Khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là việc người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, ghi số âm phần giá trị hàng bị trả và tham chiếu hóa đơn gốc. Trả lời ngắn: có, người bán lập, trừ khi hai bên thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại hàng.
Từ 01/07/2026, căn cứ cho khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Nội dung gồm căn cứ, cách ghi từng ô, định khoản theo hai chế độ kế toán và 5 ca khó trên sàn TMĐT.
Khách trả lại hàng có phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm không?
Có. Khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là cách xử lý mặc định từ 01/07/2026: người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập. Ngoại lệ duy nhất là hai bên thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại hàng.
Người bán không hủy, không thay thế hóa đơn gốc, vì hóa đơn gốc không sai. Trả hàng là nghiệp vụ mới, nên khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm đúng phần hàng bị trả.
Văn bản và tài khoản kế toán gọi việc này là “hàng bán bị trả lại”. Tên dân gian khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm và tên pháp lý chỉ cùng một việc.
Người mua trả lại hàng thì ai xuất hóa đơn?
Mặc định là người bán: khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm do người bán lập. Người mua chỉ lập hóa đơn trả lại hàng khi hai bên thỏa thuận và người mua dùng hóa đơn điện tử.
Người mua bắt buộc lập hóa đơn trả hàng khi hàng là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, đã đăng ký theo tên người mua. Shop TMĐT hiếm gặp ca này, nên khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm do chính shop lập.
Đổi hàng có phải xuất hóa đơn điều chỉnh không?
Tùy trường hợp. Đổi hàng làm thay đổi giá trị được xếp chung với trả hàng, xử lý như khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc tăng phần chênh lệch.
Đổi ngang giá, cùng tên hàng, cùng đơn giá (ví dụ đổi size áo) thì văn bản không nêu riêng việc khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm. Kế toán lưu chứng từ đổi hàng, đối chiếu hóa đơn gốc trước khi quyết định.
Căn cứ pháp lý nào quy định khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm?
Căn cứ cho khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực từ 01/07/2026. Thông tư hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, có hiệu lực cùng ngày.
> “Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa […] thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh” – điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Bốn quy định khác trong Điều 10 chi phối hồ sơ khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm:
- Dòng tham chiếu “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày…” (điểm b.1 khoản 1).
- Số âm khi điều chỉnh giảm, số dương khi điều chỉnh tăng (điểm c khoản 6).
- Kỳ kê khai: người bán khai kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua khai kỳ nhận hóa đơn (điểm d khoản 6).
- Hồ sơ trả hàng đầy đủ, xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu (đoạn sau điểm c.3 khoản 5).
Mốc chuyển giao: Nghị định 123/2020/NĐ-CP hết hiệu lực từ 01/07/2026 theo khoản 2 Điều 43 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Thông tư 32/2025/TT-BTC hết hiệu lực cùng ngày theo khoản 2 Điều 25 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Hồ sơ khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm từ kỳ tháng 7/2026 không dẫn hai văn bản cũ này nữa.
Toàn văn tra tại Thư viện Pháp luật hoặc Cổng thông tin Cục Thuế. Tóm tắt xem bài Thông tư 91/2026/TT-BTC về hóa đơn điện tử.
Khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm ghi thế nào?
Hóa đơn khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm ghi dòng tham chiếu hóa đơn gốc, giữ thông tin người mua, ghi hàng bị trả và số tiền âm. Thuế suất giữ như bản gốc, tiền thuế ghi âm.
Bảng ghi từng ô khi khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm:
| Ô trên hóa đơn | Ghi gì |
|---|---|
| Ký hiệu, số hóa đơn | Phần mềm cấp số mới |
| Ngày lập | Ngày lập hóa đơn điều chỉnh |
| Dòng tham chiếu | Mẫu số, ký hiệu, số, ngày hóa đơn gốc |
| Người mua | Giữ như hóa đơn gốc |
| Tên hàng | Tên hàng bị trả |
| Đơn giá, thuế suất | Giữ như hóa đơn gốc |
| Số lượng | Số lượng bị trả |
| Thành tiền, tiền thuế, tổng tiền | Số âm |
| Chiết khấu, khuyến mại | Để trống nếu bản gốc không có |
Quy trình khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm gồm 5 bước:
- Nhận hàng về kho, lập phiếu nhập, lưu chứng từ hoàn tiền.
- Tra hóa đơn gốc, kiểm tra đã từng điều chỉnh hay thay thế chưa.
- Chọn “Lập hóa đơn điều chỉnh”, chọn hóa đơn gốc, nhập số lượng trả.
- Ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã hoặc gửi người mua.
- Hạch toán, kê khai khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.
Thao tác cho đơn sàn xem bài điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn thương mại điện tử.
Trả lại một phần hàng hóa xuất hóa đơn thế nào?
Khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm chỉ cho phần bị trả. Phần khách giữ lại vẫn do hóa đơn gốc phản ánh.
Ví dụ: hóa đơn gốc ghi 3 sản phẩm, đơn giá 500.000 đồng, thành tiền 1.500.000 đồng. Khách trả 1 sản phẩm, nên khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm ghi số lượng 1, thành tiền -500.000 đồng.
Doanh thu còn lại là 1.000.000 đồng chưa thuế. Khách trả nhiều lần thì mỗi lần khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm một hóa đơn riêng, cùng tham chiếu bản gốc.
Hạch toán và kê khai khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm vào đâu?
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC: Nợ TK 521, Nợ TK 33311, Có TK 111, 112, 131. Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: ghi giảm thẳng TK 511. Cả hai nhập lại kho, giảm giá vốn và khai thuế vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.
Khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Thông tư 99/2025/TT-BTC hiệu lực từ 01/01/2026, hướng dẫn tại Phụ lục II, Tài khoản 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu. Khi khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, ghi 2 bút toán.
Bút toán giá vốn:
- Nợ TK 156 (hoặc 155, 154)
- Có TK 632
Bút toán doanh thu:
- Nợ TK 521: doanh thu chưa thuế
- Nợ TK 33311: thuế GTGT (nếu có)
- Có TK 111, 112, 131: tổng tiền trả
Cuối kỳ, TK 521 kết chuyển sang TK 511 để ra doanh thu thuần sau khi khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm. Phí ship chiều về hạch toán riêng.
Khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Thông tư 133/2016/TT-BTC không có TK 521. Điều 57 đặt các khoản giảm trừ doanh thu ở bên Nợ TK 511, nên khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm ghi:
- Nợ TK 511: doanh thu chưa thuế
- Nợ TK 33311: thuế GTGT (nếu có)
- Có TK 111, 112, 131: tổng tiền trả
Bút toán nhập kho, giảm giá vốn khi khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm làm như trên.
Khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm kê khai kỳ nào?
Khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, không quay về kỳ hóa đơn gốc. Người mua giảm thuế đầu vào ở kỳ nhận hóa đơn.
Ví dụ: hóa đơn gốc lập tháng 9/2026, khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm lập ngày 09/10/2026. Người bán ghi giảm trên tờ khai tháng 10/2026 (hoặc quý 4/2026), không khai bổ sung tháng 9.
Tờ khai GTGT dùng mẫu mới từ kỳ tháng 7/2026, nên đối chiếu tên chỉ tiêu trên mẫu đang dùng. Giá trị khi khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm nên đặt vào nhóm hàng bán ra cùng thuế suất với hóa đơn gốc.
Trường hợp nào khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm khác đi?
Có 5 trường hợp đổi cách làm: đơn sàn, hóa đơn gốc đã bị thay thế, hàng trả vắt qua kỳ báo cáo tài chính, combo, khách lẻ. Kế toán TMĐT gặp các ca khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm này hằng tuần.
Khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm cho đơn Shopee, TikTok Shop
Shop sàn hoàn hàng nhiều, nên khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm làm theo lô. Khi xử lý hồ sơ một shop thời trang bán sàn, VAR eCOM ghi nhận tỷ lệ hoàn, hủy khoảng 20-22% số đơn.
Bỏ sót một đơn khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là nộp thuế trên doanh thu đã bị trả. Kế toán đối soát báo cáo hoàn tiền của sàn với danh sách hóa đơn từng kỳ, xem thêm bài đơn hàng hoàn có bị tính thuế không.
Điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC miễn văn bản thỏa thuận khi sửa hóa đơn lập sai cho giao dịch trên nền tảng TMĐT. Quy định đó không nói về trả hàng, nên khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm vẫn cần dữ liệu hoàn tiền và phiếu nhập kho.
Hóa đơn đã thay thế, sau đó khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
Ngày 7/10 shop lập hóa đơn số 1 cho đơn Shopee, khách lấy hóa đơn công ty nhưng sai thông tin, shop lập hóa đơn số 2 thay thế. Ngày 9/10 khách đổi ý trả hàng, phần mềm không cho khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm tham chiếu hóa đơn số 2.
Phần mềm dựa vào điểm a khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC: hóa đơn lập sai đã thay thế, sau đó lại phát hiện sai, thì xử lý theo hình thức lần đầu. Câu chữ nói về chuỗi sai sót; trả hàng thuộc điểm c.1 khoản 5, hóa đơn số 2 không sai.
Văn bản không nói riêng ca khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm sau thay thế, nên đây là kết luận có điều kiện. Thứ tự xử lý đề xuất:
- Gửi nhà cung cấp phần mềm căn cứ điểm c.1 khoản 5 Điều 10, đề nghị mở chức năng cho khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.
- Người mua là doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử: thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại hàng.
- Gửi văn bản hỏi cơ quan thuế quản lý, lưu văn bản trả lời vào hồ sơ.
Không nên thay thế tiếp hóa đơn số 2 để thay cho việc khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm. Phân biệt điều chỉnh và thay thế xem bài cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai.
Khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm vắt qua kỳ báo cáo tài chính
Phần thuế vẫn khai vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh. Phần kế toán, Thông tư 99/2025/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC chia 2 nhánh:
- Trả trước khi phát hành báo cáo tài chính: ghi giảm doanh thu trên báo cáo kỳ trước.
- Trả sau khi phát hành báo cáo tài chính: ghi giảm doanh thu kỳ phát sinh.
Một ca VAR eCOM đã xử lý: đơn giao ngày 29/12/2025, khoảng 14 ngày sau khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm. Kế toán xác định báo cáo năm 2025 đã phát hành chưa rồi mới chọn nhánh.
Khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm với combo, quà tặng
Khi khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm cả combo, ghi giảm mọi dòng hàng của combo. Trả một món thì phân bổ giá trị theo cách đã thống nhất khi lập hóa đơn gốc; quà có trên hóa đơn gốc mà khách hoàn lại thì đưa luôn vào.
Khách lẻ trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
Đơn bán cho cá nhân vẫn có hóa đơn, nên khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm vẫn phải lập. Hóa đơn lập không có ký hiệu, số theo quy định thì điểm b khoản 6 Điều 10 chỉ cho xử lý bằng điều chỉnh.
Câu hỏi thường gặp
Khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hay hủy hóa đơn?
Khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, không hủy hóa đơn gốc, vì hóa đơn gốc vẫn đúng cho phần hàng khách giữ. Điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định người bán lập hóa đơn điều chỉnh khi người mua trả lại hàng.
Khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm có cần biên bản không?
Văn bản yêu cầu hai bên có đầy đủ hồ sơ, chứng từ trả lại hàng hóa. Khách doanh nghiệp nên có biên bản trả hàng; đơn sàn dùng dữ liệu hoàn tiền và phiếu nhập kho.
Khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm kê khai ở kỳ nào?
Người bán khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, theo điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Khi khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, người bán không khai bổ sung kỳ hóa đơn gốc.
Khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm có ghi số âm không?
Có. Điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định điều chỉnh giảm ghi số âm, áp cho thành tiền, tiền thuế, tổng tiền. Đơn giá và thuế suất khi khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giữ như bản gốc.
Kết luận
Khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, áp dụng từ 01/07/2026. Khi khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, người bán lập hóa đơn ghi số âm, tham chiếu hóa đơn gốc, kê khai kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.
Sổ sách khi khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC dùng TK 521, theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ghi giảm TK 511. Ca hóa đơn đã thay thế rồi khách trả lại hàng xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là kết luận có điều kiện, cần lưu văn bản trả lời vào hồ sơ.
Đọc tiếp: Thông tư 91/2026/TT-BTC, điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn, đơn hàng hoàn có bị tính thuế không.
