Ghi sổ doanh thu COD nên tính theo tiền khách đặt hay theo tiền thực nhận về tài khoản? Ghi sổ doanh thu COD là việc hạch toán doanh thu bán hàng thu tiền khi giao (Cash On Delivery) vào TK 511 tại đúng thời điểm chuyển giao hàng, không phải chờ tiền COD về tài khoản.

Rất nhiều kế toán ghi sổ doanh thu COD sai vì đợi đơn vị vận chuyển chuyển tiền về mới ghi nhận, dẫn đến lệch kỳ và sai số thuế phải nộp. Vấn đề càng rối khi bán COD qua sàn, vì phí sàn không khớp doanh thu thực tế mỗi kỳ đối soát. Hóa đơn Shopee, hóa đơn TikTok Shop không khớp số tiền về càng khiến ghi sổ doanh thu COD thêm khó kiểm soát.

Bài viết giúp ghi sổ doanh thu COD đúng chuẩn và xử lý lệch số liệu phí sàn.

Ghi sổ doanh thu COD là gì?

Ghi sổ doanh thu COD là việc kế toán hạch toán doanh thu bán hàng thu tiền khi giao (Cash On Delivery) vào sổ sách theo đúng nguyên tắc kế toán dồn tích, không phải theo thời điểm tiền về tài khoản. Ghi sổ doanh thu COD là nghiệp vụ bắt buộc với mọi shop bán hàng qua đơn vị vận chuyển thu hộ.

Khác với bán hàng chuyển khoản trước, đơn COD phát sinh độ trễ giữa lúc giao hàng và lúc tiền về, khiến ghi sổ doanh thu COD dễ bị ghi sai kỳ nếu chỉ dựa vào sao kê ngân hàng. Ghi sổ doanh thu COD đúng chuẩn giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng doanh thu phát sinh trong kỳ.

Với hộ kinh doanh, hồ sơ và thủ tục quản lý thuế hiện hành áp dụng theo Thông tư 18/2026/TT-BTC (thay thế Thông tư 40/2021/TT-BTC). Với doanh nghiệp, nguyên tắc ghi sổ doanh thu COD vẫn theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, hạch toán vào TK 511.

Ghi sổ doanh thu COD theo tiền đặt hay tiền thực nhận?

Ghi sổ doanh thu COD phải theo giá trị đơn hàng khách đặt (đã trừ chiết khấu, khuyến mãi), không phải theo số tiền thực nhận sau khi đơn vị vận chuyển trừ phí. Đây là nguyên tắc dồn tích theo Chuẩn mực kế toán số 14 (VAS 14) về doanh thu.

Nhiều kế toán nhầm lẫn ghi sổ doanh thu COD theo số tiền thực nhận, vì thấy sao kê ngân hàng “dễ đối chiếu” hơn. Cách ghi sổ doanh thu COD này khiến doanh thu bị ghi thiếu đúng bằng phần phí vận chuyển và phí thu hộ mà đơn vị vận chuyển đã trừ trước khi chuyển tiền về.

Thời điểm ghi nhận doanh thu COD đúng chuẩn là khi nào?

Thời điểm ghi nhận doanh thu COD đúng chuẩn là khi hàng giao thành công cho khách, tức khi rủi ro và lợi ích gắn với hàng hóa đã chuyển giao. Không phải thời điểm đặt đơn, cũng không phải thời điểm tiền COD về tài khoản.

Quy trình ghi sổ doanh thu COD gồm 2 bước hạch toán: khi giao hàng thành công, ghi Nợ TK 131 (phải thu COD)/Có TK 511, 3331. Khi đơn vị vận chuyển chuyển tiền về, ghi Nợ TK 112/Có TK 131, tách riêng phí vận chuyển đã trừ vào TK 641 hoặc TK 6421.

Nếu đơn hàng bị khách hoàn hoặc hủy sau khi đã ghi nhận doanh thu, kế toán phải điều chỉnh giảm doanh thu tương ứng, không được để dồn số liệu ảo trong báo cáo lãi lỗ. Với hóa đơn điện tử đã lập cho đơn hoàn, xử lý theo Xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đúng Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

> “Ghi sổ doanh thu COD theo tiền về tài khoản là sai nguyên tắc dồn tích — doanh thu phải ghi tại thời điểm giao hàng, tiền về chỉ là dòng tiền, không phải doanh thu.” — Nguyên tắc đối soát COD mà đội ngũ VAR eCOM áp dụng cho khách hàng đa kênh.

Vì sao phí sàn không khớp doanh thu thực tế khi ghi sổ doanh thu COD?

Phí sàn không khớp doanh thu thực tế vì sàn thương mại điện tử thường trừ phí trực tiếp trước khi chuyển tiền về, trong khi ghi sổ doanh thu COD phải ghi theo giá trị đơn hàng gốc. Đây là nguyên nhân phổ biến khiến kế toán nhầm giữa doanh thu và dòng tiền thực nhận.

Cụ thể, có 3 nguyên nhân chính khiến phí sàn không khớp doanh thu thực tế khi đơn hàng có COD. Thứ nhất, kỳ đối soát của sàn không trùng kỳ đối soát của đơn vị vận chuyển.

Thứ hai, phí sàn và phí thu hộ COD bị trừ gộp chung một lần chuyển tiền. Thứ ba, đơn hủy sau giao hàng vẫn bị tính phí một phần.

Lệch số liệu phí sàn thương mại điện tử càng rõ với shop bán COD qua nhiều sàn cùng lúc, vì mỗi sàn có kỳ đối soát và cách trừ phí khác nhau. Muốn ghi sổ doanh thu COD chính xác, kế toán phải tách riêng dữ liệu từng sàn, không gộp chung một dòng.

Hóa đơn Shopee, hóa đơn TikTok Shop không khớp số tiền về ảnh hưởng thế nào?

Hóa đơn Shopee không khớp số tiền về thường do sàn xuất hóa đơn dịch vụ theo kỳ tổng hợp, trong khi tiền COD về theo từng đợt đơn vị vận chuyển thanh toán riêng, gây khó cho việc ghi sổ doanh thu COD. Hóa đơn TikTok Shop không đúng số liệu cũng xảy ra tương tự khi phí COD và phí sàn bị gộp vào cùng một hóa đơn.

Có 2 tình huống phổ biến khi ghi sổ doanh thu COD trên sàn. Một là hóa đơn TikTok Shop không đúng số liệu vì kỳ tính phí lệch với kỳ giao hàng. Hai là hóa đơn Shopee không khớp số tiền về vì phí COD được trừ trước khi hóa đơn dịch vụ xuất.

Kế toán cần tải riêng báo cáo COD theo đơn vị vận chuyển và báo cáo phí sàn theo từng loại dịch vụ, không chỉ dựa vào 1 hóa đơn tổng. Ghi sổ doanh thu COD chính xác đòi hỏi đối chiếu cả 3 nguồn: đơn hàng gốc, hóa đơn dịch vụ sàn, và sao kê tiền về.

Phí sàn trừ sai trên hóa đơn và đơn COD bị hoàn: cách xử lý

Phí sàn trừ sai trên hóa đơn thường xuất hiện dưới 3 dạng khi có COD. Đó là trừ phí 2 lần cho cùng 1 đơn hoàn, tính phí COD trên giá trị trước khuyến mãi, hoặc áp sai mức phí thu hộ theo khu vực giao hàng. Cả 3 dạng đều làm ghi sổ doanh thu COD sai lệch.

Để phát hiện phí sàn trừ sai trên hóa đơn khi ghi sổ doanh thu COD, kế toán nên đối chiếu 3 nguồn dữ liệu cùng lúc. Đó là bảng kê đơn hàng COD, hóa đơn dịch vụ do sàn xuất, và báo cáo đối soát từ đơn vị vận chuyển.

Với đơn COD bị hoàn, cần đối chiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt song song với phiếu thu hộ. Việc này giúp xác định đúng số tiền cần điều chỉnh giảm doanh thu, tránh ghi sổ doanh thu COD thừa cho đơn không thành công.

Cách ghi sổ doanh thu COD chính xác gồm mấy bước?

Để ghi sổ doanh thu COD chính xác, doanh nghiệp cần thực hiện tuần tự 6 bước, bắt đầu từ chuẩn hoá dữ liệu đơn hàng và kết thúc bằng đối chiếu chênh lệch phí với tiền thực về. Quy trình 6 bước dưới đây áp dụng cho cả bán hàng qua sàn và bán hàng qua kênh riêng.

1. Ghi nhận doanh thu ngay khi giao hàng thành công, theo giá trị đơn hàng gốc đã trừ khuyến mãi.
2. Hạch toán khoản phải thu COD vào TK 131, tách riêng theo từng đơn vị vận chuyển.
3. Đối chiếu báo cáo giao hàng thành công với báo cáo tiền chuyển về từ đơn vị vận chuyển.
4. Tách phí vận chuyển, phí thu hộ COD và phí sàn thành các khoản mục chi phí riêng.
5. Điều chỉnh giảm doanh thu ngay khi có đơn hoàn hoặc hủy đã ghi nhận trước đó.
6. Tổng hợp thành báo cáo ghi sổ doanh thu COD theo kỳ, so sánh với kỳ trước để phát hiện bất thường.

Mẫu ghi sổ doanh thu COD tham khảo

Bảng dưới đây minh hoạ cách ghi sổ doanh thu COD cho 1 kỳ đối soát, áp dụng cho shop bán COD qua đơn vị vận chuyển. Đây là ví dụ thực tế giúp hình dung rõ hơn quy trình ghi sổ doanh thu COD đã trình bày ở phần trên.

Nhìn vào bảng trên, chênh lệch 3.800.000đ giữa doanh thu ghi sổ và tiền thực về hoàn toàn hợp lý vì đã tách đúng phí. Nếu ghi sổ doanh thu COD theo tiền thực về, doanh thu sẽ bị ghi thiếu đúng bằng khoản phí này.

Ai cần chuẩn hóa quy trình ghi sổ doanh thu COD?

Ghi sổ doanh thu COD cần chuẩn hóa sớm với hộ kinh doanh và doanh nghiệp có doanh thu từ 15 tỷ đồng/năm trở lên, bán đa kênh có COD, hoặc làm việc với từ 2 đơn vị vận chuyển trở lên. Ở quy mô này, sai lệch ghi sổ doanh thu COD dù chỉ 1-2% doanh thu cũng gây rủi ro truy thu thuế.

Với các chủ shop đa kênh có COD, ghi sổ doanh thu COD chuẩn giúp trả lời ngay câu hỏi “doanh thu tháng này đã ghi đủ chưa, có đơn hoàn nào chưa điều chỉnh không”. Đây là lý do dịch vụ kế toán bán hàng trên sàn thương mại điện tử của VAR eCOM luôn tách riêng module đối soát COD cho nhóm khách hàng doanh thu lớn.

VAR eCOM đã hỗ trợ hơn 500 doanh nghiệp và hộ kinh doanh thương mại điện tử, xử lý trên 15.000 vấn đề kế toán. Phần lớn trong số đó liên quan trực tiếp đến ghi sổ doanh thu COD sai kỳ và lệch số liệu phí sàn thương mại điện tử.

Khách hàng dùng dịch vụ ghi sổ doanh thu COD của VAR eCOM nhận báo cáo đối soát theo kỳ cố định. Có thể tham khảo thêm các loại báo cáo dịch vụ kế toán theo tháng – quý – năm đang được cung cấp.

Câu hỏi thường gặp về ghi sổ doanh thu COD

Ghi sổ doanh thu COD có bắt buộc theo quy định pháp luật không?

Có. Ghi sổ doanh thu COD phải tuân theo nguyên tắc kế toán dồn tích tại Thông tư 200/2014/TT-BTC (doanh nghiệp) hoặc theo hồ sơ, thủ tục quản lý thuế tại Thông tư 18/2026/TT-BTC (hộ kinh doanh). Ghi sai thời điểm có thể dẫn đến sai số thuế phải nộp trong kỳ.

Ghi sổ doanh thu COD khi đơn hàng bị hoàn thì xử lý ra sao?

Ghi sổ doanh thu COD đúng cách là kế toán điều chỉnh giảm doanh thu đã ghi nhận trước đó ngay trong kỳ phát sinh hoàn hàng, kèm chứng từ hoàn trả hoặc hóa đơn điều chỉnh. Không được giữ nguyên doanh thu gốc rồi chờ cuối năm mới xử lý.

Bao lâu nên đối chiếu ghi sổ doanh thu COD một lần?

Với shop có trên 100 đơn COD/ngày, nên đối chiếu ghi sổ doanh thu COD theo tuần để phát hiện sớm lệch số liệu phí sàn thương mại điện tử. Shop quy mô nhỏ hơn có thể đối chiếu ghi sổ doanh thu COD theo tháng, nhưng không nên để quá 1 quý.

Hộ kinh doanh có cần ghi sổ doanh thu COD chi tiết không?

Có, đặc biệt với hộ kinh doanh bán đa kênh doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm trở lên. Ghi sổ doanh thu COD chi tiết theo từng đơn vị vận chuyển giúp hộ kinh doanh giải trình đúng khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu từ sàn, tránh bị nghi ngờ ghi sổ doanh thu COD thiếu minh bạch.

Kết luận

Ghi sổ doanh thu COD đúng chuẩn là công cụ bắt buộc phải có, không phải “nên có”, với bất kỳ shop nào bán hàng thu tiền khi giao. Ghi sai thời điểm, chủ shop dễ nộp thiếu hoặc thừa thuế, mà không biết vì phí sàn không khớp doanh thu thực tế.

VAR eCOM đồng hành cùng hơn 500 doanh nghiệp và hộ kinh doanh thương mại điện tử xây dựng quy trình ghi sổ doanh thu COD chuẩn. Hơn 10 năm hoạt động, VAR eCOM giúp khách hàng tiết kiệm hơn 1.000 tỷ đồng tiền thuế và chi phí.

Cập nhật quy định kế toán tháng 9/2026, tham khảo thêm văn bản gốc Thông tư 18/2026/TT-BTC quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên Thư viện Pháp luật. Có thể xem thêm công bố chính thức của Chính phủ.