Quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế là tập hợp điều kiện và chứng từ thay thế giúp một khoản chi không có hóa đơn vẫn được tính là chi phí hợp lý. Đây là quy định mà cơ quan thuế áp dụng khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Rất nhiều chủ shop TMĐT nhập hàng từ chợ đầu mối, cá nhân bán lẻ hoặc thuê KOL tự do nên không có hóa đơn GTGT kèm theo.

Nếu bỏ qua quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế, khoản chi hàng trăm triệu đồng có thể bị loại toàn bộ. Cơ quan thuế có thể loại chi phí này ngay khi đối chiếu sổ sách với dữ liệu sàn TMĐT, đúng như quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế đang áp dụng.

Bài viết tra cứu đầy đủ quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế đang áp dụng năm 2026. Nội dung là những phần cốt lõi của quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế. Đó là điều kiện áp dụng, chứng từ thay thế hóa đơn hợp lệ, các bước xử lý theo mẫu 01/TNDN và rủi ro nếu bỏ sót hồ sơ.

Thông tin bám theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, Thông tư 78/2014/TT-BTC và kinh nghiệm xử lý hơn 15.000 vấn đề kế toán của VAR eCOM. Nội dung cập nhật đến tháng 9/2026.

Quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế là gì?

Quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế cho phép ghi nhận một khoản chi thực tế phát sinh, phục vụ kinh doanh. Theo quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế, điều kiện bắt buộc là có chứng từ thay thế hợp lệ và khoản chi nằm trong danh mục được lập bảng kê. Bên bán không xuất được hóa đơn GTGT không đồng nghĩa với việc khoản chi bị bỏ qua.

Rất nhiều nhà cung cấp của shop TMĐT là cá nhân, hộ nhỏ lẻ hoặc nông dân chưa đăng ký kinh doanh. Họ không thể xuất hóa đơn GTGT theo mẫu chuẩn. Quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế ra đời để xử lý đúng tình huống này.

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, khoản chi được trừ phải thực tế phát sinh và có chứng từ thanh toán hợp pháp. Khoản chi cũng phải phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh đang triển khai, một điều kiện xuyên suốt của quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế. Đây là 3 điều kiện gốc mà quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế luôn bám theo.

Nói ngắn gọn, quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế là “lối thoát hợp pháp” cho khoản chi có thật nhưng thiếu hóa đơn. Quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế không phải kẽ hở để hợp thức hóa chi phí khống.

Điều kiện chi phí được trừ không cần hóa đơn gồm những gì?

Chi phí được trừ không cần hóa đơn theo quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế phải đáp ứng đồng thời 3 điều kiện. Điều kiện gồm có bảng kê mua hàng theo mẫu 01/TNDN, có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu từ 20 triệu đồng trở lên. Theo quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế, người đại diện doanh nghiệp phải ký xác nhận chịu trách nhiệm về bảng kê đó.

Bảng kê 01/TNDN áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ mua của cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn. Đây là công cụ trung tâm của quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế. Mẫu này do bên mua tự lập, kèm hợp đồng mua bán và chứng từ giao nhận hàng.

Với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc thanh toán qua chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được ghi nhận chi phí. Ngưỡng này trong quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế hay bị bỏ sót khi chủ shop trả tiền mặt cho freelancer hoặc KOL chạy quảng cáo.

Thiếu một trong 3 điều kiện trên, khoản chi bị loại toàn bộ dù đã có bảng kê. Đây là phần khắt khe nhất trong quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế. Kế toán nội bộ hay chủ quan bỏ qua chính điều kiện này của quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế.

Nắm chắc điều kiện chi phí được trừ không cần hóa đơn ngay từ lúc phát sinh giao dịch sẽ tốt hơn nhiều so với đợi đến kỳ quyết toán mới gom chứng từ. Đây là cách áp dụng đúng quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế mà VAR eCOM khuyến nghị cho mọi khách hàng TMĐT.

> Theo nguyên tắc chung tại Thông tư 78/2014/TT-BTC (đã sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN phải thực tế phát sinh. > Khoản chi này còn phải liên quan trực tiếp đến sản xuất kinh doanh và có đủ chứng từ hợp pháp theo quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế hiện hành.

Chứng từ thay thế hóa đơn hợp lệ gồm những loại nào?

Theo quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế, chứng từ thay thế hóa đơn hợp lệ gồm 4 loại chính. Đó là bảng kê 01/TNDN, hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, và biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu dịch vụ.

Thiếu bất kỳ loại nào trong 4 chứng từ trên, cơ quan thuế có quyền không công nhận khoản chi. Đây là lý do quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế luôn yêu cầu đủ bộ hồ sơ, không chỉ riêng bảng kê.

Với chi phí quảng cáo trên nền tảng nước ngoài như TikTok, Meta, quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế còn yêu cầu thêm hồ sơ khấu trừ thuế nhà thầu nếu phát sinh. Đây là điểm dễ thiếu nhất trong quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế khi shop TMĐT chi mạnh cho quảng cáo và KOL.

Với cá nhân chi hộ bằng thẻ riêng, quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế yêu cầu thêm chứng từ tạm ứng hoặc ủy quyền chi hộ. Quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế còn yêu cầu kèm thêm lệnh hoàn trả từ tài khoản doanh nghiệp về cá nhân.

Bảng dưới đây tổng hợp 2 cách xử lý phổ biến khi hàng hóa mua vào không có hóa đơn. Cả hai cách đều phải áp dụng đúng quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế hiện hành.

Xử lý chi phí không có hóa đơn theo luật thuế gồm mấy bước?

Xử lý chi phí không có hóa đơn theo luật thuế gồm 4 bước: xác định loại chi phí, lập bảng kê 01/TNDN, thu thập chứng từ thanh toán, và lưu trữ hồ sơ để đối chiếu khi quyết toán. Bỏ bước nào trong quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế cũng làm tăng rủi ro bị loại chi phí.

Bước 1: Xác định loại chi phí và nguồn gốc phát sinh

Kế toán cần xác định khoản chi thuộc nhóm nào: hàng nhập, phí quảng cáo, thù lao KOL hay dịch vụ thuê ngoài. Mỗi nhóm có yêu cầu chứng từ khác nhau theo quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế.

Với hàng nhập từ chợ đầu mối hoặc nước ngoài, quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế yêu cầu xác định rõ bên bán là cá nhân hay tổ chức có mã số thuế. Thông tin này quyết định dùng bảng kê hay yêu cầu hóa đơn thay thế theo đúng quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế.

Bước 2: Lập bảng kê 01/TNDN theo đúng mẫu

Bảng kê phải ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế nếu có của người bán, số lượng, đơn giá và tổng giá trị hàng hóa, đúng khung của quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế. Theo quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế, người đại diện doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu.

Một bảng kê sai định dạng hoặc thiếu chữ ký cũng đủ khiến khoản chi bị loại. Đây là lỗi phổ biến nhất trong quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế mà VAR eCOM ghi nhận từ hồ sơ khách hàng thực tế.

Bước 3: Thu thập chứng từ thanh toán và hồ sơ đi kèm

Với khoản chi từ 20 triệu đồng, bắt buộc có ủy nhiệm chi hoặc sao kê ngân hàng thể hiện đúng số tiền, đúng người nhận. Chứng từ thanh toán tiền mặt cho khoản trên ngưỡng này không được chấp nhận. Đây cũng là yêu cầu bắt buộc của quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế.

Kèm theo đó là hợp đồng, biên bản giao nhận hoặc email xác nhận đơn hàng để chứng minh giao dịch có thật theo đúng quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế. Bộ hồ sơ càng đầy đủ theo quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế, khả năng bị loại chi phí khi quyết toán càng thấp.

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ để đối chiếu khi quyết toán

Theo quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế, chứng từ phải lưu trữ tối thiểu 5 năm với tài liệu thông thường. Với chứng từ dùng trực tiếp ghi sổ, lập báo cáo tài chính, thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Đây là mốc thời gian doanh nghiệp hay quên nhất khi áp dụng quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế.

Khi cơ quan thuế đối soát dữ liệu sàn TMĐT với sổ sách, hồ sơ lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp chứng minh khoản chi. Điều này giúp áp dụng đúng quy định thời gian lưu trữ chứng từ kế toán, tránh bị ấn định doanh thu.

Hộ kinh doanh và doanh nghiệp TMĐT áp dụng quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế thế nào?

Hộ kinh doanh nộp thuế khoán ít bị đòi hỏi bảng kê chi tiết như doanh nghiệp. Tuy vậy hộ kinh doanh vẫn phải giữ chứng từ mua hàng theo quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế để giải trình khi bị thanh tra. Doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ phải tuân thủ nghiêm quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế.

Với shop bán đa sàn Shopee, TikTok Shop, Lazada, phần lớn chi phí không hóa đơn phát sinh từ 3 nguồn: nhập hàng từ chợ đầu mối hoặc nước ngoài, thuê KOL và freelancer, và chi phí vận chuyển thu hộ COD. Mỗi nguồn cần một bộ chứng từ riêng theo đúng quy định. Trong quy trình vận hành kế toán sàn thương mại điện tử, việc bóc tách và phân loại đúng 3 nguồn chi phí này ngay từ lúc phát sinh dòng tiền là nghiệp vụ cốt lõi giúp chủ shop bảo vệ toàn bộ chi phí hợp lý khi cơ quan thuế đối soát.

Khi doanh thu vượt 3 tỷ đồng một năm, hộ kinh doanh thường phải chuyển từ thuế khoán sang kê khai. Lúc này quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế trở thành điều kiện sống còn. Không tuân thủ đúng cách đồng nghĩa với việc bị loại phần lớn chi phí đầu vào theo quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế.

VAR eCOM chuẩn hóa 6 nhóm chi phí cho khách hàng TMĐT theo đúng quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế. Trong đó, nhóm hàng nhập không hóa đơn và nhóm thù lao KOL là 2 nhóm phát sinh vướng mắc nhiều nhất. Cả hai đều liên quan trực tiếp tới chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN trong quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế khi áp dụng vào thực tế vận hành.

Dù là hộ kinh doanh hay doanh nghiệp, nguyên tắc chung của quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế vẫn không đổi. Theo quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế, chi phí phải có thật, có chứng từ, và phục vụ đúng hoạt động kinh doanh đang triển khai.

Không tuân thủ quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế thì rủi ro gì?

Không tuân thủ quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế dẫn tới 3 rủi ro chính. Theo quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế, doanh nghiệp đối mặt 3 rủi ro rõ rệt. Đó là bị loại toàn bộ chi phí khi quyết toán, bị truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp trên phần chi phí bị loại, và bị phạt chậm nộp theo số ngày chậm.

Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, cơ quan thuế có quyền ấn định doanh thu, ấn định thuế khi người nộp thuế không xuất trình đủ sổ sách, chứng từ hợp lệ. Đây là hậu quả nặng nhất của việc bỏ qua quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế.

Một trường hợp thực tế VAR eCOM từng xử lý: khách hàng theo dõi tồn kho theo tên hiển thị trên sàn, không có bộ mã sản phẩm cố định, không lưu dữ liệu kỳ cũ. Đây là lỗi vi phạm trực tiếp quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế. Khi thuế đối soát theo quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế, phần chi phí liên quan bị loại vì không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa.

Với chi phí quảng cáo, KOL trả bằng thẻ cá nhân mà thiếu chứng từ tạm ứng và lệnh hoàn trả, phần chi này gần như chắc chắn bị loại. Rủi ro vi phạm quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế càng lớn với shop chi 600 triệu đến 1,5 tỷ đồng mỗi tháng cho quảng cáo, KOL.

Ngoài loại chi phí, doanh nghiệp còn đối diện việc bị truy thu thuế bán hàng online nếu cơ quan thuế xác định có dấu hiệu khai thiếu doanh thu. Nguy cơ này thường xảy ra song song với vi phạm quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế.

Nghị định nào quy định về khoản chi được trừ khi không có hóa đơn?

Khoản chi được trừ khi không có hóa đơn hiện được hướng dẫn tại Thông tư 78/2014/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC. Các quy định về hóa đơn, chứng từ còn được nêu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là 2 văn bản gốc mà quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế bám theo.

Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản hướng dẫn mới nhất theo Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15, vì đây là nền tảng pháp lý của quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế đang áp dụng trong năm 2026. Nghị định về khoản chi được trừ khi không có hóa đơn, một phần của quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế, có thể được cập nhật thêm phụ lục hướng dẫn theo thời gian.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn hợp lệ phải mang đúng tên, mã số thuế người mua và phản ánh đúng bản chất giao dịch. Khi bên bán không thể xuất hóa đơn theo mẫu này, quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế yêu cầu chuyển sang lập bảng kê 01/TNDN.

Vì hệ thống văn bản thuế cập nhật liên tục, cách an toàn nhất là tra cứu quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế hiện hành tại thời điểm phát sinh. Bài viết này được cập nhật đến tháng 9/2026. Không nên áp cứng một số hiệu văn bản cũ khi vận dụng quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế vào tình huống đã thay đổi.

Người đọc có thể tham khảo phân tích chi tiết điều kiện tại chuyên trang Thư viện Pháp luật hoặc cổng thông tin của Tổng cục Thuế để cập nhật văn bản mới nhất.

Câu hỏi thường gặp

Mua hàng không có hóa đơn có được khấu trừ thuế GTGT không?

Không. Khoản mua hàng không có hóa đơn GTGT hợp lệ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, dù đã có bảng kê 01/TNDN theo quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế. Quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế chỉ giúp ghi nhận chi phí tính thuế TNDN, không thay thế được hóa đơn GTGT để khấu trừ.

Thông tư 78 quy định gì về chi phí không hóa đơn?

Thông tư 78/2014/TT-BTC nêu 3 điều kiện để một khoản chi được trừ: thực tế phát sinh, phục vụ sản xuất kinh doanh và có chứng từ hợp pháp. Đây là văn bản gốc mà quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế hiện nay vẫn tham chiếu.

Bảng kê 01/TNDN áp dụng cho những trường hợp nào?

Bảng kê 01/TNDN áp dụng khi mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn, ví dụ nông sản, hàng thủ công, dịch vụ vận chuyển nhỏ lẻ. Doanh nghiệp tự lập, ký xác nhận và chịu trách nhiệm về nội dung theo quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế.

Chi phí không có hóa đơn bị loại khi quyết toán thì xử lý ra sao?

Doanh nghiệp cần rà soát hồ sơ, bổ sung chứng từ còn thiếu nếu vẫn trong thời hạn cho phép. Đồng thời doanh nghiệp phải chấp nhận nộp bổ sung thuế và tiền chậm nộp cho phần bị loại theo quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế. Nắm rõ quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế từ đầu vẫn là cách phòng ngừa hiệu quả nhất.

Kết luận về quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế

Quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế xoay quanh 3 điều kiện gốc: chi phí có thật, có chứng từ thay thế hợp lệ và phục vụ đúng hoạt động kinh doanh. Thiếu một trong 3 điều kiện của quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế, khoản chi có nguy cơ bị loại toàn bộ khi quyết toán.

Với shop TMĐT đa sàn, doanh thu 15 tỷ đồng một năm trở lên, khối lượng giao dịch không hóa đơn thường lớn và dàn trải nhiều nhóm chi phí. Áp dụng đúng quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế ngay từ đầu giúp tránh khoản truy thu bất ngờ cuối năm.

VAR eCOM đã xử lý hơn 15.000 vấn đề kế toán cho hơn 500 doanh nghiệp thương mại điện tử, phần lớn liên quan trực tiếp đến quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế. Trong đó, chuẩn hóa hồ sơ theo đúng quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế là phần việc lặp lại ở hầu hết khách hàng đa sàn.

Liên hệ hotline 082 6868 007 để được VAR eCOM rà soát hồ sơ chi phí hiện tại theo đúng quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế. Xử lý sớm giúp doanh nghiệp tránh để quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế trở thành lý do bị truy thu ngoài kế hoạch.