Cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee là thao tác tải hóa đơn GTGT điện tử cho các khoản phí mà Shopee đã khấu trừ của shop trong tháng, thực hiện ngay trong Shopee Seller Center, mục Tài chính. Shopee không gửi hóa đơn này về email, chủ shop phải tự vào tải trước ngày 10 hằng tháng.

Một shop doanh thu 500 triệu đồng/tháng thường chịu 40–60 triệu đồng phí sàn và phí giao hàng. Bỏ sót 12 tháng là mất 480–720 triệu đồng chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN.

Bài viết hướng dẫn cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee theo từng bước, kèm cách đối chiếu bảng tài chính và hướng xử lý khi hóa đơn bị thiếu. Cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee không tốn phí và không cần phần mềm ngoài. Nội dung cập nhật tháng 9/2026.

Cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee là gì và lấy ở đâu?

Cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee là thao tác tải hóa đơn GTGT điện tử do Shopee phát hành cho phần phí sàn và phí giao hàng đã khấu trừ của người bán. Nơi thực hiện cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee duy nhất là Shopee Seller Center, mục Tài chính › Hóa đơn. File tải về gồm một bản PDF và một bản XML, đủ để khép lại cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee trong một lần.

Shopee không gửi hóa đơn này về email đăng ký shop, cũng không báo trong phần Thông báo. Vì vậy cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee luôn bắt đầu bằng việc chủ shop chủ động đăng nhập, thường sau ngày 05 của tháng kế tiếp.

Ba nhóm phí xuất hiện trên hóa đơn gồm phí cố định (hoa hồng), phí thanh toán và phí dịch vụ như Freeship Xtra, Voucher Xtra. Phần cước ship thu hộ khách nằm trên bảng đối soát chứ không nằm trong hóa đơn phí dịch vụ. Biết rõ ba nhóm phí này giúp cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee không bị nhầm sang chứng từ khác.

Nắm cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee giúp kế toán TMĐT có chứng từ đầu vào để hạch toán vào tài khoản 641 và đưa vào chi phí được trừ. Đây cũng là bước mở đầu của quy trình kế toán sàn thương mại điện tử mà VAR eCOM vận hành cho hơn 500 nhà bán hàng.

> Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử chỉ hợp lệ khi tra cứu được trên hệ thống của cơ quan thuế tại hoadondientu.gdt.gov.vn.

Cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee gồm mấy bước?

Cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee gồm 5 bước và mất khoảng 3–5 phút trên máy tính. Đăng nhập Seller Center, vào Tài chính, mở mục Hóa đơn, chọn kỳ tháng, rồi tải cả PDF lẫn XML. Ứng dụng Shopee trên điện thoại chưa có mục này nên cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee chỉ làm được trên trình duyệt.

Làm đúng thứ tự 5 bước dưới đây để cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee không bị sót kỳ hoặc thiếu file XML:

1. Đăng nhập seller.shopee.vn bằng tài khoản chủ shop có quyền xem Tài chính.
2. Mở menu Tài chính, chọn mục Hóa đơn (một số giao diện ghi là Hóa đơn điện tử).
3. Chọn kỳ theo tháng, ví dụ kỳ 08/2026, rồi bấm Xem chi tiết.
4. Tải bản PDF để lưu hồ sơ và bản XML để kế toán nạp vào phần mềm.
5. Đối chiếu số tiền trên hóa đơn với bảng đối soát cùng kỳ trước khi hạch toán.

Hoàn tất bước 5 là cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee đã xong cho kỳ đó. Kế toán lưu file vào thư mục tháng rồi chuyển sang gian hàng tiếp theo.

Mỗi tài khoản shop chỉ có một hóa đơn tổng cho mỗi tháng. Shop chạy 3 gian hàng phải lặp lại cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee đủ 3 lần, mỗi tài khoản một lần, không gộp chung được.

Dưới đây là ba đường thực hiện cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee, xếp theo thứ tự ưu tiên dùng.

Cách 1: Cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee ngay trong Seller Center

Đây là cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee chuẩn nhất vì file tải về có đủ chữ ký số của Shopee. Đường dẫn của cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee là Tài chính › Hóa đơn › chọn tháng › Tải xuống. Hệ thống trả về một file nén chứa PDF và XML. Đây là bản gốc duy nhất mà cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee tạo ra.

Sau khi tải, kiểm tra ngay ba thông tin trên bản PDF: tên người mua, mã số thuế người mua và tổng tiền thuế GTGT. Sai mã số thuế thì hóa đơn không được khấu trừ, khi đó phải lặp lại cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee sau khi Shopee phát hành bản thay thế.

Shopee chốt dữ liệu phí của tháng trước vào khoảng ngày 03–05. Kế toán nên đặt lịch cố định ngày 10 hằng tháng để chạy cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee cho toàn bộ gian hàng.

Cách 2: Xuất báo cáo đối soát Shopee Seller Center để đối chiếu

Xuất báo cáo đối soát Shopee Seller Center là bước đi kèm bắt buộc của cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee. Làm ngay sau cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee: vào Tài chính › Số dư tài khoản › Xuất báo cáo, chọn khoảng ngày, tải file Excel. File này liệt kê từng đơn hàng kèm phí sàn, phí vận chuyển và tiền thực nhận, bổ sung phần chi tiết mà cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee không cho ra.

Đối chiếu tổng cột phí trong file Excel với số tiền trên hóa đơn cùng kỳ. Chênh lệch trên 1% thường đến từ đơn hoàn, đơn hủy hoặc khiếu nại phát sinh sang tháng sau. Ghi chú phần chênh ngay cạnh kết quả của cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee để khỏi tìm lại.

Bảng đối soát còn là căn cứ chứng minh phần cước ship thu hộ khách không phải doanh thu của shop. Thiếu bảng này, cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee chỉ mới xong một nửa và phần thu hộ dễ bị tính thành doanh thu chịu thuế.

Cách 3: Tải hóa đơn điện tử Shopee cho người bán bằng mã tra cứu

Tải hóa đơn điện tử Shopee cho người bán còn một đường nữa: dùng mã tra cứu in trên bản PDF để lấy lại file trên cổng của đơn vị phát hành. Mã tra cứu nằm ở góc dưới bên phải hóa đơn thu được từ cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee. Cách này dùng khi file gốc bị mất hoặc hỏng, thay cho cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee theo đường thông thường.

Nhập mã tra cứu vào cổng hóa đơn điện tử, hệ thống trả lại đúng bản PDF và XML ban đầu. Đây là phương án dự phòng cho cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee khi kế toán bàn giao công việc giữa chừng.

Hóa đơn điện tử phải lưu tối thiểu 10 năm theo quy định hiện hành, tính từ ngày hoàn tất cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee. Đặt tên file theo cấu trúc “ShopA_HD_082026” ngay khi kết thúc cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee để tra lại nhanh khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

Lấy hóa đơn phí sàn TikTok Shop ở đâu và hóa đơn phí dịch vụ Lazada tải ở đâu?

Lấy hóa đơn phí sàn TikTok Shop ở đâu thì câu trả lời là TikTok Shop Seller Center, mục Tài chính › Hóa đơn điện tử. Hóa đơn phí dịch vụ Lazada tải ở đâu thì vào Lazada Seller Center, mục Tài chính › Sao kê. Cả hai sàn đều xuất theo tháng và không gửi tự động về email, y như cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee.

Nguyên tắc chung giống hệt cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee: mỗi sàn một tài khoản, mỗi tháng một lần tải, luôn lấy kèm file XML.

Shop bán đa sàn nên gom hóa đơn của cả 4 sàn vào một thư mục theo tháng. Một shop chạy Shopee, TikTok Shop và Lazada mỗi tháng có ít nhất 3 hóa đơn phí sàn phải tải về, trong đó cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee thường là bản có giá trị lớn nhất.

Thiếu một hóa đơn là thiếu một khoản chi phí hợp lệ. Danh sách chi phí được trừ khi tính thuế TNDN yêu cầu đủ hóa đơn hợp lệ kèm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Hóa đơn thu được từ cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee đáp ứng cả hai điều kiện này.

Làm quen cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee trước rồi áp sang hai sàn còn lại sẽ nhanh hơn, vì bố cục menu tài chính của ba sàn gần giống nhau.

Cách tra cứu hóa đơn GHTK GHN cho shop thế nào?

Cách tra cứu hóa đơn GHTK GHN cho shop thực hiện trên trang quản trị của từng đơn vị vận chuyển, không nằm trong Seller Center. GHTK cấp hóa đơn ở mục Tài chính › Hóa đơn của tài khoản khách hàng doanh nghiệp. GHN cấp ở mục Ví › Hóa đơn điện tử. Hai đường này chạy song song với cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee chứ không thay thế nhau.

Phần này khác cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee ở chỗ bên bán dịch vụ là đơn vị vận chuyển chứ không phải sàn.

Điểm nhiều shop hiểu nhầm: khi đơn đi bằng vận chuyển của sàn, bên mua dịch vụ vận chuyển là Shopee chứ không phải shop. Shop chỉ nhận hóa đơn phí dịch vụ của Shopee qua cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee, không nhận hóa đơn riêng từ SPX hay J&T.

Shop chỉ lấy được hóa đơn từ GHTK, GHN khi ký hợp đồng trực tiếp cho đơn ngoài sàn. Trường hợp này phải cung cấp mã số thuế và tên đơn vị ngay khi mở tài khoản, nếu không hóa đơn sẽ xuất cho cá nhân. Riêng đơn đi qua sàn vẫn phải dùng cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee.

• GHTK: đăng nhập trang khách hàng, vào Tài chính, chọn kỳ, tải hóa đơn.
• GHN: đăng nhập trang quản trị, vào Ví, chọn Hóa đơn điện tử, chọn tháng.
• Viettel Post: gửi yêu cầu qua nhân viên quản lý tài khoản, nhận hóa đơn qua email.

Toàn bộ phí trả cho đơn vị vận chuyển phải thanh toán qua ngân hàng mới được trừ. Xem thêm quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trước khi hạch toán khoản này. Quy tắc này áp cho cả phần hóa đơn lấy từ cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee.

Cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee bị lỗi thì xử lý ra sao?

Khi cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee bị lỗi, xử lý theo 3 hướng: kiểm tra quyền của tài khoản, kiểm tra thông tin xuất hóa đơn trong Thiết lập, và gửi yêu cầu tới bộ phận hỗ trợ người bán. Thời gian Shopee phản hồi thường là 3–7 ngày làm việc, sau đó cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee chạy lại bình thường.

Bốn lỗi hay gặp nhất khi thực hiện cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee và hướng xử lý tương ứng:

Hóa đơn đã lập mà sai thông tin thì xử lý theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, kèm biên bản thỏa thuận giữa hai bên. Không được tự sửa file PDF đã nhận, kể cả khi lỗi phát hiện ngay lúc cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee.

Nếu shop đã chạy đủ các bước của cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee mà kỳ đó vẫn trắng hóa đơn, hãy giữ lại bảng đối soát và sao kê ngân hàng. Bộ hai chứng từ này là căn cứ giải trình tạm thời khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu sàn.

Vì sao kế toán TMĐT phải lặp lại việc này mỗi tháng?

Dữ liệu doanh thu của sàn đã được chia sẻ cho cơ quan thuế, nên chênh lệch giữa số sàn báo và số shop kê khai lộ ra rất nhanh. Cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee chính là cách giải thích phần chênh lệch đó bằng chứng từ hợp lệ.

Một shop doanh thu 6 tỷ đồng/tháng chịu phí sàn khoảng 6–15% doanh thu, tương đương 360–900 triệu đồng. Bỏ sót hóa đơn của phần phí này khiến thuế TNDN phải nộp tăng thêm hàng trăm triệu đồng mỗi năm. Mười phút cho cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee đổi lại khoản đó.

Kế toán TMĐT vì thế coi cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee là đầu việc định kỳ chứ không phải việc làm khi cần. VAR eCOM đưa cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee vào lịch chốt số ngày 10 hằng tháng cho toàn bộ khách hàng đa sàn.

Ba con số nên theo dõi hằng tháng sau khi chạy cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee: tổng phí sàn, tỷ lệ phí trên doanh thu và số hóa đơn đã thu đủ. Lệch một trong ba là dấu hiệu hồ sơ chi phí đang hở, thường vì cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee bị bỏ một kỳ.

Câu hỏi thường gặp về cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee

Shopee có tự gửi hóa đơn phí về email không?

Không. Shopee chỉ đăng hóa đơn trong Seller Center nên cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee luôn phải do người bán tự làm. Đây là lý do nhiều shop quyết toán năm mà không có dòng chi phí phí sàn nào trong sổ sách vì chưa ai làm cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee.

Hộ kinh doanh có cần biết cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee không?

Có, và làm giống hệt doanh nghiệp. Hộ nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu tuy không khấu trừ chi phí, nhưng vẫn cần hóa đơn phí để chứng minh phần chênh giữa doanh thu sàn báo và tiền thực nhận. Vì vậy cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee vẫn là việc bắt buộc với hộ kinh doanh.

Phí vận chuyển khách trả có phải doanh thu của shop không?

Phần cước khách trả và shop nộp lại cho bên vận chuyển mang tính thu hộ, không phải doanh thu. Nếu shop thu tiền ship cao hơn cước thực trả thì phần chênh là doanh thu và phải xuất hóa đơn cho khách. Phần chênh này tách ra từ bảng đối soát lấy cùng lúc với cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee.

Mất hóa đơn của tháng trước thì lấy lại thế nào?

Dùng mã tra cứu trên bản PDF cũ để tải lại trên cổng hóa đơn điện tử, khỏi làm lại cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee từ đầu. Không còn bản PDF thì lặp lại cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee và chọn đúng kỳ, vì hóa đơn cũ vẫn lưu trên hệ thống.

Nên lưu hóa đơn ở dạng nào để kế toán dùng được?

Lưu cả PDF và XML. Bản XML là bản gốc có giá trị pháp lý và là bản phần mềm kế toán đọc được, còn PDF chỉ để xem và in. Mỗi lần cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee đều phải lấy đủ hai file.

Kết luận

Cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee gói gọn trong 5 bước ở Seller Center, mục Tài chính › Hóa đơn, làm cố định trước ngày 10 hằng tháng. Đi kèm luôn là bảng đối soát xuất từ mục Số dư tài khoản để đối chiếu số tiền. Thiếu bảng này thì cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee chưa khép được vòng chứng từ.

Cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee chỉ mất 3–5 phút mỗi kỳ. TikTok Shop, Lazada và các đơn vị vận chuyển có đường dẫn riêng nhưng nguyên tắc không đổi so với cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee: tự vào tải, lấy đủ PDF và XML, lưu theo tháng. Shop đa sàn nên dựng sẵn thư mục chuẩn để không sót kỳ nào và ghi rõ ngày thực hiện cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee.

Shop từ 3 gian hàng trở lên mà chưa chuẩn hóa cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee thường mất 5–10% chi phí hợp lệ mỗi năm. VAR eCOM nhận rà soát hồ sơ chi phí sàn và dựng quy trình cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee định kỳ cho nhóm này.

Liên hệ hotline 082 6868 007 hoặc xem giải pháp xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử để được tư vấn cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee đúng chuẩn kế toán TMĐT.