Quy định về việc xuất hóa đơn cho các công ty nước ngoài: hình thức, loại hóa đơn, quy trình xuất hóa đơn… Thuế suất áp dụng khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài là bao nhiêu?

Việc xuất hóa đơn chính xác khi thực hiện giao dịch với các công ty nước ngoài là vô cùng quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng VAR eCOM đi sâu vào hướng dẫn chi tiết về cách thức xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài và những lưu ý cần thiết.

I. Xuất hóa đơn xuất cho công ty nước ngoài có những loại nào

Hiện tại, khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài, các loại hóa đơn được sử dụng bao gồm:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Hóa đơn GTGT được dùng cho cả cán các hoạt động như: cung cấp hàng hóa, dịch vụ trong nước công ty trong nước và nước ngoài, áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT và thực hiệc, vận tải quốc tế, xuất vào khu phi thuế quan và những trường hợp xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài.

2. Hóa đơn bán hàng (không có thuế GTGT)

Hóa đơn bán hàng (hay còn gọi là hóa đơn trực tiếp) được sử dụng cho các công ty trong nước và nước ngoài, kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và có các hoạt động bao gồm: cung cấp hàng hóa, dịch vụ nội địa, hoạt động vận tải quốc tế, xuất vào khu phi thuế quan và những trường hợp xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài.

3. Hóa đơn thương mại điện tử

Ngoài hai loại hóa đơn đã nêu ở trên, Nghị định 70/2025/NĐ-CP được Chính phủ ban hành vào ngày 20/03/2025 về hóa đơn, chứng từ, còn bổ sung thêm loại hóa đơn thương mại điện tử.

Loại hóa đơn này do cơ quan thuế quản lý, áp dụng cho các tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài và đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương tiện điện tử đến cơ quan thuế.

Bên cạnh đó, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Điểm c Khoản 3 Điều 13 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi như sau:

“Cơ sở kinh doanh có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (bao gồm cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu) khi thực hiện xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử: hóa đơn thương mại điện tử hoặc hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử. Thời điểm lập hóa đơn được quy định tại Khoản 1 Điều 9 Nghị định này”.

Như vậy, việc lập hóa đơn điện tử cho khách hàng nước ngoài là bắt buộc nếu cơ sở kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

II. Những hình thức hóa đơn cho công ty nước ngoài

Việc xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài cần được thể hiện qua 2 loại chứng từ bắt buộc sau:

1. Hóa đơn điện tử

Đây là loại hóa đơn tập hợp thông tin, dữ liệu điện tử về việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, được tạo lập, sử dụng, lưu trữ và quản lý theo các quy định hiện hành.

2. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử là loại chứng từ do cơ sở kinh doanh sử dụng để làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường, trong quá trình vận chuyển hàng hóa xuất khẩu đến cửa khẩu hoặc địa điểm làm thủ tục xuất khẩu.

Sau khi hoàn tất thủ tục xuất khẩu hàng hóa, cơ sở kinh doanh sẽ lập hóa đơn GTGT cho lô hàng xuất khẩu đó.

III. Quy định về xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài

1. Điều kiện để xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài

Để xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài thì cần phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

Phải có hợp đồng mua bán hàng hóa, gia công hàng hóa (đối với trường hợp gia công hàng hóa), cung cấp dịch vụ dành cho tổ chức, cá nhân nước ngoài; Cần có tờ khai hải quan theo đúng quy định; Việc thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu phải được thực hiện bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt; Lập hóa đơn thương mại theo các quy định. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày hoàn thành các thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan; Phải có phiếu đóng gói hàng hóa (packing list) theo quy định.

Lưu ý:

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, kể từ ngày 01/06/2025, các doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn thương mại điện tử phải có khả năng chuyển dữ liệu hóa đơn sang cơ quan thuế bằng phương thức điện tử. Trong trường hợp không đủ điều kiện, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường.

2. Xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài thì tính thuế suất bao nhiêu?

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, bên cung cấp phải xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài loại giá trị gia tăng (GTGT) cho đối tác ở nước ngoài với mức thuế suất là 0%, trừ những dịch vụ không được áp dụng thuế suất 0% thì phải áp dụng thuế suất theo quy định.

3. Thông tin trên phiếu xuất hóa đơn dành cho công ty nước ngoài

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp, các thông tin cần được thể hiện trên hóa đơn bao gồm:

• Tên, địa chỉ của đơn vị mua hàng;
• Tên hàng hóa, dịch vụ: Nếu cần thiết phải ghi chữ nước ngoài trên hóa đơn, chữ nước ngoài phải được đặt ở bên phải và đặt trong ngoặc đơn, hoặc đặt ngay dưới dòng chữ tiếng Việt với kích thước chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt;
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá;
• Thuế suất thuế GTGT: 0%;
• Tiền thuế GTGT: 0;
• Tổng số tiền thanh toán được ghi bằng cả số và chữ, đơn vị tiền tệ ghi tên của ngoại tệ;
• Tỷ giá được thể hiện trên hóa đơn là tỷ giá ngoại tệ so với đồng VNĐ theo quy định.

Ví dụ:

Công ty X hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu 1000 áo hoodie, đơn giá 30 USD/cái vào ngày 20/05/2025. Tỷ giá tại ngân hàng Vietcombank vào ngày 20/05/2025 là 25.780 VNĐ.

4. Quy định cho ngoại tệ và tiền tệ khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài

• Theo quy định, đồng tiền được ghi trên hóa đơn phải là đồng Việt Nam, với ký hiệu quốc gia là “đ”;
• Doanh nghiệp chỉ được phép ghi đồng tiền ngoại tệ lên hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ và thu tiền bằng ngoại tệ theo quy định;
• Trong trường hợp phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì:
  • Đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán, đơn vị tiền tệ phải được ghi bằng ngoại tệ;
  • Đồng thời, tỷ giá được thể hiện trên hóa đơn là tỷ giá ngoại tệ so với đồng Việt Nam theo quy định.
• Tỷ giá hối đoái được ghi trên hóa đơn là tỷ giá thực tế mua vào của ngân hàng nơi người nộp thuế mở tài khoản.

5. Chứng từ liên quan đến xuất khẩu

Các chứng từ liên quan đến quá trình xuất khẩu bao gồm:

• Customs declaration (tờ khai hải quan);
• Commercial invoice (hóa đơn thương mại);
• Sales contract (hợp đồng ngoại thương);
• Bill of lading (vận đơn);
• Packing list (phiếu đóng gói hàng hóa);
• Certificate of Origin (giấy chứng nhận xuất xứ);
• Insurance certificate (chứng từ bảo hiểm);
• Letter of Credit (tín dụng thư)…

6. Quy định cho ưu đãi thuế quốc tế khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài

Nếu hàng hóa xuất khẩu trong quá trình giám sát của cơ quan hải quan bị hư hỏng, mất mát và được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giám định và chứng nhận, doanh nghiệp sẽ được giảm thuế. Mức giảm thuế sẽ tương đương với tỷ lệ tổn thất thực tế của hàng hóa (nếu hàng hóa bị hư hỏng, mất mát hoàn toàn thì sẽ được miễn thuế).

IV. Các bước xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài

Doanh nghiệp có thể thực hiện việc xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài theo hướng dẫn dưới đây:

➧ Bước 1: Kiểm tra các điều kiện xuất khẩu và chuẩn bị đầy đủ các chứng từ liên quan (hóa đơn thương mại, hợp đồng, tờ khai xuất khẩu, vận đơn…).

➧ Bước 2: Lập hóa đơn điện tử, đảm bảo có đầy đủ các thông tin cần thiết.

➧ Bước 3: Đính kèm các chứng từ liên quan như phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán, C/O (nếu có).

➧ Bước 4: Gửi hóa đơn đến công ty nước ngoài.

➧ Bước 5: Tiến hành lưu trữ và khai báo thuế theo quy định.

V. Câu hỏi thường gặp khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài

1. Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ có bắt buộc phải lập hóa đơn không và thời điểm lập hóa đơn là khi nào?

Việc lập hóa đơn, xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài khi thực hiện xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ là yêu cầu bắt buộc. Thời điểm lập hóa đơn được quy định cụ thể như sau:

• Đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa (kể cả gia công xuất khẩu): Người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử, tuy nhiên thời hạn chậm nhất không được vượt quá ngày làm việc kế tiếp sau ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật hải quan;
• Đối với dịch vụ cung cấp cho tổ chức hoặc cá nhân ở nước ngoài, thời điểm lập hóa đơn được xác định tương tự như đối với dịch vụ trong nước: được lập tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã nhận hay chưa nhận được tiền thanh toán;
• Trong trường hợp xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ với khối lượng lớn, phát sinh thường xuyên và cần thời gian để đối chiếu số liệu giữa bên cung cấp và khách hàng, hóa đơn được lập tại thời điểm hoàn tất việc đối soát số liệu giữa các bên, nhưng chậm nhất không quá ngày 7 của tháng kế tiếp hoặc không quá 7 ngày kể từ khi kết thúc kỳ đối chiếu đã thỏa thuận.

2. Công ty Y đang thực hiện xuất khẩu hàng vào khu phi thuế quan, công ty kê khai theo phương pháp khấu trừ và kỳ kê khai theo tháng. Công ty xuất hàng ra cảng trong tháng vào ngày 25/05/2025, nhưng đến ngày 05/06/2025 mới hoàn tất thủ tục hải quan. Vậy công ty kê khai khi nào?

Thời điểm kê khai hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu và hàng xuất vào khu phi thuế quan được xác định là thời điểm hoàn thành thủ tục hải quan (tức là ngày hàng hóa được thông quan).

Vì vậy, doanh nghiệp sẽ thực hiện kê khai lô hàng này trong tờ khai của tháng 06/2025.

3. Xuất khẩu dịch vụ phần mềm thì sử dụng loại hóa đơn nào và lập vào thời điểm nào?

Trường hợp doanh nghiệp xuất khẩu dịch vụ phần mềm cho đối tác nước ngoài sẽ sử dụng hóa đơn thương mại. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế được tính là ngày hoàn thành thủ tục hải quan ghi trên tờ khai hải quan.

Lời kết

Qua bài viết trên VAR eCOM kết luận việc xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ quy định về loại hóa đơn, thời điểm lập và cách kê khai thuế phù hợp. Tuân thủ đúng hướng dẫn giúp doanh nghiệp tránh sai phạm, đồng thời đảm bảo giao dịch quốc tế diễn ra minh bạch, hợp pháp. Hãy thường xuyên cập nhật các quy định mới từ cơ quan thuế để đảm bảo hoạt động xuất khẩu và xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài được thực hiện chính xác, hiệu quả.