Hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT là hoá đơn dạng dữ liệu điện tử, được lập và ký số cho mỗi đơn bán qua Shopee, TikTok Shop, Lazada hay Tiki. Bạn chốt vài trăm đơn mỗi ngày nhưng chưa chắc phải xuất lúc nào, ai xuất, đơn hoàn COD xử lý ra sao?

Từ 2025–2026, cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu sàn với ngân hàng gần như tức thời. Một hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT bị lệch ngày hay lệch số đều dễ bị truy thu.

Bài cập nhật tháng 9/2026 tổng hợp quy định mới nhất về hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT. Nội dung gồm thời điểm xuất, cách xử lý đơn hoàn và mức phạt khi quên xuất, kèm ví dụ thật.

Hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT là gì?

Hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT là chứng từ kế toán dạng dữ liệu điện tử, do người bán lập và ký số cho từng đơn bán qua Shopee, TikTok Shop, Lazada. Loại hoá đơn này có hoặc không có mã của cơ quan thuế, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Chuẩn định dạng của hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT là tệp XML có ký số.

Mỗi đơn bán ra là một nghiệp vụ, phải ghi nhận bằng một hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT. Sàn chỉ là trung gian, còn nghĩa vụ xuất hoá đơn thuộc về chủ shop.

VAR eCOM chuẩn hoá quy trình hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT trên nền MISA ASP.

Bản chất hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT gắn chặt với dữ liệu đối soát của sàn. Sàn lưu từng đơn, từng phí, từng lần hoàn, nên hoá đơn phải khớp bảng đối soát khi hậu kiểm.

Theo VAR eCOM ghi nhận từ 500+ nhà bán, hơn 60% sai sót nằm ở quy trình, không phải phần mềm. Ba lỗi hay gặp của hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT là xuất sai ngày, sai giá trị sau voucher và bỏ sót đơn hoàn.

Lệch một ngày trên hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT đủ để bị hỏi khi hậu kiểm.

Xem thêm kế toán bán hàng trên sàn thương mại điện tử để nắm bức tranh nghiệp vụ.

Bán hàng Shopee có phải xuất hoá đơn không?

Có. Bán hàng Shopee vẫn phải xuất hoá đơn cho từng đơn đã hoàn thành, không phân biệt lớn nhỏ. Nghĩa vụ hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT áp dụng cho cả hộ kinh doanh và doanh nghiệp, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Quy định không có ngưỡng miễn hoá đơn theo giá trị đơn. Một hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT vẫn phải lập ngay cả khi khách không lấy hoá đơn, với đơn chỉ vài chục nghìn đồng.

Hộ kinh doanh áp dụng hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT từ ngày 01/06/2025.

Đơn khuyến mãi hay đơn 0 đồng kèm quà cũng cần hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT.

> Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ: người bán phải lập hoá đơn khi bán hàng hoá, dịch vụ, kể cả khi người mua không lấy hoá đơn.

Bạn có thể tra cứu toàn văn quy định trên Thư viện pháp luật trước khi áp dụng.

Doanh thu trên hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT phải bằng doanh thu thật, không thấp hơn dữ liệu sàn. Bán nhiều sàn nên dùng chung một quy trình xuất.

Với TikTok Shop và Lazada, hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT theo nguyên tắc như Shopee.

Thời điểm xuất hoá đơn đơn hàng sàn TMĐT là khi nào?

Thời điểm xuất hoá đơn đơn hàng sàn TMĐT là lúc chuyển giao quyền sở hữu hàng, tức khi đơn được giao thành công. Mốc này gắn với trạng thái đơn “Hoàn thành” trên hệ thống sàn.

Nhiều shop xuất ngay lúc khách đặt, trong khi đơn có thể huỷ hoặc hoàn trước khi giao. Khi đó hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT đã xuất không có giao dịch thật đứng sau.

Xuất quá muộn cũng bị coi là sai thời điểm. Đây là lỗi hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT bị phạt nhiều nhất, mức từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Cách an toàn là căn theo ngày đơn “Hoàn thành”, rồi lập hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT theo đúng ngày đó. Shop hàng nghìn đơn mỗi ngày nên xuất tự động theo lô qua API, giảm 90% nhập tay.

Chốt đúng ngày là cách giữ hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT không lệch kỳ doanh thu. VAR eCOM khuyến nghị lập hoá đơn theo từng kỳ đối soát, không gộp nhiều kỳ.

Ba sàn lớn dùng chung nguyên tắc thời điểm cho hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT.

Sàn xuất hoá đơn thay người bán được không?

Đa số trường hợp, sàn không tự xuất hoá đơn thay người bán. Trách nhiệm lập hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT vẫn thuộc chủ gian hàng, trừ khi có uỷ nhiệm bằng văn bản theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cần phân biệt hai việc. Từ 01/07/2025, theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP, sàn khấu trừ và nộp thay thuế GTGT, thuế TNCN cho người bán trên từng đơn. Nhưng khấu trừ thuế thay không phải là xuất hoá đơn thay.

Sàn có thể trừ tiền thuế mỗi đơn, nhưng hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT thì người bán vẫn phải tự lập, trừ khi có uỷ nhiệm. Nhiều chủ shop tưởng “sàn lo hết” nên bỏ sót hoá đơn.

Không có uỷ nhiệm thì người bán tự lập hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT cho mọi đơn.

Uỷ nhiệm lập hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT phải có văn bản, ghi đúng tên và mã số thuế người bán. Người bán vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng, kể cả khi nhờ bên thứ ba xuất hoá đơn.

Mã số thuế người bán phải hiển thị đúng trên hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT.

Xuất hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT gồm mấy bước?

Xuất hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT gồm 5 bước: lấy dữ liệu đơn từ sàn, đối soát doanh thu thật, xác định thời điểm, lập và ký số, rồi gửi dữ liệu cho cơ quan thuế. Quy trình áp dụng cho cả hộ kinh doanh lẫn doanh nghiệp.

1. Tải bảng đối soát và danh sách đơn “Hoàn thành” từ Shopee, TikTok Shop hoặc Lazada theo từng kỳ.
2. Đối soát doanh thu thật sau khi trừ voucher của shop, cộng lại trợ giá của sàn, tách phí sàn khỏi doanh thu.
3. Xác định thời điểm lập theo ngày đơn hoàn thành, gom theo kỳ đối soát để không lệch ngày.
4. Lập và ký số hoá đơn bằng phần mềm đã kết nối cơ quan thuế.
5. Gửi hoá đơn có mã hoặc chuyển dữ liệu hoá đơn không mã đến cơ quan thuế, lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Chuẩn hoá 5 bước giúp hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT luôn khớp doanh thu. Với shop lớn, bước 1 và 4 nên tự động hoá qua API, vì làm tay hàng nghìn hoá đơn mỗi ngày dễ sai.

Một hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT xuất tự động tiết kiệm hàng chục giờ công mỗi tháng. Bạn có thể dùng công cụ giải pháp xuất hoá đơn trên sàn thương mại điện tử của VAR eCOM để đối soát theo từng kỳ.

Cơ quan thuế trả trạng thái tiếp nhận cho từng hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT.

Hoá đơn khi khách trả hàng, hoàn tiền COD xử lý thế nào?

Khi khách trả hàng hoặc hoàn tiền COD, người bán phải lập hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn thay thế cho hoá đơn đã xuất, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Không được tự xoá hoá đơn gốc đã gửi cơ quan thuế.

Đơn COD dễ lệch nhất. Hàng giao không thành công, khách bom đơn hoặc hoàn một phần đều làm doanh thu thật giảm. Khi đó hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT sẽ cao hơn tiền thực nhận, khiến bạn nộp thuế oan trên doanh thu ảo.

Có ba tình huống. Chưa xuất mà đơn đã hoàn thì không lập hoá đơn. Đã xuất mà khách hoàn toàn bộ thì lập hoá đơn điều chỉnh giảm hoặc thay thế. Khách hoàn một phần thì điều chỉnh phần chênh lệch.

Xử lý đúng đơn COD giữ hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT sát tiền thực nhận. Mỗi hoá đơn điều chỉnh cần lưu kèm chứng từ hoàn hàng của sàn và đơn vị vận chuyển.

Đơn hoàn đã xuất phải để lại dấu vết trên hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT bằng hoá đơn điều chỉnh.

Kỹ thuật lập chứng từ điều chỉnh có trong bài lập hoá đơn thay thế và hoá đơn điều chỉnh cho hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT.

Quên xuất hoá đơn bán online bị phạt gì?

Quên xuất hoá đơn bán online có thể bị phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP: hành vi không lập hoá đơn khi bán hàng có thể bị phạt tới 10.000.000 – 20.000.000 đồng, kèm truy thu thuế và tiền chậm nộp. Mức cụ thể tuỳ số lượng và tính chất vi phạm.

Tiền chậm nộp 0,03%/ngày cộng dồn với phạt hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT.

Rủi ro không dừng ở một hoá đơn. Khi thuế đối chiếu dữ liệu sàn với sao kê ngân hàng, doanh thu chưa có hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT bị coi là doanh thu giấu, dẫn tới truy thu nhiều kỳ.

Bảng dưới tóm tắt các lỗi hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT thường gặp và mức phạt tham chiếu theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Đối soát cuối mỗi kỳ là cách bảo vệ hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT khỏi bị phạt. Hãy đảm bảo số hoá đơn khớp số đơn hoàn thành; nếu đã bỏ sót, nên chủ động khai bổ sung.

Khai bổ sung sớm giúp giảm phạt cho hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT bị bỏ sót.

Mức phạt khi tự giác thường nhẹ hơn khi bị phát hiện. Xem thêm cách chuẩn bị hồ sơ trong bài truy thu thuế bán hàng online.

Câu hỏi thường gặp về hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT

Bán trên sàn dưới 200 triệu/năm có phải xuất hoá đơn không?

Có. Ngưỡng doanh thu chịu thuế chỉ quyết định có phải nộp thuế hay không, không miễn nghĩa vụ lập hoá đơn. Người bán vẫn phải xuất hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT theo quy định hiện hành.

Ngưỡng 200 triệu đồng mỗi năm không đổi nghĩa vụ hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT.

Sàn đã khấu trừ thuế thì còn phải xuất hoá đơn nữa không?

Còn. Theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP, sàn khấu trừ và nộp thay thuế nhưng không lập hoá đơn thay bạn. Người bán vẫn phải tự xuất và lưu hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT đầy đủ.

Thuế sàn nộp thay vẫn ghi song song với hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT của bạn.

Xuất hoá đơn tổng hợp cuối ngày cho các đơn nhỏ có được không?

Với người mua không lấy hoá đơn, bạn có thể lập hoá đơn tổng hợp. Đây cũng là hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT, nên tổng giá trị phải bằng đúng doanh thu thật trong kỳ.

Lưu trữ hoá đơn điện tử trong bao lâu?

Hoá đơn điện tử phải lưu tối thiểu 10 năm dưới dạng dữ liệu gốc. Lưu trữ tốt giúp hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT luôn sẵn sàng khi thuế yêu cầu tra cứu.

Lưu đúng cách giúp mỗi hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT truy xuất được trong 10 năm.

Lời kết

Xuất đúng hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT không khó, nhưng cần một quy trình khớp dữ liệu sàn: đúng thời điểm, đúng giá trị sau voucher, xử lý gọn đơn hoàn COD. Làm chặt từ đầu giúp tránh phạt 10 – 20 triệu đồng và nguy cơ truy thu nhiều kỳ.

Hãy coi hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT là một phần của vận hành hằng ngày, không phải việc dồn tới cuối kỳ.

Quy trình tốt biến hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT thành thao tác vài phút mỗi kỳ. Shop hàng nghìn đơn trên nhiều sàn thì kiểm soát thủ công gần như bất khả thi.

VAR eCOM đã đồng hành cùng 500+ doanh nghiệp TMĐT, tự động hoá và đối soát hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT, khớp ba chiều sàn – ngân hàng – kế toán. Muốn rà soát rủi ro hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT trước quyết toán 2026?

Liên hệ VAR eCOM qua hotline 082 6868 007 để được tư vấn miễn phí và nhận checklist đối soát hoá đơn điện tử khi bán hàng trên sàn TMĐT cho riêng mô hình của bạn.