Hạch toán mua hàng trên Shopee là việc ghi nhận khoản mua theo hóa đơn do nhà bán lập, rồi đối chiếu với số tiền đã trả qua sàn. Công ty trả 3 triệu đồng cho Shopee nhưng nhận hóa đơn 4 triệu đồng từ một công ty khác thì ghi sổ theo số nào?
Câu trả lời ngắn: tùy trường hợp. Hóa đơn do nhà bán lập là bình thường, còn phần chênh lệch 1 triệu đồng phải có chứng từ giải thích. Bài này nêu căn cứ, bảng đối chiếu hóa đơn và định khoản để hạch toán mua hàng trên Shopee đúng, theo quy định áp dụng từ 01/07/2026.
Hóa đơn 4 triệu mà chỉ trả 3 triệu thì hạch toán mua hàng trên Shopee theo số nào?
Tùy trường hợp. Hóa đơn là chứng từ ghi nhận giá trị mua, nên hạch toán mua hàng trên Shopee thường bám theo số tiền trên hóa đơn của nhà bán. Phần chênh lệch với số tiền đã trả qua sàn phải được giải thích bằng chứng từ của sàn, hoặc bằng hóa đơn điều chỉnh nếu hóa đơn ghi sai.
Khi hạch toán mua hàng trên Shopee ở ca này, có hai điểm khiến kế toán lúng túng. Công ty chuyển 3.000.000 đồng cho Shopee, vài ngày sau nhận hóa đơn 4.000.000 đồng do một công ty khác lập. Tiền đi một nơi, hóa đơn đến từ nơi khác, và giá trị hóa đơn cao hơn tiền thực trả 1.000.000 đồng.
Điểm thứ nhất không cản trở việc hạch toán mua hàng trên Shopee. Shopee là nền tảng trung gian, còn người bán hàng hóa là nhà bán trên sàn, nên hóa đơn do nhà bán lập. Điểm thứ hai mới cần xác minh, vì khi hạch toán mua hàng trên Shopee, khoản lệch 1.000.000 đồng phải có lý do truy được về chứng từ.
Bốn nguyên nhân hay gặp, cần tra trong chi tiết đơn hàng trước khi hạch toán mua hàng trên Shopee:
- Voucher hoặc trợ giá do sàn chịu: người mua trả 3.000.000 đồng, sàn bù 1.000.000 đồng cho nhà bán, hóa đơn ghi giá bán 4.000.000 đồng, và hạch toán mua hàng trên Shopee theo số 4.000.000 đồng chỉ đúng khi có chứng từ voucher.
- Giảm giá do chính nhà bán chịu nhưng hóa đơn vẫn ghi giá gốc: hóa đơn sai, hạch toán mua hàng trên Shopee phải chờ hóa đơn điều chỉnh.
- Hóa đơn gộp thêm phí vận chuyển, phụ thu hoặc nhiều đơn hàng trong khi tiền mới thanh toán một phần, nên hạch toán mua hàng trên Shopee phải tách theo từng đơn.
- Hóa đơn lập nhầm đơn, nhầm giá trị hoặc nhầm người mua.
Nguyên nhân thứ nhất và thứ hai nhìn bề ngoài giống hệt nhau, nhưng cách hạch toán mua hàng trên Shopee lại ngược nhau. Khi xử lý hồ sơ mua hàng đa sàn, VAR eCOM đối chiếu từng đơn với chi tiết đơn hàng của sàn trước khi định khoản, vì chưa phân loại được thì chưa thể hạch toán mua hàng trên Shopee.
Căn cứ pháp lý nào quy định hạch toán mua hàng trên Shopee và hóa đơn do nhà bán lập?
Căn cứ để hạch toán mua hàng trên Shopee gồm ba văn bản. Hóa đơn do nhà bán lập theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/07/2026. Giá tính thuế và điều kiện khấu trừ nằm ở Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15, còn tài khoản ghi sổ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Với hạch toán mua hàng trên Shopee, Điều 9 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Quy định này áp dụng không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Vì vậy khi hạch toán mua hàng trên Shopee, hóa đơn đến sau ngày thanh toán vài ngày chưa phải là dấu hiệu sai.
> Điều 9 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa “là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua”.
Điều 17 khoản 1 điểm c cùng nghị định cho nhà bán quyền yêu cầu chủ quản nền tảng thương mại điện tử cung cấp dữ liệu để lập hóa đơn. Dữ liệu gồm thông tin người mua, thông tin giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng. Đây là căn cứ để hạch toán mua hàng trên Shopee theo hóa đơn của nhà bán, còn sàn chỉ cung cấp dữ liệu đơn hàng.
Trong hạch toán mua hàng trên Shopee, Điều 18 khoản 1 cho người mua quyền yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn hợp pháp, đồng thời cung cấp chính xác thông tin để người bán lập hóa đơn. Nếu hóa đơn lệch số, kế toán đang hạch toán mua hàng trên Shopee có căn cứ để gửi yêu cầu điều chỉnh bằng văn bản cho nhà bán.
Về thuế khi hạch toán mua hàng trên Shopee, Điều 7 khoản 1 điểm a Luật 48/2024/QH15 quy định giá tính thuế của hàng hóa do cơ sở kinh doanh bán ra là giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng. Điểm c cùng khoản quy định hàng hóa dùng để khuyến mại theo pháp luật về thương mại có giá tính thuế bằng không. Điểm k đưa ra công thức: giá chưa thuế bằng giá thanh toán chia cho một cộng thuế suất.
Điều 14 khoản 2 Luật 48/2024/QH15 đặt hai điều kiện khấu trừ thuế đầu vào khi hạch toán mua hàng trên Shopee. Một là có hóa đơn giá trị gia tăng mua hàng hóa, dịch vụ. Hai là có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ một số trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định.
Hai điều kiện này quyết định cách ghi chênh lệch 1.000.000 đồng, nên hạch toán mua hàng trên Shopee phải lưu cả hóa đơn lẫn sao kê thanh toán. Tham khảo thêm bài về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Thời điểm áp dụng: các quy định trên áp dụng cho hạch toán mua hàng trên Shopee với giao dịch phát sinh từ 01/07/2026. Giao dịch phát sinh trước mốc này cần đối chiếu quy định chuyển tiếp của chính nghị định, vì kỳ phát sinh quyết định văn bản áp dụng. Thông tin về hạch toán mua hàng trên Shopee trong bài được cập nhật đến tháng 10/2026.
Ghi hóa đơn khi hạch toán mua hàng trên Shopee thế nào?
Hóa đơn dùng để hạch toán mua hàng trên Shopee phải có đủ nội dung theo Điều 10 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trong đó người bán là bên ghi, người mua chỉ cung cấp thông tin. Khi nhận hóa đơn, kế toán đối chiếu từng ô với chi tiết đơn hàng trên sàn trước khi hạch toán mua hàng trên Shopee.
Bảng dưới đây cho biết từng ô cần kiểm tra khi hạch toán mua hàng trên Shopee, nguồn đối chiếu và ô nào được để trống, áp dụng cho ca hóa đơn 4.000.000 đồng:
| Ô trên hóa đơn | Phải ghi gì | Đối chiếu với |
|---|---|---|
| Người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế) | Công ty bán hàng trên sàn, không phải Shopee | Tên nhà bán trong chi tiết đơn hàng |
| Người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế) | Đúng thông tin công ty đã cung cấp khi đặt hàng | Thông tin xuất hóa đơn đã nhập trên sàn |
| Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá | Đúng hàng hóa đã mua | Chi tiết đơn hàng, biên bản giao nhận |
| Chiết khấu thương mại, khuyến mại | Ghi rõ nếu có áp dụng | Voucher, chương trình khuyến mại trong đơn |
| Tổng tiền thanh toán đã có thuế | 4.000.000 đồng hoặc số sau giảm | Số tiền thực trả và phần sàn hỗ trợ |
| Chữ ký của người mua | Để trống được | Không cần đối chiếu |
Nguồn của bảng hạch toán mua hàng trên Shopee là Điều 10 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, gồm các điểm c, d, đ, e và k.
Ô quan trọng nhất khi hạch toán mua hàng trên Shopee ở ca này là dòng chiết khấu thương mại, khuyến mại.
Nếu nhà bán áp dụng giảm giá hoặc khuyến mại mà hóa đơn không thể hiện, người mua thấy tiền trả thấp hơn hóa đơn, còn hạch toán mua hàng trên Shopee thì thiếu chứng từ nối hai con số. Khi đó, trước khi hạch toán mua hàng trên Shopee, nên yêu cầu nhà bán giải trình hoặc lập hóa đơn điều chỉnh. Chi tiết quy trình có trong bài về hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh.
Định khoản và kê khai khi hạch toán mua hàng trên Shopee vào đâu?
Hạch toán mua hàng trên Shopee với hàng hóa nhập kho và kê khai khấu trừ thì ghi Nợ tài khoản 156 theo giá chưa thuế, Nợ tài khoản 1331 theo thuế giá trị gia tăng đầu vào. Bên Có ghi tài khoản 331 theo tổng giá trị hóa đơn. Cả ba tài khoản thuộc hệ thống tài khoản của Thông tư 99/2025/TT-BTC, hiệu lực từ 01/01/2026.
Với ca hóa đơn 4.000.000 đồng, bút toán hạch toán mua hàng trên Shopee như sau:
- Nợ 156 khi hạch toán mua hàng trên Shopee: giá trị hàng hóa chưa có thuế.
- Nợ 1331: thuế giá trị gia tăng đầu vào ghi trên hóa đơn.
- Có 331 (chi tiết theo nhà bán): 4.000.000 đồng.
Khi hạch toán mua hàng trên Shopee phần thanh toán 3.000.000 đồng qua sàn, ghi Nợ 331 và Có 112 (hoặc tài khoản tiền tương ứng với nguồn tiền đã dùng). Sau bút toán này, tài khoản 331 chi tiết của nhà bán còn dư Có 1.000.000 đồng. Khoản dư này khiến hạch toán mua hàng trên Shopee chưa hoàn tất, và không nên xóa bằng cách điều chỉnh tay.
Cách làm thận trọng khi hạch toán mua hàng trên Shopee là giữ số dư 1.000.000 đồng trên 331 chi tiết cho đến khi phân loại được nguyên nhân.
Nếu là voucher hoặc trợ giá của sàn, hạch toán mua hàng trên Shopee cần có bằng chứng từ trang đơn hàng và sao kê đối soát của sàn, rồi mới kết chuyển theo hướng dẫn của kế toán trưởng. Nếu là hóa đơn sai, giữ nguyên số dư cho đến khi nhận hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Về kê khai sau khi hạch toán mua hàng trên Shopee, thuế đầu vào của hóa đơn chỉ được khấu trừ khi đáp ứng cả hai điều kiện tại Điều 14 khoản 2 Luật 48/2024/QH15. Thuế đầu vào kê khai theo kỳ phát sinh, đúng nguyên tắc tại điểm đ khoản 1 cùng điều. Chỉ tiêu cụ thể trên tờ khai thực hiện theo mẫu biểu hiện hành.
Sau khi hạch toán mua hàng trên Shopee, nên lưu một bộ hồ sơ gồm bốn thứ: ảnh chụp chi tiết đơn hàng, hóa đơn điện tử dạng gốc, sao kê thanh toán và email trao đổi với nhà bán. Bộ này giúp giải trình khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu sàn với hóa đơn. Bài về kế toán bán hàng trên sàn thương mại điện tử mô tả thêm phía người bán của cùng giao dịch.
Hạch toán mua hàng trên Shopee khác đi ở trường hợp nào?
Bốn trường hợp làm hạch toán mua hàng trên Shopee khác ca cơ bản: mua từ nhiều nhà bán trong một lần thanh toán, đơn hoàn hoặc hủy một phần, hàng khuyến mại kèm theo, và hóa đơn về khác kỳ.
Nhiều nhà bán, một lần thanh toán. Giỏ hàng có sản phẩm của hai nhà bán thì sàn tách thành hai đơn con, mỗi đơn có hóa đơn riêng và được hạch toán mua hàng trên Shopee riêng. Tổng tiền chuyển cho sàn bằng tổng hai đơn, nhưng hạch toán mua hàng trên Shopee phải đối chiếu mỗi hóa đơn với đúng đơn con của mình, và tài khoản 331 chi tiết theo từng nhà bán.
Đơn hoàn hoặc hủy một phần. Nếu một món trong đơn bị trả lại sau khi hóa đơn đã lập, hóa đơn ban đầu không còn khớp với số tiền thực chi. Tiền hoàn về từ sàn phải đi kèm hóa đơn điều chỉnh giảm từ nhà bán, nếu không số liệu hai bên sẽ lệch kéo dài qua nhiều kỳ. Vì thế hạch toán mua hàng trên Shopee với đơn hoàn phải đi theo hóa đơn điều chỉnh, không theo số tiền hoàn.
Hàng khuyến mại kèm theo. Món quà tặng trong đơn hàng có thể được nhà bán ghi nhận theo quy định về khuyến mại. Theo Điều 7 khoản 1 điểm c Luật 48/2024/QH15, hàng khuyến mại theo pháp luật về thương mại có giá tính thuế bằng không, nên hóa đơn có thể có dòng giá trị bằng không. Dòng này phải xuất hiện đúng trên hóa đơn thì hạch toán mua hàng trên Shopee mới khớp với đơn hàng.
Hóa đơn về khác kỳ. Theo Điều 9, thời điểm lập hóa đơn gắn với lúc chuyển giao hàng chứ không gắn với lúc thanh toán. Hàng nhận tháng này, hóa đơn lập tháng này, nhưng đến tháng sau mới tới tay kế toán, thì hạch toán mua hàng trên Shopee phải xem ngày lập hóa đơn để xác định kỳ kê khai thuế đầu vào.
Ở cả bốn trường hợp, nguyên tắc chung vẫn là hạch toán mua hàng trên Shopee theo bản chất giao dịch có chứng từ, không theo số tiền chuyển. Sổ sách chỉ phản ánh được nghiệp vụ khi mỗi con số truy ngược được về một hóa đơn hoặc một chứng từ của sàn.
Quy trình hạch toán mua hàng trên Shopee thực tế gồm năm bước: lấy chi tiết đơn hàng, đối chiếu người bán trên hóa đơn, so ô tổng tiền với số thực trả, phân loại nguyên nhân chênh lệch, rồi mới định khoản. Làm theo thứ tự này thì việc hạch toán mua hàng trên Shopee ít phải sửa lại sau khi đã kê khai thuế.
Câu hỏi thường gặp
anh chị cho e hỏi công ty e có mua hàng trên sàn shope. Công ty e có mua hàng trên shope chuyển tiền cho cty shope 3tr. Nhưng mấy ngày sau cty nhận được hóa đơn thì lại do công ty khác xuất 4tr. Vây hạch toán như nào hợp lý ạ
Hạch toán mua hàng trên Shopee theo hóa đơn do nhà bán lập, ghi Nợ 156, Nợ 1331 và Có 331 theo giá trị 4.000.000 đồng. Khoản thanh toán 3.000.000 đồng ghi Nợ 331, Có 112. Phần dư 1.000.000 đồng trên 331 phải được đối chiếu với voucher của sàn hoặc yêu cầu nhà bán điều chỉnh hóa đơn, không tự ý xóa.
Hóa đơn do công ty khác xuất chứ không phải Shopee có dùng để hạch toán mua hàng trên Shopee được không?
Khi hạch toán mua hàng trên Shopee, hóa đơn của công ty khác là hợp lệ nếu công ty đó là nhà bán của đơn hàng. Theo Điều 17 khoản 1 điểm c Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nhà bán lập hóa đơn dựa trên dữ liệu sàn cung cấp. Chỉ cần tên người bán trên hóa đơn khớp với nhà bán trong chi tiết đơn hàng thì có thể hạch toán mua hàng trên Shopee bình thường.
Trả 3 triệu nhưng hóa đơn 4 triệu có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng cả 4 triệu không?
Khi hạch toán mua hàng trên Shopee, chưa thể kết luận ngay. Điều 14 khoản 2 Luật 48/2024/QH15 yêu cầu có hóa đơn và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu phần 1.000.000 đồng chênh lệch là voucher của sàn có chứng từ rõ ràng thì thường giải thích được. Chênh lệch không rõ nguyên nhân cần chuyên viên thuế đánh giá trước khi kê khai và hạch toán mua hàng trên Shopee.
Hóa đơn đến sau ngày thanh toán vài ngày có làm sai thời điểm hạch toán mua hàng trên Shopee không?
Hóa đơn đến muộn chưa chắc là sai khi hạch toán mua hàng trên Shopee. Điều 9 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP xác định thời điểm lập hóa đơn là lúc chuyển giao hàng hóa, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Cần so ngày lập trên hóa đơn với ngày giao hàng thành công trên sàn để biết hóa đơn lập đúng thời điểm hay không.
Kết luận
Hạch toán mua hàng trên Shopee khi hóa đơn 4.000.000 đồng còn tiền trả chỉ 3.000.000 đồng bắt đầu từ việc phân loại phần chênh lệch 1.000.000 đồng. Voucher của sàn có chứng từ thì giải thích được, hóa đơn ghi sai thì phải điều chỉnh. Căn cứ để hạch toán mua hàng trên Shopee nằm ở Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Luật 48/2024/QH15 và Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Đọc thêm về hạch toán mua hàng trên Shopee: kế toán sàn thương mại điện tử, hóa đơn thay thế và điều chỉnh và nguồn tra cứu chính thống tại Tổng cục Thuế hoặc Cổng thông tin Chính phủ. Khi gặp ca mua hàng đa sàn có chênh lệch lớn, VAR eCOM khuyến nghị lưu bộ chứng từ đầy đủ trước khi chốt kỳ hạch toán mua hàng trên Shopee.
