Hóa đơn máy tính tiền là hóa đơn điện tử do hệ thống tính tiền của người bán lập ra và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. Khi khách trả lại hàng, kế toán hay hỏi: hóa đơn máy tính tiền phải lập thay thế hay điều chỉnh? Từ 01/07/2026, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định hóa đơn máy tính tiền lập sai thì người bán lập hóa đơn thay thế.

Nhưng hàng bán bị trả lại là nghiệp vụ phát sinh sau, không phải hóa đơn lập sai, và khoản 5 Điều 10 của thông tư ấy ghi hướng điều chỉnh. Bài này đặt hai điều khoản cạnh nhau, chỉ rõ chỗ nào chắc, chỗ nào cần hỏi cơ quan thuế.

Hàng bán bị trả lại của hóa đơn máy tính tiền có chỉ được lập hóa đơn thay thế không?

Tùy trường hợp. Hóa đơn máy tính tiền lập sai thì người bán lập hóa đơn thay thế, theo điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Hàng bán bị trả lại thì khoản 5 Điều 10 cùng thông tư ghi người bán lập hóa đơn điều chỉnh, hoặc người mua lập hóa đơn nếu hai bên thỏa thuận như vậy.

Nhận định “từ 01/7/2026, sai sót chỉ lập thay thế” đúng với phần hóa đơn lập sai. Nhưng nó chưa đủ để kết luận cho hàng trả lại, vì hàng trả lại xảy ra sau khi hóa đơn máy tính tiền đã lập đúng.

Phân biệt hai tình huống của hóa đơn máy tính tiền là bước đầu tiên. Hóa đơn máy tính tiền sai là hóa đơn ghi sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc hàng hóa ngay từ lúc lập. Hóa đơn máy tính tiền đúng nhưng khách trả hàng sau đó là một nghiệp vụ mới, cần giảm doanh thu và giảm thuế tương ứng.

Bảng dưới đây gom bốn tình huống hay gặp nhất của hóa đơn máy tính tiền và điều khoản tương ứng.

Chỗ vướng nằm ở điểm c khoản 1. Điểm này chỉ chừa riêng điểm c.2 khoản 5, không chừa điểm c.1, nên có người đọc rộng rằng mọi chỉnh sửa hóa đơn máy tính tiền đều là thay thế.

Đọc sát chữ thì hai điểm nói hai việc khác nhau: điểm c xử lý hóa đơn “đã lập sai”, điểm c.1 xử lý “trả lại hàng hóa”. Đây là cách hiểu của người viết, chưa có hướng dẫn riêng nào trong tài liệu đối chiếu nói thẳng hóa đơn máy tính tiền hàng trả lại phải thay thế hay điều chỉnh.

Vì vậy, trước khi áp dụng cho một hồ sơ hóa đơn máy tính tiền cụ thể, nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản và lưu câu trả lời. Phần xử lý hóa đơn máy tính tiền sai sót đã có bài riêng: xem xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, lưu ý bài này viết theo quy định trước 01/7/2026.

Căn cứ pháp lý nào quy định xử lý hóa đơn máy tính tiền từ 01/7/2026?

Căn cứ là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, cùng ký ngày 30/06/2026 và cùng có hiệu lực từ 01/07/2026. Hai văn bản này thay thế các nghị định và thông tư cũ về hóa đơn, chứng từ, nên mọi hóa đơn máy tính tiền lập từ ngày đó phải đối chiếu theo bộ mới.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, trong đó có hóa đơn máy tính tiền. Điều 43 của nghị định ghi hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2026 và liệt kê các nghị định hết hiệu lực kể từ ngày đó.

Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn máy tính tiền, gồm 25 điều và 5 phụ lục. Điều 25 của thông tư ghi rõ thông tư cũ về hóa đơn hết hiệu lực khi thông tư mới có hiệu lực.

Năm điều khoản dưới đây là xương sống khi xử lý hóa đơn máy tính tiền:

1. Điều 3 khoản 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: định nghĩa hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
2. Điều 6 khoản 1 điểm c, điểm d Nghị định 254/2026/NĐ-CP: ai phải dùng hóa đơn máy tính tiền, trong đó có hộ kinh doanh doanh thu năm trên 01 tỷ đồng.
3. Điều 8 khoản 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: nguyên tắc của hóa đơn máy tính tiền, gồm việc không bắt buộc chữ ký số.
4. Điều 10 khoản 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: nội dung bắt buộc của hóa đơn máy tính tiền.
5. Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC: xử lý hóa đơn điện tử đã lập, kể cả hóa đơn máy tính tiền: sai sót, hàng trả lại, chiết khấu.

Hóa đơn máy tính tiền là cách gọi dân gian, còn tên trong văn bản là “hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế”. Hai tên chỉ cùng một loại hóa đơn máy tính tiền, nên bài này dùng tên quen thuộc ở phần thân và tên pháp lý ở phần căn cứ.

> “Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai là hóa đơn điện tử từ máy tính tiền […] thì người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai, trừ trường hợp quy định tại điểm c.2 khoản 5 Điều này.”

Trích điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Đối tượng phải dùng hóa đơn máy tính tiền theo điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP gồm trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn và một số dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng. Nguyên tắc xuất hóa đơn đã có bài riêng: xem nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Hộ kinh doanh doanh thu năm trên 01 tỷ đồng phải áp dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn máy tính tiền có kết nối dữ liệu, theo điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Hộ kinh doanh chưa thuộc diện đó mà muốn dùng hóa đơn máy tính tiền vẫn được đăng ký.

Ghi hóa đơn máy tính tiền thay thế hoặc điều chỉnh thế nào?

Hóa đơn máy tính tiền thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Còn hóa đơn máy tính tiền điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Giá trị điều chỉnh giảm ghi số âm, điều chỉnh tăng ghi số dương.

Hai dòng chữ này của hóa đơn máy tính tiền lấy từ điểm b khoản 1 Điều 10 và điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Bảng dưới đây chỉ rõ từng ô trên hóa đơn máy tính tiền ghi gì và ô nào được để trống.

Các ô về người mua, giá chưa thuế và chữ ký số lấy từ khoản 4 Điều 10 và khoản 9 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Người bán gửi hóa đơn máy tính tiền cho người mua bằng tin nhắn, thư điện tử, đường dẫn hoặc mã QR.

Quy trình xử lý một hóa đơn máy tính tiền cần sửa gồm 5 bước, áp dụng cho cả thay thế lẫn điều chỉnh hóa đơn máy tính tiền:

1. Xác định hóa đơn máy tính tiền gốc sai ở nội dung nào, hay hóa đơn đúng nhưng khách trả hàng.
2. Gom chứng từ liên quan việc trả lại hàng, vì người bán và người mua phải xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
3. Chọn đúng hướng: thay thế cho hóa đơn lập sai, điều chỉnh hoặc người mua lập hóa đơn cho hàng trả lại.
4. Ghi dòng tham chiếu hóa đơn máy tính tiền gốc, ghi số âm cho phần giảm.
5. Khi lại phát hiện hóa đơn máy tính tiền sai, xử lý tiếp theo đúng hình thức đã dùng ở lần đầu, theo điểm a khoản 6 Điều 10.

Mẫu dòng chữ và cách lập đã có hướng dẫn chung trong lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh, bài này viết theo quy định cũ nên cần đối chiếu lại với thông tư mới.

Hạch toán và kê khai hàng trả lại của hóa đơn máy tính tiền vào đâu?

Doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC ghi giảm doanh thu của hóa đơn máy tính tiền qua tài khoản 521, đồng thời giảm thuế GTGT đầu ra trên tài khoản 3331. Người bán kê khai hóa đơn điều chỉnh vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn đó.

Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2026, nên hàng trả lại của hóa đơn máy tính tiền phát sinh từ kỳ 2026 hạch toán theo thông tư này. Doanh nghiệp đang dùng chế độ kế toán khác ghi [chưa rõ] và phải đối chiếu hệ thống tài khoản của chế độ đó trước khi định khoản.

Định khoản hàng bán bị trả lại của hóa đơn máy tính tiền theo hướng dẫn tài khoản 521 gồm 4 bút toán:

1. Nhận lại hàng, ghi giá vốn: Nợ TK 154, 155, 156; Có TK 632.
2. Hoàn tiền hoặc trừ công nợ cho khách: Nợ TK 521; Nợ TK 3331 (33311) nếu có; Có TK 111, 112, 131.
3. Chi phí phát sinh liên quan đến hàng trả lại: Nợ TK 641; Có TK 111, 112, 141, 334.
4. Cuối kỳ kết chuyển: Nợ TK 511; Có TK 521.

Hóa đơn máy tính tiền hàng trả lại cần khớp ba nơi: hóa đơn điều chỉnh, chứng từ hoàn tiền và sổ doanh thu.

Kỳ ghi giảm doanh thu của hóa đơn máy tính tiền phụ thuộc thời điểm khách trả hàng. Nếu hàng trả lại của hóa đơn máy tính tiền phát sinh cùng kỳ bán, ghi giảm doanh thu của kỳ đó.

Nếu hàng bán ở kỳ trước nhưng trả lại trước khi phát hành báo cáo tài chính, kế toán coi đây là sự kiện cần điều chỉnh sau ngày lập báo cáo và ghi giảm doanh thu trên báo cáo tài chính của kỳ trước. Nếu trả lại sau thời điểm phát hành báo cáo tài chính, ghi giảm doanh thu của kỳ sau.

Chỉ tiêu cụ thể trên tờ khai GTGT cho hóa đơn máy tính tiền điều chỉnh hàng trả lại chưa có trong tài liệu đối chiếu của bài này. Kế toán xem hướng dẫn tờ khai hiện hành và xác nhận trước khi nộp.

Trường hợp nào khác đi: sai tên khách, nhiều hóa đơn sai, trả một phần, bán qua sàn?

Có năm trường hợp xử lý khác chuẩn chung: sai tên hoặc địa chỉ, nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng, khách trả một phần hoặc đổi hàng, bán qua sàn thương mại điện tử và tài sản phải đăng ký quyền sở hữu. Mỗi trường hợp của hóa đơn máy tính tiền có điều khoản riêng trong Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Hóa đơn máy tính tiền sai tên hoặc địa chỉ người mua

Hóa đơn máy tính tiền sai về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa thì người bán thông báo cho người mua và không phải lập lại. Người bán báo cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Điểm này đặt ở điểm a khoản 1 Điều 10, không loại trừ riêng hóa đơn máy tính tiền. Trong khi đó điểm c nói hóa đơn máy tính tiền lập sai thì thay thế, nên nhánh sai tên nên xác nhận với cơ quan thuế.

Nhiều hóa đơn máy tính tiền cùng sai trong một tháng

Nếu trong tháng người bán lập sai cùng thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn máy tính tiền của một người mua, được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho tất cả. Hóa đơn máy tính tiền đó đính kèm bảng kê theo Mẫu 01/BK-ĐCTT.

Quy tắc này nằm cùng đoạn với điểm b khoản 1 Điều 10. Chưa rõ nó áp dụng cho hóa đơn máy tính tiền bán cho khách lẻ không có thông tin người mua, nên cần người chuyên môn xác nhận.

Khách trả một phần hoặc đổi hàng làm thay đổi giá trị

Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng, kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị, thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh theo điểm c.1 khoản 5 Điều 10. Hóa đơn máy tính tiền điều chỉnh ghi phần giảm bằng số âm.

Với combo trả một phần, tài liệu đối chiếu chưa có hướng dẫn riêng. Nguyên tắc chắc nhất là ghi đúng phần giá trị thực tế trả lại, kèm đủ chứng từ trả hàng.

Bán qua sàn thương mại điện tử và đa kênh

Hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử và nền tảng số khác được miễn lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn. Điều này nằm trong đoạn về điểm b khoản 1 Điều 10.

Với chủ shop bán đa sàn có hóa đơn máy tính tiền, đơn hoàn thường đi qua sàn trước khi về đến người bán. Trong quy trình đối soát 3 chiều giữa doanh thu sàn, dòng tiền ngân hàng và hóa đơn điện tử, VAR eCOM đối chiếu từng đơn hoàn với hóa đơn đã xuất để biết đơn nào cần điều chỉnh.

Tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng

Hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và đã đăng ký theo tên người mua thì người mua lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán. Điều kiện là người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là điểm c.2 khoản 5 Điều 10, cũng là ngoại lệ duy nhất mà điểm c khoản 1 chừa ra cho hóa đơn máy tính tiền.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn máy tính tiền hàng trả lại

Cả nhà cho mình hỏi đối với hàng bán bị trả lại của hoá đơn máy tính tiền thì xuất hoá đơn thay thế hay hoá đơn điều chỉnh vậy ạ?

Thông tư 91/2026/TT-BTC chia hai nhánh: hóa đơn lập sai thì thay thế (điểm c khoản 1 Điều 10), hàng trả lại thì điều chỉnh (điểm c.1 khoản 5 Điều 10). Nhận định “chỉ lập thay thế” đúng với hóa đơn lập sai. Với hàng trả lại, nên hỏi cơ quan thuế bằng văn bản vì chưa có hướng dẫn riêng cho hóa đơn máy tính tiền.

Hóa đơn máy tính tiền sai tên khách có phải lập thay thế không?

Văn bản cho phép không lập lại hóa đơn máy tính tiền nếu chỉ sai tên, địa chỉ: người bán thông báo cho người mua và báo cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT. Tuy nhiên điểm c lại nói hóa đơn máy tính tiền lập sai thì thay thế. Hai điểm chưa được hướng dẫn gộp riêng cho hóa đơn máy tính tiền, nên cần xác nhận.

Có cần văn bản thỏa thuận khi sửa hóa đơn máy tính tiền không?

Văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai được nêu ở đoạn về điểm b khoản 1 Điều 10: bắt buộc với người mua là tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh; với người mua là cá nhân chỉ cần thông báo. Điểm c không nhắc lại quy định này, nên nên lưu văn bản thỏa thuận để chủ động.

Hóa đơn máy tính tiền hàng trả lại kê khai vào kỳ nào?

Người bán kê khai hóa đơn điều chỉnh vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được, theo điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Việc ghi giảm doanh thu trên sổ kế toán lại theo thời điểm khách trả hàng so với kỳ bán. Hai kỳ này có thể lệch nhau, nên cần ghi ngày trả hàng trong hồ sơ hóa đơn máy tính tiền.

Hóa đơn máy tính tiền có bắt buộc chữ ký số không?

Không bắt buộc. Điểm b khoản 9 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP ghi hóa đơn máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số. Hóa đơn máy tính tiền phải nhận biết được là hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối dữ liệu điện tử.

Hóa đơn máy tính tiền có phải ghi thông tin người mua không?

Hóa đơn máy tính tiền chỉ ghi tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh hoặc số điện thoại của người mua khi người mua yêu cầu, theo điểm b khoản 4 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Tổ chức kinh tế nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi giá chưa thuế GTGT, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán.

Kết luận

Hóa đơn máy tính tiền lập sai thì lập thay thế, hàng bán bị trả lại thì văn bản ghi điều chỉnh hoặc để người mua lập hóa đơn. Cả hai nằm trong Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/07/2026.

Bài này do VAR eCOM biên soạn từ kho văn bản nội bộ, cập nhật tháng 10/2026. Phần chưa có hướng dẫn riêng cho hóa đơn máy tính tiền hàng trả lại được nêu rõ ở trên, cần cơ quan thuế hoặc người chuyên môn xác nhận.

Để đọc thêm: so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền và xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Văn bản gốc tra tại Cổng thông tin điện tử Chính phủ và Cục Thuế.