Chi 50 triệu đồng cho KOL TikTok mỗi tháng nhưng không có một tờ hóa đơn, làm sao xây hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn để không bị loại khi quyết toán thuế?

Đây là câu hỏi VAR eCOM nhận nhiều nhất từ chủ shop Shopee, TikTok Shop chi mạnh cho KOL, KOC review sản phẩm. Phần lớn KOL nhận tiền qua chuyển khoản cá nhân, không hóa đơn, không hợp đồng, đến kỳ quyết toán bị loại thẳng khoản chi.

Bài viết trình bày đầy đủ hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn theo quy định hiện hành: từ hợp đồng, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, đến chứng từ thanh toán, giúp chi phí marketing của bạn được công nhận hợp pháp khi quyết toán.

Những điều cơ bản cần biết về hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn

Hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn là tập hợp giấy tờ chứng minh khoản tiền doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đã trả cho KOL, KOC là chi phí thật, phục vụ hoạt động kinh doanh, dù người nhận tiền không xuất được hóa đơn.

KOL, KOC phần lớn hoạt động dưới danh nghĩa cá nhân, không đăng ký hộ kinh doanh, nên không có tư cách xuất hóa đơn. Đây là lý do hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn trở thành vấn đề mà gần như mọi shop TMĐT chi tiền cho influencer đều gặp phải.

Theo quy định hiện hành, khoản chi trả cho cá nhân vẫn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, miễn là có đủ hợp đồng, chứng từ thanh toán và thực hiện đúng nghĩa vụ khấu trừ thuế. Đây chính là nội dung cốt lõi của hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn mà VAR eCOM tư vấn cho khách hàng.

Nắm rõ nguyên tắc này giúp chủ shop chủ động xây hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn ngay từ lần chi tiền đầu tiên, thay vì xử lý khi mọi việc đã muộn.

Chủ shop có thể tham khảo thêm về khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn của doanh nghiệp để hiểu nguyên tắc chung, trước khi áp dụng riêng cho trường hợp chi tiền KOL, KOC. Nguyên tắc chung đó chính là nền cho hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn được trình bày chi tiết bên dưới.

Nguyên tắc và điều kiện để hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn được chấp nhận

Ba điều kiện quyết định hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn có được cơ quan thuế chấp nhận hay không: khoản chi phải có thật, phục vụ đúng mục đích kinh doanh, và phải có đủ chứng từ hợp lệ thay thế hóa đơn. Thiếu một trong ba điều kiện, hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn coi như không đạt.

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, chi phí quảng cáo, marketing được tính vào chi phí được trừ khi doanh nghiệp có hồ sơ chứng minh và thanh toán hợp lệ. Đây là căn cứ pháp lý trực tiếp cho hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn của các shop chi tiền cho KOL.

Nếu KOL nhận từ 2 triệu đồng một lần trở lên, bên chi trả bắt buộc khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân theo Thông tư 111/2013/TT-BTC trước khi thanh toán phần còn lại. Thiếu bước này, hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn coi như chưa hoàn chỉnh, dù đã có hợp đồng đầy đủ.

Nhiều chủ shop cố tình chia nhỏ mỗi lần chi dưới 2 triệu đồng để tránh khấu trừ. Cơ quan thuế dễ dàng cộng dồn các lần chi trong cùng tháng cho cùng một KOL, và hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn sẽ bị bác toàn bộ nếu phát hiện dấu hiệu tách nhỏ giao dịch kiểu này.

Nếu KOL hoạt động qua công ty quản lý hoặc agency, cách xử lý khác hẳn: phải lấy hóa đơn giá trị gia tăng của công ty đó theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, không áp dụng khấu trừ 10% TNCN cá nhân.

Nguyên tắc phân loại đối tượng nộp thuế áp dụng nhất quán cho mọi khoản chi phí marketing, không riêng chi phí KOL. Xác định sai đối tượng ngay bước này sẽ làm cả hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn phải làm lại.

Vì sao phải chuẩn bị hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn ngay từ đầu?

Chi phí KOL, KOC chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách marketing của shop TMĐT đa sàn, có nơi lên đến 600 triệu đến 1,5 tỷ đồng mỗi tháng. Không chuẩn bị hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn từ lúc chi tiền đồng nghĩa chấp nhận rủi ro mất trắng chi phí khi quyết toán.

Lợi ích đối với hộ kinh doanh, shop bán đa sàn

Hộ kinh doanh chi tiền cho KOL review trên Shopee, TikTok Shop thường không có bộ phận kế toán chuyên trách. Có sẵn hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn giúp chủ hộ tự tin giải trình ngay khi cơ quan thuế yêu cầu, thay vì đi tìm chứng từ sau khi sự việc đã xảy ra. Nhiều hộ chỉ nhớ đến hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn khi đã nhận giấy mời làm việc từ chi cục thuế.

Lợi ích đối với doanh nghiệp chi ngân sách quảng cáo lớn

Doanh nghiệp chi hàng trăm triệu đồng mỗi tháng cho KOL, livestream cần hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn đồng bộ cho từng giao dịch, vì số lượng KOL hợp tác cùng lúc thường lên đến hàng chục người. Thiếu một bộ hồ sơ chuẩn, kế toán nội bộ dễ bỏ sót nghĩa vụ khấu trừ thuế cho từng cá nhân.

Đây là lý do doanh nghiệp quy mô lớn nên chuẩn hóa hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn thành quy trình cố định, áp dụng đồng loạt cho mọi KOL đang hợp tác. Chuẩn hóa từ đầu giúp hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn không bị thiếu sót khi số lượng giao dịch tăng nhanh theo mùa cao điểm.

Trình tự các bước làm hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn

Sáu bước dưới đây giúp chủ shop và kế toán dựng đủ hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn cho mỗi lần hợp tác với KOL, KOC. Bỏ qua một bước cũng khiến hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn thiếu tính pháp lý.

Bước 1: Xác định KOL là cá nhân hay hoạt động qua công ty

Trước khi chuyển tiền, phải xác định KOL nhận tiền với tư cách cá nhân hay đại diện một công ty, agency. Đây là bước đầu tiên của hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn, vì cách xử lý chứng từ ở hai trường hợp hoàn toàn khác nhau.

Bước 2: Ký hợp đồng thuê kol quảng cáo mẫu

Hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng khoán việc là phần lõi của hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn. Hợp đồng thuê kol quảng cáo mẫu cần ghi rõ tên KOL, số căn cước công dân, nội dung công việc, số tiền, thời hạn giao sản phẩm và hình thức thanh toán.

Nội dung công việc nên mô tả cụ thể: số lượng video, thời lượng, nền tảng đăng tải, thay vì ghi chung chung “quảng cáo sản phẩm”. Ghi càng cụ thể, hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn càng dễ được chấp nhận khi thanh tra đối chiếu với sản phẩm thực tế.

Bước 3: Khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân đúng ngưỡng

Với khoản chi từ 2 triệu đồng một lần, bên chi trả khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân, nộp thay KOL và cấp chứng từ khấu trừ thuế theo mẫu quy định. Đây là phần hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn hay bị bỏ sót nhất vì nhiều chủ shop nghĩ chỉ cần hợp đồng là đủ.

Chứng từ khấu trừ thuế là tài liệu cơ quan thuế thường kiểm tra đầu tiên khi rà soát hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn của một shop TMĐT.

Bước 4: Lập biên bản nghiệm thu dịch vụ kol tiktok

Sau khi KOL hoàn thành video hoặc bài đăng, hai bên cần lập biên bản nghiệm thu dịch vụ kol tiktok, kèm đường link bài đăng, ảnh chụp màn hình lượt xem, ngày đăng tải thực tế. Biên bản này chứng minh dịch vụ đã hoàn thành, là mắt xích không thể thiếu trong hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn.

Thiếu biên bản nghiệm thu, hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn chỉ còn hợp đồng và chứng từ thanh toán, dễ bị nghi ngờ khi thanh tra.

Bước 5: Giữ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Mọi khoản chi cho KOL nên thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng, có nội dung chuyển khoản ghi rõ mã hợp đồng hoặc tên KOL. Chứng từ thanh toán không tiền mặt là bằng chứng cuối cùng khép kín hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn, tham khảo thêm về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để hiểu rõ các loại chứng từ được công nhận.

Bước 6: Tổng hợp thành bộ hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn hoàn chỉnh

Toàn bộ hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ khấu trừ thuế, chứng từ thanh toán cần được lưu thành một bộ hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn riêng cho từng KOL, sắp xếp theo tháng để dễ tra cứu khi có yêu cầu giải trình từ cơ quan thuế.

Một bộ hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn sắp xếp khoa học giúp kế toán tiết kiệm thời gian đối chiếu mỗi mùa quyết toán.

Giấy tờ cần có khi booking kol review sản phẩm trên sàn TMĐT

Chủ shop thường xuyên booking KOL trên Shopee, TikTok Shop nên chuẩn bị sẵn danh sách giấy tờ cần có khi booking kol review sản phẩm dưới dạng mẫu, để hoàn thiện hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn, gồm:

• Hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng khoán việc ký với KOL, KOC.
• Bản sao căn cước công dân của KOL để lập chứng từ khấu trừ thuế.
• Biên bản nghiệm thu kèm link bài đăng, ảnh chụp số liệu tương tác.
• Chứng từ khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân (nếu chi từ 2 triệu đồng một lần).
• Ủy nhiệm chi hoặc sao kê ngân hàng thể hiện khoản thanh toán thực tế.
• Bảng tổng hợp hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn theo từng tháng để tiện đối chiếu khi cần.

Chuẩn bị đủ 5 loại giấy tờ này chính là hoàn thành phần lớn hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn cho mỗi lượt booking, giảm đáng kể rủi ro bị loại chi phí về sau.

Những sai lầm khiến hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn bị bác bỏ

Sai lầm phổ biến nhất là chi tiền cho KOL qua tài khoản cá nhân của nhân viên marketing, không qua tài khoản công ty hoặc hộ kinh doanh. Khi đó, hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn mất luôn mắt xích chứng từ thanh toán hợp lệ.

Sai lầm thứ hai là không báo cho kế toán ngay khi phát sinh chi phí. VAR eCOM từng ghi nhận trường hợp một chủ shop chi khoảng 100 triệu đồng thuê KOL review nhưng không thông báo, khiến kế toán không thể ghi nhận và hoàn thiện hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn kịp thời trước kỳ quyết toán.

Sai lầm thứ ba là ký hợp đồng sơ sài, chỉ ghi vài dòng thỏa thuận miệng chuyển thành văn bản, thiếu mô tả công việc cụ thể. Một hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn thiếu chi tiết công việc rất dễ bị nghi ngờ là hợp đồng dựng lên để hợp thức hóa chi phí sau khi đã chi tiền.

Cả ba sai lầm trên đều xuất phát từ việc xem nhẹ hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn ngay từ lúc thỏa thuận với KOL.

Chủ shop có thể đối chiếu thêm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và truy thu thuế bán hàng online để hình dung rủi ro nếu bỏ qua hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn.

Các câu hỏi thường gặp về hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn

Chứng từ thay thế hóa đơn khi thuê kol gồm những loại nào?

Chứng từ thay thế hóa đơn khi thuê kol chính là bốn thành phần cốt lõi của hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn: hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Hồ sơ thanh toán kol không có hóa đơn gồm những gì nếu trả nhiều lần?

Nếu một KOL nhận nhiều khoản dưới 2 triệu đồng trong cùng tháng, hồ sơ thanh toán kol không có hóa đơn vẫn phải cộng dồn để xác định có phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân hay không. Bỏ qua bước cộng dồn này khiến hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn thiếu tính nhất quán khi bị đối chiếu.

Kế toán nên rà lại toàn bộ hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn theo từng KOL, không tính riêng lẻ theo từng lần chi trong tháng.

Thuê kol qua agency có cần hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn không?

Khi KOL hoạt động qua agency có tư cách pháp nhân, khoản chi được ghi nhận bằng hóa đơn giá trị gia tăng của agency, không cần bộ hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn riêng cho cá nhân. Cách phân biệt hai trường hợp được nêu tại phần nguyên tắc phía trên.

Theo Thư viện Pháp luật về cách hợp thức hóa khoản chi không có hóa đơn, chứng từ, nguyên tắc chung với khoản chi không hóa đơn xoay quanh tính có thật của giao dịch và đầy đủ chứng từ, không riêng chi phí KOL. Đây cũng là lý do hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn cần chuẩn bị đồng bộ ngay từ đầu.

Lời kết

Hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn không phức tạp nếu chủ shop chuẩn bị đúng trình tự ngay từ lúc ký hợp đồng với KOL, thay vì đợi đến kỳ quyết toán mới đi gom chứng từ. Hợp đồng rõ ràng, khấu trừ thuế đúng ngưỡng, biên bản nghiệm thu đầy đủ và chứng từ thanh toán minh bạch là bốn trụ cột của hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn.

VAR eCOM đã xây dựng bộ hồ sơ bảo vệ chi phí cho hơn 500 doanh nghiệp TMĐT đa sàn, trong đó hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn là một trong sáu nhóm chi phí được chuẩn hóa theo phương pháp riêng, giúp khách hàng không bị bất ngờ khi quyết toán. Đây là cách VAR eCOM giúp khách hàng chuẩn hóa hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn ngay từ những tháng đầu hợp tác.

Nếu shop của bạn đang chi tiền cho KOL, KOC mỗi tháng mà chưa có quy trình lưu hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn bài bản, hãy liên hệ VAR eCOM qua hotline 082 6868 007 để được rà soát hồ sơ hợp thức hóa chi phí kol không hóa đơn miễn phí trước kỳ quyết toán gần nhất.