Sổ sách kế toán bán hàng online là hệ thống biểu mẫu ghi chép toàn bộ doanh thu gộp, giá vốn, chi phí sàn và dòng tiền thực tế của shop TMĐT. Bạn có bao giờ tự hỏi vì sao đơn hàng đổ về ầm ầm nhưng cuối tháng tiền túi vẫn thâm hụt? Nhiều chủ shop Shopee, TikTok Shop chỉ nhìn số tiền thực nhận qua ngân hàng mà quên lập sổ sách bài bản. Khi cơ quan thuế quét dữ liệu, rủi ro bị truy thu và phạt chậm nộp là rất lớn. Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách thiết lập hệ thống sổ sách kế toán bán hàng online đúng quy định.

Sổ sách kế toán bán hàng online là gì và vì sao bắt buộc phải lập?

Sổ sách kế toán bán hàng online là hệ thống biểu mẫu dùng để ghi chép toàn bộ doanh thu gộp, giá vốn, chi phí sàn, dòng tiền vận chuyển và tồn kho phát sinh từ hoạt động thương mại điện tử. Hệ thống này giúp chủ gian hàng theo dõi chính xác lợi nhuận thực tế và cung cấp căn cứ pháp lý minh bạch khi làm việc với cơ quan thuế.

Từ ngày 01/01/2026, cơ quan thuế đẩy mạnh đối chiếu dữ liệu tự động giữa sàn giao dịch TMĐT, cổng thanh toán ngân hàng và đơn vị chuyển phát COD. Việc kinh doanh nhưng không duy trì sổ sách kế toán bán hàng online sẽ khiến người bán đối mặt với mức phạt hành chính từ 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo quy định quản lý thuế hiện hành.

Nhiều chủ shop lầm tưởng việc sàn khấu trừ thuế đã thay thế toàn bộ nghĩa vụ kế toán. Thực tế, hệ thống sổ sách kế toán bán hàng online là yêu cầu bắt buộc để chứng minh chi phí hợp lý.

Nếu không có sổ sách kế toán bán hàng online, bạn sẽ không thể bảo vệ lợi nhuận khi bị kiểm tra quyết toán thuế. Người bán có thể bị cơ quan thuế ấn định doanh thu dựa trên dữ liệu đối soát sàn.

Việc lập sổ sách kế toán bán hàng online còn giúp người bán nắm bắt bức tranh tài chính trung thực. Bạn sẽ biết rõ từng mã SKU đang mang lại lợi nhuận hay gánh lỗ sau khi khấu trừ 15% đến 25% các loại chiết khấu, hoa hồng sàn.

Đồng thời, một bộ sổ sách kế toán bán hàng online rõ ràng giúp chủ shop chủ động quản trị dòng tiền. Đây là nền tảng cốt lõi để scale-up doanh thu từ vài trăm triệu lên nhiều tỷ đồng mỗi tháng.

Bán hàng trên sàn thương mại điện tử cần sổ sách gì theo Thông tư 88?

Bán hàng trên sàn thương mại điện tử cần sổ sách gì là câu hỏi mà hầu hết chủ hộ kinh doanh và doanh nghiệp quy mô 3 tỷ đến 50 tỷ đồng mỗi năm đều gặp phải khi chuẩn hóa vận hành. Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC, các chủ shop thực hiện phương pháp kê khai bắt buộc phải mở và ghi chép 7 loại sổ kế toán tiêu chuẩn để phục vụ thanh tra, kiểm tra.

Bên cạnh đó, căn cứ theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP, sàn TMĐT có trách nhiệm cung cấp dữ liệu định kỳ cho cơ quan thuế. Do đó, việc hoàn thiện sổ sách kế toán bán hàng online theo chuẩn mực là yêu cầu sống còn đối với mọi chủ gian hàng.

Dưới đây là danh mục các biểu mẫu bắt buộc áp dụng khi hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán bán hàng online cho nhà bán hàng đa sàn:

Để tìm hiểu chi tiết biểu mẫu thực tế, bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn về danh mục và hướng dẫn ghi 7 loại sổ kế toán hộ kinh doanh chuẩn chỉnh. Việc chuẩn bị đúng mẫu sổ sách kế toán bán hàng online giúp shop tránh nguy cơ bị xử phạt hình thức kế toán sai quy cách.

Đặc biệt, việc thiết lập sổ sách kế toán bán hàng online đồng bộ giữa các mẫu sổ sẽ tạo ra quy trình làm việc khép kín. Người bán không còn lo sợ tình trạng lệch số liệu giữa kho bãi và doanh thu.

Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa dịch vụ (Mẫu S1-HKD)

Sổ S1-HKD đóng vai trò hạt nhân trong toàn bộ bộ sổ sách kế toán bán hàng online. Chủ shop phải ghi nhận doanh thu theo giá bán niêm yết của đơn hàng thành công, tuyệt đối không được ghi theo số tiền sau giảm trừ.

Mỗi dòng ghi sổ cần thể hiện rõ mã đơn hàng, ngày đơn giao thành công, tên người mua và tổng giá trị đơn hàng. Khi làm sổ sách kế toán bán hàng online, số liệu trên sổ S1-HKD phải khớp chính xác với cột tổng giá trị đơn hàng trên bảng kê chi tiết từ Shopee, TikTok Shop hay Lazada.

Việc ghi chép cẩn thận sổ doanh thu trong hệ thống sổ sách kế toán bán hàng online giúp bảo vệ doanh nghiệp trước các đợt rà soát đột xuất. Đây là căn cứ đối chiếu với dữ liệu doanh thu mà các nền tảng TMĐT gửi định kỳ cho Tổng cục Thuế.

Nếu phát sinh sai lệch giữa sao kê sàn và sổ sách kế toán bán hàng online, chủ shop sẽ phải giải trình chi tiết từng mã vận đơn. Vì vậy, việc cập nhật sổ sách kế toán bán hàng online hàng ngày là giải pháp an toàn nhất.

Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2-HKD)

Quản lý hàng tồn kho là thách thức lớn nhất của các nhà bán hàng trực tuyến có từ 500 đến 2.000 SKU. Sổ S2-HKD thuộc hệ thống sổ sách kế toán bán hàng online dùng để kiểm soát chặt chẽ giá vốn xuất kho và lượng hàng tồn thực tế.

Khi vận hành đa sàn kết hợp kho riêng và kho ký gửi fulfillment, việc cập nhật sổ sách kế toán bán hàng online cho biến động kho phải diễn ra liên tục. Bạn cần đối chiếu số lượng xuất bán với biên bản giao nhận của đơn vị chuyển phát để tránh thất thoát sản phẩm.

Nếu sổ sách kế toán bán hàng online không phản ánh đúng giá trị tồn kho, giá vốn tính ra sẽ sai lệch hoàn toàn. Điều này dẫn tới việc báo cáo thuế phản ánh sai lợi nhuận gộp, tạo kẽ hở khiến đoàn kiểm tra nghi ngờ tính trung thực của hóa đơn đầu vào.

Một bộ sổ sách kế toán bán hàng online chuẩn mực về kho sẽ chứng minh được nguồn gốc xuất xứ hàng hóa. Nhờ đó, rủi ro bị quản lý thị trường xử phạt hàng trôi nổi sẽ được triệt tiêu hoàn toàn.

Sổ chi phí sản xuất kinh doanh và sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi (Mẫu S3-HKD, S4-HKD)

Sổ S3-HKD là nơi lưu trữ mọi khoản chi phí hợp lý để phục vụ hoạt động bán lẻ trực tuyến. Chi phí thuê kho bãi, bao bì đóng gói, băng keo và lương nhân viên đóng hàng đều phải tập hợp đầy đủ vào sổ sách kế toán bán hàng online.

Song song đó, sổ tiền gửi ngân hàng (Mẫu S7-HKD) giúp theo dõi chặt chẽ dòng tiền rút từ ví Shopee, TikTok Shop về tài khoản ngân hàng kinh doanh. Mọi dòng tiền chuyển vào tài khoản phải tương ứng với các bút toán rút tiền ghi nhận trên sổ sách kế toán bán hàng online.

Sự đồng bộ giữa các sổ đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ kế toán. Việc duy trì đều đặn sổ sách kế toán bán hàng online giúp chủ kinh doanh giải trình nhanh chóng nguồn gốc tiền gửi khi ngành thuế yêu cầu cung cấp sao kê.

Ngoài ra, dữ liệu từ sổ sách kế toán bán hàng online là cơ sở vững chắc để người bán chứng minh chi phí quảng cáo hợp lệ. Điều này giúp tối ưu hóa nghĩa vụ tài chính một cách hoàn toàn đúng luật.

Cách làm sổ sách kế toán Shopee TikTok Shop chuẩn xác gồm những bước nào?

Cách làm sổ sách kế toán Shopee TikTok Shop chuẩn xác gồm 3 bước căn bản: thu thập báo cáo settlement từ sàn, hạch toán doanh thu gộp kèm bóc tách chi phí dịch vụ, và đối soát dòng tiền ba chiều giữa sàn, ngân hàng cùng hóa đơn điện tử. Quy trình khép kín này giúp triệt tiêu hoàn toàn nguy cơ chênh lệch số liệu sổ sách.

Nhiều kế toán truyền thống thường bối rối trước bảng sao kê hàng chục ngàn dòng của sàn TMĐT. Để thiết lập sổ sách kế toán bán hàng online đạt chuẩn, bạn cần tuân thủ tuần tự các giai đoạn dưới đây.

Việc chuẩn hóa từng bước lập sổ sách kế toán bán hàng online sẽ biến dữ liệu thô thành báo cáo quản trị sắc nét. Từ đó, người quản lý dễ dàng đưa ra các quyết định nhập hàng hay cắt giảm chi phí.

Bước 1: Thu thập báo cáo settlement và chứng từ khấu trừ phí sàn

Vào các ngày cố định hàng tuần hoặc ngày cuối cùng của tháng, bạn truy cập Trung tâm người bán để tải toàn bộ bảng sao kê thu nhập (settlement report). Tài liệu này là căn cứ gốc để nhập liệu vào sổ sách kế toán bán hàng online.

Đồng thời, bạn phải tải hóa đơn giá trị gia tăng điện tử do Shopee hoặc TikTok Shop phát hành cho các khoản phí dịch vụ sàn. Báo cáo này cần được lưu trữ ở định dạng chuẩn để phục vụ việc hoàn thiện sổ sách kế toán bán hàng online.

Nhiều shop quên tải hóa đơn phí sàn hàng tháng dẫn đến mất chứng từ khấu trừ hợp lệ. Bạn nên tìm hiểu kỹ bài viết về kế toán bán hàng trên sàn thương mại điện tử để nắm rõ các thời điểm chốt kỳ dữ liệu quan trọng.

Khi tải file hoàn tất, bạn hãy đối chiếu mã giao dịch với từng dòng trên sổ sách kế toán bán hàng online. Thao tác này giúp phát hiện ngay các khoản trừ tiền vô lý từ phía nền tảng.

Bước 2: Hạch toán chi phí sàn vào sổ kế toán và phân bổ voucher trợ giá

Nghiệp vụ hạch toán chi phí sàn vào sổ kế toán yêu cầu kế toán tách bạch từng khoản phí riêng biệt thay vì ghi gộp. Các khoản phí bao gồm phí thanh toán 3% – 4%, phí hoa hồng cố định 4% – 9% và phí dịch vụ Freeship Xtra.

Khi ghi chép sổ sách kế toán bán hàng online, công thức xác định doanh thu và chi phí hợp lệ được tính như sau:

1. Doanh thu bán hàng ghi sổ = Giá bán niêm yết sản phẩm × Số lượng hoàn thành.
2. Doanh thu tài trợ (nếu có) = Khoản tiền voucher do sàn trợ giá chi trả cho người bán.
3. Chi phí bán hàng ghi sổ = Tổng phí hoa hồng + Phí thanh toán + Phí dịch vụ marketing sàn.
4. Tiền thực nhận về ví sàn = Doanh thu bán hàng – Tổng chi phí dịch vụ sàn khấu trừ.

Sau khi tính toán, kế toán tiến hành nhập liệu các chỉ tiêu này vào sổ sách kế toán bán hàng online tương ứng. Việc phân loại chi tiết giúp chủ shop kiểm soát chính xác chi phí vận hành gian hàng trên từng kênh.

Bộ sổ sách kế toán bán hàng online của bạn sẽ thể hiện chính xác tỷ lệ chi phí sàn trên từng dòng sản phẩm. Đây là cơ sở cốt lõi để điều chỉnh chiến lược định giá bán hàng.

Bước 3: Đối soát dòng tiền 3 chiều giữa sàn, ngân hàng và hóa đơn

Bước cuối cùng khi thiết lập sổ sách kế toán bán hàng online là thực hiện đối soát 3 chiều độc lập. Kế toán đối chiếu số dư ví sàn, sao kê tài khoản ngân hàng và bảng kê hóa đơn điện tử đã phát hành.

Nếu xuất hiện khoản lệch dòng tiền vượt quá 500.000 đồng, bạn phải rà soát lại danh sách đơn đổi trả hoặc đơn khiếu nại chưa xử lý dứt điểm. Ghi nhận kịp thời biến động này vào sổ sách kế toán bán hàng online sẽ ngăn ngừa sai lệch dòng tiền tích tụ qua các tháng.

Quy trình đối soát ba chiều chuẩn chỉnh đem lại sự an tâm tuyệt đối cho chủ doanh nghiệp. Một bộ sổ sách kế toán bán hàng online sạch đẹp là tấm lá chắn bảo vệ doanh nghiệp vững chắc trong mọi kỳ thanh tra tài chính.

Không những thế, việc liên tục hoàn thiện sổ sách kế toán bán hàng online còn tạo dựng uy tín tín dụng vững chắc. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận các nguồn vốn vay ngân hàng lãi suất thấp.

> Căn cứ pháp lý quan trọng: Căn cứ theo quy định tại Điều 5 Thông tư 88/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải thực hiện chế độ kế toán, lập đầy đủ chứng từ và mở hệ thống sổ kế toán để theo dõi nghĩa vụ thuế theo đúng quy định.

Đâu là những sai lầm nghiêm trọng khi lập sổ sách kế toán sàn TMĐT?

Những sai lầm nghiêm trọng khi lập sổ sách kế toán sàn TMĐT bao gồm: ghi nhận doanh thu theo số tiền net thực nhận về tài khoản ngân hàng, bỏ quên đơn hoàn hủy cùng voucher trợ giá, và sử dụng chung một hệ thống sổ sách cho cả hộ kinh doanh lẫn công ty. Các lỗi này khiến số liệu báo cáo vênh hàng trăm triệu so với dữ liệu sàn gửi cơ quan thuế.

Những sai lầm này bắt nguồn từ thói quen ghi chép thủ công và thiếu hiểu biết về bản chất hạch toán đa sàn. Dưới đây là 3 điểm mù tai hại nhất khiến sổ sách kế toán bán hàng online của bạn bị cơ quan thuế bác bỏ.

Việc nhận diện sớm các lỗi sai giúp chủ shop kịp thời chấn chỉnh quy trình nhập liệu. Bạn sẽ tiết kiệm được khoản tiền phạt rất lớn khi cơ quan chức năng tiến hành hậu kiểm.

Ghi nhận doanh thu theo số tiền thực nhận về tài khoản ngân hàng

Sai lầm lớn nhất của các shop là đợi tiền về tài khoản Techcombank, Vietcombank rồi mới lấy con số đó ghi vào sổ sách kế toán bán hàng online. Thực tế, con số chuyển khoản này chỉ là doanh thu thuần sau khi sàn đã cấn trừ hàng loạt chi phí.

Ví dụ, shop có đơn hàng 1.000.000 đồng, sàn trừ 150.000 đồng phí dịch vụ và chuyển về tài khoản 850.000 đồng. Nếu ghi sổ doanh thu 850.000 đồng, bạn đang khai thiếu 150.000 đồng doanh thu tính thuế. Cơ quan thuế khi quét dữ liệu từ cổng TMĐT sẽ phát hiện ngay sự chênh lệch này.

Để đảm bảo an toàn, sổ sách kế toán bán hàng online bắt buộc phải ghi nhận đầy đủ doanh thu gộp 1.000.000 đồng. Bạn có thể xem thêm hướng dẫn tại bài viết thuế kinh doanh online 2026: hướng dẫn từ a-z theo quy định mới nhất để tránh sai sót tương tự.

Chủ shop cần lưu ý rằng cơ quan thuế luôn lấy số GMV của sàn làm căn cứ ấn định thuế. Do đó, việc ghi nhận thiếu doanh thu trên sổ sách kế toán bán hàng online sẽ bị xem là hành vi trốn thuế.

Bỏ quên hạch toán đơn hoàn hủy và trợ giá Freeship Xtra

Các chương trình Flash Sale, mã giảm giá của sàn và gói Freeship Xtra tạo ra những dòng tiền phức tạp. Nếu kế toán không bóc tách chi tiết khi ghi chép sổ sách kế toán bán hàng online, bạn sẽ bị tính thuế oan trên những khoản tiền không thực nhận.

Đơn hàng giao không thành công, bị chuyển hoàn cũng cần có chứng từ xuất nhập kho hoàn ứng kịp thời. Nếu không cập nhật vào sổ sách kế toán bán hàng online, kho hàng sẽ bị vênh số liệu nghiêm trọng giữa lý thuyết và thực tế.

Sự lúng túng trong xử lý đơn hoàn hủy thường khiến shop mất quyền lợi được giảm trừ doanh thu. Hãy đảm bảo mọi chứng từ hoàn hàng đều được lưu trữ đầy đủ kèm mã vận đơn đối soát.

Việc ghi chép minh bạch các khoản trợ giá trên sổ sách kế toán bán hàng online sẽ bảo vệ bạn khi quyết toán. Mọi dòng tiền tài trợ từ nền tảng đều cần được hạch toán theo đúng bản chất thu nhập khác.

Dùng chung một hệ thống sổ sách cho cả hộ kinh doanh và công ty

Nhiều chủ thương hiệu sở hữu đồng thời một công ty và một vài hộ kinh doanh vệ tinh nhưng lại gộp chung trên một file tính. Đây là hành vi vi phạm nghiêm trọng nguyên tắc độc lập thực thể kế toán khi làm sổ sách kế toán bán hàng online.

Mỗi mã số thuế là một chủ thể nộp thuế riêng biệt, phải có một bộ sổ sách kế toán bán hàng online hoàn toàn độc lập. Bạn không thể dùng chi phí của công ty để bù trừ cho doanh thu của hộ kinh doanh hay ngược lại.

Cơ quan thuế hiện nay dùng công nghệ đối chiếu liên ngân hàng để nhận diện dòng tiền bất thường. Việc lập riêng biệt từng bộ sổ sách kế toán bán hàng online cho từng pháp nhân là điều kiện tiên quyết để tránh rủi ro thanh tra chuyển giá nội bộ.

Nếu để lẫn lộn dòng tiền giữa hai thực thể, bạn sẽ gặp rắc rối cực lớn khi cơ quan chức năng phong tỏa tài khoản. Tách biệt sổ sách kế toán bán hàng online ngay từ đầu là biện pháp bảo vệ tài sản doanh nghiệp an toàn nhất.

> Căn cứ theo quy định tại Nghị định 117/2025/NĐ-CP, việc chia sẻ dữ liệu tự động giữa các nền tảng thương mại điện tử và cơ quan quản lý thuế đang được triển khai đồng bộ trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Vì sao nên chọn dịch vụ hoàn thiện sổ sách kế toán bán hàng online của VAR eCOM?

Nên chọn dịch vụ hoàn thiện sổ sách kế toán bán hàng online của VAR eCOM vì chúng tôi sở hữu phương pháp luận chuyên sâu TMĐT, ứng dụng AI tự động hóa 95% khâu nhập liệu và cam kết dữ liệu thuộc quyền sở hữu riêng của khách hàng. Giải pháp này giúp loại bỏ hoàn toàn tình trạng sai lệch đối soát giữa tiền sàn, ngân hàng và hóa đơn thuế.

Thiết lập một hệ thống sổ sách kế toán bán hàng online hoàn chỉnh đòi hỏi nhân sự phải am hiểu sâu sắc nghiệp vụ sàn TMĐT và chính sách thuế cập nhật. Với hơn 10 năm kinh nghiệm chuyên sâu và đã đồng hành cùng 500+ doanh nghiệp TMĐT trên toàn quốc, VAR eCOM cung cấp giải pháp kế toán trọn gói giúp nhà bán hàng an tâm tăng trưởng doanh số.

Hệ sinh thái giải pháp của VAR eCOM ứng dụng công nghệ tự động hóa tới 95% khâu nhập liệu, bóc tách báo cáo settlement phức tạp từ Shopee, TikTok Shop thành bộ sổ sách kế toán bán hàng online chuẩn mực. Toàn bộ dữ liệu của khách hàng được quản lý an toàn trên nền tảng điện toán đám mây và sao lưu định kỳ 2 lần mỗi ngày.

Đặc biệt, VAR eCOM cam kết dữ liệu kế toán thuộc sở hữu hoàn toàn của khách hàng trên hệ thống phần mềm chuyên nghiệp. Chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra lãi lỗ theo từng SKU, đối soát phí sàn và tra cứu sổ sách kế toán bán hàng online ở bất kỳ thời điểm nào.

Đội ngũ chuyên gia tại VAR eCOM luôn đồng hành hỗ trợ rà soát rủi ro định kỳ cho từng shop. Hệ thống sổ sách kế toán bán hàng online do chúng tôi thiết lập luôn sẵn sàng phục vụ các đợt thanh tra quyết toán.

Nếu shop của bạn đang gặp khó khăn trong việc khớp số liệu đơn hàng và thuế, hãy tham khảo ngay giải pháp kế toán sàn thương mại điện tử để được chuyên gia tư vấn lộ trình chuẩn hóa an toàn nhất.

Lựa chọn giao phó sổ sách kế toán bán hàng online cho VAR eCOM là bước đi chiến lược giúp giải phóng nguồn lực quản trị. Bạn sẽ có trọn vẹn thời gian tập trung vào phát triển sản phẩm và tối ưu chuyển đổi bán hàng lẻ.

Câu hỏi thường gặp về sổ sách kế toán bán hàng online (FAQ)

Bán hàng online doanh thu dưới 100 triệu/năm có phải làm sổ sách kế toán không?

Cá nhân kinh doanh online có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm được miễn nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo quy định hiện hành. Do đó, nhóm đối tượng này không bắt buộc phải thực hiện chế độ sổ sách kế toán bán hàng online theo Thông tư 88/2021/TT-BTC. Tuy nhiên, bạn vẫn nên ghi chép nhật ký bán hàng đơn giản để theo dõi ngưỡng doanh thu tránh bị động khi phát sinh vượt mức.

Nếu doanh thu tiệm cận ngưỡng 100 triệu đồng, bạn cần chuẩn bị sẵn sàng tâm thế làm sổ sách kế toán bán hàng online. Việc ghi chép sớm giúp bạn làm quen với các biểu mẫu kê khai theo quy định của cơ quan quản lý.

Hộ kinh doanh trên sàn TMĐT được tự lập sổ sách bằng Excel hay phải dùng phần mềm?

Hộ kinh doanh hoàn toàn có quyền sử dụng file Excel để lập và theo dõi sổ sách kế toán bán hàng online, miễn là đáp ứng đầy đủ các cột mục chỉ tiêu theo quy định của Bộ Tài chính. Dù vậy, khi quy mô đạt trên 1.000 đơn hàng mỗi tháng, việc dùng phần mềm kế toán chuyên dụng kết nối API sàn sẽ giúp giảm thiểu 90% sai sót nhập liệu thủ công.

Nếu vẫn chọn dùng Excel, bạn cần thiết kế công thức bảo vệ dữ liệu chặt chẽ trên file sổ sách kế toán bán hàng online. Một lỗi nhảy hàm số học có thể làm sai lệch toàn bộ báo cáo doanh thu nộp thuế.

Thời gian lưu trữ sổ sách kế toán bán hàng online theo luật định là bao lâu?

Căn cứ theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán bán hàng online, chứng từ đối soát sàn và hóa đơn điện tử liên quan phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm đến 10 năm tùy theo từng loại tài liệu.

Hồ sơ có thể lưu trữ dưới dạng chứng từ điện tử nhưng phải đảm bảo khả năng tra cứu, trích xuất và tính toàn vẹn dữ liệu khi cơ quan thuế yêu cầu thanh tra, kiểm tra.

Chủ shop cần thực hiện sao lưu định kỳ bộ sổ sách kế toán bán hàng online lên các dịch vụ đám mây an toàn. Việc này nhằm tránh mất mát dữ liệu kế toán khi thiết bị máy tính gặp sự cố hư hỏng đột xuất.