Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 78/2021/TT-BTC & Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đồng thời nêu ra những lưu ý quan trọng trước khi thực hiện xử lý các hóa đơn có sai sót.

I. Lưu ý trước xử lý hóa đơn sai sót

Bạn cần xác định rõ thuộc trường hợp nào trước khi xử lý hóa đơn sai sót để có phương án xử lý phù hợp.

Đối với hóa đơn điện tử, nếu mới chỉ tạo và lưu bản nháp, chưa duyệt ký, bạn có thể gửi thông tin này cho khách hàng để xem xét, kiểm tra và chỉnh sửa.

Nếu hóa đơn đã được ký duyệt bằng chữ ký số và sau đó phát hiện sai sót, bạn không thể sửa trực tiếp trên hóa đơn đó. Thay vào đó, cần tạo một hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn bị sai.

• Nếu hóa đơn điện tử đã được cấp mã số thuế nhưng chưa gửi cho người mua và phát hiện sai sót, người bán phải thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT để hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập sai. Đồng thời, lập hóa đơn mới, ký số và gửi cơ quan thuế cấp mã, sau đó gửi hóa đơn thay thế này cho người mua.
• Hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) đã gửi cho người mua và sau đó phát hiện sai sót, bạn có các lựa chọn xử lý sau:
  • Nếu sai sót chỉ liên quan đến tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế và các nội dung khác), người bán chỉ cần thông báo đến người mua về sai sót này. Đồng thời, thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT mà không cần lập lại hóa đơn (trừ khi hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bị sai sót và chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế).
  • Nếu sai sót liên quan đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa (không đúng quy cách, chất lượng…), người mua và người bán có thể chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Trong trường hợp này, không cần lập thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế.

VAR eCOM sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh theo TT 78/2021/TT-BTC (ban hành ngày 17/09/2021) và Nghị định 123/2020/NĐ-CP (ban hành ngày 19/10/2020).

II. Cách lập hóa đơn điều chỉnh

• Nếu người bán và người mua đã thỏa thuận lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn sai sót, họ sẽ lập văn bản này, ghi rõ các sai sót. Tiếp theo, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
• Trên hóa đơn điện tử điều chỉnh, cần có dòng chữ: “Điều chỉnh… cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…”.
• Nếu doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (hóa đơn số 1), sau đó lập hóa đơn điều chỉnh (hóa đơn số 2) và phát hiện hóa đơn số 2 vẫn sai, thì lập hóa đơn số 3 để điều chỉnh cho hóa đơn số 1 (lúc này, hóa đơn số 1 đã được điều chỉnh bởi hóa đơn số 2).

1. Hướng dẫn cách lập hóa đơn điều chỉnh nếu sai sót thông tin

Áp dụng khi có sai sót về mã số thuế, thông tin hàng hóa (không đúng quy cách, chất lượng, đơn vị tính…).

➞ Trên hóa đơn điều chỉnh, ghi chính xác thông tin về tên hàng hóa dịch vụ đã bán. Các mục đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất sẽ để trống.

Ví dụ:

Ngày 20/08/2022, công ty A bán cho công ty B máy ĐHKK DAIKIN FTKY50WVMV/RKY50WVMV. Đến ngày 12/09/2022, phát hiện đã ghi sai tên hàng thành máy ĐHKK DAIKIN FTKC50UVMV/RKC50UVMV.

Hai bên thống nhất lập hóa đơn điều chỉnh như sau:

2. Hướng dẫn cách lập hóa đơn điều chỉnh nếu sai sót số tiền

Nếu có sai sót về số tiền, đơn giá, thuế suất hoặc tiền thuế, khi lập hóa đơn điều chỉnh, chỉ cần ghi số tiền chênh lệch. Nếu điều chỉnh tăng, ghi dấu dương (+); nếu điều chỉnh giảm, ghi dấu âm (-) tương ứng với số tiền cần điều chỉnh.

Ví dụ:

Ngày 20/08/2022, công ty A bán cho công ty B 2 máy ĐHKK DAIKIN FTKY50WVMV/RKY50WVMV. Đến ngày 12/09/2022, phát hiện sai đơn giá, dẫn đến sai số tiền (giá bán thực tế là 5.500.000 đồng, nhưng trên hóa đơn ghi 6.000.000 đồng).

Hai bên thống nhất thiết lập hóa đơn điện tử điều chỉnh như sau:

III. Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế chi tiết

• Nếu giữa người bán và người mua thỏa thuận lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn có sai sót, họ sẽ lập văn bản này, ghi rõ các sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế.
• Trên hóa đơn điện tử mới thay thế, cần có dòng chữ: “Thay thế… cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…”.
• Hóa đơn điện tử mới sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn sai sót. Khi phát hành hóa đơn thay thế, hóa đơn sai sót sẽ bị xóa bỏ.
• Nếu doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (hóa đơn số 1), sau đó lập hóa đơn thay thế (hóa đơn số 2) và phát hiện hóa đơn số 2 vẫn sai, thì doanh nghiệp lập hóa đơn số 3 để thay thế cho hóa đơn số 2 (lúc này, hóa đơn số 1 đã thay thế bởi hóa đơn số 2).

Ví dụ:

Ngày 20/08/2022, công ty A bán cho công ty B 2 máy ĐHKK DAIKIN FTKY50WVMV/RKY50WVMV. Đến ngày 12/09/2022, phát hiện hóa đơn bị sai đơn giá, dẫn đến sai số tiền (giá bán thực tế là 5.500.000 đồng, nhưng trên hóa đơn ghi 6.000.000 đồng).

Hai bên thống nhất lập hóa đơn điện tử thay thế như sau:

IV. Những câu hỏi thường gặp khi lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh

1. Sau khi gửi thông báo sai sót cho cơ quan thuế, có cần chờ phản hồi mới được xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế không? Hay chỉ cần gửi thông báo là xuất hóa đơn mới?

Theo Điểm b Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người nộp thuế không cần phải chờ phản hồi từ cơ quan thuế sau khi gửi thông báo sai sót (mẫu số 04/SS-HĐĐT).

2. Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua và sau đó phát hiện sai sót, người bán hủy hóa đơn đó và xuất lại hóa đơn mới (không chọn xuất thay thế/điều chỉnh), trên hóa đơn mới không có dòng chữ thay thế/điều chỉnh, có được không?

Theo quy định, phải xuất hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh cho người mua, trên hóa đơn phải có dòng chữ “thay thế/điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số.. ngày… tháng… năm”.

3. Khi làm thông báo sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT, cần làm cho từng hóa đơn sai sót hay có thể làm cho nhiều hóa đơn? Gửi khi nào?

Có thể lập thông báo sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT cho từng hóa đơn sai sót hoặc cho nhiều hóa đơn sai sót cùng lúc và gửi đến cơ quan thuế vào bất kỳ thời điểm nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ báo cáo thuế, khi phát hiện hóa đơn sai sót.

4. Nếu lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh hóa đơn điện tử, nhưng sau đó phát hiện hóa đơn vẫn sai, thì lần thay thế/điều chỉnh tiếp theo sẽ thực hiện trên hóa đơn đầu tiên hay trên lần thay thế/điều chỉnh gần nhất?

Trường hợp doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử bị sai (hóa đơn số 1), sau đó đã lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (hóa đơn số 2) nhưng tiếp tục phát hiện sai sót:

• Nếu áp dụng phương án điều chỉnh: Doanh nghiệp phải lập hóa đơn số 3 để điều chỉnh cho hóa đơn số 1 (trong khi hóa đơn số 1 đã được điều chỉnh bằng hóa đơn số 2).
• Nếu áp dụng phương án thay thế: Doanh nghiệp phải lập hóa đơn số 3 để thay thế cho hóa đơn số 2 (trong khi hóa đơn số 1 đã được thay thế bằng hóa đơn số 2).

Lời kết

Việc nắm rõ quy định về lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 78 và Nghị định 123 sẽ giúp doanh nghiệp xử lý hóa đơn sai sót nhanh chóng, chính xác và đúng luật. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích để áp dụng hiệu quả trong thực tế. Nếu doanh nghiệp cần một giải pháp hỗ trợ quản lý hóa đơn và chứng từ toàn diện, VAR eCOM là lựa chọn đáng tin cậy để tối ưu quy trình kế toán và tuân thủ pháp lý.