Cách kiểm tra tiền COD về tài khoản đang là câu hỏi khiến nhiều chủ shop bán hàng online mất ăn mất ngủ mỗi cuối tháng. Đơn đã giao, khách đã nhận hàng, nhưng số tiền trên ứng dụng vận chuyển và số tiền về tài khoản ngân hàng lại không khớp nhau.

Nếu đang bán đa kênh qua Shopee, TikTok Shop kết hợp COD qua GHN, GHTK, J&T, nắm rõ cách kiểm tra tiền COD về tài khoản không còn là kỹ năng phụ. Đây là bước bắt buộc để biết đúng doanh thu thực nhận và tránh thất thoát âm thầm.

Bài viết tổng hợp cách kiểm tra tiền COD về tài khoản trên từng đơn vị vận chuyển, thời gian chuyển tiền chuẩn, cách xử lý khi shipper chưa chuyển tiền và quy trình đối soát COD cho shop doanh thu lớn.

Đối soát COD là gì và vì sao phải kiểm tra tiền COD về tài khoản

Đối soát COD là quá trình so khớp giữa số tiền khách trả khi nhận hàng, số tiền đơn vị vận chuyển ghi nhận đã thu hộ, và số tiền thực tế chuyển vào tài khoản ngân hàng của shop. Hiểu đúng khái niệm này là bước đầu tiên trước khi thực hành cách kiểm tra tiền COD về tài khoản.

Với shop bán hàng nhỏ lẻ, việc bỏ qua cách kiểm tra tiền COD về tài khoản có thể chỉ khiến sổ sách hơi lệch. Nhưng với shop TMĐT doanh thu lớn, hàng nghìn đơn COD mỗi tháng, không nắm được cách kiểm tra tiền COD về tài khoản đồng nghĩa với việc không biết chính xác mình đang lãi hay lỗ ở đâu.

Nhiều chủ shop chỉ nhìn tổng số tiền về cuối tháng mà không tách được từng đơn, từng đợt chuyển khoản. Đó là lý do cách kiểm tra tiền COD về tài khoản cần được thực hiện định kỳ, không phải chỉ khi thấy nghi ngờ có sai sót.

Cách kiểm tra tiền COD về tài khoản qua ứng dụng đơn vị vận chuyển

Mỗi đơn vị vận chuyển đều có mục riêng để tra cứu dòng tiền COD, thường nằm trong phần “Đối soát” hoặc “Quản lý thu hộ” trên ứng dụng hoặc trang quản trị dành cho người bán. Đây là nơi đầu tiên cần mở ra khi áp dụng cách kiểm tra tiền COD về tài khoản.

Cách kiểm tra tiền COD về tài khoản trên GHN

Trên ứng dụng GHN Seller hoặc trang quản trị GHN, chủ shop vào mục “Đối soát COD”, chọn khoảng thời gian cần tra cứu để thực hiện cách kiểm tra tiền COD về tài khoản. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách đơn đã giao thành công, số tiền thu hộ, phí thu hộ bị trừ và ngày dự kiến chuyển khoản, đúng như cách kiểm tra tiền COD về tài khoản cần thực hiện.

Đây chính là cách kiểm tra tiền COD về tài khoản chuẩn nhất trên GHN, vì số liệu này khớp trực tiếp với đợt chuyển tiền thực tế, không phải số liệu tổng hợp từ phần mềm bán hàng.

Cách kiểm tra tiền COD về tài khoản trên GHTK

GHTK cung cấp mục “Đối soát” trong trang quản lý đơn hàng, cho phép lọc theo trạng thái đã đối soát và chưa đối soát. Chủ shop nên áp dụng cách kiểm tra tiền COD về tài khoản này theo tuần thay vì chờ đến cuối tháng.

Một điểm cần lưu ý khi dùng cách kiểm tra tiền COD về tài khoản trên GHTK là bảng đối soát tách riêng phí thu hộ theo từng mức COD, nên số tiền thực nhận luôn thấp hơn tổng giá trị đơn hàng.

Cách kiểm tra tiền COD về tài khoản trên J&T Express

J&T Express có mục “Bảng kê COD” trên hệ thống dành cho đối tác bán hàng. Chủ shop áp dụng cách kiểm tra tiền COD về tài khoản bằng cách tải bảng kê theo từng đợt thanh toán, sau đó so khớp với sao kê ngân hàng nhận về.

Vì mỗi đơn vị có giao diện và tên gọi mục đối soát khác nhau, chủ shop bán đa kênh vận chuyển nên lập một file tổng hợp riêng, gộp cách kiểm tra tiền COD về tài khoản từ cả ba nguồn vào một bảng theo dõi duy nhất.

Tiền COD chuyển khoản về bao lâu thì nên bắt đầu kiểm tra

Mỗi đơn vị vận chuyển có chu kỳ giải ngân riêng, và đây là yếu tố đầu tiên cần nắm khi thực hiện cách kiểm tra tiền COD về tài khoản. GHN thường chuyển tiền COD về tài khoản sau khoảng ba ngày kể từ khi đơn giao thành công. GHTK và J&T Express thường dao động từ ba đến năm ngày, tùy theo gói dịch vụ và khu vực giao hàng.

Đây là lý do cách kiểm tra tiền COD về tài khoản không nên áp dụng theo ngày đặt hàng hay ngày lên đơn. Tiền về hôm nay thực chất là tiền từ những đơn đã giao thành công ba đến năm ngày trước đó.

Nếu chủ shop đối soát theo ngày phát sinh đơn thay vì theo chu kỳ giải ngân thực tế, cách kiểm tra tiền COD về tài khoản sẽ luôn cho ra kết quả lệch, dù không có bất kỳ sai sót nào từ phía đơn vị vận chuyển.

Ba lý do phổ biến khiến tiền COD về tài khoản không khớp

Khi áp dụng đúng cách kiểm tra tiền COD về tài khoản mà số liệu vẫn lệch, phần lớn nguyên nhân nằm ở ba nhóm sau.

Lý do thứ nhất là đơn hoàn chưa được cập nhật trạng thái, khiến cách kiểm tra tiền COD về tài khoản cho ra kết quả sai lệch. Đơn vị vận chuyển đang giữ hàng hoàn về kho, tiền chưa chuyển về, nhưng phần mềm bán hàng vẫn hiển thị đơn ở trạng thái đang giao hoặc chờ xử lý.

Lý do thứ hai, cũng là điểm hay bị bỏ sót khi thực hiện cách kiểm tra tiền COD về tài khoản, là phí thu hộ COD bị khấu trừ trước khi chuyển tiền. Các đơn vị vận chuyển đều trừ một khoản phí thu hộ theo tỷ lệ hoặc mức cố định, nên số tiền thực về tài khoản luôn thấp hơn tổng COD khách đã trả.

Lý do thứ ba là chu kỳ giải ngân không trùng với ngày phát sinh đơn hàng. Đây cũng là điểm khiến nhiều chủ shop áp dụng sai cách kiểm tra tiền COD về tài khoản khi cố gắng so khớp theo ngày bán thay vì ngày giao thành công thực tế.

Nắm rõ ba lý do này giúp việc áp dụng cách kiểm tra tiền COD về tài khoản trở nên chính xác hơn, thay vì mất hàng giờ tìm nguyên nhân sai lệch mỗi cuối tháng.

Shipper chưa chuyển tiền COD phải làm sao

Trường hợp đã áp dụng đúng cách kiểm tra tiền COD về tài khoản, đã trừ phí thu hộ, đã đối chiếu đúng chu kỳ giải ngân mà tiền vẫn chưa về, chủ shop cần thực hiện theo thứ tự sau.

Trước tiên, kiểm tra lại trạng thái đơn hàng trên hệ thống của đơn vị vận chuyển, bước đầu tiên trong cách kiểm tra tiền COD về tài khoản khi nghi ngờ có chậm trễ. Xác nhận đơn đã thực sự giao thành công và khách đã ký nhận, chưa phải hàng hoàn hoặc hàng đang khiếu nại.

Tiếp theo, liên hệ trực tiếp bộ phận đối soát của đơn vị vận chuyển, cung cấp mã đơn hàng cụ thể thay vì hỏi chung chung về tổng số tiền COD chưa về. Đây là bước quan trọng trong cách kiểm tra tiền COD về tài khoản mà nhiều chủ shop bỏ qua.

Nếu sau thời gian cam kết vẫn chưa nhận được phản hồi thỏa đáng, chủ shop nên yêu cầu văn bản xác nhận công nợ COD, làm căn cứ đối chiếu. Đây là bước cuối cùng của cách kiểm tra tiền COD về tài khoản khi phát sinh tranh chấp kéo dài nhiều kỳ liên tiếp.

Quy trình kiểm tra đối soát đơn hàng COD với đơn vị vận chuyển

Để cách kiểm tra tiền COD về tài khoản không phải làm thủ công từng đơn lẻ mỗi khi phát sinh nghi ngờ, shop nên xây dựng quy trình cố định theo bốn bước.

Bước một trong quy trình cách kiểm tra tiền COD về tài khoản, tải báo cáo đối soát thanh toán trực tiếp từ ứng dụng hoặc web của từng đơn vị vận chuyển, không dùng số liệu tổng hợp từ phần mềm quản lý bán hàng vì hai nguồn này thường không đồng bộ real-time.

Bước hai, tách riêng công thức tính: tiền về tài khoản bằng tổng COD thực thu trừ đi phí thu hộ. Đây là phần cốt lõi của cách kiểm tra tiền COD về tài khoản mà nhiều shop tính nhầm khi so sánh trực tiếp với tổng giá trị đơn hàng.

Bước ba của cách kiểm tra tiền COD về tài khoản, ghi nhận doanh thu theo thời điểm giao hàng thành công, không theo ngày tiền thực tế về tài khoản, để tránh lệch kỳ khi đối chiếu với sổ sách kế toán.

Bước bốn của cách kiểm tra tiền COD về tài khoản, với phần chênh lệch còn lại sau khi đã trừ phí đúng, kiểm tra ngay danh sách đơn hoàn chưa cập nhật trạng thái. Đây thường là nơi phát sinh phần chênh lệch lớn nhất khi thực hiện cách kiểm tra tiền COD về tài khoản mỗi tháng.

Hệ quả khi bỏ qua việc kiểm tra tiền COD về tài khoản đúng kỳ

Không áp dụng đều đặn cách kiểm tra tiền COD về tài khoản khiến chủ shop mất khả năng nhận biết chênh lệch tại thời điểm phát sinh, phải dồn lại xử lý cuối tháng hoặc cuối quý với khối lượng dữ liệu lớn hơn nhiều.

Về mặt kế toán và thuế, bỏ qua cách kiểm tra tiền COD về tài khoản khiến doanh thu ghi nhận sai kỳ hoặc thiếu chính xác, dẫn đến số liệu kê khai không khớp với thực tế phát sinh trên tài khoản ngân hàng. Khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu sàn và dữ liệu ngân hàng, sự chênh lệch này rất dễ bị đặt câu hỏi.

Với shop có doanh thu từ nhiều tỷ đồng mỗi tháng, phần chênh lệch do bỏ qua cách kiểm tra tiền COD về tài khoản có thể lên tới hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng mỗi năm, tính gộp trên toàn bộ đơn vị vận chuyển đang sử dụng.

Đây cũng là lý do nhiều shop bắt đầu tìm hiểu cách kê khai thuế trên sàn thương mại điện tử và tiền chuyển vào tài khoản có bị tính thuế không song song với việc chuẩn hóa cách kiểm tra tiền COD về tài khoản, vì các việc này liên quan trực tiếp đến nhau.

Giải pháp kiểm soát tiền COD về tài khoản bền vững cho shop TMĐT quy mô lớn

Với shop bán vài chục đơn mỗi ngày, tự áp dụng cách kiểm tra tiền COD về tài khoản bằng file Excel vẫn có thể xử lý được. Nhưng khi quy mô tăng lên hàng nghìn đơn mỗi tháng, qua nhiều đơn vị vận chuyển và nhiều sàn cùng lúc, việc đối soát thủ công gần như không thể theo kịp.

Việc cần làm lúc này là xây dựng một hệ thống đối soát COD tự động, gộp dữ liệu từ tất cả đơn vị vận chuyển, tất cả sàn bán hàng và tài khoản ngân hàng vào một báo cáo duy nhất, thay vì lặp lại cách kiểm tra tiền COD về tài khoản thủ công trên từng nền tảng riêng lẻ mỗi ngày.

Đây chính là phần việc VAR eCOM xử lý cho hơn 500 doanh nghiệp thương mại điện tử, thay vì để chủ shop tự làm cách kiểm tra tiền COD về tài khoản thủ công mỗi ngày: đối soát COD theo từng đơn, từng đợt thu hộ, không dừng ở tổng số cuối tháng, kết hợp cùng việc chuẩn hóa hồ sơ chi phí và báo cáo lãi lỗ theo từng sàn, từng shop.

Nhờ vậy, chủ shop không chỉ biết cách kiểm tra tiền COD về tài khoản đúng ở một thời điểm, mà có một hệ thống kiểm soát chạy liên tục, phát hiện chênh lệch ngay khi phát sinh thay vì dồn đến cuối kỳ. Toàn bộ dữ liệu vẫn nằm trên tài khoản phần mềm kế toán đứng tên doanh nghiệp, chủ shop tự xem số liệu bất kỳ lúc nào.

Tham khảo thêm về nghiệp vụ này tại kế toán bán hàng trên sàn thương mại điện tử để hiểu rõ hơn cách dữ liệu COD được ghi nhận vào sổ sách.

Câu hỏi thường gặp về cách kiểm tra tiền COD về tài khoản

Cách kiểm tra tiền COD về tài khoản có cần phần mềm riêng không? Không bắt buộc. Với shop nhỏ, một file Excel tổng hợp từ báo cáo đối soát của đơn vị vận chuyển là đủ. Shop quy mô lớn nên dùng công cụ hoặc phần mềm chuyên đối soát để tiết kiệm thời gian.

Đối soát COD là gì so với đối soát doanh thu sàn? Đối soát COD chỉ tập trung vào dòng tiền thu hộ qua đơn vị vận chuyển, còn đối soát doanh thu sàn bao gồm cả phí hoa hồng, voucher, freeship xtra do sàn thương mại điện tử khấu trừ. Cách kiểm tra tiền COD về tài khoản nên thực hiện song song với đối soát doanh thu sàn để có bức tranh đầy đủ.

Tiền COD chuyển khoản về bao lâu là bình thường? Thông thường từ ba đến năm ngày kể từ khi đơn giao thành công, tùy đơn vị vận chuyển và khu vực. Nếu quá thời gian này mà chưa thấy tiền về, chủ shop nên áp dụng ngay cách kiểm tra tiền COD về tài khoản theo mã đơn cụ thể.

Shipper chưa chuyển tiền COD phải làm sao nếu liên hệ không được phản hồi? Yêu cầu văn bản xác nhận công nợ COD từ đơn vị vận chuyển, đồng thời lưu lại toàn bộ lịch sử đối soát làm căn cứ, vì đây là bước bắt buộc trong cách kiểm tra tiền COD về tài khoản khi phát sinh tranh chấp.

Có bắt buộc kiểm tra đối soát đơn hàng COD với đơn vị vận chuyển hàng ngày không? Không bắt buộc hàng ngày, nhưng nên thực hiện theo tuần với shop doanh thu lớn. Áp dụng cách kiểm tra tiền COD về tài khoản theo chu kỳ cố định giúp phát hiện chênh lệch sớm hơn nhiều so với việc dồn lại cuối tháng.

Kết luận

Cách kiểm tra tiền COD về tài khoản không phải là công việc chỉ làm khi thấy nghi ngờ có sai sót, mà là thói quen quản trị bắt buộc. Đây là bước cần thực hiện định kỳ, đặc biệt với shop bán đa kênh, đa đơn vị vận chuyển và doanh thu lớn mỗi tháng.

Nắm đúng chu kỳ giải ngân, tách riêng phí thu hộ, ghi nhận doanh thu theo ngày giao hàng thành công là những nguyên tắc cốt lõi khi thực hành cách kiểm tra tiền COD về tài khoản, giúp cách kiểm tra tiền COD về tài khoản luôn cho ra kết quả chính xác.

Khi quy mô kinh doanh vượt quá khả năng đối soát thủ công, xây dựng một hệ thống kiểm soát dòng tiền chuyên biệt cho thương mại điện tử sẽ giúp chủ shop áp dụng cách kiểm tra tiền COD về tài khoản nhất quán, tiết kiệm thời gian và tránh thất thoát âm thầm mỗi tháng.

Theo Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, việc đối chiếu dòng tiền qua tài khoản thanh toán cần được thực hiện thường xuyên để đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch thương mại điện tử, và đó cũng chính là tinh thần cốt lõi của cách kiểm tra tiền COD về tài khoản mà mọi chủ shop nên duy trì.