Xuất file doanh thu Shopee là thao tác tải báo cáo doanh thu chi tiết theo từng đơn của một kỳ, để so với hóa đơn đã xuất cho khách. Với hóa đơn tháng 9/2026 bị sai doanh thu, bước này cho biết sai ở đơn nào và lệch bao nhiêu tiền.

Bài này hướng dẫn xuất file doanh thu Shopee, lập bảng đối chiếu và chọn đúng cách điều chỉnh hoặc thay thế theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Căn cứ được tra theo văn bản có hiệu lực từ 01/7/2026, cập nhật tháng 10/2026.

Xuất file doanh thu Shopee để đối chiếu hóa đơn có bắt buộc không?

Tùy trường hợp. Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC buộc người bán xử lý hóa đơn đã lập sai, nhưng không nêu tên thao tác xuất file doanh thu Shopee. Muốn biết hóa đơn sai bao nhiêu, kế toán vẫn phải xuất file doanh thu Shopee để có số liệu gốc của sàn.

Tình huống quen thuộc là hóa đơn tháng 9 đã xuất xong, cuối tháng đối chiếu thì tổng tiền hóa đơn lệch với doanh thu sàn. Người làm sổ phải xuất file doanh thu Shopee để tìm ra lệch ở đâu trước khi quyết định sửa. Sửa mà chưa xuất file doanh thu Shopee để kiểm tra dễ phát sinh thêm hóa đơn sai.

Vì vậy, xuất file doanh thu Shopee là bước chuẩn bị chứ chưa phải bước sửa hóa đơn. Kết quả xuất file doanh thu Shopee là chứng cứ để lập bảng đối chiếu theo từng đơn. Khi cơ quan thuế hoặc người mua hỏi lý do điều chỉnh, bảng đối chiếu sau khi xuất file doanh thu Shopee trả lời được ngay.

Khi xử lý hồ sơ nhà bán đa sàn, VAR eCOM ghi nhận hóa đơn lệch doanh thu thường đến từ 3 nguồn lặp lại: đơn hoàn, voucher và phí sàn bị trừ nhầm vào doanh thu. Sau khi xuất file doanh thu Shopee, cả 3 nguồn đều nhìn thấy được theo từng đơn.

Căn cứ pháp lý nào quy định cách xử lý khi xuất file doanh thu Shopee phát hiện hóa đơn sai?

Căn cứ chính là Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Cả hai văn bản có hiệu lực từ 01/7/2026 theo Điều 25 khoản 1 Thông tư 91/2026/TT-BTC và Điều 43 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Hóa đơn lập trong tháng 9/2026 áp dụng hai văn bản này.

Các bài hướng dẫn viết theo quy định trước ngày 01/7/2026 cần được đọc lại trước khi xuất file doanh thu Shopee để đối chiếu. Bài này chỉ dùng hai văn bản đang có hiệu lực nêu trên.

> Điều 10 khoản 1 điểm b: người bán “có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử”.

Hóa đơn lập trước ngày 01/7/2026 cũng được điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định. Điều 24 khoản 2 Thông tư 91/2026/TT-BTC ghi rõ điều này. Hóa đơn cũ vẫn đối chiếu được bằng cách xuất file doanh thu Shopee của đúng kỳ đó.

Người đọc muốn xem toàn văn có thể vào cổng Cục Thuế hoặc Cổng thông tin Chính phủ. Các liên kết này chỉ để tra tiếp, không thay cho việc xuất file doanh thu Shopee và đối chiếu số liệu. Bài tổng quan về văn bản mới có tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Xuất file doanh thu Shopee tháng 9 để đối chiếu hóa đơn gồm mấy bước?

Quy trình xuất file doanh thu Shopee và đối chiếu gồm 5 bước, đi từ lấy số liệu sàn đến chốt cách sửa hóa đơn. Làm đủ 5 bước, việc xuất file doanh thu Shopee mới có giá trị làm chứng cứ. Mỗi file nên có tối thiểu 6 cột: mã đơn, ngày, giá trị hàng, voucher, phí sàn và trạng thái đơn.

Mỗi bước có đầu ra rõ ràng để kế toán lưu hồ sơ và giải trình. Tháng 9 có 30 ngày, nên mỗi lần xuất file doanh thu Shopee cần đủ dữ liệu của 30 ngày, kể cả ngày 30/9.

1. Chốt phạm vi kỳ trước khi xuất file doanh thu Shopee: từ ngày 01/9/2026 đến ngày 30/9/2026, theo đúng ngày ghi nhận trên hóa đơn.
2. Xuất file doanh thu Shopee chi tiết theo từng đơn của kỳ đó từ Kênh Người Bán, gồm mã đơn, ngày, giá trị hàng, voucher, phí sàn và trạng thái đơn.
3. Xuất danh sách hóa đơn đã phát hành trong tháng 9/2026 từ phần mềm hóa đơn để so với kết quả xuất file doanh thu Shopee, gồm số hóa đơn, ngày lập, giá trị chưa thuế và thuế.
4. Đưa kết quả xuất file doanh thu Shopee và danh sách hóa đơn vào một bảng tính, ghép theo mã đơn hoặc số hóa đơn, rồi tính chênh lệch từng dòng.
5. Phân loại chênh lệch sau khi xuất file doanh thu Shopee, chọn điều chỉnh hay thay thế, lập văn bản thỏa thuận nếu thuộc diện phải lập.

Bước 2 cần lưu ý gì khi xuất file doanh thu Shopee?

Tên mục xuất báo cáo trong Kênh Người Bán có thể thay đổi theo từng lần cập nhật giao diện, nên mỗi lần xuất file doanh thu Shopee cần kiểm tra lại. Kế toán nên đối chiếu trực tiếp trên tài khoản của khách trước khi hướng dẫn nhân viên xuất file doanh thu Shopee. Nếu cần đưa file sàn vào sổ, đọc thêm bài tải file Shopee hạch toán thế nào.

Khi xuất file doanh thu Shopee, cần chọn đúng loại số liệu. Doanh thu theo ngày đặt, theo ngày giao thành công và theo ngày tiền về là 3 mốc khác nhau.

Hóa đơn phải khớp với mốc mà doanh nghiệp đã chọn để lập hóa đơn. Chọn sai mốc khi xuất file doanh thu Shopee sẽ tạo ra chênh lệch giả.

Bảng đối chiếu mẫu sau khi xuất file doanh thu Shopee

Bảng sau là ví dụ minh họa với số giả định, không phải số liệu khách hàng. Bảng chỉ ra cột nào lấy khi xuất file doanh thu Shopee, cột nào lấy từ hóa đơn.

Tổng chênh lệch ròng trong ví dụ xuất file doanh thu Shopee là -110.000 đồng, gồm 60.000 đồng cộng 250.000 đồng rồi trừ 420.000 đồng.

Dòng nào chênh lệch bằng 0 đồng thì giữ nguyên. Dòng có chênh lệch được gom theo nguyên nhân ngay sau khi xuất file doanh thu Shopee, để chọn cách xử lý chung. Bảng đối chiếu sau khi xuất file doanh thu Shopee cũng là phụ lục đính kèm văn bản thỏa thuận nếu cần.

Điều chỉnh hay thay thế hóa đơn sau khi xuất file doanh thu Shopee thấy sai doanh thu?

Tùy nội dung sai. Sai tên, địa chỉ thì chỉ thông báo, không lập lại hóa đơn. Sai số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc mã số thuế thì người bán chọn điều chỉnh hoặc thay thế.

Điều 10 khoản 1 điểm a Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định trường hợp sai tên, địa chỉ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa. Người bán thông báo cho người mua và không phải lập lại hóa đơn. Người bán gửi thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Sai doanh thu thuộc điểm b, vì số tiền ghi trên hóa đơn không khớp kết quả xuất file doanh thu Shopee. Sau khi xuất file doanh thu Shopee và xác định dòng sai, người bán chọn 1 trong 2 cách ở bảng dưới đây.

Điều 10 khoản 6 điểm c quy định giá trị trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi số dương khi tăng và số âm khi giảm, đúng thực tế. Điều 10 khoản 6 điểm a quy định các lần sửa tiếp theo phải giữ hình thức đã dùng ở lần đầu. Vì vậy cần chọn hình thức ngay từ lần xử lý đầu tiên, tức ngay sau khi xuất file doanh thu Shopee và rà xong số liệu.

Sau khi xuất file doanh thu Shopee và chọn xong hình thức, đọc bài hạch toán hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh để ghi sổ.

Xuất file doanh thu Shopee xong có phải lập văn bản thỏa thuận với người mua không?

Thường là có, trừ bán trên sàn. Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế, người mua là tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.

Điều 10 khoản 1 điểm b Thông tư 91/2026/TT-BTC loại trừ hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác. Với đơn bán qua sàn, người bán không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận. Người bán vẫn nên lưu bản xuất file doanh thu Shopee và bảng đối chiếu để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Sau khi xuất file doanh thu Shopee, hóa đơn sai có phải khai lại tờ khai không?

Cần xem xét theo từng kỳ. Kho văn bản của VAR eCOM chưa có đủ căn cứ để chỉ định cụ thể chỉ tiêu và kỳ kê khai cho trường hợp sai doanh thu thông thường. Phần này cần chuyên viên thuế xác nhận trước khi áp dụng.

Điều 10 khoản 6 điểm d chỉ quy định kỳ kê khai cho hóa đơn điều chỉnh thuộc khoản 5, tức người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Nếu sai doanh thu làm tờ khai đã nộp sai, kế toán cần xem xét khai bổ sung theo quy định hiện hành về quản lý thuế. Không nên tự suy từ trường hợp khác, kể cả khi đã xuất file doanh thu Shopee đầy đủ.

Trường hợp nào khác đi khi xuất file doanh thu Shopee để đối chiếu?

Có 4 nhóm thường gặp. Nhiều hóa đơn sai cùng người mua trong cùng tháng, đơn hoàn, hóa đơn từ máy tính tiền và hóa đơn đã nằm trong bảng tổng hợp dữ liệu gửi cơ quan thuế. Mỗi nhóm có cách xử lý riêng ở Điều 10, và đều bắt đầu từ việc xuất file doanh thu Shopee đúng kỳ.

Với bán đa sàn, cần xuất file doanh thu Shopee của từng gian hàng và từng kỳ, rồi gộp vào cùng một bảng đối chiếu. Ví dụ gian hàng có 120 đơn trong tháng 9 thì bảng đối chiếu sau khi xuất file doanh thu Shopee phải có đủ 120 dòng.

Hóa đơn của một người mua phải so với tổng đơn của người mua đó, không so theo tổng tháng của cả shop. Cách này tránh bù trừ nhầm giữa các đơn.

Mỗi lần xuất file doanh thu Shopee, nên ghi tên gian hàng và khoảng ngày vào tên file. Bản gốc sau khi xuất file doanh thu Shopee không nên chỉnh sửa, chỉ làm việc trên bản sao.

Nhiều hóa đơn sai cùng một người mua trong tháng

Điều 10 khoản 1 điểm b cho phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai, khi cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất và cùng một tháng. Hóa đơn này đính kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT. Khi xuất file doanh thu Shopee, kế toán lọc theo người mua để gom đúng nhóm này.

Đơn hoàn hoặc người mua trả lại hàng

Điều 10 khoản 5 điểm c.1 quy định khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng, người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Nếu hai bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn khi trả hàng thì người mua lập hóa đơn giao cho người bán. Hai bên phải giữ đủ hồ sơ trả hàng để xuất trình.

Quên lọc đơn hoàn khi xuất file doanh thu Shopee thì hóa đơn điều chỉnh sẽ thiếu dòng.

Khi xuất file doanh thu Shopee, đơn hoàn thường hiện ở cột trạng thái. Kế toán nên lọc riêng nhóm này, vì đây là nguồn chênh lệch lớn nhất sau khi xuất file doanh thu Shopee và so với hóa đơn. Bài đối soát doanh thu sàn với hóa đơn đã xuất mô tả thêm cách ghép đơn hoàn.

Hóa đơn từ máy tính tiền

Điều 10 khoản 1 điểm c quy định hóa đơn điện tử từ máy tính tiền lập sai thì người bán lập hóa đơn thay thế. Trường hợp ngoại lệ ở điểm c.2 khoản 5 chỉ áp dụng cho tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng. Nếu cửa hàng bán cả trên sàn và tại quầy, cần xuất file doanh thu Shopee riêng, không trộn với doanh thu máy tính tiền.

Hóa đơn đã nằm trong bảng tổng hợp dữ liệu

Điều 10 khoản 1 điểm đ quy định người bán đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử thì gửi thông tin điều chỉnh, thay thế ngay trên bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo. Khi đó không gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Kế toán nên kiểm tra xem hóa đơn sai đã nằm trong bảng tổng hợp nào trước khi xuất file doanh thu Shopee của kỳ kế tiếp.

Câu hỏi thường gặp

Em xuất hoá đơn bị sai doanh thu, bây giờ e muốn xuất file chi tiết doanh thu shopee trong tháng 9 để đối chiếu số liệu với hoá đơn đã xuất thì làm sao ạ. Các bác chỉ em với

Làm theo 5 bước ở trên: chốt kỳ từ 01/9 đến 30/9/2026, xuất file doanh thu Shopee chi tiết theo đơn với đủ các cột cần so, xuất danh sách hóa đơn đã phát hành, ghép hai nguồn theo mã đơn rồi tính chênh lệch. Sau đó phân loại nguyên nhân và chọn điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Cách xuất file doanh thu Shopee này áp dụng cho cả shop một sàn lẫn đa sàn.

Hóa đơn điện tử viết sai tên người mua có phải lập lại không?

Không. Nếu chỉ sai tên, địa chỉ mà đúng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa thì người bán thông báo cho người mua và gửi thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Bài xử lý hóa đơn điện tử viết sai nêu thêm các trường hợp.

Sửa lần đầu bằng điều chỉnh thì lần sau có đổi sang thay thế được không?

Không. Điều 10 khoản 6 điểm a Thông tư 91/2026/TT-BTC yêu cầu các lần xử lý sau theo đúng hình thức đã áp dụng ở lần đầu. Vì vậy kế toán nên cân nhắc kỹ khi chọn hình thức, nhất là khi còn nhiều dòng chưa rà xong sau khi xuất file doanh thu Shopee.

Có cần xuất file doanh thu Shopee mỗi tháng không?

Không có quy định riêng buộc xuất file doanh thu Shopee mỗi tháng trong các văn bản đã tra. Tuy nhiên, xuất file doanh thu Shopee định kỳ và đối chiếu với hóa đơn giúp phát hiện sai sót sớm, trước khi chốt tờ khai. Đây là khuyến nghị nghiệp vụ về cách xuất file doanh thu Shopee, không phải điều khoản bắt buộc.

Kết luận

Muốn đối chiếu hóa đơn tháng 9/2026, kế toán xuất file doanh thu Shopee, lập bảng chênh lệch theo từng đơn và phân loại nguyên nhân. Hóa đơn sai doanh thu thuộc điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nên chọn điều chỉnh hoặc thay thế và giữ nguyên hình thức ở các lần sau. Việc xuất file doanh thu Shopee đúng kỳ là điều kiện để các bước sau chính xác.

Với đơn bán qua sàn, văn bản thỏa thuận không bắt buộc, nhưng cần lưu bản xuất file doanh thu Shopee và bảng đối chiếu. Các điểm về kỳ kê khai cần chuyên viên thuế xác nhận theo hồ sơ thực tế.

Từ kỳ sau, nên xuất file doanh thu Shopee ngay khi chốt tháng. Có thể đọc thêm các bài liên quan: đối soát doanh thu sàn với hóa đơn đã xuất và hạch toán hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh.