Tải file Shopee là thao tác xuất báo cáo đơn hàng, doanh thu hoặc đối soát từ Kênh Người Bán về máy để kế toán đối chiếu và ghi sổ. Khi cột tiền bị lưu dạng chữ, hàm SUM trả về 0 và bảng đối soát lệch dù dữ liệu gốc đúng. Xử lý gồm 4 bước, còn căn cứ để coi file đã tải là chứng từ điện tử nằm ở Điều 16 và Điều 17 Luật Kế toán (văn bản hợp nhất 41/VBHN-VPQH).
Các mục dưới đây đi theo thứ tự kế toán viên hay tra: tải file Shopee dùng làm chứng từ được không, căn cứ ở đâu, sửa cột thành số thế nào, rồi hạch toán và kê khai.
Tải file Shopee về có dùng làm chứng từ kế toán được không?
Tùy trường hợp. Tải file Shopee về chỉ trở thành chứng từ điện tử khi file có đủ nội dung chủ yếu theo Điều 16 Luật Kế toán và dữ liệu không bị thay đổi theo Điều 17. File chỉ dùng để đối chiếu, thiếu các nội dung đó, thì là tài liệu tham khảo.
Kế toán viên nên coi tải file Shopee là bước lấy dữ liệu nguồn, không phải bước lập chứng từ. Sau mỗi lần tải file Shopee, bản gốc giữ nguyên để lưu, bản sao mới được chuyển cột sang số để tính toán.
Tải file Shopee xong cột tiền là chữ thì số liệu có sai không?
Không. Dữ liệu gốc vẫn đúng, chỉ phần mềm bảng tính đọc cột tiền như văn bản nên hàm cộng bỏ qua ô đó. Lỗi này xử lý bằng chuyển kiểu dữ liệu, không cần tải file Shopee lại hay xin sàn xuất lại.
Sửa file sau khi tải file Shopee có làm mất giá trị chứng từ không?
Có nguy cơ nếu ghi đè bản gốc. Khoản 2 Điều 17 Luật Kế toán yêu cầu chứng từ điện tử bảo toàn dữ liệu và được quản lý ở dạng nguyên bản khi tạo ra, gửi đi hoặc nhận.
Vì vậy sau khi tải file Shopee, hãy lưu một bản nguyên trạng và chỉ chỉnh trên bản sao.
Căn cứ pháp lý nào quy định việc tải file Shopee làm chứng từ?
Có bốn lớp căn cứ cho việc tải file Shopee. Điều 16, 17, 18 Luật Kế toán quy định chứng từ điện tử và Điều 41 quy định thời hạn lưu trữ. Điều 40 Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 buộc chủ quản nền tảng cung cấp thông tin cho cơ quan thuế, còn Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định tài khoản ghi sổ.
| Văn bản | Điều khoản | Áp vào tải file Shopee | Hiệu lực |
|---|---|---|---|
| Luật Kế toán, bản hợp nhất 41/VBHN-VPQH | Điều 16 | Nội dung chủ yếu mà tải file Shopee phải có | Bản hợp nhất ngày 16/03/2026 |
| Luật Kế toán, bản hợp nhất 41/VBHN-VPQH | Điều 17 | Khi nào tải file Shopee được coi là chứng từ điện tử | Bản hợp nhất ngày 16/03/2026 |
| Luật Kế toán, bản hợp nhất 41/VBHN-VPQH | Khoản 6 Điều 18, khoản 5 Điều 41 | Lưu trữ tải file Shopee 05 năm hoặc 10 năm | Bản hợp nhất ngày 16/03/2026 |
| Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 | Điểm g khoản 3 Điều 40 | Sàn cung cấp dữ liệu, đối chiếu với tải file Shopee | 01/7/2026 |
| Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 | Điểm a khoản 4 Điều 13 | Sàn khấu trừ, số này đối chiếu vào tải file Shopee | 01/7/2026 |
| Thông tư 99/2025/TT-BTC | Phụ lục II, TK 131 mục 3.1 và 3.2 | Định khoản doanh thu và hàng trả lại từ tải file Shopee | 01/01/2026 |
Khoản 1 Điều 17 Luật Kế toán đặt điều kiện cho tải file Shopee như sau:
> “Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này … được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền …”
Bản gốc các văn bản này tra thêm trên cổng thông tin của Chính phủ và trang của cơ quan thuế.
Sàn báo cơ quan thuế thì dữ liệu tải file Shopee của mình phải khớp không?
Nên khớp. Điểm g khoản 3 Điều 40 Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 giao tổ chức quản lý nền tảng thương mại điện tử trách nhiệm cung cấp thông tin định kỳ hoặc theo yêu cầu cho cơ quan thuế.
Doanh thu trong sổ vì thế cần đối chiếu được với dữ liệu tải file Shopee theo mã đơn, và mỗi lần tải file Shopee nên lưu kèm ngày giờ tải. Với hộ kinh doanh bán trên nền tảng có chức năng đặt hàng và thanh toán, chủ quản nền tảng khấu trừ, khai thay và nộp thay số thuế đã khấu trừ (điểm a khoản 4 Điều 13 cùng Luật).
Tải file Shopee lưu trong bao lâu?
Ít nhất 10 năm nếu file được dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, ít nhất 05 năm nếu chỉ phục vụ quản lý điều hành (khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán). Tài liệu phải đưa vào lưu trữ trong 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Bài quy định thời gian lưu trữ các chứng từ kế toán tổng hợp thêm theo từng loại chứng từ.
Tải file Shopee thế nào để cột tiền là số?
Tải file Shopee ở dạng bảng tính (.xlsx) rồi kiểm tra cột tiền bằng hàm ISNUMBER; ô trả về FALSE thì chuyển cột sang số bằng Text to Columns. Tên menu trên Kênh Người Bán có thể đổi theo phiên bản giao diện.
- Chọn định dạng khi tải file Shopee: ưu tiên .xlsx nếu có lựa chọn. Nếu chỉ có .csv, mở bằng Data, From Text/CSV thay vì nhấp đúp, rồi chọn bảng mã UTF-8 và kiểu cột.
- Kiểm tra kiểu dữ liệu của tải file Shopee: gõ =ISNUMBER(ô đầu tiên của cột tiền). TRUE là số, còn ô căn lề trái hoặc có tam giác xanh ở góc là chữ.
- Chuyển cột sang số sau khi tải file Shopee: chọn cả cột, vào Data, Text to Columns, bấm Finish. Cách khác là nhập 1 vào một ô trống, sao chép, chọn cột tiền rồi Paste Special, Multiply.
- Xử lý ký tự lạ nếu tải file Shopee vẫn lỗi: dấu chấm và dấu phẩy phải khớp cài đặt vùng của máy, và khoảng trắng ẩn cần bỏ bằng SUBSTITUTE với CHAR(160) rồi bọc VALUE.
| Triệu chứng sau khi tải file Shopee | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| SUM cả cột bằng 0 | Cột tiền lưu dạng chữ | Text to Columns hoặc Paste Special, Multiply, không cần tải file Shopee lại |
| Số căn lề trái, có tam giác xanh | Ô định dạng Text | Chọn ô, Convert to Number |
| Số 1.250.000 hiện thành 1,250,000 hoặc sai hàng nghìn | Dấu ngăn cách lệch cài đặt vùng | Đổi dấu bằng SUBSTITUTE hoặc chỉnh Region |
| ISNUMBER báo FALSE dù nhìn như số | Có khoảng trắng ẩn hoặc CHAR(160) | SUBSTITUTE bỏ ký tự, sau đó VALUE |
| Tiếng Việt mất dấu khi mở file .csv | Sai bảng mã | Nhập bằng Data, From Text/CSV, chọn UTF-8 rồi tải file Shopee lại nếu cần |
Khi xử lý hồ sơ nhà bán đa sàn, VAR eCOM ghi nhận lỗi cột tiền là chữ thường xuất hiện khi mở file .csv bằng cách nhấp đúp thay vì nhập qua Data.
Hạch toán và kê khai từ dữ liệu tải file Shopee vào đâu?
Doanh thu ghi vào TK 131, 511 và 333, phí sàn ghi vào TK 641 và 133, theo Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC (hiệu lực 01/01/2026). Số liệu lấy từ tải file Shopee nhưng ghi sổ theo kỳ kế toán và kê khai theo kỳ thuế, không theo ngày tải file Shopee. Định khoản dưới đây áp dụng cho doanh nghiệp theo chế độ kế toán này; đơn vị dùng chế độ khác cần đối chiếu chế độ đó.
Ví dụ minh họa: một đơn hàng 1.100.000 đồng trong tải file Shopee, gồm thuế GTGT 100.000 đồng, chưa nhận tiền từ sàn.
| Bút toán | Tài khoản | Số tiền (đồng) |
|---|---|---|
| Nợ | 131 – Phải thu của khách hàng | 1.100.000 |
| Có | 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ | 1.000.000 |
| Có | 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (chi tiết 3331) | 100.000 |
Với đơn hoàn, mục 3.2 tài khoản 131 ghi Nợ TK 521 và Nợ TK 333 (phần thuế GTGT của hàng bị trả lại), Có TK 131. Phí sàn giả sử 100.000 đồng chưa thuế và thuế GTGT 10.000 đồng, sàn trừ thẳng vào tiền thanh toán, ghi tiếp như sau.
| Bút toán | Tài khoản | Số tiền (đồng) |
|---|---|---|
| Nợ | 641 – Chi phí bán hàng | 100.000 |
| Nợ | 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) | 10.000 |
| Có | 131 – Phải thu của khách hàng | 110.000 |
Khoản khấu trừ 10.000 đồng chỉ hợp lệ khi có hóa đơn phí sàn. Hóa đơn dịch vụ thương mại điện tử cần đối soát được lập chậm nhất ngày 07 của tháng sau (điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP). Vì vậy hóa đơn có thể về sau ngày tải file Shopee, và bút toán phí sàn cần chờ hóa đơn đó.
Vị trí chỉ tiêu trên tờ khai phụ thuộc mẫu áp dụng cho kỳ tính thuế, nên dữ liệu tải file Shopee chỉ là căn cứ đối chiếu. Bài kế toán bán hàng trên sàn thương mại điện tử mô tả luồng ghi sổ theo từng loại phí.
Trường hợp nào tải file Shopee được tính khác?
Tùy trường hợp. Bốn tình huống dưới đây thay đổi cách đọc file dù thao tác tải file Shopee vẫn như nhau, nên khi tải file Shopee cần biết mình đang ở tình huống nào.
- Nhiều shop, nhiều sàn: mỗi lần tải file Shopee là một nguồn riêng. Đặt tên tệp theo shop và kỳ, lưu bản gốc rồi mới gộp bản sao.
- Đơn hoàn hoặc hủy: đối chiếu theo mã đơn, không cộng dồn theo tháng. Đơn hoàn ghi giảm theo mục 3.2 tài khoản 131 nêu trên.
- Kỳ dữ liệu khác tháng kế toán: file theo ngày hoặc kỳ đối soát của sàn, còn sổ theo tháng. Lọc theo ngày phát sinh trước khi cộng.
- Sàn khác như TikTok Shop, Lazada: nguyên tắc chứng từ và lưu trữ giống nhau, chỉ khác tên cột. Không copy công thức của file Shopee sang mà chưa dò lại cột.
Cả bốn tình huống của tải file Shopee có cùng một rủi ro: số liệu lệch giữa file và sổ nhưng không ai truy được nguồn. VAR eCOM ghi nhận cách phòng đơn giản nhất là ghi mã đơn ở mỗi dòng của sổ chi tiết.
Nếu tải file Shopee để phục vụ khai thuế, cần đối chiếu với số sàn đã khấu trừ, khai thay, nộp thay. Bài hướng dẫn kê khai thuế trên sàn thương mại điện tử đi sâu phần này.
Câu hỏi thường gặp về tải file Shopee
Anh chị ơi, cho e hỏi: làm cách nào để tải file từ shopee xuống mà nó ở định dạng số ạ?
Tải báo cáo ở dạng .xlsx trong phần Tài chính hoặc Đơn hàng của Kênh Người Bán, rồi dùng ISNUMBER kiểm tra cột tiền. Cột bị lưu dạng chữ thì chọn cột, vào Data, Text to Columns, bấm Finish.
Chi tiết 4 bước tải file Shopee và bảng lỗi nằm ở mục “Tải file Shopee thế nào để cột tiền là số?” phía trên.
Tải file Shopee ở dạng CSV hay Excel thì nên chọn loại nào?
Khi tải file Shopee, ưu tiên .xlsx vì mở ra là bảng tính, ít lỗi bảng mã và kiểu cột. Nếu chỉ có .csv, nhập qua Data, From Text/CSV, chọn UTF-8 và đặt cột tiền là số.
Tải file Shopee có thay được hóa đơn phí sàn không?
Không. Tải file Shopee cho ra dữ liệu đối soát, còn hóa đơn dịch vụ thương mại điện tử do bên cung cấp dịch vụ lập theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Kế toán giữ cả hai và đối chiếu số tiền.
Tải file Shopee rồi sửa số có bị coi là sai chứng từ không?
Sửa trên bản gốc sau khi tải file Shopee thì có nguy cơ, vì khoản 2 Điều 17 Luật Kế toán yêu cầu bảo toàn dữ liệu. Sửa trên bản sao và giữ nguyên bản tải về thì không vi phạm nguyên tắc này.
Tải file Shopee về máy dùng chung có cần bảo mật không?
Có. Tải file Shopee xong, chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu trong sử dụng và lưu trữ (khoản 2 Điều 17 Luật Kế toán). Nên lưu file ở thư mục phân quyền và sao lưu định kỳ.
Kết luận về tải file Shopee
Ba căn cứ chốt lại vấn đề tải file Shopee. Điều 16 và 17 Luật Kế toán cho điều kiện chứng từ điện tử, khoản 5 Điều 41 cho thời hạn lưu trữ. Điểm g khoản 3 Điều 40 Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 cho nghĩa vụ cung cấp dữ liệu của sàn.
Thông tin cập nhật tháng 9/2026, cần đối chiếu văn bản gốc trước khi áp dụng.
Ba bài liên quan để tra tiếp sau khi tải file Shopee: kế toán bán hàng trên sàn thương mại điện tử, quy định thời gian lưu trữ chứng từ kế toán và hướng dẫn kê khai thuế trên sàn thương mại điện tử.
