Cách tính số lượng nhập hàng là phép tính xác định mỗi lần đặt nên mua bao nhiêu đơn vị, dựa trên tốc độ bán, thời gian hàng về, tồn kho an toàn và số tồn đang có. Kế toán viên cần phép tính này vì nhập dư làm chôn vốn, nhập thiếu làm đứt hàng và lệch giá vốn.

Bài này trả lời thẳng từng câu hỏi dân nghề hay gõ về cách tính số lượng nhập hàng, kèm công thức, ví dụ số và bảng chứng từ. Nội dung cập nhật tháng 10/2026, đã có phần Excel và phần mùa sale 11.11.

Cách tính số lượng nhập hàng có một công thức chung cho mọi shop không?

Không. Khung công thức thì chung, nhưng đầu vào của cách tính số lượng nhập hàng khác nhau theo từng mã hàng, từng sàn và từng mùa bán.

Công thức khung của cách tính số lượng nhập hàng: số lượng nhập = nhu cầu trong chu kỳ + tồn kho an toàn − tồn hiện có − hàng đang về. Mỗi vế đều lấy được từ sổ sách, không cần đoán. Đó là lý do cách tính số lượng nhập hàng dựa trên sổ sách đáng tin hơn cảm tính của người mua.

Kế toán viên không phải người dự báo doanh số. Tuy vậy, kế toán giữ ba con số quyết định cách tính số lượng nhập hàng: tồn thực trên sổ, hàng đang đi đường và giá vốn bình quân. Sai một trong ba số này thì bộ phận mua hàng tính đúng cũng ra kết quả sai.

Căn cứ pháp lý nào quy định cách tính số lượng nhập hàng?

Không có văn bản nào quy định công thức cho cách tính số lượng nhập hàng. Pháp luật chỉ yêu cầu ghi nhận đúng số hàng thực nhập, có chứng từ hợp lệ và hạch toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.

Vì vậy bài này không dẫn số hiệu văn bản cho phần công thức của cách tính số lượng nhập hàng. Cách tính số lượng nhập hàng là nghiệp vụ quản trị kho của doanh nghiệp, còn chứng từ nhập hàng và giá gốc hàng tồn kho mới là phần có quy định, theo quy định hiện hành.

Người đọc cần tra tiếp có thể vào cổng của Tổng cục Thuế hoặc Bộ Tài chính để đối chiếu văn bản mới nhất. Link chỉ để tra cứu, bài này không lấy số liệu từ đó.

> Nguyên tắc kế toán cần nhớ: hàng tồn kho ghi nhận theo giá gốc, và số lượng ghi sổ phải khớp số lượng kiểm nhận thực tế.

Về chữ nghĩa, giới kế toán gọi nghiệp vụ này là “mua hàng nhập kho”, còn chủ shop gõ “cách tính số lượng nhập hàng”. Hai tên là cùng một việc, và cách tính số lượng nhập hàng là tên dân gian của nó: người mua hỏi bao nhiêu, kế toán ghi nhận bao nhiêu.

Ghi chứng từ nhập hàng thế nào để số lượng khớp với cách tính số lượng nhập hàng?

Số lượng trên phiếu nhập kho phải là số thực nhận, không phải số đã đặt. Chênh lệch giữa hai số này là chỗ phát sinh sai lệch tồn kho nhiều nhất.

Bảng dưới đây chỉ rõ từng chứng từ ghi gì và ô nào để trống khi áp dụng cách tính số lượng nhập hàng vào thực tế:

Khi xử lý hồ sơ cho các shop đa sàn, VAR eCOM ghi nhận lỗi hay gặp nhất là phiếu nhập ghi theo đơn đặt, còn hàng về thiếu. Hậu quả là tồn sổ cao hơn tồn thực, nên kết quả cách tính số lượng nhập hàng lần sau bị lệch theo.

Quy tắc xử lý khi chênh lệch số lượng sau cách tính số lượng nhập hàng: hóa đơn ghi 500, kiểm đếm được 480 thì phiếu nhập ghi 480. Lập biên bản chênh lệch 20 và xử lý với nhà cung cấp trước khi ghi nhận công nợ.

Cách tính số lượng nhập hàng gồm mấy bước?

Gồm 5 bước: lấy tốc độ bán, xác định thời gian hàng về, tính tồn kho an toàn, tính điểm đặt hàng lại, rồi tính số lượng cần mua. Dưới đây là cách tính số lượng nhập hàng theo thứ tự đó.

1. Lấy tốc độ bán trung bình mỗi ngày của từng mã hàng.
2. Xác định thời gian hàng về, tính từ ngày đặt đến ngày nhập kho.
3. Tính tồn kho an toàn.
4. Tính điểm đặt hàng lại.
5. Tính số lượng cần mua cho chu kỳ tới.

Bước 1 và 2 trong cách tính số lượng nhập hàng: tốc độ bán và thời gian hàng về

Ở bước đầu của cách tính số lượng nhập hàng, tốc độ bán lấy từ số đơn giao thành công, không lấy số đơn đặt. Một mã bán 1.200 cái trong 30 ngày có tốc độ 40 cái mỗi ngày.

Trong cách tính số lượng nhập hàng, thời gian hàng về nên lấy trung bình của ít nhất 5 lần nhập gần nhất. Giả sử nhà cung cấp giao trung bình 12 ngày, chậm nhất 15 ngày.

Bước 3 và 4 trong cách tính số lượng nhập hàng: tồn kho an toàn và điểm đặt hàng lại

Với ví dụ trên, ngày bán cao nhất là 60 cái. Tồn kho an toàn là 60 × 15 − 40 × 12 = 420 cái, và điểm đặt hàng lại là 40 × 12 + 420 = 900 cái.

Hai khái niệm này có mục riêng ở phần sau. Điều cần nhớ ở bước này là cách tính số lượng nhập hàng chỉ đúng khi hai con số đó đã được chốt.

Bước 5: Chốt cách tính số lượng nhập hàng cho chu kỳ tới

Giả sử shop mua hàng mỗi 30 ngày, đây là chu kỳ trong cách tính số lượng nhập hàng. Mức tồn mục tiêu là 40 × (12 + 30) + 420 = 2.100 cái.

Tồn hiện có 700 cái, chưa có hàng đang về. Số lượng nhập là 2.100 − 700 = 1.400 cái. Đây là kết quả cuối của cách tính số lượng nhập hàng trong ví dụ.

Tồn kho an toàn là gì và đưa vào cách tính số lượng nhập hàng ra sao?

Tồn kho an toàn là lượng hàng giữ thêm để không đứt hàng khi bán nhanh hơn dự kiến hoặc nhà cung cấp giao trễ. Tồn kho an toàn là một vế trong cách tính số lượng nhập hàng, và thiếu vế này thì kết quả luôn thấp.

Công thức đơn giản dành cho shop nhỏ: tồn an toàn = (bán cao nhất mỗi ngày × số ngày giao chậm nhất) − (bán trung bình mỗi ngày × số ngày giao trung bình). Ví dụ 60 × 15 − 40 × 12 = 420 cái.

Cách tính số lượng nhập hàng theo thống kê dành cho shop có dữ liệu dài: tồn an toàn = Z × độ lệch chuẩn nhu cầu ngày × căn bậc hai thời gian giao. Với mức phục vụ 95%, hệ số Z là 1,65.

Khi duyệt cách tính số lượng nhập hàng, kế toán nên đánh giá tồn an toàn theo giá trị. Nếu 420 cái có giá vốn 80.000 đồng thì phần vốn nằm im là 33.600.000 đồng, và con số này phải được người duyệt chấp nhận.

Công thức tính điểm đặt hàng lại là gì trong cách tính số lượng nhập hàng?

Điểm đặt hàng lại là mức tồn mà khi chạm tới, phải đặt đơn mới ngay. Công thức: điểm đặt hàng lại = bán trung bình mỗi ngày × thời gian hàng về + tồn kho an toàn.

Với ví dụ của cách tính số lượng nhập hàng ở trên, 40 × 12 + 420 = 900 cái. Khi tồn trên sổ còn 900 cái thì mã hàng đó phải có đơn đặt, bất kể hôm đó đã tới kỳ mua hay chưa.

Điểm đặt hàng lại là cầu nối giữa kế toán kho và mua hàng trong cách tính số lượng nhập hàng. Kế toán chỉ cần cảnh báo khi tồn sổ chạm mốc, còn cách tính số lượng nhập hàng cho đơn đó lấy tiếp từ bước 5 ở trên.

Cần trừ cả hàng đã giữ cho đơn chưa giao khi so với điểm này. Tồn 900 nhưng 150 cái đã gắn đơn khách thì tồn khả dụng chỉ còn 750 cái và đã thấp hơn mốc.

Nên nhập bao nhiêu hàng khi bán Shopee theo cách tính số lượng nhập hàng?

Tùy trường hợp, nhưng quy tắc thực dụng là nhập đủ bán 30 đến 45 ngày với hàng chạy đều. Với hàng mới, lô đầu chỉ nên đủ bán 14 ngày để thử thị trường.

Cách tính số lượng nhập hàng cho shop Shopee cần lấy số liệu từ chính sàn: đơn giao thành công, đơn hủy, đơn hoàn. Chỉ tính đơn giao thành công, vì đơn hoàn quay lại kho và làm tồn tăng trở lại.

Chi phí sàn tác động đến cách tính số lượng nhập hàng, vì nó quyết định khả năng quay vòng vốn. Kế toán nên đối chiếu thêm với bảng phí Shopee 2026 để biết biên lãi còn lại sau phí, rồi mới chốt số lượng.

Với shop đa sàn, tồn kho dùng chung phải được gộp trước khi áp cách tính số lượng nhập hàng. Nếu Shopee, TikTok Shop và website cùng bán một mã, cách tính số lượng nhập hàng dùng tổng tốc độ bán của cả ba kênh, không tính riêng từng kênh.

Bài tồn kho đa sàn kế toán mô tả 7 nguyên tắc đối chiếu nhập, xuất, tồn giữa các kênh. Nên đọc trước khi áp cách tính số lượng nhập hàng vào dữ liệu thật.

Dự báo nhu cầu nhập hàng bằng Excel để làm cách tính số lượng nhập hàng thế nào?

Làm được trong một bảng tính, với 3 cột đầu vào và 3 cột công thức. Cách tính số lượng nhập hàng bằng Excel cần dữ liệu bán ra theo tuần của ít nhất 8 tuần.

Bố cục đề xuất của bảng tính cách tính số lượng nhập hàng:

Để cách tính số lượng nhập hàng trong Excel mượt hơn, dùng trung bình động 4 tuần thay cho trung bình toàn kỳ. Hàng có mùa vụ nên nhân thêm hệ số mùa, tính bằng doanh số cùng kỳ năm trước chia doanh số trung bình năm.

Cột F của cách tính số lượng nhập hàng phải có hàm chặn số âm: =MAX(0, …). Nếu tồn đã dư so với mức mục tiêu thì số lượng nhập bằng 0, không phải số âm.

VAR eCOM dùng khung 6 cột này khi dựng báo cáo tồn kho cho shop đa sàn. Giữ file cách tính số lượng nhập hàng ở một nơi duy nhất và khóa các ô công thức. Một file Excel có hai bản lệch nhau sẽ làm cách tính số lượng nhập hàng cho ra hai đáp án, và kế toán sẽ không biết bản nào đúng.

Nhập hàng mùa sale 11.11 bao nhiêu là đủ theo cách tính số lượng nhập hàng?

Đủ khi nhu cầu dự báo của kỳ sale cộng thêm 10% đến 20% dự phòng, trừ đi tồn hiện có. Mùa sale phá vỡ giả định bán đều, nên cách tính số lượng nhập hàng phải tách riêng kỳ sale ra khỏi kỳ thường.

Ví dụ cách tính số lượng nhập hàng mùa sale: tốc độ thường là 40 cái mỗi ngày. Trong 7 ngày quanh 11.11, shop dự kiến 4 ngày đầu bán 60 cái và 3 ngày cao điểm bán 120 cái, tổng 4 × 60 + 3 × 120 = 600 cái.

Theo cách tính số lượng nhập hàng cho kỳ sale, cộng dự phòng 15% được 690 cái. Nếu tồn khả dụng là 300 cái thì lượng cần nhập thêm cho kỳ sale là 390 cái.

Hai rủi ro riêng của mùa sale với cách tính số lượng nhập hàng. Nhà cung cấp giao chậm hơn bình thường, nên thời gian hàng về cần cộng thêm vài ngày. Tỷ lệ hoàn cũng tăng, nên không dùng số đơn đặt làm nhu cầu.

Sau sale, hàng dư phải được rà soát để trích lập dự phòng nếu giá thị trường giảm xuống dưới giá gốc. Xem thêm hướng dẫn trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để biết cách ghi nhận.

Hạch toán và kê khai cách tính số lượng nhập hàng vào đâu?

Bản thân phép tính không được hạch toán. Chỉ số lượng và giá trị thực nhập mới vào sổ, còn kết quả cách tính số lượng nhập hàng chỉ là căn cứ để duyệt đơn mua.

Định khoản cơ bản khi hàng về theo cách tính số lượng nhập hàng đã duyệt, theo hệ thống tài khoản doanh nghiệp đang áp dụng:

• Nợ TK 156 (Hàng hóa): giá gốc hàng nhập kho.
• Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ): nếu đủ điều kiện khấu trừ, theo quy định hiện hành.
• Có TK 331 (Phải trả người bán): tổng tiền phải trả.

Hàng đã mua, hóa đơn đã về nhưng chưa nhập kho thì ghi vào TK 151 (Hàng mua đang đi đường). Đây chính là số “hàng đang về” trong cách tính số lượng nhập hàng, nên kế toán phải tách riêng để mua hàng khỏi đặt trùng.

Về kê khai, hóa đơn đầu vào của đơn mua theo cách tính số lượng nhập hàng được kê khai theo kỳ như thường lệ. Số lượng trên hóa đơn phải khớp phiếu nhập, và chênh lệch phải có biên bản.

Khi ghi nhận giá vốn, xem thêm cách hạch toán giá vốn hàng bán online. Bài cách quản lý tồn kho bán hàng online bổ sung quy trình kiểm kê 7 bước.

Số liệu từ cách tính số lượng nhập hàng ghi nhận trên sổ phải được người có chuyên môn duyệt trước khi dùng cho báo cáo thuế.

Trường hợp nào cách tính số lượng nhập hàng khác đi?

Có 4 trường hợp phải điều chỉnh cách tính số lượng nhập hàng: đa sàn, hàng trả về, hàng combo và hàng giao thẳng từ nhà cung cấp.

• Đa sàn: cộng tốc độ bán của mọi kênh trước khi tính. Mỗi kênh có thời gian giao khác nhau, nên tách riêng tồn kho gửi kho sàn với tồn kho nhà.
• Hàng trả về: chỉ cộng lại vào tồn nếu hàng còn bán được. Hàng lỗi đưa vào kho riêng, không dùng để giảm số lượng cần nhập.
• Combo: quy đổi combo ra từng mã đơn lẻ. Combo 3 cái gồm 2 áo và 1 quần thì nhu cầu áo tăng 2, quần tăng 1.
• Hàng giao thẳng: thời gian hàng về bằng 0 nên không cần tồn an toàn, nhưng nhà cung cấp phải cam kết bằng văn bản.

Với khách lẻ mua số lượng nhỏ, cách tính số lượng nhập hàng không cần tách riêng. Với khách đặt trước một số lượng lớn, tách khỏi nhu cầu thường và nhập theo đơn đó.

Ở mỗi trường hợp, cách tính số lượng nhập hàng vẫn giữ nguyên khung, chỉ thay đầu vào. Đây là chỗ bài chung chung hay bỏ sót và làm kế toán tính lệch.

Câu hỏi thường gặp

Cách tính số lượng nhập hàng bằng Excel có đủ chính xác không?

Có, nếu dữ liệu bán ra sạch và đủ ít nhất 8 tuần. Excel không dự báo thay bạn, nó chỉ tính nhanh và nhất quán hơn tính tay.

Cách tính số lượng nhập hàng nên cho đủ bao nhiêu ngày bán?

Tùy trường hợp. Hàng chạy đều nên nhập đủ bán 30 đến 45 ngày, hàng mới chỉ nên nhập đủ 14 ngày.

Tồn kho an toàn trong cách tính số lượng nhập hàng có phải tính vào giá vốn không?

Không. Tồn kho an toàn là một phần hàng tồn kho, ghi nhận theo giá gốc, và chỉ chuyển vào giá vốn khi bán ra.

Sau cách tính số lượng nhập hàng, phiếu nhập kho có phải ghi theo hóa đơn không?

Không. Phiếu nhập ghi số lượng thực nhận sau kiểm đếm, nếu lệch hóa đơn thì lập biên bản chênh lệch.

Kết luận về cách tính số lượng nhập hàng

Cách tính số lượng nhập hàng gói trong một công thức: nhu cầu chu kỳ cộng tồn an toàn, trừ tồn hiện có và hàng đang về. Kế toán viên chịu trách nhiệm cho các con số đầu vào, còn quyết định mua thuộc về bộ phận kinh doanh.

Phần căn cứ cần giữ lại cho cách tính số lượng nhập hàng là phiếu nhập kho, biên bản kiểm nhận và hóa đơn đầu vào. Công thức không có văn bản quy định riêng, theo quy định hiện hành chỉ chứng từ và giá gốc mới là phần bắt buộc.

Đọc thêm: cách quản lý tồn kho bán hàng online, tồn kho đa sàn kế toán và hạch toán giá vốn hàng bán online.