Chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử là toàn bộ giấy tờ và dữ liệu chứng minh giao dịch bán hàng của bạn trên Shopee, TikTok Shop, Lazada, từ sao kê đối soát đến hóa đơn và chứng từ COD. Bán vài nghìn đơn mỗi tháng nhưng khi quyết toán lại không có gì chứng minh doanh thu và chi phí?
Bộ chứng từ lỏng lẻo là lý do nhiều shop bị loại chi phí hàng trăm triệu đồng và truy thu thuế. Bài viết liệt kê đủ các loại chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử bạn cần lưu, cách lấy và lưu bao lâu, cập nhật tháng 9/2026.
Chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử là gì?
Chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử là các giấy tờ và dữ liệu điện tử ghi nhận, chứng minh mỗi giao dịch bán hàng qua sàn. Chúng gồm sao kê đối soát, báo cáo thanh toán, hóa đơn, chứng từ COD và chứng từ chi phí. Đây là căn cứ để ghi sổ và giải trình với cơ quan thuế.
Khác với bán tại cửa hàng, mỗi đơn trên sàn đi qua nhiều lớp phí và nhiều bên. Vì thế chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử nhiều và rời rạc hơn hẳn kế toán truyền thống. Gom sai một khâu là cả bộ chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử bị hụt.
Một bộ đầy đủ giúp bạn chứng minh đúng doanh thu và bảo vệ chi phí khi quyết toán. Cách kế toán bán hàng trên sàn thương mại điện tử bắt đầu từ việc gom đủ chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử.
Chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử gồm những gì?
Chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử gồm sáu nhóm chính. Đó là sao kê đối soát của sàn, báo cáo thanh toán, hóa đơn điện tử đầu ra, hóa đơn phí sàn, chứng từ đối soát COD và chứng từ ngân hàng. Thiếu một nhóm là hồ sơ có lỗ hổng khi hậu kiểm.
Mỗi nhóm trả lời một câu hỏi khác nhau: bán bao nhiêu, thu về bao nhiêu, phí mất bao nhiêu, tiền về tài khoản nào. Gộp lại, chúng vẽ nên bức tranh tài chính thật của shop qua chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử.
| Nhóm chứng từ | Vai trò | Lấy ở đâu |
|---|---|---|
| Sao kê đối soát sàn | Chứng minh doanh thu gộp và các khoản trừ | Seller Center từng sàn |
| Báo cáo thanh toán | Đối chiếu tiền thực nhận | Mục tài chính trên sàn |
| Hóa đơn điện tử đầu ra | Chứng minh nghĩa vụ thuế đầu ra | Phần mềm hóa đơn |
| Hóa đơn phí sàn | Bảo vệ chi phí được trừ | Seller Center, mục hóa đơn |
| Chứng từ đối soát COD | Chứng minh tiền thu hộ và phí | App đơn vị vận chuyển |
| Chứng từ ngân hàng | Xác nhận dòng tiền về | Sao kê ngân hàng |
Danh sách này là khung tối thiểu của chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử. Tùy mô hình, shop có thể cần thêm chứng từ hoàn hàng, khuyến mãi hoặc chi phí KOL. Càng nhiều sàn, chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử càng dày và dễ thất lạc.
Sao kê sàn có phải là chứng từ kế toán không?
Sao kê và báo cáo đối soát của sàn là chứng từ kế toán hợp lệ khi có đủ thông tin giao dịch, giá trị và bên phát hành. Chúng là căn cứ ghi nhận doanh thu và các khoản phí, nhưng bản thân sao kê không thay thế hóa đơn điện tử đầu ra. Trong chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử, hai loại này bổ trợ cho nhau.
Nhiều chủ shop nghĩ chỉ cần sao kê là đủ. Thực tế cơ quan thuế vẫn yêu cầu hóa đơn theo quy định hiện hành, còn sao kê dùng để đối chiếu và giải trình con số.
Vì vậy chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử phải gồm cả sao kê lẫn hóa đơn. Sao kê chứng minh dòng tiền, hóa đơn chứng minh nghĩa vụ thuế. Thiếu một trong hai là bộ chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử chưa chặt.
> Sao kê đối soát sàn là chứng từ gốc để ghi sổ; hóa đơn điện tử là chứng từ pháp lý về thuế. Cả hai cùng tồn tại trong một bộ hồ sơ.
Bộ chứng từ đầy đủ còn phục vụ đối soát nội bộ. Khi doanh thu sàn báo lệch tiền thực nhận 15–25%, chỉ chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử đầy đủ mới chỉ ra khoản chênh nằm ở phí hay ở đơn hoàn.
Ai phải lưu chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử?
Mọi cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp có doanh thu qua sàn đều phải lưu chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử. Nghĩa vụ này không phụ thuộc quy mô: bán 500 đơn hay 50.000 đơn mỗi tháng đều cần bộ chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử đầy đủ để kê khai.
Từ năm 2025, các sàn cung cấp dữ liệu người bán cho cơ quan thuế theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP. Dữ liệu của bạn đã nằm trong hệ thống, nên chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử tự lưu phải khớp với số sàn báo.
Nhóm rủi ro nhất là hộ kinh doanh và shop chi mạnh cho quảng cáo, KOL. Chi thật nhưng thiếu chứng từ hợp lệ thì khi quyết toán bị loại chi phí, đẩy thuế phải nộp tăng vọt. Đây là nhóm cần chú trọng chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử nhất.
Với hộ kinh doanh, danh mục tối thiểu được nêu trong bài 9 loại chứng từ kế toán cần có đối với hộ kinh doanh. Đây là nền để mở rộng chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử cho mô hình đa sàn.
Cách thu thập và lưu chứng từ bán hàng trên sàn gồm mấy bước?
Cách thu thập và lưu chứng từ bán hàng trên sàn gồm 5 bước: tải sao kê, lấy hóa đơn phí sàn, gom chứng từ COD, đối chiếu ngân hàng và lưu theo tháng. Làm đủ 5 bước mỗi kỳ, bộ chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử của bạn luôn sẵn sàng cho quyết toán.
- Tải sao kê đối soát từng sàn. Vào Seller Center của Shopee, TikTok Shop, Lazada, tải báo cáo đối soát và thanh toán theo tháng. Đây là chứng từ gốc, trụ cột của chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử.
- Lấy hóa đơn phí sàn. Sàn không tự gửi hóa đơn phí dịch vụ, bạn phải chủ động tải trước ngày 10 hàng tháng để bổ sung vào chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử.
- Gom chứng từ đối soát COD. Lấy báo cáo đối soát từ app đơn vị vận chuyển, tách tiền thu hộ và phí thu hộ 0,5–1%. Đây là phần chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử hay bị bỏ sót.
- Đối chiếu tiền về ngân hàng. So khớp tiền thực nhận với sao kê ngân hàng để phát hiện khoản sàn giữ hoặc ghi sai, khép kín chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử.
- Lưu theo tháng và theo sàn. Đặt thư mục riêng từng sàn, từng tháng, đủ chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử để tra khi cần.
Năm bước trên biến đống dữ liệu rời rạc thành một bộ chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử có thể giải trình. Cách lưu trữ và thời hạn tham khảo bài hộ kinh doanh lưu trữ chứng từ kế toán ở đâu.
Thiếu chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử bị gì?
Thiếu chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử dẫn tới hai hậu quả: bị loại chi phí khi quyết toán và bị truy thu do doanh thu khai lệch dữ liệu sàn. Cả hai đều làm số thuế phải nộp tăng và kèm tiền phạt chậm nộp. Đủ chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử là cách duy nhất để tránh cả hai.
Chi phí phí sàn, hoa hồng, quảng cáo, KOL đều là chi phí thật. Không có hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì các khoản này bị loại toàn bộ khi tính thuế. Đó là rủi ro lớn nhất khi buông chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử.
Ở chiều doanh thu, nếu chứng từ tự lưu thấp hơn số sàn báo cho cơ quan thuế, phần chênh sẽ bị truy thu. Cách xử lý khi rơi vào tình huống này nằm trong bài truy thu thuế bán hàng online.
VAR eCOM hiện dựng bộ hồ sơ chứng từ bảo vệ chi phí và đối soát ba chiều sàn, ngân hàng, kế toán cho hơn 500 doanh nghiệp TMĐT. Nhờ vậy chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử của khách luôn khớp dữ liệu thuế.
Chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử khác gì chứng từ thường?
Chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử khác chứng từ thường ở chỗ nó gắn với dữ liệu sàn và có nhiều khoản trung gian. Kế toán truyền thống chỉ cần hóa đơn và phiếu thu, còn bán sàn phải thêm sao kê đối soát, phí hoa hồng, voucher và tiền COD.
Chính các khoản trung gian này làm hồ sơ phức tạp. Một đơn 200.000 đồng có thể kéo theo phí sàn, freeship xtra và khoản hoàn, mỗi thứ cần một dòng chứng từ riêng. Đó là lý do chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử cần quy trình chuẩn.
Vì thế xử lý chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử đòi hỏi quy trình riêng. VAR eCOM chuẩn hóa quy trình chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử này mỗi ngày cho hơn 500 doanh nghiệp TMĐT đa sàn.
Câu hỏi thường gặp về chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử
Chứng từ sàn TMĐT gồm những gì?
Chứng từ sàn TMĐT gồm sao kê đối soát, báo cáo thanh toán, hóa đơn điện tử đầu ra, hóa đơn phí sàn, chứng từ đối soát COD và chứng từ ngân hàng. Đây là bộ tối thiểu của chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử để chứng minh doanh thu và chi phí.
Hóa đơn phí sàn Shopee lấy ở đâu?
Hóa đơn phí dịch vụ Shopee tải trong Seller Center, mục Tài chính rồi Hóa đơn, chọn tháng và tải file PDF. Sàn không tự gửi, nên bạn phải chủ động tải mỗi tháng để bổ sung vào chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử.
Sao kê sàn có thay được hóa đơn không?
Không. Sao kê chỉ là chứng từ đối soát, còn nghĩa vụ xuất hóa đơn vẫn theo quy định hiện hành. Trong chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử, sao kê và hóa đơn giữ hai vai trò khác nhau và không thay thế nhau.
Lưu chứng từ sàn TMĐT trong bao lâu?
Chứng từ kế toán phải lưu theo thời hạn quy định hiện hành, thường tối thiểu vài năm tùy loại. Với chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử, nên lưu bản điện tử theo tháng và theo sàn để tra cứu nhanh khi cơ quan thuế hậu kiểm.
Kết luận về chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử
Chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử là lá chắn tài chính của mọi shop. Sao kê chứng minh doanh thu, hóa đơn chứng minh nghĩa vụ thuế, chứng từ COD và chi phí bảo vệ lợi nhuận. Gom đủ ngay từ đầu luôn nhẹ hơn đi tìm lại khi bị hậu kiểm.
Từ 2026, dữ liệu sàn đã kết nối cơ quan thuế, nên chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử tự lưu phải khớp số sàn báo. Bạn có thể tham khảo danh mục chi phí được trừ khi tính thuế TNDN hoặc tra cứu quy định tại cổng Tổng cục Thuế.
Việc xuất hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và ghi sổ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC giúp chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử minh bạch trước cơ quan thuế. Nếu chưa chắc chứng từ bán hàng trên sàn thương mại điện tử của mình đã đủ chưa, VAR eCOM có thể rà soát và chuẩn hóa toàn bộ hồ sơ.
