Khớp mã hàng là việc gắn mỗi tên sản phẩm trên đơn bán của sàn thương mại điện tử với đúng một mã hàng trong kho kế toán. Khi chưa có phần mềm đẩy đơn tự động, kế toán khớp mã hàng bằng một bảng đối ứng giữa tên sàn và mã kho, rồi nhập đơn theo mã kho chứ không theo tên sàn.

Bài này trả lời câu hỏi của kế toán đang nhập tay đơn bán ra: khớp mã hàng thế nào để tồn kho và giá vốn không lệch, hóa đơn vẫn ghi đúng tên hàng. Căn cứ được tra theo kho văn bản, cập nhật tháng 10/2026.

Khớp mã hàng có bắt buộc tên trên sàn trùng tên trong kho không?

Không. Pháp luật không buộc tên mô tả trên gian hàng sàn phải trùng tên trong kho. Điều bắt buộc là hóa đơn ghi đúng tên hàng hóa được giao dịch, và kế toán theo dõi hàng hóa chi tiết theo từng kho, từng loại. Vì vậy khớp mã hàng là việc nội bộ của kế toán, nhưng phải làm nhất quán từ đầu kỳ đến cuối kỳ.

Lấy đúng ví dụ trong câu hỏi để thấy khớp mã hàng bắt đầu từ đâu. Kho nhập về mặt hàng tên A, mã kho A-001. Trên Shopee shop đặt tên “Áo thun nam cotton form rộng”, trên TikTok Shop đặt “Áo phông unisex oversize”, trên Lazada thêm tên thương hiệu và từ khóa quảng cáo.

Ba tên khác nhau nhưng cùng một món hàng vật lý, nên chỉ được xuất từ một mã kho. Khớp mã hàng là khớp mã định danh, không phải khớp câu chữ. Tên trên sàn viết để người mua tìm thấy, còn mã kho viết để kế toán và thủ kho đếm đúng.

Khớp mã hàng thủ công hay hỏng ở ba chỗ:

• Nhập đơn theo tên sàn, nên một món hàng bị tách thành nhiều dòng tồn kho ảo.
• Một tên sàn gắn nhiều phân loại màu, size nhưng chỉ có một mã kho.
• Combo và quà tặng kèm, khi một dòng đơn thực tế xuất nhiều mã kho.

Cả ba lỗi đều tránh được nếu khớp mã hàng trước khi nhập đơn, không phải sau khi tồn kho đã lệch.

Căn cứ pháp lý nào quy định khớp mã hàng, tên hàng và theo dõi tồn kho?

Không có điều luật nào dùng đúng cụm “khớp mã hàng”. Việc này dựa trên ba nhóm quy định: nội dung hóa đơn, kế toán chi tiết hàng tồn kho và xử lý hóa đơn sai. Mỗi nhóm trả lời một câu khác nhau khi khớp mã hàng bán ra với kho.

Nhóm 1: nội dung hóa đơn. Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2026 và thay thế các nghị định hóa đơn trước đó. Điều 10 khoản 1 điểm đ liệt kê nội dung bắt buộc của hóa đơn:

> “Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng […]” (Điều 10 khoản 1 điểm đ Nghị định 254/2026/NĐ-CP)

Phụ lục kèm Nghị định này, mục 5 điểm a.1, nói rõ hơn về tên hàng. Khi bán hàng nhiều chủng loại, tên hàng phải thể hiện chi tiết đến từng chủng loại.

Chỉ khi hàng hóa có quy định về mã hàng hóa thì hóa đơn mới phải ghi cả tên và mã. Với khớp mã hàng, cần nhớ hóa đơn bắt buộc ghi tên hàng, không bắt buộc ghi mã nội bộ.

Nhóm 2: kế toán chi tiết hàng hóa. Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2026. Phần hướng dẫn Tài khoản 156 (mục 1 điểm d) quy định:

> “Kế toán chi tiết hàng hóa phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng hàng hóa và phải theo dõi chi tiết số lượng và giá trị.” (Tài khoản 156 mục 1 điểm d Thông tư 99/2025/TT-BTC)

Doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/01/2017. Điều 28 khoản 1 điểm đ của Thông tư này cũng yêu cầu kế toán chi tiết hàng hóa theo từng kho, từng loại, từng nhóm hàng hóa. Nghĩa là khi khớp mã hàng, kế toán phải giữ được số lượng và giá trị theo từng mã.

Nhóm 3: xử lý hóa đơn đã lập sai. Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ 01/07/2026. Điều 10 khoản 1 hướng dẫn điều chỉnh hoặc thay thế khi hóa đơn sai tên hàng hóa, số tiền, thuế suất. Phần này dùng khi khớp mã hàng sai rồi mới phát hiện sau khi xuất hóa đơn.

Văn bản gốc tra thêm tại Cổng thông tin điện tử Chính phủ và Tổng cục Thuế. Bài này chỉ bàn hóa đơn lập từ 01/07/2026, hóa đơn lập trước mốc này cần tra riêng.

Thẻ kho có yêu cầu ghi mã số hàng hóa khi khớp mã hàng không?

Có. Phần hướng dẫn sổ kế toán kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC mô tả Thẻ kho mẫu S12-DN. Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ hàng hóa cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho.

Phòng kế toán lập thẻ và ghi tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính và mã số hàng hóa. Thủ kho căn cứ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi từng dòng.

Mỗi thẻ kho ứng với một mã, nên khớp mã hàng sai là thẻ kho sai. Vì vậy khớp mã hàng chính là khớp với mã số trên thẻ kho.

Ghi hóa đơn và chứng từ khi khớp mã hàng thế nào?

Khớp mã hàng không làm thay đổi cách ghi hóa đơn. Hóa đơn ghi tên hàng thật, còn mã kho nằm ở phần mềm kế toán.

Hai thứ này không cần giống nhau về câu chữ, nhưng phải nhận diện được cùng một món hàng. Bảng dưới cho biết từng tiêu thức trên hóa đơn ghi gì và ô nào không bắt buộc.

Cột cuối dựa trên Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP, mục 5 điểm a.1 và a.4. Việc mã SKU nội bộ không bắt buộc ghi là suy luận từ cụm “chỉ khi có quy định về mã hàng hóa”. Người duyệt nên đối chiếu thêm trước khi áp cho khách.

Bảng thứ hai là bảng khớp mã hàng nội bộ, nơi việc đối ứng thực sự diễn ra:

Ví dụ trong bảng là số minh họa, không phải dữ liệu của khách nào. Bảng khớp mã hàng này là tài sản nội bộ của kế toán, không đính kèm hóa đơn.

Bước 1: Gom tên hàng trên sàn để khớp mã hàng

Xuất báo cáo đơn hàng của từng sàn trong một kỳ, ví dụ một tháng. Lọc danh sách tên sản phẩm và phân loại không trùng lặp.

Mỗi sàn ra một danh sách riêng, vì cùng một món hàng mỗi sàn đặt một tên. Danh sách này là nguyên liệu để khớp mã hàng ở bước sau.

Bước 2: Lập bảng khớp mã hàng một lần

Mở danh sách mã kho ở cột trái, danh sách tên sàn ở cột phải. Với mỗi tên sàn, chọn một mã kho duy nhất.

Nếu không chắc, nhờ bộ phận vận hành xác nhận bằng ảnh sản phẩm hoặc mã SKU phân loại. Việc khớp mã hàng chỉ làm một lần cho mỗi tên sàn mới.

Khi xử lý hồ sơ khách bán đa sàn, VAR eCOM ghi nhận lệch tồn kho thường bắt đầu từ một mã kho bị gắn với hai tên bán khác nhau mà không ai ghi lại. Bảng khớp mã hàng chính là bản ghi đó.

Bước 3: Khóa mã kho trước khi khớp mã hàng hàng loạt

Mỗi món hàng chỉ có một mã kho, không đổi khi đổi tên bán. Mã nên gồm nhóm hàng, kiểu dáng, màu, size theo thứ tự cố định.

Quy ước càng ngắn, việc khớp mã hàng càng ít sai. Mã chuẩn cũng giúp khớp mã hàng nhanh hơn khi có nhân viên mới.

Bước 4: Nhập đơn theo mã kho sau khi khớp mã hàng

Với đơn nhiều, dùng chức năng nhập từ file Excel của phần mềm kế toán. Thêm một cột tra mã kho bằng hàm XLOOKUP hoặc VLOOKUP, tra từ tên sàn sang mã kho. Dòng nào tra không ra thì để lại, không tự đoán mã.

Cách này khớp mã hàng hàng nghìn dòng trong vài phút thay vì gõ từng đơn. Phần mềm chỉ nhìn thấy mã kho, nên tồn kho không bị tách dòng. Khớp mã hàng bằng hàm tra còn để lại dấu vết kiểm tra được.

Bước 5: Đối chiếu tồn kho sau khi khớp mã hàng

Cuối tuần, so tồn kho phần mềm với thẻ kho của thủ kho theo từng mã. Chênh lệch bắt nguồn từ hai nơi: đơn chưa khớp mã hàng, hoặc đơn hoàn chưa nhập lại kho.

Sửa bảng ngay khi phát hiện tên sàn mới. Đây là bước kiểm tra kết quả khớp mã hàng.

Hạch toán và kê khai khớp mã hàng vào đâu?

Khớp mã hàng quyết định hai tài khoản: Tài khoản 156 (hàng hóa) và Tài khoản 632 (giá vốn hàng bán). Khớp sai mã hàng thì giá vốn lấy từ nhầm mặt hàng, nên lợi nhuận và thuế thu nhập doanh nghiệp tính theo đó cũng sai.

Doanh thu vẫn ghi theo giá bán trên đơn. Khớp mã hàng đúng thì giá vốn đúng.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, khi bán hàng hóa, định khoản gồm hai cặp:

• Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 (hoặc 111, 112) / Có TK 511 / Có TK 333 (nếu có).
• Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632 / Có TK 156, chi tiết đúng mã hàng đã xuất.

Cặp thứ hai là nơi khớp mã hàng phát huy tác dụng. Tài khoản 156 phải chi tiết theo từng hàng hóa, nên dòng Có TK 156 mang đúng mã đã khớp.

Ví dụ minh họa: đơn bán một áo, doanh thu chưa thuế 200.000 đồng, giá vốn 120.000 đồng. Nếu đơn khớp mã hàng nhầm sang mã áo khác có giá vốn 150.000 đồng, giá vốn lệch 30.000 đồng trên một đơn. Nhân với vài nghìn đơn mỗi tháng, con số này đủ làm báo cáo lãi lỗ sai.

Giá xuất kho tính theo phương pháp doanh nghiệp đã chọn. Phần nguyên tắc chung nhóm hàng tồn kho của Thông tư 99/2025/TT-BTC (khoản 9) cho phép giá đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước và một số phương pháp khác. Phương pháp nào cũng tính theo từng mặt hàng, nên khớp mã hàng phải sạch trước.

Về kê khai, thuế giá trị gia tăng vẫn lấy theo hóa đơn đầu ra và đầu vào. Khớp mã hàng ảnh hưởng gián tiếp qua giá vốn và tồn kho trong sổ sách.

Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng cho người mua, theo Điều 9 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Điều này không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nên khớp mã hàng xong rồi mới lập hóa đơn hàng loạt, tránh phải điều chỉnh.

Trường hợp nào khác đi khi khớp mã hàng?

Có bốn trường hợp làm việc khớp mã hàng dễ sai: một tên sàn nhiều mã kho, combo, hàng khuyến mại và hàng trả lại. Mỗi trường hợp cần một dòng quy đổi riêng trong bảng. Bán đa sàn càng nhiều thì khớp mã hàng càng phải ghi rõ.

Một tên sàn, nhiều phân loại. Áo có ba màu và bốn size là 12 mã kho, dù trên sàn chỉ là một sản phẩm. Khi khớp mã hàng, phải khớp theo mã phân loại, không theo tên sản phẩm chung. Nếu báo cáo sàn thiếu cột phân loại, lấy thêm cột này trước khi nhập.

Combo và mua nhiều tặng kèm. Một dòng đơn “Combo 2 áo + 1 nón” xuất ra ba đơn vị từ hai mã kho. Bảng khớp mã hàng cần cột tỷ lệ quy đổi để tách combo thành từng mã. Nếu không tách, khớp mã hàng sai và kho trừ nhầm mã.

Hàng tặng kèm. Khi khớp mã hàng cho đơn có quà tặng, phần nguyên tắc chung nhóm hàng tồn kho của Thông tư 99/2025/TT-BTC (khoản 8) phân hai trường hợp. Tặng không kèm điều kiện thì ghi chi phí bán hàng. Tặng kèm điều kiện phải mua sản phẩm thì phân bổ doanh thu và tính giá trị hàng tặng vào giá vốn hàng bán.

Hàng trả lại. Hàng khách trả phải nhập lại đúng mã đã xuất. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại ghi bên Nợ Tài khoản 156. Nếu khớp mã hàng ban đầu sai, hàng trả sẽ nhập vào mã khác và sai tiếp.

Hóa đơn đã xuất mà tên hàng sai. Thông tư 91/2026/TT-BTC, Điều 10 khoản 1 điểm b, cho người bán chọn điều chỉnh hoặc thay thế khi hóa đơn sai tên hàng hóa, số tiền hoặc thuế suất. Có hai cách ghi:

• Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số” kèm ký hiệu, số và ngày hóa đơn gốc.
• Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn” kèm các thông tin tương ứng.

Nếu chỉ khớp mã hàng sai trong sổ mà hóa đơn ghi đúng tên hàng, không cần sửa hóa đơn. Chỉ cần sửa bút toán nội bộ và bảng khớp mã hàng. Khớp mã hàng lại cho đơn đó là xong.

Bảng này cũng là hồ sơ giải trình khi cơ quan thuế hỏi chênh lệch giữa số lượng bán và tồn kho. VAR eCOM khuyến nghị lưu bảng theo từng kỳ, kèm ngày thay đổi, để truy ngược mã hàng của từng đơn.

Câu hỏi thường gặp về khớp mã hàng

SỐ lượng đơn hàng bán trên sàn rất lớn, vì đang vướn mắc thủ tục nên chưa đăng kí mua phần mềm đẩy hoá đơn từ sàn về, nên toàn bộ đơn mua vào phải làm thủ công. Hàng nhập về có tên A, e bán trên các sàn cũng là mặt hàng đó nhưng đặt tên mô tả khác nhau, giờ e nhập đơn bán ra thì làm sao để khớp mã hàng trong kho được ạ. Hay có cách xử lý nào không ạ

Có cách khớp mã hàng, và không cần phần mềm đẩy đơn. Lập bảng khớp mã hàng gồm mã kho, tên kho và tên trên từng sàn, rồi nhập đơn theo mã kho. Với số lượng lớn, dùng file Excel và hàm tra mã để khớp mã hàng hàng loạt, sau đó nhập vào phần mềm kế toán.

Mã SKU của sàn có bắt buộc ghi lên hóa đơn không?

Không bắt buộc. Theo Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn chỉ phải ghi cả tên và mã khi pháp luật có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ. Khớp mã hàng nội bộ vẫn cần để kế toán và thủ kho theo dõi tồn.

Một mã kho gắn với nhiều tên trên sàn khi khớp mã hàng có làm sai tồn kho không?

Không, nếu mọi đơn đều xuất theo mã kho. Tồn kho chỉ sai khi có đơn nhập theo tên sàn và tạo dòng hàng mới. Khớp mã hàng trước khi nhập thì mỗi món hàng chỉ có một dòng tồn.

Khớp mã hàng với hàng nhập chỉ có tên A trên hóa đơn mua vào thì đặt mã kho theo gì?

Đặt mã kho theo hàng thực nhận, ghi kèm tên đúng như hóa đơn nhà cung cấp. Tên trên hóa đơn mua vào là chứng từ gốc, không đổi theo tên bán. Mã kho chính là mã số trên thẻ kho, nên khớp mã hàng bán ra phải trỏ về mã này.

Khớp mã hàng nhầm sau khi đã xuất hóa đơn thì sửa thế nào?

Tùy hóa đơn có ghi sai tên hàng hay không. Nếu hóa đơn ghi đúng tên hàng, chỉ sửa bút toán và bảng khớp mã hàng. Nếu hóa đơn ghi sai tên hàng hóa, số tiền hoặc thuế suất, người bán điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 10 khoản 1 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Kết luận

Khớp mã hàng không có điều khoản riêng, nhưng có căn cứ rõ ở ba chỗ. Hóa đơn ghi đúng tên hàng theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Kế toán chi tiết hàng hóa theo từng kho, từng loại theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Hóa đơn sai thì xử lý theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Khớp mã hàng đúng từ đầu giúp hạn chế phải dùng đến phần này.

Việc cần làm ngay là lập bảng khớp mã hàng giữa mã kho và tên sàn, rồi nhập đơn theo mã kho. Làm đúng việc khớp mã hàng này thì tồn kho và giá vốn mới đáng tin.

Xem thêm: map SKU đa sàn hạch toán thế nào, lỗi trùng SKU khi bán nhiều sàn, hạch toán nhập xuất kho hàng hóa và tồn kho đa sàn kế toán.