Hoàn tiền không trả hàng là trường hợp người bán trả lại một phần hoặc toàn bộ tiền cho khách nhưng không thu hồi hàng, trong khi hóa đơn đã tự động xuất lúc giao. Vậy hoàn tiền không trả hàng thì hóa đơn đã xuất xử lý thế nào? Câu trả lời: tùy trường hợp, nhưng hướng chung là điều chỉnh giảm trên hóa đơn gốc, không xuất hóa đơn bán hàng mới.

Căn cứ chính là Thông tư 91/2026/TT-BTC, kèm cách ghi hóa đơn điều chỉnh và định khoản cho nghiệp vụ hoàn tiền không trả hàng, cập nhật đến tháng 10/2026.

Hoàn tiền không trả hàng có phải xuất hóa đơn mới không?

Hoàn tiền không trả hàng: tùy trường hợp, nhưng thường không phải xuất hóa đơn bán hàng mới. Hóa đơn tự động xuất lúc giao hàng cho người mua vẫn đúng thời điểm lập, nên người bán giữ hóa đơn đó và điều chỉnh giảm phần giá trị đã hoàn. Mỗi khoản hoàn tiền không trả hàng phải có hồ sơ chứng minh đi kèm.

Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Quy định này không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Vì vậy hóa đơn xuất khi chuyển giao hàng cho người mua không phải hóa đơn lập sai, và đơn hoàn tiền không trả hàng không nên bị xử lý như lỗi hóa đơn.

Trước khi xử lý hoàn tiền không trả hàng, kế toán cần phân biệt 3 tình huống sau.

1. Khách trả lại hàng: người bán lập hóa đơn điều chỉnh theo điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
2. Người bán hoàn tiền nhưng khách giữ hàng: đây là phạm vi của hoàn tiền không trả hàng.
3. Hóa đơn ghi sai mã số thuế, số tiền hoặc thuế suất: xử lý theo khoản 1 Điều 10 của cùng thông tư, không thuộc phạm vi hoàn tiền không trả hàng.

Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC không có điểm nào nêu đích danh trường hợp hoàn tiền không trả hàng. Cách xử lý hoàn tiền không trả hàng trong bài áp dụng nguyên tắc điều chỉnh giảm ở điểm b, điểm c.1 khoản 5 và khoản 6 Điều 10. Vì vậy cần chuyên viên thuế xác nhận trước khi áp cho từng hồ sơ.

Hoàn tiền không trả hàng khác trả lại hàng ở điểm nào?

Khác biệt giữa hoàn tiền không trả hàng và trả lại hàng nằm ở dòng hàng. Khi khách trả lại hàng, người bán nhận hàng về kho, ghi giảm giá vốn và lập hóa đơn điều chỉnh. Với hoàn tiền không trả hàng, hàng nằm ở phía khách, kho không nhận lại gì, nên chỉ có phần giảm doanh thu và giảm thuế đầu ra.

Về bản chất sổ sách, khoản hoàn thường rơi vào 2 nhóm: giảm giá hàng bán do hàng kém chất lượng hoặc sai quy cách, và hoàn toàn bộ tiền vì chi phí thu hồi hàng cao hơn giá trị hàng. Nhóm hoàn toàn bộ tiền chưa có căn cứ đủ rõ nên cần ý kiến chuyên viên thuế.

Căn cứ pháp lý nào quy định hoàn tiền không trả hàng?

Trong các văn bản dưới đây chưa có điều khoản nào nêu đích danh hoàn tiền không trả hàng. Cách xử lý hoàn tiền không trả hàng dựa trên Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, Thông tư 91/2026/TT-BTC về hóa đơn đã lập và Thông tư 99/2025/TT-BTC về kế toán doanh nghiệp.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC cùng có hiệu lực từ 01/7/2026. Đây là 2 văn bản hóa đơn điện tử đang áp dụng cho nghiệp vụ hoàn tiền không trả hàng, kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC về hạch toán từ 01/01/2026.

Quy tắc kỳ kê khai tham chiếu cho hoàn tiền không trả hàng nằm ở điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

> “Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 5 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh”.

Tên gọi cũng cần lưu ý. Dân kế toán gõ hoàn tiền không trả hàng, còn trên sổ sách khoản này thường là giảm giá hàng bán thuộc nhóm các khoản giảm trừ doanh thu. Hai tên cùng chỉ nghiệp vụ hoàn tiền không trả hàng nhìn từ hai phía: phía khách hàng và phía sổ sách.

Văn bản gốc của hướng dẫn hoàn tiền không trả hàng có thể tra thêm tại trang của Cục Thuế và Cổng thông tin Chính phủ.

Ghi hóa đơn điều chỉnh khi hoàn tiền không trả hàng thế nào?

Với hoàn tiền không trả hàng, lập hóa đơn điều chỉnh giảm trên hóa đơn đã xuất, ghi giá trị giảm bằng số âm và có dòng chữ viện dẫn hóa đơn gốc. Điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC bắt buộc điều chỉnh giảm ghi số âm đúng với thực tế điều chỉnh.

Bảng dưới đây chỉ rõ từng ô trên hóa đơn điều chỉnh cho một đơn hoàn tiền không trả hàng.

Điểm c.1 khoản 5 Điều 10 yêu cầu người bán và người mua có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng, và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Với hoàn tiền không trả hàng, bộ hồ sơ nên làm tương tự và gồm 4 loại sau.

1. Hóa đơn gốc xuất khi giao hàng.
2. Bằng chứng khiếu nại của khách: tin nhắn, ảnh chụp, biên bản.
3. Thỏa thuận hoàn tiền, ghi rõ số tiền, lý do và việc khách giữ hàng.
4. Chứng từ chuyển tiền hoàn cho khách.

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cần thêm một lưu ý khi hoàn tiền không trả hàng. Điểm c khoản 1 Điều 10 yêu cầu lập hóa đơn thay thế khi hóa đơn từ máy tính tiền đã lập sai.

Điểm này nói về hóa đơn lập sai, còn hoàn tiền không trả hàng chưa có hướng dẫn nêu đích danh, nên cần kiểm tra phần mềm máy tính tiền cho điều chỉnh hay buộc thay thế. Cách xử lý chi tiết khi hóa đơn sai có tại bài xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Hạch toán và kê khai hoàn tiền không trả hàng vào đâu?

Doanh nghiệp hạch toán khoản hoàn tiền không trả hàng vào tài khoản 521, ghi giảm thuế GTGT đầu ra ở tài khoản 3331, đối ứng với tiền hoặc công nợ phải thu. Không có bút toán nhập kho vì hàng không quay về. Người bán kê khai thuế ở kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

Tài khoản 521 theo Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/01/2026, phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu. Định khoản cho nghiệp vụ hoàn tiền không trả hàng như sau.

Ví dụ hoàn tiền không trả hàng 220.000 đồng hạch toán thế nào?

Giả sử hóa đơn gốc có tiền hàng 1.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 100.000 đồng, tổng thanh toán 1.100.000 đồng. Hai bên thỏa thuận hoàn tiền không trả hàng 220.000 đồng, khách giữ hàng.

Hóa đơn điều chỉnh ghi giá trị giảm âm 200.000 đồng và tiền thuế âm 20.000 đồng. Định khoản: Nợ TK 521 200.000 đồng, Nợ TK 3331 20.000 đồng, Có TK 112 220.000 đồng.

Thuế suất 10% chỉ là giả định để minh họa, không phải căn cứ pháp lý.

Thông tư 99/2025/TT-BTC phân biệt kỳ ghi giảm doanh thu của hoàn tiền không trả hàng theo thời điểm. Khoản giảm giá phát sinh cùng kỳ bán hàng thì ghi giảm doanh thu của kỳ đó.

Nếu bán ở kỳ trước nhưng hoàn tiền không trả hàng xảy ra trước thời điểm phát hành báo cáo tài chính, kế toán ghi giảm doanh thu kỳ trước. Đây là sự kiện cần điều chỉnh sau ngày lập báo cáo. Hoàn tiền không trả hàng sau khi phát hành báo cáo tài chính thì ghi giảm doanh thu của kỳ phát sinh.

Phía thuế, người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh. 2 kỳ này có thể lệch nhau, nên khoản hoàn tiền không trả hàng cần ghi chú rõ trong hồ sơ để giải trình. Số thứ tự chỉ tiêu trên tờ khai thuế GTGT lấy từ mẫu tờ khai đang áp dụng tại kỳ kê khai.

Hộ kinh doanh ghi nhận khoản hoàn tiền không trả hàng theo sổ kế toán áp dụng cho hộ, phần này nằm ngoài phạm vi định khoản tài khoản ở trên.

Hoàn tiền không trả hàng khác đi ở những trường hợp nào?

Cách xử lý hoàn tiền không trả hàng thay đổi theo 4 yếu tố: hoàn một phần hay toàn bộ, loại hóa đơn, kênh bán và thời điểm hoàn tiền. Hoàn một phần là trường hợp dễ nhất vì chỉ điều chỉnh giảm phần tiền đã hoàn. Hoàn tiền không trả hàng toàn bộ cần ý kiến chuyên viên thuế.

Hoàn tiền không trả hàng một phần và toàn bộ khác nhau thế nào?

Hoàn một phần: hóa đơn gốc vẫn còn giá trị bán còn lại, nên hóa đơn điều chỉnh chỉ giảm phần đã hoàn. Hoàn toàn bộ: giá trị bán về 0 nhưng khách vẫn giữ hàng, nên bản chất giao dịch cần được xác định lại.

Phần hoàn tiền không trả hàng toàn bộ chưa có hướng dẫn nêu đích danh. Hồ sơ cần ghi rõ lý do khách không trả hàng và người có thẩm quyền của doanh nghiệp phê duyệt khoản hoàn tiền không trả hàng.

Hoàn tiền không trả hàng trên sàn thương mại điện tử

Tùy chính sách từng sàn, khoản hoàn tiền không trả hàng có thể do sàn chi trước rồi trừ vào kỳ đối soát của shop. Shop cần đối chiếu 3 nguồn: báo cáo đối soát của sàn, sao kê ngân hàng và hóa đơn đã xuất. Khi xử lý hồ sơ khách hàng thương mại điện tử, VAR eCOM đối soát 3 chiều này để tìm đơn hoàn tiền không trả hàng nhưng hóa đơn chưa điều chỉnh.

Điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC không bắt buộc văn bản thỏa thuận đối với hoạt động mua bán trên nền tảng thương mại điện tử. Điểm này nói về hóa đơn lập sai, nên với hoàn tiền không trả hàng vẫn nên giữ hồ sơ. Quy trình ghi nhận doanh thu và đối soát sàn có trong bài kế toán bán hàng trên sàn thương mại điện tử.

Đơn bán năm này, hoàn tiền không trả hàng sang năm sau

Quy tắc kỳ ở mục hạch toán vẫn áp dụng cho hoàn tiền không trả hàng vắt qua năm. VAR eCOM từng xử lý hồ sơ một shop thời trang bán trên sàn có tỷ lệ hoàn, hủy từ 20% đến 22%. Đơn giao thành công ngày 29/12/2025, khách trả hàng sau 14 ngày, và hóa đơn điều chỉnh giảm được ghi nhận ở năm 2026.

Ca này là trả hàng chứ không phải hoàn tiền không trả hàng, và phát sinh trước 01/7/2026. Với đơn lập trước mốc này, Điều 24 Thông tư 91/2026/TT-BTC có quy định chuyển tiếp, nên đơn cũ cần đối chiếu lại từng hồ sơ trước khi áp dụng.

Câu hỏi thường gặp về hoàn tiền không trả hàng

Dưới đây là 4 câu hỏi thường gặp về hoàn tiền không trả hàng.

Các bác ơi bên e có trường hợp hoàn tiền cho khách hàng nhưng ko yêu cầu khách hoàn lại hàng thì xử lý hóa đơn như nào cho đúng ạ, đã tự động xuất hoá đơn khi giao hàng rồi ạ?

Giữ nguyên hóa đơn đã xuất tự động khi giao hàng, rồi lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho phần đã hoàn, ghi số âm và có dòng chữ viện dẫn hóa đơn gốc. Lưu thỏa thuận hoàn tiền cùng chứng từ chuyển tiền, rồi hạch toán vào tài khoản 521. Vì hoàn tiền không trả hàng chưa có điều khoản nêu đích danh, cần chuyên viên thuế xác nhận hướng xử lý.

Hoàn tiền không trả hàng có phải hủy hóa đơn đã xuất không?

Không phải, nếu hóa đơn lập đúng thời điểm giao hàng và đúng nội dung. Hóa đơn chỉ phải xử lý theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC khi sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc nội dung bắt buộc khác. Phần giá trị giảm do hoàn tiền không trả hàng được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh.

Người mua kê khai thế nào khi người bán điều chỉnh hóa đơn vì hoàn tiền không trả hàng?

Người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh, theo điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Với hoàn tiền không trả hàng, số thuế đã kê khai trên hóa đơn gốc được điều chỉnh theo hóa đơn điều chỉnh nhận được.

Hoàn tiền không trả hàng có cần văn bản thỏa thuận với khách không?

Điểm c.1 khoản 5 Điều 10 yêu cầu đầy đủ hồ sơ, chứng từ cho trường hợp trả lại hàng và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Với hoàn tiền không trả hàng, nên lập thỏa thuận ghi số tiền, lý do và việc khách giữ hàng. Bộ hồ sơ hoàn tiền không trả hàng giúp giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Kết luận

Hoàn tiền không trả hàng chưa có điều khoản riêng. Căn cứ gồm 4 mốc: Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, điểm b và điểm c.1 khoản 5 Điều 10, khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC và tài khoản 521 Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Quy trình hoàn tiền không trả hàng gồm 4 bước: giữ hóa đơn gốc, lập thỏa thuận với khách, lập hóa đơn điều chỉnh số âm, hạch toán vào tài khoản 521.

Các bài liên quan đến hoàn tiền không trả hàng: hóa đơn điều chỉnh, thay thế, sai sót hóa đơn máy tính tiền và kế toán bán hàng trên sàn.