Từ 1/7/2026, hóa đơn điện tử TMĐT có còn là chuyện tùy chọn với người bán trên Shopee, TikTok Shop hay không? Nhiều chủ shop vẫn nghĩ chỉ cần bán online là xong, không cần xuất hóa đơn điện tử TMĐT cho từng đơn hàng.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã đặt lại toàn bộ quy tắc chơi. Hóa đơn điện tử TMĐT giờ đây gắn trực tiếp với ngưỡng doanh thu, thời điểm giao hàng và trách nhiệm của sàn trong việc cung cấp thông tin người mua.

Bài viết giải thích rõ hóa đơn điện tử TMĐT là gì, ai bắt buộc phải xuất, xuất khi nào, xử lý ra sao khi sàn che thông tin khách hàng, và những rủi ro nếu bỏ qua quy định về hóa đơn điện tử TMĐT.

Hóa đơn điện tử TMĐT là gì?

Hóa đơn điện tử TMĐT là hóa đơn được lập, gửi và lưu trữ hoàn toàn dưới dạng dữ liệu điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ diễn ra trên nền tảng thương mại điện tử như Shopee, TikTok Shop, Lazada. Khác với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử TMĐT không cần in ấn, được ký số và truyền trực tiếp đến hệ thống của cơ quan thuế.

Về bản chất, hóa đơn điện tử TMĐT vẫn phải đầy đủ các trường thông tin bắt buộc: tên người bán, mã số thuế, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền và thông tin người mua khi có. Điểm khác biệt lớn nhất nằm ở nguồn dữ liệu: hóa đơn này phụ thuộc vào thông tin đơn hàng do sàn cung cấp, thay vì người bán tự ghi nhận như bán hàng truyền thống.

Vì sao bán hàng trên sàn TMĐT bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử TMĐT?

Theo hướng dẫn tại thuvienphapluat.vn về Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bán hàng trên sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, TikTok Shop bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử TMĐT. Trách nhiệm xuất hóa đơn điện tử TMĐT thuộc về người bán, không phải sàn.

Sàn TMĐT không đứng ngoài cuộc. Chủ quản nền tảng có trách nhiệm cung cấp thông tin người mua, thông tin giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng để người bán lập hóa đơn điện tử TMĐT đúng quy định. Đây là cơ chế bắt buộc, không phải hỗ trợ tùy chọn của sàn.

Ai phải xuất hóa đơn điện tử TMĐT theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP?

Không phải mọi người bán online đều bắt buộc xuất hóa đơn điện tử TMĐT. Theo điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, mới thuộc diện phải áp dụng hóa đơn điện tử TMĐT có mã cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Với doanh nghiệp bán hàng qua sàn, việc xuất hóa đơn điện tử TMĐT là bắt buộc, không phụ thuộc ngưỡng doanh thu như hộ kinh doanh. Hộ kinh doanh chưa đạt ngưỡng 1 tỷ đồng, nếu có nhu cầu, vẫn được đăng ký sử dụng hóa đơn này theo quy định hiện hành.

Hóa đơn điện tử TMĐT có giống hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không?

Nhiều chủ shop nhầm lẫn hóa đơn điện tử TMĐT với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Hai loại này không đồng nhất. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền áp dụng chủ yếu cho giao dịch bán trực tiếp tại điểm bán, trong khi hóa đơn điện tử TMĐT gắn với giao dịch qua sàn, phụ thuộc dữ liệu đơn hàng và trạng thái giao hàng do sàn xác nhận.

Trên thực tế, một hộ kinh doanh bán cả tại cửa hàng lẫn trên Shopee có thể phải dùng song song cả hai loại hóa đơn điện tử, tùy kênh bán. Việc phân biệt rõ giúp tránh chọn sai loại hóa đơn điện tử TMĐT khi đăng ký với cơ quan thuế, dẫn tới phải điều chỉnh lại toàn bộ hồ sơ.

Cũng cần phân biệt hóa đơn điện tử TMĐT với hóa đơn thương mại điện tử dành cho xuất khẩu. Theo khoản 2a Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn thương mại điện tử chỉ áp dụng cho người xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, khi đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại điện tử tới cơ quan thuế.

Đây là khái niệm khác hoàn toàn với hóa đơn điện tử TMĐT dùng cho bán hàng trên sàn nội địa như Shopee, TikTok Shop. Người bán trong nước không nên nhầm hai loại hóa đơn này khi tra cứu quy định.

Khi nào phải xuất hóa đơn điện tử TMĐT? Thời điểm xuất chuẩn xác

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử TMĐT là câu hỏi khiến nhiều chủ shop lúng túng nhất. Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Áp dụng vào thực tế bán hàng qua sàn, thời điểm xuất hóa đơn điện tử TMĐT chính là ngay khi đơn vị vận chuyển giao hàng thành công. Không phải khi khách đặt đơn, không phải khi sàn thanh toán tiền về, mà là mốc giao hàng thành công trên hệ thống sàn. Đây là điểm nhiều hộ kinh doanh nhầm lẫn, dẫn tới lập chứng từ này sai kỳ kê khai.

Cách xuất hóa đơn điện tử TMĐT khi sàn che thông tin khách hàng

Shopee, TikTok Shop thường che một phần thông tin khách hàng để bảo vệ dữ liệu cá nhân. Nhiều người bán vì vậy cho rằng không thể xuất hóa đơn điện tử TMĐT đầy đủ. Thực tế, theo hướng dẫn của Cục Thuế đăng trên xaydungchinhsach.chinhphu.vn, người bán hoàn toàn có quyền yêu cầu sàn cung cấp thông tin để lập hóa đơn này.

Căn cứ khoản 1 Điều 17 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán có quyền yêu cầu chủ quản nền tảng cung cấp thông tin người mua, thông tin giao dịch, thời điểm giao hàng. Khoản 2 Điều 19 cùng nghị định quy định đây là trách nhiệm bắt buộc của sàn, không phải hỗ trợ tùy ý.

Theo Điều 26 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho từng người mua khi bán hàng hóa. Vì vậy, dù bán 700 đến 800 đơn hàng giá trị thấp mỗi ngày, người bán vẫn phải lập hóa đơn điện tử TMĐT cho từng người mua, không được gộp chung.

Có được xuất gộp hóa đơn điện tử TMĐT cho nhiều đơn nhỏ lẻ không?

Dự thảo trước đây từng đề xuất cho phép hộ kinh doanh doanh thu từ 3 tỷ đồng trở xuống được xuất gộp hóa đơn cuối ngày cho các đơn hàng giá trị dưới 50.000 đồng. Tuy nhiên khi Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức được ban hành, quy định gộp hóa đơn đã không còn được giữ lại.

Điều này có nghĩa, dù bán hàng giá trị thấp, số lượng đơn lớn mỗi ngày, người bán trên sàn vẫn phải lập hóa đơn điện tử TMĐT riêng cho từng đơn hàng, từng người mua. Với shop có hàng trăm đơn mỗi ngày, đây là áp lực vận hành thật sự nếu không có hệ thống kết nối dữ liệu sàn tự động.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử TMĐT

Không phải hóa đơn điện tử TMĐT nào cũng cần đầy đủ thông tin người mua. Theo điểm b khoản 4 Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nếu người mua cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, hóa đơn này phải thể hiện đầy đủ các thông tin này. Nếu người mua không cung cấp, hóa đơn ghi rõ "Bán cho người tiêu dùng".

Cần lưu ý, hóa đơn điện tử TMĐT ghi "Bán cho người tiêu dùng" hoặc thiếu thông tin người mua sẽ không có giá trị để bên mua là tổ chức, doanh nghiệp sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hay quyết toán thuế. Đây là rủi ro cần lưu ý khi khách mua hàng là doanh nghiệp cần chứng từ đầu vào hợp lệ.

Rủi ro khi không xuất hóa đơn điện tử TMĐT đúng quy định

Bỏ qua hóa đơn điện tử TMĐT không chỉ là lỗi hành chính. Doanh thu không được ghi nhận qua hóa đơn điện tử TMĐT khiến hộ kinh doanh, doanh nghiệp khó chứng minh nguồn gốc dòng tiền khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu từ sàn.

Khi bị thanh tra, kiểm tra, phần doanh thu chưa có hóa đơn điện tử TMĐT tương ứng có thể bị truy thu thuế, tính thêm tiền chậm nộp. Với hộ kinh doanh, doanh nghiệp doanh thu 15 tỷ đồng trở lên, chênh lệch giữa doanh thu sàn báo cáo và hóa đơn tương ứng đã xuất có thể lên tới hàng trăm triệu đồng mỗi năm nếu không kiểm soát chặt.

Ngược lại, phía mua hàng cũng chịu ảnh hưởng. Chi phí đầu vào không có hóa đơn điện tử TMĐT hợp lệ, đúng thông tin người mua, sẽ bị loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Tham khảo thêm về rủi ro này tại Truy thu thuế bán hàng online: Quy định, đối tượng và cách xử lý và Kê khai thuế sàn TMĐT: Quy trình chuẩn để tránh rủi ro truy thu 2026.

Ví dụ thực tế: một shop TMĐT có doanh thu sàn báo cáo 500 triệu đồng mỗi tháng nhưng chỉ xuất hóa đơn điện tử TMĐT cho một phần đơn hàng do thiếu thông tin người mua. Khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu sàn cung cấp theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, phần doanh thu chưa có hóa đơn điện tử TMĐT tương ứng sẽ bị yêu cầu giải trình, thậm chí truy thu nếu không chứng minh được lý do hợp lý.

Quy trình xuất hóa đơn điện tử TMĐT chuẩn cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp đa sàn

Để xuất hóa đơn điện tử TMĐT đúng thời điểm, đúng thông tin cho hàng trăm đơn mỗi ngày, người bán cần một quy trình chuẩn thay vì làm thủ công từng đơn. Bước đầu tiên là kết nối dữ liệu đơn hàng từ sàn về hệ thống kế toán.

Bước tiếp theo là đối chiếu trạng thái giao hàng thành công trước khi lập hóa đơn điện tử TMĐT, tránh xuất hóa đơn cho đơn hàng bị hoàn, hủy. Sau đó, hệ thống cần tự động điền thông tin người mua nếu sàn cung cấp, hoặc ghi "Bán cho người tiêu dùng" nếu không có.

Với hộ kinh doanh, doanh nghiệp bán đa sàn Shopee, TikTok Shop, Lazada, việc chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn điện tử TMĐT theo từng sàn, từng shop giúp tránh sai lệch giữa doanh thu sàn báo cáo và hóa đơn này thực xuất. Tham khảo thêm quy trình đăng ký tại Cập nhật thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh mới nhất và điều kiện áp dụng tại Ai phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ 1/6/2025.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử TMĐT

Hóa đơn điện tử TMĐT có bắt buộc với mọi hộ kinh doanh bán online không? Không. Chỉ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, mới bắt buộc xuất hóa đơn điện tử TMĐT theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Xuất hóa đơn điện tử TMĐT sai thời điểm có bị xử lý không? Có. Lập hóa đơn sai thời điểm so với thời điểm giao hàng thành công có thể bị xử lý theo quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ.

Có thể xuất một hóa đơn điện tử TMĐT gộp cho nhiều đơn hàng nhỏ trong ngày không? Không. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán phải lập hóa đơn riêng cho từng người mua, không được gộp chung nhiều đơn hàng.

Hóa đơn điện tử TMĐT và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có phải chọn một loại duy nhất không? Không hẳn. Hộ kinh doanh bán đa kênh có thể phải áp dụng cả hóa đơn điện tử TMĐT cho giao dịch qua sàn và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho giao dịch bán trực tiếp, tùy thực tế phát sinh.

Kiểm soát hóa đơn điện tử TMĐT chính xác cùng VAR eCOM

Với hộ kinh doanh, doanh nghiệp TMĐT bán đa sàn doanh thu 15 tỷ đồng trở lên, kiểm soát hóa đơn điện tử TMĐT không dừng ở xuất đúng, mà còn phải đối soát khớp với doanh thu sàn báo cáo, tiền về ngân hàng và sổ sách kế toán. VAR eCOM xây dựng hệ thống kiểm soát tài chính chuyên biệt cho TMĐT đa sàn, giúp hộ kinh doanh, doanh nghiệp quản lý hóa đơn này đồng bộ cùng đối soát COD, phí sàn và tồn kho đa kho.