Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là một thủ tục quan trọng mà bất kỳ cá nhân nào có thu nhập từ tiền lương, tiền công đều cần nắm rõ để đảm bảo nghĩa vụ thuế đúng quy định. Với sự phát triển của công nghệ, việc kê khai, nộp và tra cứu tờ khai thuế hiện nay đã có thể thực hiện nhanh chóng qua hệ thống thuế điện tử. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước chuẩn bị, thực hiện và xử lý các tình huống khi tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online, từ đó tránh được sai sót và đảm bảo quyền lợi hoàn thuế của mình một cách hiệu quả nhất.

1. Nguyên tắc về quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là thủ tục bắt buộc nhằm xác định nghĩa vụ tài chính của cá nhân với nhà nước sau một năm tài chính. Thông qua việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào tổng thu nhập và số thuế đã tạm nộp để xác định phần chênh lệch còn phải nộp hoặc được hoàn thuế. Do đó, việc nắm bắt rõ quy định là điều cần thiết để tránh các sai sót không đáng có trong quá trình kê khai.

Đối tượng nào phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Theo quy định hiện hành tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và hướng dẫn từ Tổng cục Thuế, quyết toán thuế thu nhập cá nhân là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với những tổ chức và cá nhân có phát sinh thu nhập từ tiền lương, tiền công. Cụ thể:

• Tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập có trách nhiệm kê khai, quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay cho người lao động nếu được ủy quyền.

• Đối với cá nhân cư trú có phần thu nhập từ tiền lương, tiền công từ một hoặc nhiều nguồn (hai nơi trở lên) nhưng không đủ điều kiện ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập sẽ phải tự thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tiếp với cơ quan thuế.

• Những cá nhân có thu nhập vãng lai tại nhiều đơn vị trong năm và đã được khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân nhưng tổng thu nhập không vượt quá mức quy định cũng cần lưu ý về nghĩa vụ quyết toán thuế nếu muốn được hoàn thuế.

Tuy nhiên, có một số trường hợp được miễn thực hiện quyết toán thuế, bao gồm:

• Số thuế còn phải nộp sau khi quyết toán không vượt quá 50.000 đồng.

• Tổng số thuế đã nộp trong năm lớn hơn số phải nộp, trong khi cá nhân không có nhu cầu hoàn thuế hay bù trừ thuế.

• Cá nhân có thu nhập vãng lai tại các đơn vị không quá 10 triệu đồng/tháng và đã được khấu trừ theo tỷ lệ 10% thì không bắt buộc phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Như vậy, việc nắm rõ mình có thuộc diện bắt buộc quyết toán thuế hay không là yếu tố quan trọng đầu tiên giúp cá nhân chủ động tuân thủ nghĩa vụ thuế và tránh bị xử phạt không đáng có.

1.2. Thời gian quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân được xác định rõ ràng như sau:

• Đối với tổ chức chi trả thu nhập: Hạn cuối là ngày 31/3 của năm kế tiếp năm tính thuế. Nếu ngày này trùng với kỳ nghỉ lễ, thời hạn sẽ được dời sang ngày làm việc kế tiếp.

• Đối với cá nhân tự quyết toán: Thời hạn là ngày 30/4 hằng năm. Trong trường hợp ngày 30/4 rơi vào kỳ nghỉ lễ, cơ quan thuế sẽ cho phép dời thời điểm nộp sang ngày làm việc đầu tiên sau kỳ nghỉ.

Lưu ý quan trọng: Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, người nộp thuế có số tiền thuế đề nghị hoàn nhưng nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân sau thời hạn quy định sẽ không bị xử phạt hành chính về hành vi nộp chậm, tuy nhiên vẫn cần thực hiện kê khai đầy đủ để được hoàn thuế nếu đủ điều kiện.

Việc tuân thủ đúng thời hạn không chỉ giúp tránh bị xử phạt hành chính mà còn đảm bảo quyền lợi tài chính cho người nộp thuế nếu phát sinh hoàn thuế.

2. Cần chuẩn bị gì khi tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành quyết toán thuế thu nhập cá nhân online sẽ giúp người nộp thuế tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng. Dưới đây là ba yếu tố quan trọng mà bạn chuẩn bị trước:

Đăng ký tài khoản thuế điện tử

Để thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân qua mạng, bước đầu tiên là bạn cần có tài khoản thuế điện tử trên hệ thống của Tổng cục Thuế. Việc đăng ký này giúp cá nhân có thể kê khai, gửi tờ khai, tra cứu kết quả và nhận thông báo một cách thuận tiện, nhanh chóng mà không cần đến trực tiếp cơ quan thuế.

Những bước đăng ký tài khoản thuế điện tử như sau:

1. Truy cập cổng thông tin thuế điện tử tại địa chỉ: https://canhan.gdt.gov.vn

2. Chọn mục “Đăng ký”, điền thông tin mã số thuế cá nhân, mã xác thực, và chọn loại hình là “Cá nhân”.

3. Cung cấp đầy đủ số điện thoại, email, và (nếu có) mã xác nhận từ cơ quan thuế để hệ thống xác thực.

4. Hệ thống sẽ hiển thị tờ khai đăng ký giao dịch điện tử. Kiểm tra kỹ các thông tin cá nhân rồi chọn “Hoàn tất đăng ký”.

5. Trường hợp đã có mã xác thực, bạn sẽ nhận được tài khoản và mật khẩu đăng nhập qua tin nhắn và email. Nếu chưa có mã xác thực, hệ thống yêu cầu đến cơ quan thuế gần nhất để xác minh bằng giấy tờ tùy thân như CMND, CCCD hoặc hộ chiếu.

6. Sau khi hoàn tất đăng ký, bạn có thể đăng nhập vào hệ thống để kê khai và gửi hồ sơ thuế, đồng thời theo dõi quá trình xử lý hồ sơ một cách minh bạch và nhanh chóng.

Chuẩn bị đầy đủ chứng từ, hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Một bước không thể thiếu là chuẩn bị trọn vẹn hồ sơ cần thiết để nộp cùng tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Bộ hồ sơ càng đầy đủ, rõ ràng thì việc xử lý sẽ càng nhanh, hạn chế tối đa khả năng phải bổ sung hoặc sửa đổi.

Các loại giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu 02/QTT-TNCN (nộp online qua hệ thống).

• Phụ lục kê khai người phụ thuộc mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN, nếu có tính giảm trừ.

• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: do đơn vị chi trả thu nhập cấp, chứng minh số tiền thuế đã bị khấu trừ.

• Giấy chứng nhận nộp thuế ở nước ngoài (nếu người nộp thuế có thu nhập từ nguồn ngoài Việt Nam).

• Chứng từ xác nhận đóng góp vào các quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học được công nhận (nếu có).

• Tài liệu chứng minh thu nhập từ các tổ chức quốc tế hoặc ngoại giao, nếu có nhận thu nhập từ các tổ chức này.

• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc chưa kê khai trong năm tính thuế, cần nộp kèm nếu muốn được tính giảm trừ.

Việc quét và lưu trữ các tài liệu này dưới dạng file ảnh hoặc PDF sẽ giúp bạn dễ dàng tải lên hệ thống khi đến bước nộp hồ sơ đính kèm trong quy trình kê khai online.

Cần chuẩn bị trước thiết bị và kết nối mạng ổn định

Toàn bộ quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân hiện nay đều được thực hiện qua nền tảng điện tử, do đó, việc đảm bảo điều kiện kỹ thuật là yếu tố không thể bỏ qua.

Bạn cần chuẩn bị:

• Một thiết bị máy tính, laptop hoặc điện thoại thông minh có thể truy cập internet ổn định.

• Trình duyệt web hỗ trợ tốt hệ thống khai thuế, khuyến nghị sử dụng Chrome, Firefox hoặc Microsoft Edge.

• Tắt các phần mềm chặn popup hoặc tiện ích can thiệp vào quá trình tải trang, vì hệ thống khai thuế thường mở biểu mẫu ở các tab mới.

• Chuẩn bị phần mềm đọc PDF, phần mềm hỗ trợ ký số (nếu có ký điện tử) để kiểm tra các file và ký tờ khai (trong trường hợp có yêu cầu ký).

Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị đầy đủ thông tin cá nhân cần nhập vào tờ khai, như mã số thuế, địa chỉ thường trú, số tài khoản ngân hàng (nếu đề nghị hoàn thuế qua chuyển khoản), cùng các thông tin liên quan đến người phụ thuộc, tổ chức trả thu nhập.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tự tin hơn khi bước vào quá trình kê khai. Đồng thời, đây cũng là yếu tố tiên quyết để đảm bảo quyết toán thuế thu nhập cá nhân online được hoàn tất đúng quy định và thuận lợi ngay từ lần nộp đầu tiên.

3. Các bước tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online

Với sự phát triển của nền tảng công nghệ số và cải cách hành chính trong ngành thuế, hiện nay người lao động hoàn toàn có thể tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online tại nhà mà không cần đến trực tiếp cơ quan thuế. Đây là một bước tiến quan trọng giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng cường minh bạch trong nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, để thao tác đúng và hiệu quả, bạn cần nắm rõ từng bước cụ thể như dưới đây:

4. Hướng dẫn tra cứu tờ khai quyết toán thuế điện tử

Sau khi đã hoàn tất việc nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân qua hệ thống thuế điện tử, người nộp thuế cần biết cách tra cứu hồ sơ đã nộp để theo dõi tiến độ xử lý cũng như kiểm tra lại thông tin. Việc này đặc biệt quan trọng để đảm bảo tờ khai được cơ quan thuế tiếp nhận và phản hồi đúng thời hạn, đồng thời giúp phát hiện kịp thời các sai sót nếu có.

Những bước tra cứu tờ khai đã nộp

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử tại địa chỉ: https://canhan.gdt.gov.vn

Bước 2: Tại giao diện chính, chọn mục “Tra cứu”, sau đó chọn tiếp “Tờ khai” hoặc “Quyết toán thuế” tùy vào nội dung bạn muốn xem lại.

Bước 3: Nhập các thông tin lọc như:

• Loại tờ khai: 02/QTT-TNCN

• Khoảng thời gian nộp

• Trạng thái (Tất cả, Đã tiếp nhận, Chưa tiếp nhận, Bị từ chối…)

Bước 4: Nhấn nút “Tra cứu”. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các tờ khai tương ứng với thông tin lọc.

Bạn có thể bấm vào từng tờ khai để xem chi tiết nội dung đã kê khai, tình trạng hồ sơ (đang xử lý, đã tiếp nhận, bị từ chối…), và tải về file XML nếu cần lưu trữ hoặc chỉnh sửa lại.

Việc theo dõi này giúp bạn kịp thời bổ sung, điều chỉnh hồ sơ nếu bị sai sót, đồng thời chủ động hơn trong việc nhận hoàn thuế hoặc thực hiện nghĩa vụ nộp bổ sung (nếu có).

5. Mức phạt phải chịu chậm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân

Việc tuân thủ đúng thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân không chỉ thể hiện trách nhiệm của người nộp thuế mà còn giúp tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Nếu nộp hồ sơ chậm so với thời gian quy định, cá nhân sẽ bị xử phạt hành chính theo mức đã được pháp luật quy định rõ.

Theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi nộp chậm tờ khai thuế được phân theo thời gian vi phạm như sau:

Các mức phạt trên có thể điều chỉnh tùy theo tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ. Tuy nhiên, nếu cá nhân nộp hồ sơ để hoàn thuế mà nộp trễ thì sẽ không bị phạt theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Để tránh bị xử phạt, người nộp thuế nên chủ động lập kế hoạch thực hiện kê khai sớm, không để đến sát hạn mới nộp nhằm hạn chế các rủi ro về mặt kỹ thuật hoặc giấy tờ thiếu sót.

6. Giải đáp một số thắc mắc khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Trong quá trình thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, nhiều người lao động vẫn còn vướng mắc về các quy định, điều kiện cũng như thủ tục. Dưới đây là phần tổng hợp các câu hỏi thường gặp và giải đáp cụ thể để giúp bạn hiểu rõ và thực hiện đúng quy định.

Câu 1: Nếu không thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân thì sao?

Nếu bạn thuộc đối tượng phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân nhưng không thực hiện đúng thời hạn, bạn sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định của Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt dao động từ 2 triệu đến 25 triệu đồng đối với cá nhân, và 4 triệu đến 50 triệu đồng đối với tổ chức. Ngoài ra, nếu bạn nộp thừa thuế nhưng không kê khai hoàn, bạn sẽ không được hoàn lại số tiền đã nộp thừa hoặc được bù trừ vào kỳ kê khai sau.

Câu 2: Khi nào cá nhân bắt buộc phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cá nhân bắt buộc tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi:

• Có thu nhập từ hai nguồn trở lên trong năm (ví dụ làm 2 công ty)

• Có thu nhập từ nước ngoài, tổ chức quốc tế, cơ quan ngoại giao

• Có thuế nộp thừa và muốn đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ sau

• Là người nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam

• Trường hợp đặc biệt được xét giảm thuế do thiên tai, hoả hoạn, bệnh hiểm nghèo…

Việc xác định đúng nghĩa vụ là rất quan trọng để tránh sai sót hoặc bị phạt khi cơ quan thuế kiểm tra sau này.

Câu 3: Cá nhân có thu nhập từ 2 nơi trở lên thì quyết toán như thế nào?

Trường hợp bạn có thu nhập từ hai nơi trở lên (làm 2 công ty, có thu nhập chính và thu nhập vãng lai):

• Nếu thu nhập vãng lai dưới 10 triệu đồng/tháng và đã khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân, bạn không bắt buộc phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân này, nhưng có thể quyết toán nếu muốn được hoàn thuế.

• Nếu có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ thuế, bạn bắt buộc phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

• Nếu bạn không đủ điều kiện ủy quyền cho nơi làm việc cuối cùng thì phải tự kê khai toàn bộ các nguồn thu nhập và tính tổng thu nhập để quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Hãy lưu giữ tất cả chứng từ khấu trừ thuế từ các nơi bạn từng làm để khai đầy đủ.

Câu 4: Quyết toán thuế thu nhập cá nhân bao lâu thì nhận được tiền hoàn thuế?

Thời gian xử lý hoàn thuế được quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, cụ thể:

• Hồ sơ thuộc diện hoàn trước – kiểm tra sau: giải quyết trong vòng 6 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo tiếp nhận.

• Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước khi hoàn: tối đa 40 ngày làm việc.

Thực tế, nếu hồ sơ đầy đủ và không cần bổ sung, bạn có thể nhận được tiền hoàn thuế thu nhập cá nhân trong vòng 1 – 2 tuần sau khi được cơ quan thuế phê duyệt. Tiền hoàn sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng trùng tên người nộp thuế hoặc trả trực tiếp bằng tiền mặt tại Kho bạc Nhà nước.

Câu 5: Mức thu nhập nào thì phải nộp thuế thu nhập cá nhân?

Theo quy định hiện hành:

• Cá nhân không có người phụ thuộc: phải nộp thuế nếu thu nhập từ tiền lương, tiền công vượt 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm).

• Cá nhân có người phụ thuộc: mỗi người phụ thuộc được giảm trừ thêm 4,4 triệu đồng/tháng. Như vậy, nếu có 1 người phụ thuộc thì mức thu nhập chịu thuế là 15,4 triệu đồng/tháng.

• Trường hợp làm việc không ký hợp đồng lao động, nếu mỗi lần chi trả từ 2 triệu đồng trở lên, tổ chức trả thu nhập sẽ khấu trừ thuế 10% trước khi chi.

Lưu ý rằng bạn có thể cam kết không khấu trừ thuế nếu tổng thu nhập cả năm không vượt ngưỡng chịu thuế và đã đăng ký MST cá nhân tại tổ chức chi trả thu nhập.

Lời kết

Thực hiện quyết toán thuế TNCN không chỉ là trách nhiệm bắt buộc, mà còn là cơ hội để người lao động chứng minh thu nhập minh bạch và nhận lại phần thuế nộp thừa theo quy định. Qua bài viết này, VAR eCOM hy vọng bạn đã hiểu rõ từng bước thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân online, từ khâu chuẩn bị, kê khai đến nộp hồ sơ và tra cứu kết quả. Hãy luôn chủ động theo dõi thời hạn, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và thực hiện đúng quy trình để tiết kiệm thời gian, tránh sai sót cũng như đảm bảo các quyền lợi thuế của mình một cách tốt nhất.