Xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền là việc doanh nghiệp lập hóa đơn cho hàng hóa gửi khách dùng thử, quảng cáo hoặc giới thiệu sản phẩm mà không thu tiền, theo đúng quy định hiện hành về hóa đơn. Rất nhiều chủ shop nghĩ “không thu tiền” nghĩa là “không cần hóa đơn”, nhưng đây chính là hiểu lầm khiến doanh nghiệp bỏ sót nghĩa vụ và gặp rủi ro khi quyết toán thuế.
Bài viết phân tích cách xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền đúng quy định: cách tính giá trên hóa đơn, cách viết từng bước, có phải nộp thuế GTGT hay không, và mức phạt nếu bỏ sót. VAR eCOM tổng hợp toàn bộ quy trình để chủ doanh nghiệp thương mại điện tử áp dụng ngay. Nắm rõ cách xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền giúp shop tránh sai sót khi quyết toán.
Xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền là gì?
Xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền là việc doanh nghiệp lập hóa đơn cho hàng hóa gửi cho khách dùng thử, quảng cáo hoặc giới thiệu sản phẩm mà không thu tiền của người nhận. Xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền là nghĩa vụ bắt buộc, không phải lựa chọn của người bán.
Nói cách khác, xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền áp dụng cho mọi trường hợp hàng rời khỏi kho mà không thu tiền: gửi mẫu cho khách B2B, tặng KOL dùng thử, phát mẫu tại hội chợ. Về bản chất kế toán, hàng đã xuất kho thì phải có hóa đơn đi kèm, dù giá bán ghi trên hóa đơn là 0 đồng thu từ khách. Không có ngoại lệ cho quy mô nhỏ khi xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền.
Nhiều chủ shop nhầm rằng “không thu tiền” nghĩa là “không cần hóa đơn”. Đây chính là điểm khiến nhiều doanh nghiệp bỏ sót nghĩa vụ xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền, dẫn tới rủi ro khi quyết toán thuế. Kế toán nên rà soát định kỳ để không bỏ sót bước xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền.
Vì sao phải xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền?
Phải xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền vì theo quy định hiện hành, người bán phải lập hóa đơn khi hàng hóa xuất kho cho mục đích khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, không phân biệt có thu tiền hay không. Xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền là nguyên tắc nêu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
Lý do sâu hơn nằm ở việc kiểm soát hàng tồn kho và chi phí. Nếu không xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền, số liệu xuất kho trên sổ sách sẽ không khớp với số liệu tồn kho thực tế, gây khó khi đối chiếu cuối kỳ. Đây là hệ quả trực tiếp của việc chậm xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền.
Ngoài ra, xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền còn là căn cứ để doanh nghiệp ghi nhận chi phí hàng mẫu hợp lệ, tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Nói cách khác, xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền vừa là nghĩa vụ vừa là quyền lợi của doanh nghiệp. Bỏ qua quyền lợi này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp tự làm khó mình khi quyết toán.
Giá tính thuế khi xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền tính thế nào?
Giá tính thuế khi xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền được xác định theo giá bán của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh, không phải giá 0 đồng. Đây là điểm nhiều kế toán mới hay hiểu sai khi lần đầu xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền.
Cụ thể, cột “Thành tiền” trên hóa đơn hàng mẫu không thu tiền vẫn ghi số tiền tương ứng với giá bán thực tế của mặt hàng đó, còn cột “Số tiền khách trả” hoặc dòng chiết khấu sẽ thể hiện khoản giảm trừ 100%. Cách trình bày cụ thể tùy theo phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng, nhưng nguyên tắc xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền vẫn giữ nguyên.
| Nội dung | Cách ghi khi xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền | Lưu ý |
|---|---|---|
| Tên hàng hóa | Ghi đúng tên, mã hàng như hàng bán thông thường | Không ghi chung chung “hàng mẫu” |
| Đơn giá | Bằng giá bán hàng cùng loại tại thời điểm xuất | Không để trống hoặc ghi 0 |
| Thành tiền | Đơn giá x số lượng | Dùng để tính thuế GTGT đầu ra |
| Chiết khấu/giảm trừ | Ghi rõ 100% giá trị nếu không thu tiền | Giúp số tiền khách trả về 0 |
| Ghi chú | Nên ghi “Hàng mẫu, không thu tiền” | Phục vụ đối chiếu sau này |
Việc định giá đúng khi xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền giúp doanh nghiệp tránh bị cơ quan thuế ấn định lại doanh thu tính thuế khi kiểm tra sau này. Sai lệch nhỏ ở bước này cũng khiến việc xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền mất giá trị pháp lý.
Cách viết và xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền từng bước
Quy trình xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền gồm 5 bước, áp dụng được cho cả hóa đơn điện tử thông thường và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Bỏ qua bất kỳ bước nào cũng khiến việc xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền thiếu căn cứ. Làm đúng cả 5 bước giúp xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền được chấp nhận khi quyết toán.
- Xác định mục đích xuất kho: hàng mẫu dùng thử, quảng cáo, khuyến mại hay biếu tặng, vì mỗi mục đích có cách ghi chú khác nhau trên hóa đơn.
- Xác định giá tính thuế: lấy giá bán hàng hóa cùng loại hoặc tương đương gần nhất, không tự đặt giá tùy ý.
- Lập hóa đơn điện tử: điền đầy đủ tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền như hóa đơn bán hàng thông thường.
- Ghi giảm trừ 100%: dùng dòng chiết khấu hoặc điều chỉnh để số tiền khách phải trả về 0 đồng.
- Ghi chú rõ ràng: ghi “Hàng mẫu, không thu tiền” hoặc “Hàng khuyến mại” ở phần ghi chú để phục vụ tra soát.
Khi làm đúng 5 bước xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền này, kế toán không cần tạo mẫu hóa đơn riêng mà vẫn tách bạch được hàng mẫu với hàng bán thông thường trên cùng hệ thống. Quy trình xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền vì vậy trở nên đơn giản hơn nhiều.
Với doanh nghiệp phát hàng mẫu số lượng lớn, ví dụ cho hội chợ hoặc chiến dịch KOL, nên xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền theo từng đợt phát sinh, không gộp cuối tháng để tránh sai lệch số liệu tồn kho. Làm theo từng đợt giúp xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền chính xác hơn.
Việc lập hóa đơn điều chỉnh khi phát hiện sai sót ở bước ghi giá hoặc số lượng cũng cần tuân theo đúng quy trình. Có thể tham khảo thêm bài lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh theo TT 78 và NĐ 123 để nắm cách xử lý từng trường hợp.
Hàng mẫu không thu tiền có phải kê khai nộp thuế GTGT không?
Hàng mẫu không thu tiền vẫn phải xuất hóa đơn, nhưng việc có phải nộp thuế GTGT đầu ra hay không phụ thuộc vào việc chương trình khuyến mại có được đăng ký đúng quy định thương mại hay không. Đây là điểm cần phân biệt rõ khi xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền.
Theo quy định hiện hành, nếu hàng mẫu nằm trong chương trình khuyến mại đã đăng ký với cơ quan quản lý thương mại, doanh nghiệp không phải kê khai, tính, nộp thuế GTGT đầu ra cho phần giá trị hàng mẫu đó. Ngược lại, nếu hàng mẫu phát không nằm trong chương trình khuyến mại đăng ký, doanh nghiệp vẫn phải tính và nộp thuế GTGT như hàng bán thông thường.
Đây là điểm quyết định số thuế phải nộp khi xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền cho từng chiến dịch. Kế toán cần rà lại tình trạng đăng ký khuyến mại trước khi xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền để tránh ghi sai thuế suất.
Vì vậy, trước khi xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền, bộ phận kế toán nên xác nhận với bộ phận marketing xem đợt phát hàng mẫu đó đã đăng ký khuyến mại hay chưa, để ghi đúng dòng thuế suất trên hóa đơn. Bước xác nhận này quyết định trực tiếp cách xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền của từng đợt phát sinh. Thiếu bước này, việc xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền dễ bị ghi sai thuế suất.
Phân biệt hàng mẫu không thu tiền với hàng khuyến mại đăng ký
Nhiều kế toán gộp chung hai khái niệm này, nhưng cách xử lý hóa đơn lại khác nhau ở phần thuế suất và hồ sơ đi kèm. Kế toán cần phân biệt rõ trước khi xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền cho từng đợt hàng.
| Tiêu chí | Hàng mẫu không thu tiền | Hàng khuyến mại đăng ký |
|---|---|---|
| Mục đích | Cho khách dùng thử, giới thiệu | Kèm theo chương trình bán hàng có đăng ký |
| Hồ sơ đi kèm | Không bắt buộc đăng ký với cơ quan thương mại | Bắt buộc có văn bản đăng ký khuyến mại |
| Nghĩa vụ xuất hóa đơn | Bắt buộc xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền | Bắt buộc xuất hóa đơn, ghi rõ hàng khuyến mại |
| Thuế GTGT đầu ra | Thường phải tính, trừ trường hợp đã đăng ký khuyến mại | Không phải tính nếu đăng ký đúng quy định |
Nắm rõ bảng phân biệt trên giúp kế toán tránh nhầm lẫn khi xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền cho các chiến dịch marketing có quy mô lớn. Sai một tiêu chí cũng khiến việc xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền bị ghi sai thuế suất.
Chi phí hàng mẫu không thu tiền có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Chi phí hàng mẫu không thu tiền được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Đây là lý do doanh nghiệp không nên bỏ qua bước xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền dù không thu được tiền từ khách. Chi phí chỉ được ghi nhận khi có xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền đầy đủ.
Nếu doanh nghiệp bỏ qua bước xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền, toàn bộ giá trị hàng hóa đó sẽ không có căn cứ để tính vào chi phí được trừ. Hậu quả là chi phí hàng thực tế đã mất nhưng không được ghi nhận, khiến lợi nhuận tính thuế bị đẩy lên cao hơn thực tế. Đây là lý do kế toán cần chủ động xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền ngay khi phát sinh.
Chủ shop cũng nên đối chiếu thêm quy định về các khoản chi phí được và không được trừ khi tính thuế. Có thể tham khảo tổng hợp chi phí được trừ khi tính thuế TNDN để chuẩn hóa toàn bộ hồ sơ chi phí, không riêng khoản hàng mẫu. Hồ sơ đầy đủ giúp việc xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền được chấp nhận khi quyết toán.
Không xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền bị phạt thế nào?
Không xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định hiện hành, tùy mức độ và số lần vi phạm. Mức phạt cụ thể áp dụng theo khung xử phạt hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Vì vậy, chủ shop cần chủ động xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền thay vì chờ bị nhắc nhở.
> “Doanh nghiệp cứ nghĩ hàng mẫu là hàng cho, không phải hàng bán nên bỏ qua hóa đơn. Đến khi thanh tra thuế đối chiếu số liệu xuất kho, khoản chênh lệch đó lại thành nghi vấn lớn nhất.” Việc bỏ sót xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền là tình huống VAR eCOM gặp không ít lần khi tiếp nhận hồ sơ khách hàng mới.
Ngoài rủi ro bị phạt hành chính, việc không xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền còn khiến số liệu tồn kho và giá vốn hàng bán bị lệch. Việc bỏ sót xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền ảnh hưởng tới toàn bộ báo cáo tài chính cuối kỳ, không chỉ riêng khoản hàng mẫu.
Rủi ro này thường bị bỏ qua cho tới khi doanh nghiệp bị liệt vào diện rà soát. Chủ shop có thể xem thêm dấu hiệu nhận biết rủi ro thuế tại bài 25 dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp rủi ro cao về thuế và hóa đơn để tự rà soát trước. Trong đó, việc chậm xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền là một dấu hiệu thường gặp.
VAR eCOM khuyến nghị doanh nghiệp xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền ngay tại thời điểm phát sinh, không dồn lại cuối tháng, để tránh quên sót và giảm rủi ro khi quyết toán. Xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền ngay tại thời điểm phát sinh cũng là cách VAR eCOM đang áp dụng cho hơn 500 doanh nghiệp thương mại điện tử đang hợp tác.
Doanh nghiệp có sai sót hóa đơn điện tử khi xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền cần xử lý điều chỉnh theo đúng quy trình tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP về xử lý sai sót hóa đơn điện tử. Không tự ý hủy hoặc sửa hóa đơn gốc đã phát hành. Sửa đúng quy trình giúp việc xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền vẫn hợp lệ về sau.
Việc chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian khi đối chiếu cuối năm. Theo ghi nhận của VAR eCOM, quy trình chuẩn hóa giúp giảm thời gian rà soát hàng mẫu từ vài tuần xuống còn 1-2 ngày mỗi quý. Chuẩn hóa cách xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền ngay từ đầu là bước tiết kiệm chi phí về lâu dài.
Câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền
Hàng mẫu dùng nội bộ có phải xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền không?
Có, hàng hóa xuất dùng cho tiêu dùng nội bộ, biếu tặng nhân viên cũng thuộc diện phải lập hóa đơn theo quy định hiện hành, tương tự như hàng mẫu gửi khách bên ngoài. Nội bộ hay bên ngoài đều phải xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền như nhau, không phân biệt mục đích sử dụng khi áp dụng quy định xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền.
Xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền có cần ký số như hóa đơn bán hàng không?
Có. Hóa đơn điện tử cho hàng mẫu không thu tiền vẫn phải đáp ứng đầy đủ điều kiện của hóa đơn điện tử hợp pháp, bao gồm chữ ký số của người bán và mã của cơ quan thuế nếu thuộc diện có mã. Không thể xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền mà bỏ qua bước ký số này.
Số lượng hàng mẫu nhỏ có bắt buộc xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền không?
Có, quy định hiện hành không đặt ngưỡng tối thiểu về số lượng hoặc giá trị để miễn trừ nghĩa vụ xuất hóa đơn. Dù chỉ 1-2 sản phẩm mẫu, doanh nghiệp vẫn nên lập hóa đơn đầy đủ. Số lượng ít không phải lý do để trì hoãn xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền.
Doanh nghiệp mới thành lập có cần xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền ngay không?
Có, ngay từ lần phát hàng mẫu đầu tiên. Việc trì hoãn tới khi có kiểm tra thuế mới xử lý thường khiến doanh nghiệp phải giải trình nhiều đợt phát hàng mẫu cùng lúc, tốn thời gian hơn nhiều so với làm đúng ngay từ đầu. Chủ động xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền ngay từ lô hàng đầu tiên giúp doanh nghiệp tránh rắc rối về sau.
Tổng kết lại, xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền là nghĩa vụ bắt buộc dù không phát sinh dòng tiền thu về. Doanh nghiệp làm đúng ngay từ đầu, ghi đúng giá tính thuế và đúng dòng thuế suất, sẽ tránh được phần lớn rủi ro khi quyết toán. Thông tin trong bài cập nhật đến tháng 9/2026 theo quy định hiện hành; doanh nghiệp nên rà lại định kỳ khi có văn bản pháp luật mới về hóa đơn được ban hành.
