Hạch toán nhập xuất kho hàng hóa là việc ghi Nợ TK 156 khi hàng vào kho và ghi Có TK 156 khi hàng ra kho, đối ứng TK 632, 157 hoặc 641 tùy mục đích xuất. Từ 01/01/2026, bút toán theo Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC, văn bản thay Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Mua hàng nhập kho, xuất bán, gửi đơn cho shipper, nhận đơn hoàn: mỗi nghiệp vụ hạch toán nhập xuất kho hàng hóa có một cặp tài khoản riêng. Bảng định khoản hạch toán nhập xuất kho hàng hóa, cách ghi phiếu nhập, phiếu xuất và 5 ca đặc thù sàn TMĐT nằm ở các mục bên dưới.
Hạch toán nhập xuất kho hàng hóa có phải ghi TK 632 ngay khi xuất kho không?
Tùy trường hợp. Hàng xuất kho được xác định là đã bán thì ghi Nợ TK 632, Có TK 156 ngay. Hàng xuất kho gửi cho khách hàng hoặc đại lý nhưng chưa xác định là đã bán thì ghi Nợ TK 157, Có TK 156, chờ đến khi bán mới chuyển sang TK 632.
Hai bút toán hạch toán nhập xuất kho hàng hóa này nằm ở điểm 3.9 và điểm 3.11 phần hướng dẫn Tài khoản 156, Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC. Với shop bán sàn, cách hạch toán nhập xuất kho hàng hóa này quyết định giá vốn tháng có khớp doanh thu hay không.
Khi xử lý hồ sơ shop đa sàn, VAR eCOM ghi nhận lỗi hạch toán nhập xuất kho hàng hóa hay gặp nhất là ghi TK 632 ngay lúc giao hàng cho shipper. Đơn chưa giao thành công đã có giá vốn, trong khi doanh thu chưa ghi nhận, nên lãi gộp tháng bị lệch.
Hàng mua về có bắt buộc hạch toán nhập xuất kho hàng hóa qua TK 156 không?
Không phải mọi trường hợp hạch toán nhập xuất kho hàng hóa đều qua TK 156. Hàng mua về dùng làm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì ghi TK 152 hoặc TK 153. Hàng nhận bán hộ, nhận giữ hộ cho doanh nghiệp khác cũng không phản ánh vào TK 156, theo điểm b mục 1 Tài khoản 156.
Khi hạch toán nhập xuất kho hàng hóa, sổ chi tiết TK 156 phải theo dõi theo từng kho, từng loại, từng mặt hàng, cả số lượng lẫn giá trị.
Chứng từ hạch toán nhập xuất kho hàng hóa có bắt buộc theo mẫu 01-VT, 02-VT không?
Không bắt buộc. Điều 9 Thông tư 99/2025/TT-BTC cho doanh nghiệp tham khảo biểu mẫu tại Phụ lục I và được thiết kế thêm hoặc sửa đổi, miễn đáp ứng Điều 16 Luật Kế toán. Doanh nghiệp không tự thiết kế thì hạch toán nhập xuất kho hàng hóa trên mẫu 01-VT và 02-VT của Phụ lục I.
Căn cứ pháp lý nào quy định hạch toán nhập xuất kho hàng hóa?
Căn cứ hạch toán nhập xuất kho hàng hóa là Thông tư 99/2025/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp, hiệu lực từ 01/01/2026 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày này. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể hạch toán nhập xuất kho hàng hóa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
> “Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2026 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026.” – khoản 1 Điều 31 Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Cùng khoản này nêu Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC. Hồ sơ hạch toán nhập xuất kho hàng hóa từ năm tài chính 2026 vì vậy dẫn căn cứ mới, không dẫn chế độ cũ.
Bốn vị trí kế toán viên cần mở khi hạch toán nhập xuất kho hàng hóa:
- Tài khoản 156 – Hàng hóa, Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC: nguyên tắc giá gốc, kết cấu, 20 nghiệp vụ hạch toán nhập xuất kho hàng hóa từ điểm 3.1 đến 3.20.
- Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán, Phụ lục II: hàng đã gửi đi nhưng vẫn thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp.
- Phiếu nhập kho mẫu 01-VT, phiếu xuất kho mẫu 02-VT, Phụ lục I: cách ghi từng cột.
- Điều 28, Điều 29, Điều 62 Thông tư 133/2016/TT-BTC: Tài khoản 156, 157, 632 cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Văn bản gốc về hạch toán nhập xuất kho hàng hóa có thể tra thêm tại Thư viện Pháp luật hoặc Bộ Tài chính.
Ghi phiếu nhập kho, phiếu xuất kho khi hạch toán nhập xuất kho hàng hóa thế nào?
Trong hạch toán nhập xuất kho hàng hóa, phiếu nhập kho ghi số lượng theo chứng từ ở cột 1, số lượng thực nhập ở cột 2, kế toán ghi đơn giá và thành tiền ở cột 3, 4. Phiếu xuất kho ghi lý do xuất, kho xuất, cột 2 là số lượng thực xuất, chỉ bằng hoặc ít hơn số yêu cầu ở cột 1.
Bảng dưới tóm tắt từng ô theo mẫu 01-VT và 02-VT tại Phụ lục I.
| Ô trên phiếu | Phiếu nhập kho (01-VT) | Phiếu xuất kho (02-VT) |
|---|---|---|
| Góc trên bên trái | Tên đơn vị hoặc dấu, bộ phận nhập kho | Tên đơn vị hoặc dấu, bộ phận xuất kho |
| Số phiếu, ngày lập | Bắt buộc ghi | Bắt buộc ghi |
| Người giao / người nhận | Họ tên người giao hàng | Họ tên, đơn vị người nhận hàng |
| Căn cứ | Số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho | Lý do xuất kho |
| Tên kho, địa điểm | Kho nhập | Kho xuất |
| Cột A, B, C, D | Số thứ tự, tên, quy cách, mã số, đơn vị tính | Như phiếu nhập |
| Cột 1 | Số lượng theo hóa đơn hoặc lệnh nhập | Số lượng theo yêu cầu xuất |
| Cột 2 | Thủ kho ghi số thực nhập | Thủ kho ghi số thực xuất |
| Cột 3, 4 | Kế toán ghi đơn giá, thành tiền; thủ kho để trống | Kế toán ghi, cột 4 = cột 2 × cột 3; thủ kho để trống |
| Dòng cộng, số tiền bằng chữ | Tổng tiền của phiếu | Tổng tiền thực xuất |
Phiếu nhập kho hàng mua ngoài trong hạch toán nhập xuất kho hàng hóa lập 2 liên, phiếu xuất kho lập 3 liên khi lập bản cứng. Doanh nghiệp tính giá xuất bình quân cuối kỳ khi hạch toán nhập xuất kho hàng hóa thường chỉ điền cột 3, 4 phiếu xuất sau khi tính xong đơn giá tháng.
Hạch toán nhập xuất kho hàng hóa vào tài khoản nào?
Hạch toán nhập xuất kho hàng hóa khi nhập kho ghi Nợ TK 156, đối ứng TK 111, 112, 331 và Nợ TK 133 nếu có thuế được khấu trừ. Xuất kho ghi Có TK 156, đối ứng TK 632 khi bán, TK 157 khi gửi bán, TK 641 khi khuyến mại không điều kiện.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Căn cứ trong mục TK 156 |
|---|---|---|---|
| Mua hàng nhập kho | 156, 1331 | 111, 112, 141, 331 | Điểm 3.1 a |
| Có hóa đơn, hàng chưa về cuối kỳ | 151, 133 | 111, 112, 331 | Điểm 3.2 |
| Chi phí thu mua | 156 hoặc 632, 133 | 111, 112, 141, 331 | Điểm 3.5 |
| Trả hàng cho người bán | 111, 112, 331 | 156, 1331 | Điểm 3.4 |
| Xuất bán đã xác định tiêu thụ | 632 | 156 | Điểm 3.9 |
| Xuất gửi khách hàng, đại lý | 157 | 156 | Điểm 3.11 |
| Khuyến mại không kèm điều kiện mua | 641 | 156 | Điểm 3.14 a |
| Khuyến mại kèm điều kiện mua | 632 | 156 | Điểm 3.14 b |
Hạch toán nhập xuất kho hàng hóa không có chỉ tiêu riêng trên tờ khai thuế GTGT. Phần thuế GTGT đầu vào ghi Nợ TK 1331 theo hóa đơn mua hàng được kê khai cùng hàng hóa, dịch vụ mua vào trên tờ khai hiện hành.
Hạch toán xuất kho bán hàng TK 632
Khi hàng xác định là tiêu thụ, hạch toán nhập xuất kho hàng hóa gồm 2 bút toán cùng lúc theo điểm 3.9. Bút toán giá vốn: Nợ TK 632, Có TK 156. Bút toán doanh thu: Nợ TK 111, 112, 131; Có TK 511 giá chưa thuế; Có TK 333.
Hai bút toán hạch toán nhập xuất kho hàng hóa khi bán phải cùng kỳ, cùng số lượng. Cách tính đơn giá xuất và kiểm soát giá vốn theo SKU xem thêm bài hạch toán giá vốn hàng bán online.
Định khoản nhập kho hàng hóa theo Thông tư 99
Hàng mua trong nước được hạch toán nhập xuất kho hàng hóa theo điểm 3.1 a. Hàng nhập khẩu hạch toán nhập xuất kho hàng hóa ghi Nợ TK 156, Có TK 331, Có TK 3333 thuế nhập khẩu và các thuế khác nếu có, theo điểm 3.1 b.
Giá gốc để hạch toán nhập xuất kho hàng hóa gồm giá mua và chi phí thu mua như vận chuyển, bốc xếp, thuê kho, theo nguyên tắc tại điểm c mục 1 Tài khoản 156.
Ví dụ hạch toán nhập xuất kho hàng hóa trong 1 tháng
Ngày 03/10/2026, shop nhập 1.000 sản phẩm, đơn giá 80.000 đồng, hóa đơn ghi tiền hàng 80.000.000 đồng. Phí vận chuyển về kho 2.000.000 đồng tính vào giá gốc, nên giá gốc mỗi sản phẩm là 82.000 đồng.
Bút toán hạch toán nhập xuất kho hàng hóa khi nhập: Nợ TK 156 82.000.000 đồng, Nợ TK 1331 theo tiền thuế trên hóa đơn, Có TK 331. Trong tháng bán thành công 600 sản phẩm, hạch toán nhập xuất kho hàng hóa khi xuất: Nợ TK 632, Có TK 156 số tiền 49.200.000 đồng, tồn cuối tháng 400 sản phẩm trị giá 32.800.000 đồng.
Trường hợp nào hạch toán nhập xuất kho hàng hóa khác đi?
Có 5 trường hợp hạch toán nhập xuất kho hàng hóa đổi cặp tài khoản: hàng giao shipper chưa giao thành công, hàng nằm ở kho sàn, đơn hoàn về kho, combo có quà tặng và hàng thừa thiếu khi kiểm kê. Đây là chỗ hạch toán nhập xuất kho hàng hóa của shop sàn khác doanh nghiệp bán buôn.
Hạch toán hàng gửi bán trên sàn TMĐT khi chưa giao thành công
Hàng đã xuất kho giao cho đơn vị vận chuyển nhưng khách chưa nhận thì hạch toán nhập xuất kho hàng hóa ghi Nợ TK 157, Có TK 156. Tài khoản 157 phản ánh hàng đã gửi đi nhưng vẫn thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp, theo điểm b mục 1 Tài khoản 157.
Khi đơn giao thành công, hạch toán nhập xuất kho hàng hóa ghi Nợ TK 632, Có TK 157 cùng bút toán doanh thu, theo điểm 3.3 Tài khoản 157. Sổ chi tiết TK 157 khi hạch toán nhập xuất kho hàng hóa nên mở theo từng sàn để đối chiếu với báo cáo đơn hàng của sàn.
Hạch toán nhập xuất kho hàng hóa gửi kho fulfillment của sàn
Tùy trường hợp. Sàn chỉ cung cấp dịch vụ lưu kho thì hàng vẫn là TK 156, mở chi tiết theo kho sàn. Sàn nhận hàng theo hình thức ký gửi để bán thì phản ánh vào TK 157 theo điểm 3.11 Tài khoản 156.
Cách hạch toán nhập xuất kho hàng hóa ở kho sàn dựa vào hợp đồng hoặc điều khoản dịch vụ của sàn. Khi rà hồ sơ đa kho, VAR eCOM tách mỗi kho sàn thành một mã kho riêng để đối chiếu tồn, xem thêm bài tồn kho đa sàn kế toán.
Hạch toán hàng bán bị trả lại nhập kho
Đơn đã ghi nhận bán mà khách trả lại thì hạch toán nhập xuất kho hàng hóa theo chiều nhập lại: Nợ TK 156, Có TK 632 theo giá vốn. Bút toán doanh thu trả lại ghi Nợ TK 521, Nợ TK 33311, Có TK 111, 112, 131, theo hướng dẫn Tài khoản 521 Phụ lục II.
Đơn hoàn khi hàng còn trên TK 157 (chưa giao thành công) thì chưa có giá vốn và doanh thu để giảm. Khi nhận hàng, hạch toán nhập xuất kho hàng hóa chỉ chuyển từ TK 157 về TK 156. Xử lý thuế với đơn hoàn xem bài đơn hàng hoàn có bị tính thuế không.
Hạch toán nhập xuất kho hàng hóa với combo, quà tặng
Quà tặng chỉ nhận được khi mua hàng là khuyến mại có điều kiện: ghi giá trị quà vào TK 632, doanh thu phân bổ cho cả hàng chính và quà, theo điểm 3.14 b. Hàng tặng không kèm điều kiện mua thì hạch toán nhập xuất kho hàng hóa ghi Nợ TK 641, Có TK 156 theo điểm 3.14 a.
Hạch toán nhập xuất kho hàng hóa thừa, thiếu khi kiểm kê
Mọi trường hợp thừa, thiếu hàng hóa phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Hàng thừa được hạch toán nhập xuất kho hàng hóa bằng phiếu nhập kho 01-VT.
> “Mọi trường hợp phát hiện thừa, thiếu hàng hóa bất kỳ ở khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân.” – điểm 3.18 Tài khoản 156, Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Bút toán hạch toán nhập xuất kho hàng hóa thừa, thiếu thực hiện tương tự hướng dẫn tại Tài khoản 152, tùy đã rõ hay chưa rõ nguyên nhân.
Câu hỏi thường gặp
Hàng gửi đi bán hạch toán nhập xuất kho hàng hóa vào tài khoản nào?
Hạch toán nhập xuất kho hàng hóa gửi đi bán căn cứ phiếu xuất kho, ghi Nợ TK 157, Có TK 156 theo điểm 3.1 Tài khoản 157. Khi hàng được xác định là đã bán, hạch toán nhập xuất kho hàng hóa ghi Nợ TK 632, Có TK 157.
Chi phí vận chuyển khi hạch toán nhập xuất kho hàng hóa ghi vào đâu?
Ghi Nợ TK 156 nếu tính vào giá trị hàng mua, hoặc Nợ TK 632 nếu tính vào giá vốn, kèm Nợ TK 133 nếu có, theo điểm 3.5 Tài khoản 156. Chi phí thu mua chung cho nhiều mặt hàng được phân bổ theo tiêu thức nhất quán.
Doanh nghiệp theo Thông tư 133 có dùng TK 157 không?
Có. Khi hạch toán nhập xuất kho hàng hóa, Điều 29 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Kết cấu tài khoản có phần riêng cho doanh nghiệp kế toán tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
Xuất kho khuyến mại có ghi giá vốn TK 632 không?
Có, hạch toán nhập xuất kho hàng hóa khuyến mại ghi TK 632 nếu khách chỉ nhận quà khi mua hàng, theo điểm 3.14 b Tài khoản 156. Khuyến mại không kèm điều kiện mua thì ghi chi phí bán hàng TK 641.
Kết luận
Hạch toán nhập xuất kho hàng hóa từ năm tài chính 2026 dựa trên Phụ lục I và Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC, hiệu lực từ 01/01/2026. Khi hạch toán nhập xuất kho hàng hóa, nhập kho ghi Nợ TK 156; xuất bán ghi Nợ TK 632, gửi bán ghi Nợ TK 157, khuyến mại không điều kiện ghi Nợ TK 641.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa hạch toán nhập xuất kho hàng hóa đối chiếu thêm Điều 28, 29, 62 Thông tư 133/2016/TT-BTC. Bài liên quan: hạch toán giá vốn hàng bán online, tồn kho đa sàn kế toán, đơn hàng hoàn có bị tính thuế không.
