Mã SKU Shopee là dãy ký tự riêng người bán tự gán cho từng mẫu mã sản phẩm để phân biệt các biến thể màu, size, dung tích khi bán trên sàn. Kế toán viên không cần hỏi “bấm nút ở đâu trong Shopee Seller Center” để tạo mã SKU Shopee – câu hỏi thật là mã SKU Shopee có bắt buộc lên hóa đơn không, và ghi vào sổ nào.

Từ 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định lại toàn bộ nội dung hóa đơn điện tử, trong đó có tiêu thức mã hàng hóa. Song song, Thông tư 99/2025/TT-BTC (hiệu lực 01/01/2026) đặt tiêu thức “Mã số” trên Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa và Thẻ kho — đúng vị trí mã SKU Shopee cần được ghi vào. Bài này bóc tách 3 tầng câu hỏi kế toán viên thường gõ khi cầm chứng từ Shopee trên tay.

Mã SKU Shopee có bắt buộc ghi lên hóa đơn không?

Có, nhưng chỉ khi pháp luật đã có quy định riêng về mã hàng hóa cho loại sản phẩm đó. Theo Phụ lục Nội dung hóa đơn của Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp hàng hóa được giao dịch có quy định về mã hàng hóa thì hóa đơn phải ghi cả tên và mã. Mã SKU Shopee do shop tự đặt không đương nhiên là “mã hàng hóa theo quy định pháp luật” — đây là hai khái niệm khác nhau mà kế toán viên hay nhầm.

Kế toán viên cần tách rõ hai lớp mã khi xử lý chứng từ Shopee. Lớp một là mã SKU Shopee, do người bán tự đặt để quản lý tồn kho trên sàn, không có căn cứ pháp lý bắt buộc riêng.

Lớp hai là mã hàng hóa bắt buộc theo quy định chuyên ngành cho một số nhóm sản phẩm đặc thù. Chỉ lớp hai mới bắt buộc thể hiện trên hóa đơn điện tử.

Với phần lớn ngành hàng tiêu dùng phổ thông không thuộc diện phải định danh riêng, mã SKU Shopee chỉ cần khớp nội bộ giữa đơn hàng, phiếu xuất kho và sổ kế toán. Không bắt buộc phải in nguyên mã SKU Shopee lên hóa đơn điện tử gửi cho khách mua hàng.

Căn cứ pháp lý nào quy định việc ghi mã SKU Shopee lên hóa đơn và sổ sách?

Hai văn bản làm căn cứ trực tiếp cho việc xử lý mã SKU Shopee. Một là Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/07/2026, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP hết hiệu lực cùng ngày), quy định nội dung hóa đơn điện tử. Hai là Thông tư 99/2025/TT-BTC (ban hành 27/10/2025, hiệu lực từ 01/01/2026), quy định chế độ kế toán doanh nghiệp thay cho chế độ kế toán cũ.

> Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Phụ lục Nội dung hóa đơn, mục 5 điểm a.1: hàng hóa nhiều chủng loại thì tên hàng hóa phải thể hiện chi tiết đến từng chủng loại. Khi có quy định về mã hàng hóa thì hóa đơn phải ghi cả tên lẫn mã.

Ở phía sổ sách, Thông tư 99/2025/TT-BTC tại Phụ lục III quy định Mẫu số S10-DN (Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa) và Mẫu số S12-DN (Thẻ kho). Cả hai mẫu đều có tiêu thức “Mã số” ngay dưới dòng tên, quy cách hàng hóa. Đây chính là chỗ mã SKU Shopee được đưa vào sổ kế toán để đối chiếu tồn kho theo từng mã hàng.

Tài khoản kế toán dùng để theo dõi giá trị hàng hóa là TK 156 – Hàng hóa, theo Phụ lục II hệ thống tài khoản của cùng Thông tư 99/2025/TT-BTC. Mỗi mã SKU Shopee nên tương ứng với một dòng chi tiết trong sổ TK 156, không gộp nhiều mã SKU Shopee khác nhau vào cùng một dòng.

Ghi hóa đơn và chứng từ khi phát sinh mã SKU Shopee thế nào?

Khi lập hóa đơn điện tử cho đơn hàng Shopee, kế toán viên điền theo đúng tiêu thức bắt buộc của Nghị định 254/2026/NĐ-CP, không tự chèn mã SKU Shopee vào ô tên hàng hóa nếu mã đó chỉ phục vụ quản lý nội bộ.

Chứng từ nội bộ thì ngược lại. Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và bảng kê đối soát với Shopee bắt buộc phải ghi đúng mã SKU Shopee ở một cột riêng, để đối chiếu 3 chiều: đơn hàng trên sàn, phiếu xuất kho, và dòng chi tiết trên sổ kế toán. Thiếu cột mã SKU Shopee trên phiếu xuất kho là nguyên nhân phổ biến nhất khiến cuối tháng không đối chiếu được tồn kho.

Hạch toán mã SKU Shopee vào tài khoản và sổ kế toán nào?

Khi nhập hàng, hạch toán Nợ TK 156 chi tiết theo từng mã SKU Shopee, đối ứng Có TK 111, 112 hoặc 331. Khi xuất bán qua Shopee, ghi Nợ TK 632 / Có TK 156 đúng theo mã SKU Shopee đã xuất, đồng thời ghi nhận doanh thu Nợ TK 131 hoặc tiền về / Có TK 511 theo từng đơn hàng phát sinh.

Quy trình chuẩn hóa mã SKU Shopee để ghi sổ đúng ngay từ đầu gồm 5 bước sau đây, áp dụng cho mọi shop đang bán trên Shopee.

1. Thống nhất một bộ quy tắc đặt mã SKU Shopee dùng chung cho toàn bộ shop, không đổi cấu trúc mã giữa các đợt nhập hàng.
2. Khai báo đúng mã SKU Shopee đó làm “Mã số” trên phần mềm kế toán, khớp 100% với mã hiển thị trên Shopee Seller Center.
3. Mở một dòng chi tiết TK 156 riêng cho mỗi mã SKU Shopee, không gộp hai mã khác màu, khác size vào cùng một dòng.
4. Đối chiếu báo cáo tồn kho Shopee với Thẻ kho Mẫu số S12-DN theo chu kỳ 07–15 ngày, đúng nhịp giải ngân của sàn.
5. Lưu bảng đối chiếu mã SKU Shopee kèm chứng từ nhập – xuất để xuất trình khi quyết toán hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình chênh lệch tồn kho.

Khi xử lý hồ sơ đối soát tồn kho đa sàn cho khách hàng, VAR eCOM luôn yêu cầu mã SKU Shopee trên phần mềm bán hàng phải khớp tuyệt đối với mã trên phần mềm kế toán trước khi vào sổ. Thiếu bước này, một sản phẩm dễ bị ghi nhận hai lần dưới hai mã SKU Shopee khác nhau, khiến giá vốn hàng bán bị tính sai ngay từ tháng đầu tiên áp dụng.

Một shop bán khoảng 50 mã SKU Shopee mà đặt sai quy tắc từ đầu có thể phát sinh vài trăm dòng lệch tồn kho sau 3 tháng, mất trung bình 1–2 ngày công mỗi kỳ để dò lại thủ công.

Mã SKU Shopee gặp trường hợp nào cần xử lý khác đi?

Bốn tình huống dưới đây khiến cách ghi mã SKU Shopee khác với quy trình chuẩn ở trên, kế toán viên cần lưu ý riêng từng trường hợp.

Bán đa sàn Shopee, TikTok Shop, Lazada: mỗi sàn có định dạng mã riêng, nên mã SKU Shopee của một sản phẩm thường không trùng với mã trên TikTok Shop. Cách xử lý đúng là gắn thêm một mã nội bộ gốc trên phần mềm kế toán, rồi map mã SKU Shopee và mã của sàn khác về cùng mã nội bộ đó, không đổi mã nội bộ theo từng sàn.

Sản phẩm combo hoặc set nhiều món: Shopee cho phép tạo một mã SKU Shopee riêng cho combo, nhưng sổ TK 156 phải tách giá trị của combo về đúng từng mã thành phần khi xuất kho. Tồn kho thực tế giảm ở từng sản phẩm gốc chứ không giảm ở mã combo.

Hàng hoàn, hàng trả: khi khách trả hàng, mã SKU Shopee của lô hàng hoàn phải được ghi nhận nhập lại kho đúng mã cũ. Không tạo mã SKU Shopee mới cho hàng hoàn, để tránh tồn kho ảo tăng lên do một sản phẩm mang hai mã.

Khách lẻ mua trực tiếp ngoài sàn cùng một mặt hàng: vẫn xuất kho theo đúng mã SKU Shopee đã đăng ký, dù hóa đơn xuất cho khách lẻ không ghi mã đó. Cách làm này giữ cho tồn kho cuối kỳ không bị lệch giữa kênh online và offline.

Câu hỏi thường gặp khi xử lý mã SKU Shopee

Làm thế nào để setup mã sku trên sàn shopee nhanh vậy mng?

Tốc độ tạo mã SKU Shopee trên Shopee Seller Center không phải vấn đề kế toán cần lo — phần đó do bộ phận vận hành xử lý trong vài phút mỗi sản phẩm. Việc kế toán viên phải kiểm soát là mã SKU Shopee đó, một khi đã đặt, phải giữ nguyên cấu trúc và khớp với “Mã số” trên sổ TK 156 trước khi phát sinh giao dịch đầu tiên.

Mã SKU Shopee có cần trùng với mã trên phần mềm kế toán không?

Có, bắt buộc trùng tuyệt đối. Nếu hai hệ thống dùng hai mã khác nhau cho cùng một sản phẩm, báo cáo tồn kho cuối kỳ sẽ không đối chiếu được với Thẻ kho Mẫu số S12-DN. Kế toán viên khi đó không thể giải trình chênh lệch mã SKU Shopee lúc quyết toán.

Đặt sai mã SKU Shopee thì sửa thế nào?

Sửa mã SKU Shopee giữa chừng làm đứt lịch sử nhập, xuất của mã cũ trên sổ kế toán. Cách xử lý an toàn là giữ nguyên mã SKU Shopee cũ đến hết tồn kho hiện có, chỉ áp mã mới cho lô hàng nhập tiếp theo, và ghi chú rõ trong sổ chi tiết mối liên hệ giữa mã cũ với mã mới.

Shopee, TikTok Shop, Lazada có bắt dùng chung một mã SKU không?

Không. Mỗi sàn tự quy định định dạng mã riêng cho người bán, nên mã SKU Shopee không cần trùng ký tự với mã trên TikTok Shop hay Lazada. Điều bắt buộc về phía kế toán là mọi mã SKU trên mọi sàn phải map được về một mã nội bộ duy nhất trên sổ kế toán.

Một mã SKU Shopee dùng cho nhiều kho khác nhau thì theo dõi ra sao?

Mở riêng một dòng theo dõi cho từng cặp mã SKU Shopee và tên kho trên Mẫu số S10-DN, vì tiêu thức “Tên kho” trên mẫu sổ này tách biệt với tiêu thức “Mã số”. Một mã SKU Shopee nằm ở hai kho phải có hai dòng chi tiết riêng, không dùng chung một dòng cho cả hai kho.

Kết luận về việc xử lý mã SKU Shopee cho kế toán viên

Xử lý đúng mã SKU Shopee cho kế toán không nằm ở thao tác trên Shopee Seller Center. Nó nằm ở việc mã đó khớp tuyệt đối với “Mã số” trên Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mẫu số S10-DN và Thẻ kho Mẫu số S12-DN theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Hóa đơn điện tử chỉ bắt buộc ghi mã hàng hóa khi pháp luật chuyên ngành có quy định định danh riêng, theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Mã SKU Shopee dùng để quản lý tồn kho nội bộ không đương nhiên phải xuất hiện trên hóa đơn gửi khách.

Khi tư vấn khách hàng bán đa sàn, VAR eCOM luôn bắt đầu bằng việc rà soát toàn bộ bộ mã SKU Shopee hiện có trước khi nhận hồ sơ. Một bộ mã SKU Shopee lộn xộn ngay từ đầu sẽ khiến mọi báo cáo giá vốn và tồn kho phía sau đều sai theo, dù kế toán viên có cẩn thận đến đâu ở khâu hạch toán.

Xem thêm cách xử lý kế toán khi bán hàng đa sàn tại Kế toán bán hàng trên sàn thương mại điện tử: Quy định thuế 2026 mới nhất, và tổng quan công việc tại Kế toán sàn thương mại điện tử là gì? 5 công việc cốt lõi 2026.

Đọc thêm quy trình chuẩn tại Kế toán thương mại điện tử là gì? 5 nhóm việc & quy trình chuẩn, và cách xử lý khi chuyển đổi mô hình tại Chuyển hàng tồn kho sang doanh nghiệp: Cách hạch toán & kê khai thuế. Tham khảo thêm quy định gốc tại Cổng thông tin điện tử Chính phủ và Tổng cục Thuế.