Hạch toán hàng bán bị trả lại là việc ghi giảm doanh thu, giảm thuế GTGT đầu ra và nhập lại hàng vào kho khi khách trả hàng đã mua, với hóa đơn điều chỉnh làm chứng từ gốc. Từ 01/07/2026, hóa đơn xử lý theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, còn sổ sách theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Bạn đang cầm một đơn hoàn trên Shopee hay TikTok Shop và cần biết ghi hóa đơn thế nào, định khoản Nợ/Có ra sao, khai vào kỳ nào? Bài hạch toán hàng bán bị trả lại này đi đúng thứ tự đó, có bảng và ví dụ số.

Hạch toán hàng bán bị trả lại có phải xuất hóa đơn điều chỉnh không?

Có. Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng, người bán lập hóa đơn điều chỉnh làm chứng từ để hạch toán hàng bán bị trả lại. Ngoại lệ duy nhất là hai bên thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả hàng.

Quy định nằm tại điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, áp dụng từ 01/07/2026. Văn bản viết như sau:

> “Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh” — điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Hai chữ “đổi hàng” rất đáng chú ý khi hạch toán hàng bán bị trả lại. Khách đổi sang size khác mà giá chênh lệch vẫn phải đi qua hóa đơn điều chỉnh, rồi kế toán mới hạch toán hàng bán bị trả lại cho phần hàng cũ.

Khách chỉ nhận hoàn tiền mà không gửi trả hàng thì bản chất khác. Bài hoàn tiền khách hàng có phải xuất hóa đơn không phân tích riêng tình huống đó, còn bài này nói về hạch toán hàng bán bị trả lại khi hàng quay về thật.

Căn cứ pháp lý nào quy định hạch toán hàng bán bị trả lại?

Hạch toán hàng bán bị trả lại dựa trên hai lớp căn cứ. Lớp hóa đơn nằm ở Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, lớp kế toán nằm ở Thông tư 99/2025/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Kế toán cần mở cả hai lớp khi hạch toán hàng bán bị trả lại. Lớp hóa đơn quyết định chứng từ và kỳ kê khai, còn lớp kế toán quyết định bút toán Nợ/Có.

Nhiều bài về hạch toán hàng bán bị trả lại trên mạng vẫn trích Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Thông tư 91/2026/TT-BTC đã thay Thông tư 32/2025/TT-BTC từ 01/07/2026, nên bài viết trước mốc này cần đọc có chọn lọc.

Hạch toán hàng bán bị trả lại cho giao dịch bán trước 01/07/2026 nhưng trả hàng sau mốc đó nên đối chiếu thêm điều khoản chuyển tiếp. Doanh nghiệp cũng cần xác định mình áp dụng chế độ kế toán nào trước khi hạch toán hàng bán bị trả lại.

Ghi hóa đơn khi hạch toán hàng bán bị trả lại thế nào?

Để hạch toán hàng bán bị trả lại, người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm, ghi giá trị là số âm đúng phần hàng bị trả, và giữ nguyên hóa đơn gốc. Khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định giá trị trên hóa đơn điều chỉnh giảm bắt buộc ghi số âm theo đúng thực tế.

Bảng dưới đây liệt kê từng ô cần ghi để hạch toán hàng bán bị trả lại có chứng từ khớp, kèm ô nào để trống.

Hồ sơ đi kèm không phải thủ tục phụ của hạch toán hàng bán bị trả lại. Khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC yêu cầu người bán và người mua có đầy đủ hồ sơ về việc trả lại hàng và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Với shop bán trên sàn, bộ hồ sơ hạch toán hàng bán bị trả lại thường gồm mã đơn hoàn, ngày sàn xác nhận hoàn thành công và sao kê tiền hoàn. Kế toán nên lưu cùng hóa đơn điều chỉnh để giải trình khi đối chiếu dữ liệu.

Hạch toán hàng bán bị trả lại vào tài khoản nào và kê khai vào kỳ nào?

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, hạch toán hàng bán bị trả lại ghi Nợ tài khoản 521. Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, khoản này ghi thẳng bên Nợ tài khoản 511. Thuế GTGT đầu ra được giảm ghi Nợ tài khoản 33311 ở cả hai chế độ.

Ví dụ hạch toán hàng bán bị trả lại dưới đây là số liệu minh họa: doanh thu chưa thuế 1.000.000 đồng, thuế GTGT 80.000 đồng, giá vốn 600.000 đồng. Khách trả lại toàn bộ hàng và shop hoàn 1.080.000 đồng.

Hạch toán hàng bán bị trả lại theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Phần hướng dẫn tài khoản 521 của Thông tư 99/2025/TT-BTC cho bốn bước hạch toán hàng bán bị trả lại, theo đúng thứ tự phát sinh:

1. Nhận lại hàng, ghi giá vốn của hàng bán bị trả lại: Nợ TK 156 (hoặc 154, 155) 600.000 đồng, Có TK 632 600.000 đồng.
2. Thanh toán doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 521 1.000.000 đồng, Nợ TK 33311 80.000 đồng, Có TK 111, 112 hoặc 131 1.080.000 đồng.
3. Chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có): Nợ TK 641, Có TK 111, 141, 334 hoặc tài khoản tương ứng.
4. Cuối kỳ kế toán, kết chuyển giảm trừ doanh thu của hạch toán hàng bán bị trả lại: Nợ TK 511 1.000.000 đồng, Có TK 521 1.000.000 đồng.

Khi hạch toán hàng bán bị trả lại, Thông tư 99/2025/TT-BTC cũng yêu cầu theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và từng loại hàng. Shop đa sàn nên mở thêm chi tiết theo từng sàn để đối soát tiền hoàn dễ hơn.

Hạch toán hàng bán bị trả lại theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Thông tư 133/2016/TT-BTC không có tài khoản 521, nên hạch toán hàng bán bị trả lại đi thẳng vào tài khoản 511. Các khoản giảm trừ doanh thu, trong đó có hàng bán bị trả lại, được ghi bên Nợ tài khoản 511 và đối ứng bên Có các tài khoản 111, 112, 131.

Với ví dụ trên, bút toán doanh thu khi hạch toán hàng bán bị trả lại là Nợ TK 511 1.000.000 đồng, Nợ TK 33311 80.000 đồng, Có TK 111, 112 hoặc 131 1.080.000 đồng. Giá vốn của hạch toán hàng bán bị trả lại ghi bên Có tài khoản 632, đối ứng bên Nợ tài khoản hàng tồn kho.

Cách hạch toán hàng bán bị trả lại này làm doanh thu thuần giảm ngay trên tài khoản 511. Chỉ tiêu giảm trừ doanh thu trên báo cáo kết quả kinh doanh lấy số từ bên Nợ tài khoản 511 đối ứng bên Có các tài khoản tiền và phải thu.

Kê khai thuế và ghi sổ hạch toán hàng bán bị trả lại vào kỳ nào?

Thuế GTGT và hóa đơn đi theo ngày lập hóa đơn điều chỉnh. Điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, còn người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Sổ kế toán về hạch toán hàng bán bị trả lại có thêm một mốc riêng cho báo cáo tài chính. Thông tư 99/2025/TT-BTC phân biệt hai tình huống:

• Hạch toán hàng bán bị trả lại sau kỳ bán nhưng trước khi phát hành báo cáo tài chính: ghi giảm doanh thu của kỳ lập báo cáo (kỳ trước).
• Hạch toán hàng bán bị trả lại sau khi đã phát hành báo cáo tài chính: ghi giảm doanh thu của kỳ phát sinh (kỳ sau).

Hai mốc hạch toán hàng bán bị trả lại này có thể lệch nhau. Đơn trả đầu tháng 1 có thể làm giảm doanh thu năm trước trên báo cáo tài chính, nhưng tờ khai thuế vẫn nằm ở kỳ lập hóa đơn điều chỉnh. Kế toán nên ghi chú chênh lệch của hạch toán hàng bán bị trả lại này vào hồ sơ quyết toán.

Hạch toán hàng bán bị trả lại trong trường hợp nào khác đi?

Tùy trường hợp. Nguyên tắc hạch toán hàng bán bị trả lại giữ nguyên, nhưng bốn tình huống dưới đây làm bút toán hoặc kỳ ghi nhận thay đổi: hoàn tiền đơn sàn, phí sàn khi đơn hoàn, giảm giá hàng bán và hàng trả vắt qua năm.

Hạch toán hoàn tiền đơn hàng sàn TMĐT

Khi hạch toán hàng bán bị trả lại trên sàn, tiền hoàn cho khách thường không đi qua tài khoản ngân hàng của shop. Sàn trừ thẳng vào kỳ đối soát kế tiếp, nên bút toán Có thường rơi vào tài khoản 131 chi tiết theo sàn.

Một ca đối soát hai sàn do VAR eCOM tiếp nhận trong tháng 6/2026 cho thấy rủi ro khi hạch toán hàng bán bị trả lại. COD theo file sàn là 127 triệu đồng, tiền thực về là 122,8 triệu đồng, lệch 4,2 triệu đồng. Nguyên nhân là ba đơn hoàn lớn bị trừ gộp vào đợt chuyển tiền sau.

Khi hạch toán hoàn tiền đơn hàng sàn TMĐT, nên lập bảng đối chiếu gồm mã đơn hoàn, hóa đơn điều chỉnh tương ứng và ngày sàn trừ tiền. Thiếu một cột là hạch toán hàng bán bị trả lại lệch số cuối kỳ.

Hạch toán phí sàn khi đơn hoàn

Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại ghi Nợ tài khoản 641. Phí vận chuyển chiều hoàn là ví dụ điển hình khi hạch toán phí sàn khi đơn hoàn.

Khi hạch toán hàng bán bị trả lại, phí hoa hồng và phí thanh toán có được sàn hoàn lại hay không phụ thuộc chính sách từng sàn và thể hiện trên sao kê. Kho tra cứu pháp luật nội bộ không có quy định chung về điểm này, nên bài không nêu mức hoàn cụ thể.

Hạch toán giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại khác nhau thế nào

Cả hai cùng ghi Nợ tài khoản 521 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, nhưng khác ở chỗ hàng có quay về kho hay không. Hạch toán hàng bán bị trả lại có bút toán nhập kho và giảm giá vốn, còn giảm giá hàng bán thì không.

Thông tư 99/2025/TT-BTC mô tả giảm giá hàng bán là khoản giảm so với giá niêm yết do hàng kém, mất phẩm chất hoặc không đúng quy cách. Giá đã giảm thể hiện ngay trên hóa đơn thì không dùng tài khoản 521.

Voucher do shop tự chịu thường thuộc nhóm chiết khấu, không phải hạch toán hàng bán bị trả lại. Bài hạch toán chiết khấu thương mại TMĐT trình bày riêng nhóm này.

Hạch toán hàng bán bị trả lại vắt qua năm

Một shop thời trang mà VAR eCOM xử lý hồ sơ hạch toán hàng bán bị trả lại có tỷ lệ hoàn, hủy khoảng 20–22%. Đơn giao thành công ngày 29/12/2025 đã xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế, rồi khoảng 14 ngày sau khách trả hàng.

Cách hạch toán hàng bán bị trả lại ở ca này là lập hóa đơn điều chỉnh giảm trong năm 2026 và giảm nghĩa vụ thuế ở kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Ca này xảy ra trước 01/07/2026, nhưng nguyên tắc kê khai ở kỳ lập hóa đơn điều chỉnh vẫn được Thông tư 91/2026/TT-BTC giữ lại.

Với tỷ lệ hoàn trên 20%, shop cần theo dõi hạch toán hàng bán bị trả lại hằng tuần. Hạch toán hàng bán bị trả lại chậm đồng nghĩa với việc nộp thuế trên doanh thu đã bị trả.

Câu hỏi thường gặp về hạch toán hàng bán bị trả lại

Hạch toán hàng bán bị trả lại dùng TK 521 hay TK 511?

Hạch toán hàng bán bị trả lại theo Thông tư 99/2025/TT-BTC dùng TK 521, cuối kỳ kết chuyển sang TK 511. Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC ghi thẳng bên Nợ TK 511 vì chế độ này không có TK 521.

Hạch toán hàng bán bị trả lại có phải hủy hóa đơn gốc không?

Không. Hạch toán hàng bán bị trả lại chỉ cần hóa đơn điều chỉnh, vì điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC không yêu cầu hủy hóa đơn gốc.

Khách hoàn tiền nhưng không trả hàng thì định khoản thế nào?

Đó là giảm giá hàng bán, không phải hạch toán hàng bán bị trả lại. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, ghi Nợ TK 521, Nợ TK 33311 (nếu tính thuế theo phương pháp khấu trừ), Có TK 111, 112 hoặc 131, không có bút toán nhập kho.

Đơn hoàn đã khai thuế thì khai điều chỉnh vào kỳ nào?

Hạch toán hàng bán bị trả lại trên tờ khai nằm ở kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh: người bán kê khai vào kỳ đó theo điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Chỉ tiêu cụ thể trên tờ khai cần đối chiếu theo mẫu tờ khai đang áp dụng.

Hạch toán hàng bán bị trả lại có ghi giảm giá vốn không?

Có. Khi hạch toán hàng bán bị trả lại, ghi Nợ tài khoản hàng tồn kho (154, 155 hoặc 156), Có TK 632 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Thiếu bút toán này, hạch toán hàng bán bị trả lại làm giá vốn bị ghi cao hơn thực tế.

Kết luận

Hạch toán hàng bán bị trả lại cần đủ ba mắt xích: hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, bút toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC, và kỳ kê khai theo ngày lập hóa đơn điều chỉnh. Thiếu một mắt xích, hạch toán hàng bán bị trả lại sẽ lệch giữa số liệu thuế, sổ sách và dữ liệu sàn.

Văn bản gốc về hạch toán hàng bán bị trả lại tra thêm tại Cổng thông tin Cục Thuế và Cổng Thông tin điện tử Chính phủ. Nội dung cập nhật tháng 10/2026.

Ba bài liên quan đến hạch toán hàng bán bị trả lại nên đọc tiếp: hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn, đơn hàng hoàn có bị tính thuế không và hoàn tiền khách hàng có phải xuất hóa đơn không.