Khi bị mất giấy chứng nhận đăng ký thuế, bạn cần làm gì? Liệu có cần thiết phải xin cấp lại giấy đăng ký thuế hay không? Quy trình và thủ tục để xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế như thế nào? Hãy cùng VAR eCOM khám phá chi tiết trong bài viết này. Chúng tôi cũng cung cấp mẫu hồ sơ để bạn tham khảo và tải về miễn phí.

I. Vì sao cần thực hiện cấp lại giấy chứng nhận đăng ký thuế và thông báo mã số thuế?

Cá nhân hoặc hộ kinh doanh khi đề nghị cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế, giấy chứng nhận MST cá nhân, thông báo mã số thuế hay thông báo mã số thuế cho người phụ thuộc đều nhằm mục đích được cấp mã số thuế.

Mã số thuế (MST) này được sử dụng trong nhiều thủ tục, chẳng hạn như khai thuế, nộp thuế, hoàn thuế TNCN, và đăng ký tờ khai hải quan. Bên cạnh đó, hộ kinh doanh cũng cần nộp lại bản gốc giấy chứng nhận đăng ký thuế khi thực hiện thủ tục giải thể hoặc phải xuất trình khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.

Vì vậy, căn cứ Khoản 3 Điều 34 Luật Quản lý thuế, trong trường hợp giấy chứng nhận đăng ký thuế, giấy chứng nhận MST cá nhân,

thông báo mã số thuế hoặc thông báo mã số thuế người phụ thuộc (gọi chung là giấy chứng nhận đăng ký thuế) bị mất hoặc hư hỏng, người nộp thuế có quyền lập hồ sơ gửi cơ quan thuế để đề nghị cấp lại.

II. Thủ tục xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký thuế và thông báo mã số thuế

1. Hồ sơ đề nghị cấp lại giấy chứng nhận đăng ký thuế và thông báo mã số thuế

Dựa trên Thông tư 105/2020/TT-BTC và Quyết định 2589/QĐ-BTC, các loại giấy tờ cần thiết trong hồ sơ đề nghị cấp lại giấy chứng nhận đăng ký thuế và thông báo mã số thuế mà bạn cần nộp cho cơ quan thuế sẽ khác nhau tùy theo từng trường hợp cụ thể, như sau:

➨ Trường hợp 1: Nếu người nộp thuế xin cấp lại là cá nhân hoặc hộ kinh doanh đã thành lập trước ngày 01/07/2023 và bị mất, rách nát hoặc cháy giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế

Hồ sơ xin cấp lại bao gồm:

• Văn bản đề nghị cấp lại giấy chứng nhận đăng ký thuế/thông báo mã số thuế, sử dụng mẫu số 13-MST;
• Bản sao công chứng Căn cước công dân (CCCD) của người yêu cầu cấp lại giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo MST.

Lưu ý:

Đối với hộ kinh doanh cá thể được thành lập từ ngày 01/07/2023 trở đi, mã số thuế sẽ được in trực tiếp trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (tương tự như doanh nghiệp), thay vì việc cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế/thông báo MST riêng biệt như trước đây. Vì vậy, nếu bạn làm mất giấy chứng nhận đăng ký HKD, bạn chỉ cần thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy này tại UBND quận/huyện là có thể nhận lại mã số thuế.

➨ Trường hợp 2: Nếu người nộp thuế (người lao động) ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập thực hiện thủ tục đăng ký thuế dùm cho người lao động và người phụ thuộc; hoặc người lao động tự thực hiện đăng ký thuế thông qua hồ sơ khai thuế.

Hồ sơ xin cấp lại thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký thuế bao gồm:

• Văn bản đề nghị cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế dành cho cá nhân, sử dụng mẫu số 32/ĐK-TCT;
• Bản sao công chứng CCCD của người yêu cầu cấp lại giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo MST.

2. Quy trình thực hiện xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký thuế và thông báo mã số thuế

Theo Quyết định 2589/QĐ-BTC, quy trình xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký thuế bao gồm các bước sau:

➨ Bước 1. Nộp hồ sơ

• Nộp trực tiếp bản giấy tại trụ sở cơ quan thuế hoặc gửi qua đường bưu điện;
• Gửi hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (hoặc qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công của Bộ, tỉnh đã liên thông với Cổng thông tin của Tổng cục Thuế, hoặc Cổng điện tử của đơn vị cung cấp dịch vụ T-VAN);

Lưu ý:

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ là cơ quan đang quản lý mã số thuế. Tùy theo việc mã số thuế của bạn trước đó do Chi cục Thuế hay Cục Thuế quản lý, hồ sơ cần được nộp tại đúng cơ quan thuế quản lý tương ứng.

➨ Bước 2: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

• Trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký thuế, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra và cấp phiếu hẹn trả kết quả cho người nộp thuế tại quầy hoặc gửi thông báo qua Cổng thông tin điện tử nơi người nộp thuế đã nộp hồ sơ.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ hoặc cần giải trình, bổ sung, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho người nộp thuế trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

➨ Bước 3: Trả kết quả

• Sau 2 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ;
• Tùy thuộc vào yêu cầu của người nộp thuế, bạn sẽ nhận được một trong các loại giấy tờ sau:
  • Giấy chứng nhận đăng ký thuế;
  • Giấy chứng nhận MST cá nhân;
  • Thông báo mã số thuế;
  • Thông báo MST người phụ thuộc.

Lưu ý:

Tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập được người nộp thuế ủy quyền thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế khi nộp hồ sơ điện tử trên Cổng thông tin điện tử phải sử dụng chữ ký số để ký điện tử và hoàn tất việc gửi tờ khai.

Nếu người nộp thuế nộp hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử, họ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và phải đăng ký cũng như đảm bảo đầy đủ các điều kiện để thực hiện giao dịch điện tử theo quy định tại Thông tư số 19/2021/TT-BTC.

Lời kết

Việc thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký thuế nhanh chóng, đầy đủ hồ sơ và đúng quy định pháp luật giúp doanh nghiệp tiếp tục sử dụng mã số thuế một cách hợp pháp. VAR eCOM sẵn sàng đồng hành, hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và đảm bảo nộp đúng hạn để được xử lý sớm nhất.