Hóa đơn đã thay thế là hóa đơn mới người bán lập để thế chỗ cho hóa đơn gốc bị sai thông tin. Vậy khi khách trả hàng sau đó, hóa đơn đã thay thế còn điều chỉnh được không? Có, vẫn điều chỉnh được.
Khách trả hàng không phải một lần sai của hóa đơn, nên người bán lập hóa đơn điều chỉnh tham chiếu đến hóa đơn đã thay thế theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Bài này phân tích tình huống thật của một kế toán bán hàng Shopee, kèm căn cứ, cách ghi từng ô và định khoản.
Hóa đơn đã thay thế rồi khách trả hàng có điều chỉnh được không?
Có, điều chỉnh được. Khách trả hàng do đổi ý là nghiệp vụ mới phát sinh sau khi bán, không phải lần sai thứ hai của hóa đơn đã thay thế. Người bán vẫn lập hóa đơn điều chỉnh tham chiếu đến hóa đơn đã thay thế, trừ khi hai bên thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại hàng.
Tình huống gốc về hóa đơn đã thay thế đến từ một kế toán bán hàng trên Shopee, diễn ra theo ba mốc:
- Ngày 7/10: người bán xuất hóa đơn số 1 cho khách là công ty, nhưng ghi sai thông tin.
- Sau đó: người bán xuất hóa đơn số 2 để thay thế hóa đơn số 1. Từ đây, hóa đơn số 2 chính là hóa đơn đã thay thế.
- Ngày 9/10: khách trả hàng vì đổi ý, còn phần mềm xuất hóa đơn không cho lập hóa đơn điều chỉnh.
Kết quả là hóa đơn đã thay thế bị treo nhiều ngày trong khi khách liên tục hỏi. Phần mềm viện khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC để chặn thao tác với hóa đơn đã thay thế. Cần đọc xem khoản đó có thật sự áp dụng cho hóa đơn đã thay thế bị trả hàng hay không.
Phần mềm khóa hóa đơn đã thay thế có đúng luật không?
Chưa chắc đúng. Khoản 6 điểm a Điều 10 chỉ nói về lần phát hiện sai tiếp theo, không nói về nghiệp vụ trả hàng. Một hóa đơn đã thay thế vẫn là hóa đơn hợp lệ nếu thông tin trên đó đúng.
Điểm a khoản 6 có đoạn then chốt:
> “… sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu.”
Điều kiện kích hoạt là hóa đơn đã thay thế bị “phát hiện hóa đơn sai” thêm một lần nữa.
Hóa đơn đã thay thế không sai: thông tin đã đúng và hàng đã giao. Việc khiến hóa đơn cần điều chỉnh là khách trả hàng, và nghiệp vụ này nằm ở khoản 5 điểm c.1 chứ không nằm ở khoản 1 hay khoản 6.
Đây là cách đọc của VAR eCOM về hóa đơn đã thay thế trên văn bản gốc. Kho tra cứu chưa có công văn hướng dẫn riêng cho tổ hợp “thay thế rồi trả hàng”. Nếu cơ quan thuế quản lý hiểu khác, ý kiến bằng văn bản của họ là căn cứ cuối cùng cho hồ sơ của bạn.
Căn cứ pháp lý nào quy định hóa đơn đã thay thế và hàng trả lại?
Căn cứ là Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026. Thông tư này hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, cũng có hiệu lực từ 01/7/2026.
Khi xử lý hóa đơn đã thay thế, cần đọc cùng nhau ba khoản của Điều 10: khoản 1, khoản 5 và khoản 6.
Bảng dưới đây gắn từng khoản với tình huống hóa đơn đã thay thế bị trả hàng:
| Khoản | Nội dung chính | Áp dụng cho tình huống này |
|---|---|---|
| Khoản 1 điểm b | Hóa đơn sai mã số thuế, số tiền, thuế suất… thì điều chỉnh hoặc thay thế | Lần xử lý đầu: người bán chọn thay thế hóa đơn số 1 |
| Khoản 5 điểm c.1 | Người mua trả hàng thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, hoặc người mua lập hóa đơn nếu hai bên thỏa thuận | Việc khách trả hàng ngày 9/10 |
| Khoản 6 điểm a | Lần phát hiện sai tiếp theo xử lý theo hình thức đã dùng lần đầu | Chỉ áp dụng nếu hóa đơn số 2 lại bị phát hiện sai |
| Khoản 6 điểm d | Người bán kê khai ở kỳ lập hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai ở kỳ nhận | Xác định kỳ kê khai cho cả hai bên |
Điểm c.1 khoản 5 là căn cứ trực tiếp cho việc trả hàng. Đoạn trích:
> “… người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa … thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa …”
Quy định này nói “toàn bộ hoặc một phần hàng hóa” và không đặt thêm điều kiện riêng cho trường hợp hóa đơn gốc là hóa đơn đã thay thế. Khi người mua lập hóa đơn, hai bên thực hiện nghĩa vụ thuế như khi bán hàng hóa. Cả hai cách đều cần đủ hồ sơ trả hàng để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Hồ sơ trả hàng nào cần lưu cùng hóa đơn đã thay thế?
Cần lưu đủ ba nhóm chứng từ để chứng minh việc trả hàng của hóa đơn đã thay thế là có thật. VAR eCOM khuyến nghị gom chúng thành một bộ riêng cho từng hóa đơn đã thay thế bị trả hàng.
- Chứng từ yêu cầu trả hàng: ghi nhận yêu cầu của khách trên sàn hoặc tin nhắn xác nhận đổi ý.
- Chứng từ nhập lại kho: phiếu nhập kho hàng trả, kèm biên bản kiểm hàng nếu có.
- Chứng từ hoàn tiền: sao kê hoặc báo cáo đối soát sàn cho thấy tiền đã hoàn hoặc đã trừ vào khoản phải thu.
Khi bị hỏi về hóa đơn đã thay thế, người bán xuất trình cả ba để khớp ngày, số tiền và số lượng.
Ghi hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã thay thế thế nào?
Với hóa đơn đã thay thế, lập hóa đơn điều chỉnh tham chiếu đúng hóa đơn số 2, ghi số âm cho phần hàng trả, và không tham chiếu hóa đơn số 1. Hóa đơn số 1 đã bị thay thế nên không còn là gốc để điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã thay thế phải có dòng chữ theo quy định tại điểm b.1 khoản 1 Điều 10.
Bảng dưới đây chỉ rõ từng ô khi điều chỉnh hóa đơn đã thay thế:
| Ô trên hóa đơn điều chỉnh | Ghi gì | Lưu ý |
|---|---|---|
| Dòng chữ tham chiếu | “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” | Điền đúng mẫu số, ký hiệu, số và ngày của hóa đơn số 2 |
| Ngày lập hóa đơn | Ngày lập thực tế của hóa đơn điều chỉnh | Ngày này quyết định kỳ kê khai |
| Tên hàng, số lượng | Đúng phần hàng khách trả | Trả một phần thì chỉ ghi phần đó |
| Thành tiền | Số âm | Quy định tại khoản 6 điểm c |
| Thuế suất, tiền thuế | Giữ thuế suất như hóa đơn đã thay thế, tiền thuế ghi số âm | Khớp với thành tiền |
| Tham chiếu hóa đơn số 1 | Để trống | Hóa đơn số 1 đã bị thay thế |
Sau khi ký số, hóa đơn không có mã được gửi thẳng cho người mua. Hóa đơn có mã phải gửi cơ quan thuế để cấp mã rồi mới gửi cho người mua. Với hóa đơn đã thay thế, các bước ký số và gửi dữ liệu không khác hóa đơn điều chỉnh thông thường.
Khi người mua lập hóa đơn trả lại hàng thì sao?
Với hóa đơn đã thay thế, đây là phương án khi phần mềm của người bán không hỗ trợ. Hai bên thỏa thuận để người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán. Khách là công ty đã lấy hóa đơn về nên nhiều khả năng tự lập được.
Điểm c.1 chỉ nói “các bên có thỏa thuận”, nên nên lập sẵn văn bản thỏa thuận và lưu lại. Hóa đơn của người mua ghi giá trị đúng với phần hàng thực tế trả của hóa đơn đã thay thế.
Hạch toán và kê khai hóa đơn đã thay thế bị trả hàng vào đâu?
Doanh nghiệp ghi giảm doanh thu của hóa đơn đã thay thế ở tài khoản 521, ghi giảm thuế GTGT đầu ra ở tài khoản 3331 và ghi nhận hàng nhập lại kho. Người bán kê khai hóa đơn điều chỉnh vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh. Phần định khoản theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, chế độ kế toán doanh nghiệp có hiệu lực từ 01/01/2026.
Định khoản cho hóa đơn đã thay thế bị trả hàng, với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
| Bước | Nội dung | Nợ | Có |
|---|---|---|---|
| 1 | Nhận lại hàng, ghi giảm giá vốn | TK 154, 155, 156 (tùy loại hàng) | TK 632 |
| 2 | Ghi giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra của hàng trả | TK 521 và TK 3331 | TK 131 (hoặc 111, 112 nếu hoàn tiền trực tiếp) |
Ví dụ giả định cho hóa đơn đã thay thế: hàng trả có giá chưa thuế 1.000.000 đồng, thuế 100.000 đồng, giá vốn 600.000 đồng.
Bước 1 ghi Nợ TK 156 và Có TK 632 là 600.000 đồng. Bước 2 ghi Nợ TK 521 là 1.000.000 đồng, Nợ TK 3331 là 100.000 đồng, Có TK 131 là 1.100.000 đồng.
Với hóa đơn đã thay thế bị trả hàng, tài khoản 521 phản ánh doanh thu của hàng bán bị trả lại đã trả bằng tiền hoặc trừ vào khoản phải thu.
Hàng trả cùng kỳ với kỳ bán thì giảm doanh thu của kỳ đó. Hàng trả sang kỳ sau thì tùy thời điểm phát hành báo cáo tài chính để ghi giảm doanh thu kỳ trước hay kỳ sau.
Về kê khai thuế hóa đơn đã thay thế bị trả hàng, khoản 6 điểm d Điều 10 quy định người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh lập ngày 12/10/2026 thì nằm trong kỳ kê khai chứa ngày 12/10, tháng 10 hoặc quý 4 tùy kỳ khai của đơn vị. Hộ kinh doanh ghi sổ theo biểu mẫu sổ riêng của hộ, nên phần định khoản trên dành cho doanh nghiệp.
Phía người mua, hóa đơn đã thay thế bị trả hàng cũng phải điều chỉnh giảm ở kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh. Đó là lý do khách giục: chưa có hóa đơn điều chỉnh thì sổ sách bên họ vẫn ghi nhận hàng đã mua.
Hóa đơn đã thay thế có trường hợp nào xử lý khác đi?
Có bốn trường hợp cho kết quả khác. Điểm chung của các trường hợp hóa đơn đã thay thế là phải xác định hóa đơn gốc sai vì lý do gì và nghiệp vụ phát sinh sau đó là gì.
- Hóa đơn đã thay thế lại bị phát hiện sai: khoản 6 điểm a bắt đầu có hiệu lực. Người bán tiếp tục xử lý theo hình thức đã dùng lần đầu, tức là thay thế tiếp.
- Hóa đơn số 1 chỉ sai tên, địa chỉ hoặc nội dung phụ: chưa cần hóa đơn đã thay thế, vì khoản 1 điểm a cho phép không lập lại hóa đơn nếu không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa. Người bán thông báo cho người mua và thông báo với cơ quan thuế.
- Hóa đơn từ máy tính tiền hoặc tài sản phải đăng ký quyền sở hữu: khoản 1 điểm c yêu cầu lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai. Với tài sản đã đăng ký theo tên người mua, điểm c.2 khoản 5 quy định người mua lập hóa đơn trả lại hàng nếu là đối tượng dùng hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn đã thay thế của đơn sàn thương mại điện tử: khoản 1 điểm b miễn văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai cho hoạt động mua bán trên nền tảng thương mại điện tử.
Phần mềm không cho lập hóa đơn điều chỉnh thì làm thế nào?
Hạn chế của phần mềm không phải là căn cứ pháp lý để giữ hóa đơn đã thay thế treo mãi. Có ba việc nên làm theo thứ tự:
- Gửi yêu cầu bằng văn bản cho nhà cung cấp phần mềm, dẫn khoản 5 điểm c.1 Điều 10 và nêu rõ hóa đơn đã thay thế bị trả hàng không phải lần sai thứ hai.
- Song song, đề xuất khách lập hóa đơn trả lại hàng theo thỏa thuận hai bên.
- Nếu vẫn bế tắc, gửi câu hỏi bằng văn bản cho cơ quan thuế quản lý và lưu phản hồi.
Không nên tự hủy hóa đơn đã thay thế hoặc xuất hóa đơn mới chỉ để vượt qua phần mềm. Cách đó tạo thêm hóa đơn lệch với thực tế bán và khó giải trình sau này.
Câu hỏi thường gặp về hóa đơn đã thay thế khi khách trả hàng
Vậy anh chị có kinh nghiệm chỉ giúp em mình nên xử lý hóa đơn thế nào trong trường hợp này ạ, hóa đơn treo mấy ngày nay khách họ giục quá ạ?
Lập hóa đơn điều chỉnh giảm tham chiếu hóa đơn đã thay thế theo điểm c.1 khoản 5 Điều 10. Nếu phần mềm chưa hỗ trợ, thỏa thuận để khách lập hóa đơn trả lại hàng. Trong lúc chờ, lưu đủ hồ sơ trả hàng để xuất trình khi cần.
Hóa đơn đã thay thế có được điều chỉnh tiếp không?
Được, nếu lý do điều chỉnh hóa đơn đã thay thế là nghiệp vụ mới như trả hàng. Nếu hóa đơn đã thay thế lại bị phát hiện sai, khoản 6 điểm a yêu cầu tiếp tục xử lý theo hình thức đã dùng lần đầu. Hai tình huống của hóa đơn đã thay thế khác nhau về bản chất.
Khách trả hàng có bắt buộc người bán lập hóa đơn điều chỉnh không?
Với hóa đơn đã thay thế bị trả hàng, người bán không bắt buộc lập hóa đơn điều chỉnh nếu hai bên thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả hàng. Nếu không có thỏa thuận, người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Cả hai cách đều cần đủ hồ sơ trả hàng của hóa đơn đã thay thế.
Kết luận
Căn cứ chốt của vụ việc là khoản 5 điểm c.1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, áp dụng cho hóa đơn đã thay thế bị khách trả hàng. Hóa đơn đã thay thế không bị khóa chỉ vì đã được xử lý một lần, nên hóa đơn đã thay thế vẫn điều chỉnh được khi khách trả hàng. Khoản 6 điểm a chỉ chi phối khi hóa đơn đã thay thế lại bị phát hiện sai.
Định khoản doanh nghiệp cho hóa đơn đã thay thế theo tài khoản 521 và 3331 của Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Văn bản gốc đăng trên Cổng thông tin Chính phủ tại chinhphu.vn, thông tin thuế tra tại gdt.gov.vn.
Bài liên quan: hóa đơn điều chỉnh hàng trả lại ghi thế nào, hạch toán hàng bán bị trả lại và toàn bộ quy định Thông tư 91/2026/TT-BTC. Muốn đối chiếu thêm giữa hai hình thức xử lý hóa đơn đã thay thế, xem hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh.
