Cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT là quy trình lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm giao hàng, đúng đơn giá thực bán, theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP – văn bản đang có hiệu lực từ 01/7/2026.

Shopee báo doanh thu một mức, tiền về tài khoản một mức khác sau khi trừ phí sàn và voucher. Nhiều chủ shop vì vậy lập hóa đơn sai đơn giá, sai cả thời điểm.

Bài viết này chỉ rõ cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT đúng chuẩn qua 6 bước: từ xác định thời điểm lập, chọn loại hóa đơn, tách đúng voucher shop chịu và sàn tài trợ, đến đăng ký hóa đơn điện tử đúng hạn khi vượt ngưỡng 1 tỷ đồng.

Cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT là gì?

Cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT là quy trình người bán lập hóa đơn điện tử cho đơn hàng phát sinh trên Shopee, TikTok Shop, Lazada theo đúng thời điểm chuyển giao hàng hóa, đúng đơn giá và đúng nội dung bắt buộc. Nắm chắc cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT giúp shop tránh bị phạt và bị truy thu.

Từ 01/7/2026, cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT áp dụng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP – văn bản thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Nhiều chủ shop nhầm cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT với việc sàn tự động khấu trừ thuế thay. Hai việc này tách biệt: sàn khấu trừ thuế, còn nghĩa vụ lập hóa đơn vẫn thuộc về người bán.

Hiểu đúng ranh giới này là điều kiện đầu tiên để áp dụng cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT chính xác cho mọi đơn hàng phát sinh.

Về bản chất, cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT không khác cách xuất hóa đơn bán hàng thông thường – chỉ khác ở nguồn dữ liệu đầu vào lấy từ báo cáo của sàn thay vì từ hóa đơn bán tại quầy. Phần tiếp theo đi vào từng bước cụ thể của cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT.

Ai phải thực hiện cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT?

Mọi tổ chức kinh tế bán hàng trên sàn TMĐT đều phải xuất hóa đơn điện tử cho từng đơn hàng, không phân biệt quy mô doanh thu. Doanh nghiệp không có ngưỡng miễn trừ nào cho cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT.

Với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, điều kiện áp dụng cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT gắn với ngưỡng doanh thu. Danh sách dưới đây tóm tắt điều kiện áp dụng cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT theo từng mốc, căn cứ Khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP (sửa đổi bởi Khoản 2 Điều 1 Nghị định 141/2026/NĐ-CP):

1. Hộ kinh doanh doanh thu năm trên 1 tỷ đồng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
2. Hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống chỉ đăng ký khi có nhu cầu, không bắt buộc.
3. Hộ kinh doanh mới hoặc năm trước chưa vượt 1 tỷ nhưng trong năm phát sinh doanh thu lũy kế vượt 1 tỷ phải đăng ký trong 30 ngày kể từ ngày cuối kỳ tính thuế có doanh thu vượt ngưỡng này.

VAR eCOM ghi nhận nhiều hộ kinh doanh bán đa sàn không theo dõi doanh thu lũy kế theo từng kỳ, nên bỏ lỡ mốc 30 ngày và bị nhắc nộp bổ sung hồ sơ đăng ký.

Với doanh nghiệp (không phải hộ kinh doanh), cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT áp dụng ngay từ đơn hàng đầu tiên, không có ngưỡng doanh thu miễn trừ như hộ kinh doanh. Đây là điểm cần phân biệt rõ trước khi tư vấn cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT cho từng loại hình.

Ví dụ minh họa cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT theo ngưỡng doanh thu

Hộ kinh doanh A bán hàng trên TikTok Shop, doanh thu lũy kế quý I/2026 là 700 triệu đồng, chưa vượt ngưỡng 1 tỷ đồng nên chưa bắt buộc đăng ký hóa đơn điện tử có mã. Ví dụ này minh họa rõ cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT thay đổi theo từng mốc doanh thu.

Sang quý II/2026, doanh thu lũy kế đạt 1,2 tỷ đồng. Theo cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT đúng quy định, hộ kinh doanh A phải hoàn tất đăng ký hóa đơn điện tử trong 30 ngày kể từ ngày cuối quý II/2026, tức chậm nhất ngày cuối tháng 7/2026. Sai một mốc thời gian trong cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT cũng đủ để bị nhắc nhở từ cơ quan thuế.

Vì sao kế toán viên phải nắm đúng cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT?

Nắm đúng cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT giúp tránh 2 rủi ro lớn nhất: lập hóa đơn sai thời điểm và ghi sai đơn giá so với giá trị đơn hàng thực tế trên sàn. Cả hai lỗi này đều xuất phát từ việc lấy dữ liệu theo báo cáo tài chính của sàn thay vì theo đúng cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Lợi ích đối với hộ kinh doanh, chủ shop bán đa sàn

Chủ shop nắm đúng cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT sẽ tránh bị truy thu khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu từ sàn với hóa đơn đã lập. Đây là lợi ích dễ thấy nhất của cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT đúng chuẩn.

Doanh thu trên hóa đơn khớp với báo cáo đối soát của sàn giúp hồ sơ quyết toán không bị yêu cầu giải trình. Đây chính là lý do cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT cần làm đúng ngay từ đơn hàng đầu tiên, không đợi tới cuối kỳ mới rà soát. Phần dưới đây giải thích vì sao kế toán viên là người chịu trách nhiệm chính cho cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT của cả shop.

Lợi ích đối với kế toán viên, dịch vụ kế toán TMĐT

Kế toán viên áp dụng đúng cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT sẽ tự tin trả lời khi khách hàng hỏi vì sao hóa đơn không ghi theo số tiền đã nhận về tài khoản. Đây chính là kỹ năng phân biệt kế toán chuyên biệt TMĐT với kế toán truyền thống chưa quen cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT.

Đây cũng là điểm khác biệt giữa kế toán thông thường và kế toán chuyên biệt TMĐT mà VAR eCOM đang triển khai cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT cho hơn 500 doanh nghiệp.

Bỏ qua cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT đúng chuẩn còn kéo theo rủi ro thứ hai: hồ sơ chi phí đầu vào của khách mua hàng từ shop cũng bị ảnh hưởng, vì hóa đơn đầu ra sai sẽ khó điều chỉnh khi khách yêu cầu xuất lại. Phần tiếp theo trình bày chi tiết 6 bước của cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT.

Cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT gồm mấy bước?

Cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT chuẩn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP gồm 6 bước sau, áp dụng chung cho cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT của mọi mô hình kinh doanh:

1. Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn.
2. Chọn đúng loại hóa đơn.
3. Xác định đúng đơn giá trên hóa đơn.
4. Ghi đúng nội dung bắt buộc trên hóa đơn.
5. Đăng ký hóa đơn điện tử đúng hạn khi vượt ngưỡng 1 tỷ đồng.
6. Đối chiếu dữ liệu hóa đơn với báo cáo đối soát của sàn.

Dưới đây là chi tiết từng bước của cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT.

Bước 1: Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn

Bước đầu tiên trong cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT là xác định thời điểm lập. Theo Khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Đây là điểm hay bị hiểu sai nhất trong cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT: nhiều shop lập hóa đơn theo ngày sàn đối soát tiền hoặc theo ngày ví shopee giải ngân, thay vì theo ngày giao hàng thành công. Ghi nhớ đúng mốc này giúp cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT khớp với ngày ghi nhận doanh thu kế toán.

Đơn hàng giao thành công ngày nào thì lập hóa đơn ngày đó, dù tiền chưa về tài khoản. Đây là quy tắc gốc của cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT, áp dụng thống nhất cho mọi sàn.

Bước 2: Chọn đúng loại hóa đơn

Bước thứ hai trong cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT là chọn đúng loại hóa đơn theo Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Chọn nhầm loại hóa đơn khiến bước tiếp theo của cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT bị sai theo.

> Lưu ý quan trọng: “hóa đơn thương mại điện tử” (loại hóa đơn riêng tại Khoản 3 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP) chỉ áp dụng cho người xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, không phải hóa đơn cho đơn hàng bán trong nước trên Shopee, TikTok Shop.

Bán hàng nội địa trên sàn TMĐT dùng hóa đơn giá trị gia tăng (nếu kê khai theo phương pháp khấu trừ) hoặc hóa đơn bán hàng (nếu kê khai theo phương pháp trực tiếp), hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc.

Chọn sai loại hóa đơn ở bước này của cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT là lỗi gốc khiến toàn bộ cả kỳ kê khai phải làm lại từ đầu.

Bước 3: Xác định đúng đơn giá trên hóa đơn

Sai lầm phổ biến nhất trong cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT là lấy đơn giá theo số tiền sàn đã chuyển về sau khi trừ phí, thay vì giá bán thực tế của shop. Bảng dưới đây tóm tắt 3 tình huống hay gặp khi áp dụng cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT cho đơn hàng có khuyến mại.

Nguyên tắc lập hóa đơn tại Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu hóa đơn phải phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh – đây là căn cứ để tách đúng phần shop chịu và phần sàn tài trợ trong cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT.

Ghi sai đơn giá theo hướng cộng luôn phần sàn tài trợ vào doanh thu của shop khiến số thuế phải nộp tăng oan; ghi thiếu phần shop tự chịu lại khiến doanh thu trên hóa đơn thấp hơn thực tế, đều là lỗi cần tránh khi áp dụng cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT.

Bước 4: Ghi đúng nội dung bắt buộc trên hóa đơn

Bước 4 của cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT là ghi đúng nội dung bắt buộc. Theo Phụ lục nội dung hóa đơn ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nếu người mua là người tiêu dùng không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì người bán không được để trống thông tin người mua mà phải ghi rõ “Bán cho người tiêu dùng”.

Ngược lại, nếu khách hàng cung cấp mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT bắt buộc phải ghi đầy đủ các thông tin đó lên hóa đơn. Kế toán viên cần cập nhật quy tắc này vào mẫu hóa đơn để cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT không bị lỗi hệ thống.

Bỏ trống thông tin người mua thay vì ghi “Bán cho người tiêu dùng” là lỗi hình thức thường gặp nhất khi áp dụng cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT.

Xuất hóa đơn thiếu nội dung bắt buộc bị phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP): 4.000.000 – 8.000.000 đồng với tổ chức, 2.000.000 – 4.000.000 đồng với cá nhân, hộ kinh doanh.

Mức phạt này áp dụng riêng cho lỗi nội dung, tách biệt với mức phạt của hành vi không lập hóa đơn – hai lỗi cần phân biệt rõ khi rà soát lại cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT của cả kỳ. Bước 4 và Bước 5 của cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT thường bị gộp chung nên dễ sót lỗi.

Bước 5: Đăng ký hóa đơn điện tử đúng hạn khi vượt ngưỡng 1 tỷ đồng

Bước 5 của cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT liên quan trực tiếp tới thủ tục hành chính. Hộ kinh doanh bán hàng trên sàn TMĐT khi doanh thu lũy kế vượt 1 tỷ đồng phải hoàn tất đăng ký trong 30 ngày kể từ ngày cuối kỳ tính thuế phát sinh mốc này, theo Khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP.

Việc đăng ký thực hiện 100% bằng phương thức điện tử, qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế (tham khảo thêm tại Tổng cục Thuế) hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, đúng như quy định của cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT.

Bỏ lỡ mốc 30 ngày này là lỗi thủ tục phổ biến thứ hai (sau lỗi đơn giá) trong cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT mà VAR eCOM ghi nhận ở nhóm khách hàng mới chuyển từ bán lẻ sang bán đa sàn. Theo dõi doanh thu lũy kế theo tháng là cách phòng ngừa lỗi này hiệu quả nhất trong cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT.

Bước 6: Đối chiếu dữ liệu hóa đơn với báo cáo đối soát của sàn

Bước cuối trong cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT là đối chiếu tổng giá trị hóa đơn đã lập trong kỳ với báo cáo doanh thu, phí, khuyến mại mà sàn xuất ra. Không thực hiện bước này khiến toàn bộ 5 bước trước của cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT mất tác dụng kiểm soát. Đây là bước VAR eCOM luôn nhấn mạnh khi rà soát cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT cho khách hàng mới.

Lệch số ở bước này là dấu hiệu sớm nhất cho thấy đơn giá hoặc thời điểm lập hóa đơn đã bị ghi sai từ những bước trước. Đối chiếu hằng tháng thay vì để dồn cuối năm là cách áp dụng cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT bền vững nhất.

VAR eCOM xây quy trình đối chiếu 3 chiều giữa hóa đơn, báo cáo sàn và tiền về ngân hàng cho hơn 500 doanh nghiệp TMĐT, để cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT không bị lệch vào cuối mỗi kỳ kê khai.

Xuất hóa đơn bán hàng TikTok Shop có khác Shopee không?

Về nguyên tắc, cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT áp dụng chung cho mọi sàn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, không tách riêng quy định cho từng sàn. Câu hỏi này rất thường gặp vì nhiều chủ shop nghĩ mỗi sàn có cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT riêng.

Khác biệt giữa TikTok Shop và Shopee nằm ở cách xuất báo cáo đối soát: TikTok Shop gộp phí theo chu kỳ giải ngân 7-15 ngày, còn Shopee đối soát theo ngày, nên kỳ đối chiếu doanh thu để phục vụ cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT phải điều chỉnh theo từng sàn.

Nói cách khác, cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT giống nhau về căn cứ pháp lý nhưng khác nhau về lịch làm việc thực tế giữa các sàn. Kế toán viên nên lập bảng riêng cho cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT của từng sàn để tránh nhầm lẫn kỳ đối soát.

Chủ shop bán cả hai sàn cần tách riêng bảng theo dõi thời điểm giao hàng thành công của từng sàn theo đúng cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT, tránh gộp chung ngày đối soát làm thời điểm lập hóa đơn.

Lazada và Shopee cũng có chu kỳ đối soát khác nhau, nên khi mở rộng thêm sàn, chủ shop nên rà lại toàn bộ cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT đang áp dụng thay vì dùng chung một mốc thời gian cho mọi sàn.

Câu hỏi thường gặp

Không xuất hóa đơn khi bán hàng trên sàn TMĐT bị phạt bao nhiêu?

Hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 16/01/2026). Mức phạt cụ thể theo số lượng hóa đơn vi phạm, người bán cần đối chiếu văn bản đầy đủ trước khi áp dụng cho từng trường hợp. Đây là lý do cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT phải làm ngay khi giao hàng, không dồn lại cuối tháng.

Hộ kinh doanh doanh thu dưới 1 tỷ có phải xuất hóa đơn khi bán trên sàn TMĐT không?

Có, hộ kinh doanh vẫn phải lập hóa đơn cho mọi đơn hàng bán ra. Điểm khác là hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống chưa bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc từ máy tính tiền, mà có thể dùng loại hóa đơn điện tử thông thường. Cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT về thời điểm và đơn giá vẫn áp dụng như nhau cho mọi mức doanh thu, chỉ khác ở loại hóa đơn điện tử phải dùng.

Sàn TMĐT có xuất hóa đơn thay cho shop không?

Không. Sàn TMĐT chỉ khấu trừ và nộp thuế thay người bán theo quy định về quản lý thuế; nghĩa vụ lập hóa đơn cho từng đơn hàng vẫn thuộc về shop bán hàng, không phải sàn. Đây là điểm nhầm lẫn phổ biến nhất khi shop mới tìm hiểu cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT, và cũng là câu hỏi VAR eCOM gặp nhiều nhất về cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT.

Cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT cho đơn hàng bị hoàn, hủy thì xử lý thế nào?

Đơn hàng đã lập hóa đơn nhưng sau đó bị hoàn hoặc hủy phải xử lý theo quy định về hóa đơn có sai sót trong cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT, không được tự ý xóa hoặc bỏ qua hóa đơn đã phát hành trên hệ thống. Đây là phần việc phát sinh thường xuyên nhất khi vận hành cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT ở shop có tỷ lệ hoàn hàng cao.

Kết luận

Cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT đúng chuẩn từ 01/7/2026 bám theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP: lập hóa đơn theo ngày chuyển giao hàng hóa, ghi đúng đơn giá thực bán, tách rõ voucher shop chịu và voucher sàn tài trợ. Kế toán viên nên lưu lại 6 bước của cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT thành quy trình chuẩn dùng chung cho cả team.

Áp dụng đúng cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp tránh mức phạt 2.000.000 – 8.000.000 đồng vì thiếu nội dung, và tránh bị truy thu khi đối soát dữ liệu với sàn. 6 bước của cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT nêu trên áp dụng thống nhất cho Shopee, TikTok Shop và Lazada.

Xem thêm chiết khấu, phí sàn khi bán hàng trên Shopee, TikTok Shop để tách đúng khoản nào được trừ vào đơn giá, khoản nào không; và 3 bước đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nếu hộ kinh doanh đã vượt ngưỡng 1 tỷ đồng.

Với hộ kinh doanh bán trên TikTok Shop, có thể đọc thêm hướng dẫn kê khai thuế bán hàng TikTok Shop để đồng bộ giữa hóa đơn đã xuất và số thuế phải kê khai trong kỳ.

VAR eCOM triển khai quy trình chuẩn hóa cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp đa sàn từ 15 tỷ đồng/năm trở lên, đảm bảo cách xuất hóa đơn bán hàng trên sàn TMĐT khớp với dữ liệu đối soát mỗi kỳ. Tham khảo dịch vụ kế toán TMĐT cho doanh nghiệp đa sàn hoặc liên hệ hotline 082 6868 007 để được rà soát lại toàn bộ hóa đơn đã phát hành trong kỳ gần nhất.