để sai lệch kéo dài sang các kỳ sau.

Ngày nTiếp nhận

n + 2Thiết lập

n + 3 → 35Vận hành

n + 40Ổn định

Tổng quan

Lộ trình 40 ngày đến vận hành ổn định

Từ ngày ký hợp đồng (ngày n) đến khi hệ thống vận hành định kỳ hoàn chỉnh,
VAR eCOM cam kết hoàn tất trong 40 ngày với 4 giai đoạn rõ ràng.

Tiếp nhận
& Phân công

Ngày n – 4 giờ

Ngay khi nhận thông tin, đội ngũ VAR eCOM phân công nhân sự và thiết lập nhóm làm việc.

Xác nhận thông tin khách hàng

Phân công nhân sự phụ trách

Phân tích đặc điểm kinh doanh

Có người chịu trách nhiệm – Thông tin chuẩn hóa ngay

Họp triển khai
& Thiết lập

Ngày n + 2

Họp trực tiếp xác nhận mô hình, thiết lập danh mục tài khoản, SKU, cấu trúc báo cáo.

Xác định kênh bán, shop, ngân hàng

Thiết lập công cụ giám sát & đối soát

Xử lý số dư đầu kỳ (nếu có)

Hệ thống nền được thiết lập đúng ngay từ đầu

Vận hành theo
mốc kiểm soát

n+3 → n+35

Giai đoạn quan trọng nhất – kiểm soát dữ liệu liên tục qua 4 mốc thời gian cụ thể.

n+3: Bắt đầu vận hành dữ liệu hàng ngày

n+10: Kiểm soát chênh lệch & cảnh báo

n+20: Giải quyết vấn đề phát sinh kỳ đầu

n+35: Chuẩn hóa – số liệu ổn định hoàn toàn

Dữ liệu kiểm soát liên tục – Vấn đề xử lý ngay trong kỳ

Vận hành
định kỳ ổn định

n+40 trở đi

Hệ thống chuyển sang vận hành định kỳ. Quy trình lặp lại tự động, không cần thiết lập lại.

Xử lý & đối soát dữ liệu theo lịch

Lập báo cáo & kê khai thuế hàng tháng

Họp phân tích & tư vấn định kỳ

Vận hành ổn định – Kiểm soát liên tục tự động

Ngày n n+2 n+3 → n+35 n+40 – Ổn định

4 giai đoạn

Chi tiết từng giai đoạn triển khai

Mỗi giai đoạn có mục tiêu cụ thể, thời gian rõ ràng, và kết quả đầu ra được cam kết.

Lưu ý quan trọng n: là ngày bạn phải hoàn tất thanh toán tạm ứng và bàn giao danh sách shop cho Phòng Kinh doanh VAR eCOM.

Tiếp nhận & Phân công

Trong 4 giờ kể từ khi tiếp nhận

Ngay khi nhận thông tin từ Phòng Kinh doanh, đội ngũ nghiệp vụ VAR eCOM triển khai phân công và thiết lập nhóm làm việc trong vòng 4 giờ.

1Kiểm tra và xác nhận thông tin khách hàng

2Phân công nhân sự phụ trách

3Thiết lập nhóm làm việc và phân quyền truy cập

4Phân tích đặc điểm kinh doanh khách hàng

Có người chịu trách nhiệm rõ ràng – Thông tin được chuẩn hóa ngay từ đầu

Họp triển khai & Thiết lập hệ thống

Thời gian: n + 2

Họp trực tiếp với khách hàng để xác nhận mô hình kinh doanh, thiết lập toàn bộ danh mục tài khoản, SKU, cấu trúc báo cáo và công cụ giám sát.

1Họp xác nhận mô hình kinh doanh

2Xác định kênh bán, số shop, số tài khoản ngân hàng

3Thiết lập danh mục tài khoản, SKU, cấu trúc báo cáo

4Thiết lập công cụ giám sát và đối soát dữ liệu

5Xác nhận quy trình cung cấp dữ liệu

6Thống nhất quy trình, thời hạn giao – nhận chứng từ

7Thống nhất quy trình xác nhận số liệu định kỳ

Trường hợp DN/HKD gặp phải

Chưa chuẩn hóa số dư đầu kỳ

Tồn kho chưa khớp

Công nợ chưa rõ ràng

VAR eCOM THỰC HIỆN

Rà soát số dư đầu kỳ

Tư vấn rủi ro khi số dư chưa đúng

Lập biên bản xác nhận số liệu

Đưa phương án xử lý số liệu đầu kỳ

Hệ thống nền được thiết lập đúng ngay từ đầu

Vận hành theo các mốc kiểm soát

Từ n+3 đến n+35

Sau khi hoàn tất thiết lập nền, hệ thống bắt đầu vận hành theo chu kỳ kiểm soát với 4 mốc thời gian cụ thể. Đây là giai đoạn quan trọng nhất để chuẩn hóa dữ liệu.

Mốc 1n + 3 – Bắt đầu vận hành

Bắt đầu vận hành dữ liệu

Xuất hóa đơn hàng ngày

Báo cáo doanh thu sàn, tình trạng đơn

Đối chiếu dữ liệu sàn, doanh thu, thông tin xuất

Đối chiếu tồn kho PM kế toán vs PM bán hàng

Đối chiếu dòng tiền với ngân hàng

Kiểm tra tính đầy đủ dữ liệu

Mốc 2n + 10 – Kiểm soát chênh lệch

Kiểm soát tình trạng chênh lệch

Rà soát sơ bộ doanh thu và tiền thực nhận

Tình trạng kho và chênh lệch kho (nếu có)

Đối soát công nợ sàn, công nợ ship COD

Cảnh báo thiếu chứng từ

Mốc 3n + 20 – Giải quyết vấn đề

Kiểm soát & giải quyết vấn đề phát sinh

Tồn kho âm

Đơn hàng hoàn sai giá vốn

Doanh thu đúng kỳ

Hóa đơn đầu vào trùng / thiếu

Hàng hóa đầu vào chưa chuẩn đầu ra

Giải quyết các vấn đề phát sinh

Mốc 4n + 35 – Chuẩn hóa & ổn định

Chuẩn hóa và ổn định

Doanh thu thuần

Lợi nhuận gộp ước tính

Tồn kho

Dòng tiền thu chi

Cảnh báo rủi ro (nếu có)

Sai lệch phát sinh

Cảnh báo chứng từ, đối chiếu xác nhận số liệu

Dữ liệu được kiểm soát liên tục – Vấn đề phát sinh được xử lý ngay trong kỳ đầu

Vận hành định kỳ & Họp phân tích

Từ n + 40 trở đi

Sau khi hoàn tất chu kỳ đầu tiên, hệ thống chuyển sang vận hành định kỳ ổn định. Mọi quy trình lặp lại theo lịch cố định, không cần thiết lập lại.

Xử lý và đối soát dữ liệu theo lịch cố định

Lập và gửi báo cáo theo tháng

Kê khai thuế theo quy định

Họp phân tích và tư vấn định kỳ

Chốt số và duy trì kiểm soát liên tục – Hệ thống vận hành ổn định, tự động

5 nguyên tắc vận hành

VAR eCOM cam kết vận hành theo 5 nguyên tắc cốt lõi, đảm bảo mọi dữ liệu đều được kiểm soát chặt chẽ.

Phân công rõ ràng

Mỗi khách hàng có nhân sự phụ trách, trưởng phòng giám sát, CEO chịu trách nhiệm cuối cùng

Checkpoint theo mốc thời gian

Kiểm soát tại từng mốc n+3, n+10, n+20, n+35 – không để sót vấn đề

Không dồn dữ liệu về cuối kỳ

Xử lý dữ liệu hàng ngày, đối soát liên tục – tránh tình trạng dồn việc

Không để sai sót kéo dài

Phát hiện chênh lệch ngay trong kỳ, giải quyết triệt để trước khi sang kỳ mới

Kiểm soát nhiều lớp

Nhân viên → Trưởng phòng → CEO – ba lớp kiểm soát đảm bảo chất lượng

Sẵn sàng triển khai hệ thống
kiểm soát tài chính cho shop TMĐT?

Đăng ký tư vấn miễn phí 60 phút 1-1. Chuyên gia sẽ phân tích hiện trạng và lên kế hoạch triển khai phù hợp cho DN/HKD của bạn.

Chat Zalo ngay Gọi hotline

Hotline: 082 6868 007 • Email: info@varecom.vn

Quy trình triển khai chuẩn hóacó mốc thời gian rõ ràng