1. Hộ kinh doanh kê khai thuế khi nào?
Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ phải thực hiện kê khai thuế và nộp thuế khi tổng doanh thu từ hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh vượt quá 100 triệu đồng/năm. Mức doanh thu này là căn cứ để xác định nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Cụ thể, nếu hộ kinh doanh có doanh thu trên ngưỡng quy định, sẽ thuộc diện phải kê khai thuế hộ kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ nộp ba loại thuế gồm: thuế môn bài, thuế GTGT, và thuế TNCN. Trong khi đó, nếu doanh thu hằng năm không vượt quá 100 triệu đồng, hộ kinh doanh sẽ được miễn thuế GTGT và TNCN, tuy nhiên vẫn có thể phải nộp lệ phí môn bài, trừ trường hợp thuộc diện được miễn theo quy định riêng.
Một điểm quan trọng cần lưu ý là: ngưỡng doanh thu 100 triệu đồng/năm chỉ áp dụng cho việc xác định nghĩa vụ nộp thuế GTGT và TNCN, không áp dụng cho việc miễn hoặc giảm lệ phí môn bài. Tức là, ngay cả khi không phải nộp GTGT và TNCN do doanh thu thấp, hộ kinh doanh vẫn có thể phải kê khai và đóng lệ phí môn bài nếu không nằm trong nhóm được miễn.
Đối với hình thức hộ kinh doanh theo nhóm hoặc hộ gia đình, mức doanh thu để xác định nghĩa vụ thuế cũng được tính trên cơ sở một đại diện duy nhất của hộ hoặc nhóm, và áp dụng tương tự mức ngưỡng 100 triệu đồng/năm.
2. Quy trình kê khai thuế hộ kinh doanh mới nhất
Trong năm 2025, việc kê khai thuế hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đã được Bộ Tài chính quy định rõ ràng nhằm tạo sự minh bạch, thống nhất trong thực hiện nghĩa vụ thuế. Tùy vào quy mô, tần suất hoạt động và hình thức kinh doanh, hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong hai phương pháp kê khai thuế hộ kinh doanh chính là: phương pháp khoán và phương pháp kê khai.
2.1. Hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh đối với hộ khoán mới nhất
Hộ kinh doanh theo phương pháp khoán là nhóm áp dụng hình thức tính thuế dựa trên mức doanh thu ấn định bởi cơ quan thuế. Đây là hình thức phổ biến dành cho hộ kinh doanh nhỏ lẻ, ổn định và không phát sinh hóa đơn thường xuyên.
2.1.1 Khai thuế khoán dành cho Hộ kinh doanh
Việc kê khai thuế hộ kinh doanh khoán được thực hiện một lần duy nhất trong năm. Hộ kinh doanh cần điền đầy đủ thông tin vào mẫu tờ khai 01/CNKD được ban hành theo Thông tư số 40/2021/TT-BTC. Nội dung khai bao gồm mã ngành nghề (theo cấp 4), địa điểm kinh doanh, hình thức hoạt động và ước tính doanh thu trong năm.
Nếu hộ có nhu cầu sử dụng hóa đơn khi giao dịch, cần đăng ký phát hành hóa đơn theo từng lần phát sinh. Trong trường hợp này, hộ kinh doanh phải lưu giữ đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng hóa như hợp đồng, hóa đơn đầu vào, bảng kê thu mua,…
2.1.2 Nộp hồ sơ kê khai thuế hộ kinh doanh khoán dành cho hộ kinh doanh
Tùy theo từng trường hợp cụ thể, thời hạn và nơi nộp hồ sơ khai thuế có thể khác nhau:
- Hộ khoán đang hoạt động ổn định phải nộp tờ kê khai thuế hộ kinh doanh định kỳ vào cuối năm trước, hạn chót là ngày 15/12/2024, tại tổ tiếp nhận thuế trực thuộc UBND xã, phường, thị trấn nơi đặt cơ sở kinh doanh.
- Trường hợp mới thành lập, tái kinh doanh hoặc thay đổi quy mô, hộ cần nộp hồ sơ kê khai thuế hộ kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ thời điểm bắt đầu phát sinh hoạt động hoặc thay đổi.
Nếu hộ khoán có yêu cầu sử dụng hóa đơn, hồ sơ cần nộp thêm:
- Tờ khai mẫu 01/CNKD
- Bản sao hợp đồng liên quan
- Biên bản thanh lý hợp đồng
Tài liệu chứng minh nguồn gốc hàng hóa
2.1.3 Phương pháp Hộ kinh doanh nộp thuế khoán?
Hộ kinh doanh sẽ nhận được thông báo nộp thuế từ cơ quan thuế, trong đó ghi rõ mức thuế khoán phải nộp. Tùy điều kiện và phương tiện, hộ có thể chọn một trong các hình thức sau:
- Nộp trực tiếp tại kho bạc hoặc ngân hàng thương mại
- Nộp qua tổ chức được cơ quan thuế ủy nhiệm thu
- Nộp điện tử qua eTax Mobile hoặc Cổng dịch vụ thuế điện tử
Hạn nhận thông báo nộp tiền thường vào ngày 20/01 đối với hộ khoán hoạt động ổn định từ đầu năm, hoặc ngày 20 hàng tháng với hộ mới phát sinh hoạt động trong năm. Trong trường hợp danh sách thuế khoán đã được đăng tải công khai, hộ không còn nhận thông báo riêng mà phải tự tra cứu.
2.1.4 Thời hạn nộp thuế của hộ khoán là khi nào?
Hộ khoán có nghĩa vụ hoàn tất việc nộp thuế đúng hạn, thường là vào ngày cuối cùng của tháng. Nếu thuộc trường hợp mới bắt đầu kinh doanh hoặc có thay đổi, thì hạn chót sẽ là cuối tháng kế tiếp.
Với hộ phát hành hóa đơn theo từng lần phát sinh, thời hạn nộp thuế trùng với hạn khai thuế tương ứng theo hóa đơn. Sau khi nộp tiền, hộ kinh doanh cần giữ lại giấy nộp tiền được xác nhận để làm căn cứ chứng minh hoàn thành nghĩa vụ thuế.
2.1.5 Công khai thông tin hộ khoán
Để đảm bảo tính công khai và minh bạch, cơ quan thuế sẽ niêm yết danh sách hộ khoán từ ngày 20/12 đến 31/12/2024, và cập nhật bổ sung vào cuối tháng 01/2025. Danh sách bao gồm:
- Hộ khoán phải nộp thuế
- Hộ khoán không phải nộp thuế
Các hình thức công khai:
- Dán tại UBND cấp xã, đội thuế, chợ
- Gửi đến các tổ chức chính trị địa phương
- Đăng tải trên https://gdt.gov.vn hoặc ứng dụng eTax Mobile
2.1.6 Xử lý ý kiến phản hồi của hộ khoán
Nếu phát hiện sai sót hoặc chưa đồng thuận với mức khoán, hộ kinh doanh có thể phản hồi thông qua:
- Trực tiếp tại đội thuế địa phương
- Bộ phận một cửa tại chi cục thuế
- Gửi văn bản hoặc gọi điện đến đường dây nóng
- Gửi email phản ánh
Cơ quan thuế cam kết xử lý phản hồi trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận thông tin.
2.1.7 Cần lưu ý gì khi Hộ khoán ngừng hoặc tạm ngừng kinh doanh
Hộ khoán nếu tạm ngừng hoạt động cần thông báo trước ít nhất 01 ngày làm việc với cơ quan thuế. Nếu việc dừng hoạt động do quyết định từ cơ quan có thẩm quyền, hộ không cần gửi thông báo.
Trên cơ sở thời gian ngừng hoạt động, cơ quan thuế sẽ điều chỉnh số thuế khoán tương ứng cho hộ kinh doanh.
2.2. Hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh đối với hộ kê khai cập nhật mới
Khác với hộ khoán, hộ kê khai áp dụng phương pháp tính thuế dựa trên doanh thu thực tế và phải thực hiện chế độ kế toán. Đây là hình thức phù hợp với những hộ có quy mô lớn hoặc muốn chủ động quản lý thu chi minh bạch.
2.2.1 Kê khai thuế hộ kinh doanh với hộ kê khai
Đối tượng áp dụng:
- Cần kê khai thuế hộ kinh doanh khi doanh thu từ trên 3 tỷ đồng (sản xuất, xây dựng…) hoặc từ 10 tỷ đồng (thương mại, dịch vụ)
- Hộ sử dụng từ 10 lao động trở lên, có tham gia bảo hiểm xã hội
- Hộ tự nguyện lựa chọn phương pháp kê khai
Từ năm 2025, hộ kê khai phải thực hiện theo quy định tại Thông tư 88/2021/TT-BTC. Trường hợp có xác nhận doanh thu từ cơ quan chức năng, hộ có thể được miễn lập sổ kế toán.
2.2.2 Khai thuế với hộ kê khai
Hồ sơ gồm:
- Tờ khai thuế mẫu 01/CNKD
- Phụ lục 01-2/BK-HĐKD – ghi rõ hoạt động kinh doanh trong kỳ
Nếu hộ có xác nhận doanh thu từ cơ quan chức năng, phụ lục có thể được miễn nộp.
2.2.3 Hộ kê khai phải nộp hồ sơ khai thuế ở đâu?
Tất cả hồ sơ khai thuế được nộp tại Chi cục thuế nơi hộ đăng ký kinh doanh. Ngoài ra, hộ có thể kê khai online thông qua cổng thông tin thuế điện tử để tiết kiệm thời gian và công sức.
2.2.4 Thời gian nộp hồ sơ khai thuế
Thời hạn nộp hồ sơ và nộp thuế:
- Theo tháng: Trước ngày 20 của tháng tiếp theo
- Theo quý: Trước ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo
Hộ kê khai cũng có thể điều chỉnh số liệu đã nộp nếu phát hiện sai sót, miễn là thực hiện trong thời hạn của kỳ khai báo.
2.2.5 Những lưu ý khi kê khai thuế hộ kinh doanh đối với hộ kê khai
- Hộ kê khai nếu tạm ngừng kinh doanh cần báo trước 01 ngày làm việc. Nếu nghỉ tròn kỳ, không cần khai thuế.
- Nếu chuyển đổi từ hộ khoán, phải nộp tờ khai điều chỉnh mẫu 01/CNKD trong 10 ngày từ khi áp dụng phương pháp kê khai.
- Nên lưu trữ đầy đủ chứng từ đầu vào – đầu ra để thuận tiện khi bị kiểm tra thuế.
3. Các bước kê khai thuế hộ kinh doanh qua mạng
Trong xu hướng chuyển đổi số, việc kê khai thuế hộ kinh doanh điện tử đã trở thành yêu cầu bắt buộc nhằm hiện đại hóa công tác quản lý thuế và giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, chi phí. Thay vì phải đến trực tiếp cơ quan thuế, các cá nhân, hộ kinh doanh có thể thực hiện khai thuế và nộp tờ khai qua mạng một cách dễ dàng, nhanh chóng và minh bạch thông qua Cổng thông tin thuế điện tử hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Dưới đây là quy trình kê khai thuế hộ kinh doanh trực tuyến mới nhất năm 2025:
Bước 1: Truy cập vào hệ thống kê khai thuế hộ kinh doanh điện tử
Trước tiên, hộ kinh doanh cần truy cập vào https://thuedientu.gdt.gov.vn, sau đó chọn mục “Cá nhân”. Hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã số thuế, mật khẩu đăng nhập và mã xác nhận (captcha). Nếu chưa có tài khoản, hộ kinh doanh có thể chọn mục “Đăng ký” và làm theo hướng dẫn trên hệ thống.
Lưu ý: Để xác thực thông tin đăng ký, có thể cần mang theo CMND/CCCD đến cơ quan thuế quản lý để hoàn tất quy trình tạo tài khoản.
Bước 2: Đăng nhập hệ thống quản lý thuế cá nhân
Sau khi hoàn tất đăng ký, người dùng sẽ được chuyển đến giao diện https://canhan.gdt.gov.vn. Tại đây, nhập lại mã số thuế và mật khẩu đã đăng ký để đăng nhập vào hệ thống.
Bước 3: Chọn vào chức năng kê khai thuế
Tại giao diện chính, hộ kinh doanh nhấn vào mục “Kê khai thuế”. Tùy thuộc vào phương pháp nộp thuế (khoán, kê khai hay từng lần phát sinh), bạn lựa chọn loại tờ khai tương ứng, thông thường là mẫu 01/CNKD ban hành theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.
Nếu áp dụng phương pháp kê khai thuế hộ kinh doanh, người nộp thuế cần lựa chọn chu kỳ kê khai là tháng hoặc quý theo quy định hiện hành. Với phương pháp khoán, chỉ cần kê khai thuế hộ kinh doanh một lần/năm.
Bước 4: Điền các thông tin tờ khai và phụ lục hoạt động kinh doanh
Tại giao diện tờ kê khai thuế hộ kinh doanh 01/CNKD, hộ kinh doanh điền đầy đủ thông tin bao gồm: loại hình kinh doanh, địa chỉ, ngành nghề hoạt động, doanh thu, thuế GTGT, thuế TNCN, thuế môn bài,… tùy theo hình thức khai thuế đang áp dụng.
Tiếp theo, hộ kinh doanh cần chọn và điền phụ lục 01-2/BK-HĐKD – bảng kê hoạt động kinh doanh trong kỳ, bao gồm chi tiết doanh thu theo từng lĩnh vực, loại hình và nội dung phát sinh.
Trường hợp hộ kinh doanh có xác nhận doanh thu từ cơ quan chức năng, phụ lục này có thể không cần đính kèm.
Bước 5: Gửi tờ khai thuế điện tử
Sau khi hoàn tất việc điền tờ kê khai thuế hộ kinh doanh và phụ lục, người nộp thuế nhấn “Hoàn thành tờ khai” để khóa thông tin. Sau đó, chuyển sang mục “Nộp tờ khai”, hệ thống sẽ yêu cầu xác thực bằng cách nhập mã OTP được gửi qua tin nhắn đến số điện thoại đã đăng ký.
Mã OTP có hiệu lực trong vòng 3 phút, người dùng cần nhập đúng để xác nhận việc nộp tờ khai thành công. Màn hình sẽ hiển thị thông báo “Nộp tờ khai thành công” ngay sau đó.
Bước 6: Xem lại trạng thái tờ khai và lưu trữ hồ sơ
Sau khi gửi tờ kê khai thuế hộ kinh doanh, bạn có thể vào mục “Tra cứu tờ khai” để kiểm tra tình trạng hồ sơ đã nộp. Đồng thời, nên tải và lưu giữ bản tờ khai điện tử về máy tính cá nhân để đối chiếu hoặc xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan chức năng.
Một số lưu ý khi kê khai thuế hộ kinh doanh qua mạng
- Đảm bảo thiết bị có kết nối Internet ổn định, trình duyệt cập nhật phiên bản mới nhất để tương thích với hệ thống của Tổng cục thuế.
- Nên sử dụng email cá nhân thường dùng và số điện thoại chính chủ để thuận tiện khi nhận mã OTP và các thông báo từ cơ quan thuế.
- Kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi tờ khai để tránh sai sót, đặc biệt là thông tin doanh thu, mã ngành nghề và loại thuế cần nộp.
- Trong trường hợp quên mật khẩu hoặc mất quyền truy cập, người nộp thuế có thể khôi phục thông tin qua email hoặc đến trực tiếp chi cục thuế để hỗ trợ.
- Trường hợp kê khai thuế hộ kinh doanh sai, cần nộp tờ khai bổ sung để điều chỉnh theo đúng quy định.
Ưu điểm khi kê khai thuế hộ kinh doanh qua mạng
- Tiết kiệm thời gian: Không cần đến trực tiếp cơ quan thuế, toàn bộ quy trình có thể thực hiện tại nhà chỉ với vài thao tác.
- Tránh sai sót: Hệ thống có hỗ trợ cảnh báo khi thiếu thông tin hoặc nhập sai định dạng.
- Minh bạch, rõ ràng: Lịch sử kê khai thuế hộ kinh doanh, tra cứu tờ khai và kết quả xử lý đều được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống.
- An toàn, bảo mật cao: Giao dịch được xác thực bằng mã OTP và hệ thống được bảo vệ nhiều lớp.
4. Hướng dẫn dùng hóa đơn đối với Hộ kinh doanh cá thể
Từ năm 2025, việc sử dụng hóa đơn đối với hộ kinh doanh cá thể được quy định rõ tại các văn bản pháp luật liên quan đến thuế, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số ngành thuế đang được đẩy mạnh. Tùy theo hình thức kê khai thuế hộ kinh doanh và quy mô hoạt động, hộ kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn điện tử hoặc đề nghị cấp hóa đơn lẻ từ cơ quan thuế.
Việc sử dụng đúng loại hóa đơn, theo đúng quy trình sẽ giúp hộ kinh doanh thực hiện nghĩa vụ thuế chuẩn xác, minh bạch hóa hoạt động kinh doanh và hạn chế rủi ro pháp lý.
4.1 Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định, từ ngày 01/01/2025, các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai thuế hộ kinh doanh, bao gồm hộ quy mô lớn và hộ tự nguyện kê khai, bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Các điều kiện tối thiểu để triển khai hóa đơn điện tử bao gồm:
- Có email cá nhân hoặc doanh nghiệp sử dụng thường xuyên
- Có chữ ký số hợp lệ (token hoặc chữ ký số cloud) được cấp bởi tổ chức chứng thực
- Có thiết bị điện tử như máy tính hoặc điện thoại có kết nối Internet
- Có phần mềm hóa đơn điện tử (do tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn cung cấp hoặc miễn phí từ cơ quan thuế)
4.2 Các trường hợp được phép sử dụng hóa đơn giấy
Đối với hộ kinh doanh nhỏ hoặc ở vùng kinh tế khó khăn, nếu chưa đủ điều kiện về công nghệ hoặc hạ tầng, có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy trong thời gian chuyển tiếp.
Cụ thể:
- Hộ đang hoạt động trước ngày 01/07/2025 có thể dùng hóa đơn giấy tối đa 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang hóa đơn điện tử
- Hộ mới thành lập sau 01/07/2025 mà chưa đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử cũng được tạm thời dùng hóa đơn giấy trong 12 tháng đầu hoạt động
Trong thời gian sử dụng hóa đơn giấy, hộ kinh doanh cần thực hiện báo cáo dữ liệu hóa đơn theo mẫu 03/DL-HĐĐT ban hành tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định kỳ gửi cơ quan thuế theo chu kỳ khai thuế tháng hoặc quý.
4.3 Trường hợp được cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh
Đối với các hộ kinh doanh theo phương pháp khoán hoặc kinh doanh không thường xuyên, khi phát sinh giao dịch cần xuất hóa đơn cho khách hàng thì có thể:
- Làm đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh gửi đến Chi cục thuế quản lý
- Đính kèm hồ sơ chứng minh hoạt động kinh doanh, bao gồm: hợp đồng kinh tế, bảng kê hàng hóa, hóa đơn đầu vào,…
Cơ quan thuế sẽ xem xét và cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc trong một số trường hợp có thể cấp hóa đơn giấy nếu chưa triển khai đồng bộ.
4.4 Hướng dẫn đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử
Hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc cần thực hiện các bước sau:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT hoặc cổng thông tin của Tổng cục Thuế
- Cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử hoặc truy cập nền tảng online của đơn vị cung cấp
- Tạo lập mẫu hóa đơn phù hợp với ngành nghề kinh doanh
- Phát hành hóa đơn theo quy định, có thể gửi trực tiếp qua email cho khách hàng hoặc in bản giấy giao tận tay
Ngoài ra, hộ kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí nếu hoạt động tại địa bàn kinh tế khó khăn, đặc biệt khó khăn hoặc thuộc chương trình hỗ trợ của Tổng cục thuế.
4.5 Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn
- Hóa đơn phải được phát hành đúng thời điểm cung cấp hàng hóa, dịch vụ
- Không được sửa chữa hóa đơn sau khi đã phát hành; nếu có sai sót, cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
- Lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật kế toán
- Khi ngừng kinh doanh, cần thông báo với cơ quan thuế để khóa hóa đơn điện tử
Việc sử dụng hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp hộ kinh doanh nâng cao uy tín với khách hàng mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng trong hoạt động kiểm tra, thanh tra thuế. Cơ quan thuế luôn khuyến khích hộ kinh doanh sớm triển khai hóa đơn điện tử để phù hợp với xu hướng số hóa và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Lời kết
Việc thực hiện đúng quy trình kê khai thuế hộ kinh doanh không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là bước quan trọng giúp hộ cá thể duy trì hoạt động minh bạch, hạn chế rủi ro về sau. Trong năm 2025, cùng với sự chuyển mình mạnh mẽ của ngành thuế, các quy định liên quan đến kê khai, nộp thuế và sử dụng hóa đơn đã được cụ thể hóa và minh bạch hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ nhanh chóng và chính xác.
Dù bạn là hộ kinh doanh khoán hay kê khai, việc nắm rõ các phương pháp tính thuế, thời hạn nộp hồ sơ, sử dụng hóa đơn điện tử hay kê khai online sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tránh bị xử phạt và tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho hoạt động kinh doanh lâu dài.
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn hộ kinh doanh kê khai nộp thuế như thế nào, hay chưa biết rõ kê khai thuế hộ kinh doanh có gì khác biệt, VAR eCOM hy vọng bài viết này đã giúp bạn hình dung rõ lộ trình cần thực hiện. Hãy chủ động tìm hiểu, cập nhật chính sách và nhờ sự tư vấn từ cơ quan thuế để việc thực hiện nghĩa vụ thuế được trôi chảy và chính xác nhất.
Thực hiện tốt trách nhiệm kê khai thuế hộ kinh doanh không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là nền tảng phát triển bền vững cho hộ kinh doanh trong thời kỳ số hóa.
