Hàng hoàn trên sàn TMĐT có phải xuất hóa đơn không? Có. Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh khi khách trả lại hàng, trừ trường hợp hai bên thỏa thuận để người mua tự lập hóa đơn trả hàng. Đây là câu hỏi kế toán viên bán hàng Shopee, TikTok Shop hay Lazada hay hỏi khi nhận đơn hoàn tiền. Nhầm giữa “hủy hóa đơn”, “hóa đơn thay thế” và “hóa đơn điều chỉnh” rất dễ dẫn tới kê khai sai doanh thu.
Bài viết tra theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, cùng có hiệu lực từ 01/07/2026. Nội dung chỉ rõ ai lập hóa đơn, lập loại nào, và đơn hàng hoàn có làm giảm số thuế phải nộp hay không.
Hàng hoàn trên sàn TMĐT có phải xuất hóa đơn không?
Có, nhưng không phải theo cách nhiều người nghĩ. Khi khách trả lại hàng, người bán không hủy hóa đơn gốc mà lập hóa đơn điều chỉnh, ghi giảm đúng phần hàng hóa bị trả.
Trường hợp hai bên có thỏa thuận, người mua (nếu là tổ chức có dùng hóa đơn điện tử) có thể tự lập hóa đơn trả hàng giao cho người bán thay vì để người bán điều chỉnh. Đây là quyền lựa chọn, không phải bắt buộc.
Hàng hoàn trên sàn TMĐT có phải xuất hóa đơn không còn phụ thuộc vào việc hàng đã giao thành công hay chưa. Đơn bị hủy trước khi giao hàng thì chưa phát sinh hóa đơn, nên không có gì để điều chỉnh.
Điều kiện nào xác định ai phải lập hóa đơn khi có hàng hoàn?
Ba yếu tố quyết định: hóa đơn gốc đã lập hay chưa, người mua có phải tổ chức dùng hóa đơn điện tử hay không, và hai bên có thỏa thuận riêng hay không.
> “Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán.” – Điều 10 Khoản 5 điểm c.1 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Mặc định là người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Người mua chỉ tự lập hóa đơn trả hàng khi đáp ứng đủ hai điều kiện: có MST và dùng hóa đơn điện tử, đồng thời có thỏa thuận với người bán về việc này.
Với khách lẻ mua trên Shopee, TikTok Shop không có MST, người mua không thể tự lập hóa đơn. Người bán luôn là bên lập hóa đơn điều chỉnh trong trường hợp này.
Quy định này nằm trong Thông tư 91/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/07/2026, hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Cả hai văn bản đã thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP kể từ mốc trên.
Đơn hoàn phát sinh trước 01/07/2026 phải đối chiếu văn bản đang có hiệu lực tại đúng thời điểm giao dịch, không áp thẳng Thông tư 91/2026/TT-BTC cho giao dịch quá khứ.
Tra cứu văn bản gốc tại cổng thông tin điện tử của Bộ Tài chính hoặc ngành Thuế để đối chiếu thêm khi cần.
Vì sao kế toán viên TMĐT phải nắm đúng quy định này?
Vì xử lý sai sẽ dẫn tới hai hậu quả trực tiếp: doanh thu tính thuế bị khai sai, và hồ sơ không đủ căn cứ khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu sàn.
Đối với hộ kinh doanh bán sàn
Hộ kinh doanh nộp thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu. Nếu không lập hóa đơn điều chỉnh cho đơn hoàn, doanh thu tính thuế bị tính thừa trên cả phần hàng đã trả lại.
Đối với doanh nghiệp bán sàn
Doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ. Thiếu hóa đơn điều chỉnh khiến số thuế GTGT đầu ra và doanh thu tính thuế TNDN đều bị ghi cao hơn thực tế, dẫn tới nộp thừa hoặc lệch số khi đối soát.
Ví dụ đơn giản: shop bán 100 đơn/tháng, giá trị trung bình 500.000 đồng/đơn, tỷ lệ hoàn 5% tương đương 5 đơn. Không điều chỉnh 5 hóa đơn này, doanh thu tính thuế bị tính thừa 2.500.000 đồng chỉ trong một tháng.
Với shop doanh thu hàng tỷ đồng/tháng, tỷ lệ hoàn 5-8% là phổ biến ở ngành thời trang, mỹ phẩm. Số tiền tính thuế thừa cộng dồn theo năm có thể lên tới hàng chục triệu đồng nếu không xử lý đúng kỳ.
Xử lý hóa đơn khi có hàng hoàn trên sàn TMĐT gồm mấy bước?
Bốn bước xử lý theo đúng trình tự, áp dụng cho phần lớn giao dịch trả hàng qua sàn:
- Xác nhận đơn hoàn trên hệ thống sàn, đối chiếu với hóa đơn gốc đã lập cho đơn đó.
- Xác định người mua có MST và dùng hóa đơn điện tử hay không, để biết ai lập hóa đơn điều chỉnh.
- Lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ dòng chữ dẫn chiếu hóa đơn gốc theo mẫu số, ký hiệu, số, ngày lập.
- Lưu hồ sơ chứng minh việc trả hàng: chứng từ bán hàng từ sàn, biên bản hoàn hàng, xác nhận hoàn tiền.
Với đơn hoàn nhiều lần trong tháng của cùng một khách, có thể lập một hóa đơn điều chỉnh chung, kèm bảng kê các hóa đơn đã lập sai hoặc cần điều chỉnh trong kỳ.
Hồ sơ trả hàng phải được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Đây là điều kiện bắt buộc song song với việc lập đúng loại hóa đơn.
Trên hóa đơn điều chỉnh, số tiền ghi âm tương ứng đúng phần hàng bị trả, không ghi âm toàn bộ giá trị đơn hàng nếu khách chỉ trả một phần. Dòng chữ dẫn chiếu phải nêu đủ mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn và ngày lập của hóa đơn gốc.
Nếu shop dùng phần mềm kết nối trực tiếp với sàn để tự động xuất hóa đơn, cần kiểm tra phần mềm có hỗ trợ lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng cấu trúc trên hay không. Nhiều phần mềm chỉ hỗ trợ hóa đơn thay thế, dẫn tới ghi sai bản chất nghiệp vụ.
Khách trả hàng là công ty hay hộ kinh doanh thì xử lý khác gì so với khách lẻ?
Khác ở chỗ ai được quyền tự lập hóa đơn trả hàng. Khách lẻ không có MST nên người bán luôn là bên lập hóa đơn điều chỉnh.
Khách là công ty hoặc hộ kinh doanh có MST, dùng hóa đơn điện tử, có thể tự lập hóa đơn trả hàng giao cho người bán nếu hai bên đã thỏa thuận trước. Nếu không có thỏa thuận, người bán vẫn lập hóa đơn điều chỉnh như bình thường.
Một điểm đáng chú ý cho hoạt động mua bán qua sàn TMĐT liên quan tới hóa đơn đã lập sai, không phải trường hợp trả hàng. Với tình huống này, Thông tư 91/2026/TT-BTC không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận riêng cho giao dịch trên nền tảng thương mại điện tử. Đây là điểm khác với giao dịch B2B truyền thống. Giao dịch B2B thường phải có biên bản ký giữa hai bên trước khi điều chỉnh hóa đơn.
Bảng dưới tóm tắt ai lập hóa đơn trong từng tình huống thường gặp khi bán hàng qua sàn:
| Người mua | Có thỏa thuận trước không | Ai lập hóa đơn |
|---|---|---|
| Khách lẻ, không có MST | Không áp dụng | Người bán lập hóa đơn điều chỉnh |
| Công ty hoặc hộ kinh doanh có MST | Không có thỏa thuận | Người bán lập hóa đơn điều chỉnh |
| Công ty hoặc hộ kinh doanh có MST | Có thỏa thuận, dùng hóa đơn điện tử | Người mua lập hóa đơn trả hàng |
| Người mua là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu | Đã đăng ký theo tên người mua | Người mua lập hóa đơn trả hàng |
Đơn hàng hoàn có bị tính thuế không?
Không, phần doanh thu tương ứng với hàng đã trả lại không bị tính thuế, với điều kiện đã lập đúng hóa đơn điều chỉnh giảm.
Hóa đơn điều chỉnh ghi số âm cho phần giá trị hàng hoàn, làm giảm trực tiếp doanh thu tính thuế GTGT và thu nhập chịu thuế TNDN của kỳ phát sinh điều chỉnh. Số liệu phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế thực tế.
Rủi ro chỉ xảy ra khi không lập hóa đơn điều chỉnh mà vẫn giữ nguyên doanh thu trên sổ sách. Khi đó, số thuế đã nộp cho phần hàng hoàn coi như nộp thừa nhưng không có căn cứ để giải trình hay hoàn lại, vì hồ sơ không khớp với hóa đơn đã lập.
Với shop bán đa sàn, chênh lệch này thường bị phát hiện khi rà soát hoá đơn đầu vào hoặc đối chiếu doanh thu cuối kỳ, lúc đó việc bổ sung hóa đơn điều chỉnh đã trễ so với kỳ kê khai gốc.
Bút toán ghi nhận doanh thu cũng phải điều chỉnh tương ứng, không chỉ dừng ở việc lập hóa đơn. Xem chi tiết cách hạch toán từng bước tại bài hạch toán doanh thu sàn TMĐT, áp dụng cho cả trường hợp có hàng hoàn trong kỳ.
Câu hỏi “đơn hàng hoàn có bị tính thuế không” còn liên quan tới thời điểm ghi nhận: hoàn trong cùng kỳ kê khai hay hoàn sang kỳ sau. Cả hai trường hợp đều xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh, chỉ khác ở kỳ kê khai áp dụng số liệu điều chỉnh.
Câu hỏi thường gặp
Khách trả hàng Shopee có phải lập hóa đơn hoàn trả không?
Không bắt buộc khách (người mua) lập. Mặc định người bán là bên lập hóa đơn điều chỉnh, trừ khi khách là tổ chức có MST, dùng hóa đơn điện tử và đã thỏa thuận trước với người bán về việc tự lập hóa đơn trả hàng.
Trả hàng hoàn tiền trên sàn TMĐT xử lý thế nào?
Xác nhận đơn hoàn trên sàn, đối chiếu hóa đơn gốc, rồi lập hóa đơn điều chỉnh giảm đúng phần hàng đã trả. Toàn bộ hồ sơ (xác nhận hoàn tiền, chứng từ sàn) cần lưu lại để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Hàng hoàn có cần hủy hóa đơn gốc không?
Không. Từ 01/06/2025, hóa đơn điện tử có sai sót hoặc cần điều chỉnh không được hủy, chỉ được điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng thủ tục. Hóa đơn gốc vẫn giữ nguyên, chỉ bổ sung hóa đơn điều chỉnh đi kèm.
Đơn hàng hoàn sau khi đã kê khai thuế thì xử lý ra sao?
Vẫn lập hóa đơn điều chỉnh cho kỳ phát sinh việc trả hàng, không phải sửa lại tờ khai của kỳ trước. Số liệu điều chỉnh được phản ánh vào kỳ kê khai hiện tại theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kết luận
Hàng hoàn trên sàn TMĐT có phải xuất hóa đơn không, câu trả lời gọn là có, dưới hình thức hóa đơn điều chỉnh do người bán lập, trừ khi có thỏa thuận khác với khách là tổ chức có MST.
Khi triển khai đối soát cho hơn 500 doanh nghiệp TMĐT đa sàn, VAR eCOM nhận thấy lỗi phổ biến nhất không phải là lập sai loại hóa đơn, mà là bỏ sót hoàn toàn bước lập hóa đơn điều chỉnh cho đơn hoàn.
Hệ quả là doanh thu tính thuế bị ghi cao hơn thực tế trong nhiều tháng liền, đến khi quyết toán mới phát hiện và phải giải trình. VAR eCOM khuyến nghị đối chiếu danh sách đơn hoàn với hóa đơn điều chỉnh mỗi kỳ kê khai, thay vì dồn lại xử lý cuối năm.
Bài viết cập nhật theo kho văn bản pháp luật đến tháng 9/2026. Số rủi ro cao như cách xác định thuế phải nộp hay hồ sơ điều chỉnh hóa đơn cần người có chuyên môn duyệt lại trước khi áp dụng cho từng trường hợp cụ thể.
