Sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 là bộ 4 sổ ghi doanh thu, chi phí, vật liệu và tiền mà hộ kinh doanh doanh thu 3-50 tỷ đồng/năm phải lập theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Nhiều kế toán viên đang thắc mắc: 4 sổ này phải lưu trên giấy hay được lưu điện tử? Câu trả lời nằm gọn trong Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/01/2026 và là căn cứ hiện hành duy nhất cho sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3.
Bài này giải đáp trực tiếp câu hỏi lưu trữ, liệt kê đúng 4 sổ theo mẫu S2b đến S2e. Đồng thời chỉ ra 3 trường hợp ngoại lệ hay bị bỏ sót khi hộ kinh doanh chuyển nhóm doanh thu giữa năm.
4 sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 có bắt buộc in ra giấy không?
Không bắt buộc. Theo Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh nhóm 3 được lựa chọn lưu sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 trên phương tiện điện tử hoặc bằng bản giấy. Quyền lựa chọn này áp dụng cho mọi tài liệu kế toán, không riêng 4 sổ.
Đây là quy định áp dụng từ 01/01/2026 theo văn bản kế toán hộ kinh doanh hiện hành. Kể từ mốc này, kế toán viên có thể ghi sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 hoàn toàn trên Excel hoặc phần mềm kế toán. Điều kiện duy nhất là dữ liệu phải tra cứu được khi cơ quan thuế yêu cầu.
Nếu chọn lưu điện tử, hộ kinh doanh không cần in sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 ra giấy để ghi tay song song. Việc in ra chỉ cần thiết khi hộ kinh doanh chủ động chọn phương án bản giấy, hoặc khi đoàn thanh tra thuế yêu cầu xuất trình bản cứng tại chỗ.
Kế toán viên hay nhầm rằng phải vừa ghi điện tử vừa in giấy cho chắc. Thực tế Thông tư 152/2025/TT-BTC chỉ yêu cầu chọn một phương án, làm cả hai chỉ khiến số liệu dễ lệch nhau giữa hai bản.
Ba lưu ý nhanh khi chọn hình thức lưu sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3:
- Sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 không bắt buộc in giấy theo Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC.
- Sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 bản giấy vẫn hợp lệ nếu hộ kinh doanh chủ động chọn cách này.
- Sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 lưu điện tử phải tra cứu được ngay khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 không có mẫu bắt buộc phải mua sẵn, hộ kinh doanh có thể tự in theo mẫu gốc.
- Sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 vẫn phải xuất trình khi thanh tra thuế yêu cầu, dù chọn hình thức nào.
Căn cứ pháp lý nào quy định sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3?
Sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 được quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC, Bộ Tài chính ban hành ngày 31/12/2025, hiệu lực từ 01/01/2026. Đây là văn bản kế toán hộ kinh doanh hiện hành duy nhất, áp dụng riêng cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.
Điều 6 Thông tư 152/2025/TT-BTC liệt kê 4 sổ dùng cho hộ kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu, đồng thời nộp thuế TNCN theo phương pháp thu nhập tính thuế. Đây đúng là nhóm doanh thu 3-50 tỷ đồng/năm mà cộng đồng kế toán quen gọi là hộ kinh doanh nhóm 3.
> Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC: “Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được lựa chọn lưu trữ các tài liệu kế toán (hóa đơn, chứng từ kế toán, sổ kế toán…) trên phương tiện điện tử hoặc bằng bản giấy.”
Thuật ngữ “nhóm 3” không xuất hiện nguyên văn trong Thông tư 152/2025/TT-BTC. Đây là cách gọi nội bộ ngành kế toán để phân biệt 4 mức doanh thu theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP. Khi làm việc với cơ quan thuế, kế toán viên nên dùng đúng tên gọi pháp lý: hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp thu nhập tính thuế.
Mức doanh thu phân nhóm 3 tỷ – 50 tỷ đồng/năm được xác định theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 109/2025/QH15 và Nghị định 68/2026/NĐ-CP. Đội ngũ kế toán TMĐT của VAR eCOM thường tra song song hai văn bản này khi tư vấn hộ kinh doanh chuyển nhóm doanh thu giữa năm. Xem thêm nguồn chính thức tại Bộ Tài chính để đối chiếu văn bản gốc.
Sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 liên quan trực tiếp đến các văn bản sau:
- Thông tư 152/2025/TT-BTC: quy định mẫu và cách ghi sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3.
- Luật Thuế thu nhập cá nhân 109/2025/QH15: căn cứ tính thuế TNCN dựa trên số liệu từ sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3.
- Nghị định 68/2026/NĐ-CP: căn cứ xác định nhóm doanh thu, quyết định ai phải lập sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3.
- Luật Kế toán (VBHN 41/VBHN-VPQH): nguyên tắc chung bổ sung cho việc lưu trữ sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3.
Bốn sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 gồm những sổ nào?
Sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 gồm đúng 4 sổ. Đó là sổ doanh thu (mẫu S2b-HKD), sổ chi tiết doanh thu – chi phí (mẫu S2c-HKD), sổ chi tiết vật liệu – dụng cụ – hàng hóa (mẫu S2d-HKD) và sổ chi tiết tiền (mẫu S2e-HKD).
| STT | Tên sổ | Mẫu số | Dùng để ghi gì |
|---|---|---|---|
| 1 | Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | S2b-HKD | Doanh thu theo từng hóa đơn, chứng từ phát sinh |
| 2 | Sổ chi tiết doanh thu, chi phí | S2c-HKD | Doanh thu và chi phí được trừ để tính thu nhập chịu thuế |
| 3 | Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | S2d-HKD | Nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, hàng hóa |
| 4 | Sổ chi tiết tiền | S2e-HKD | Thu – chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng |
Bốn sổ này áp dụng cho hộ kinh doanh nộp thuế TNCN theo phương pháp thu nhập tính thuế nhân 17% với doanh thu 3-50 tỷ đồng, hoặc nhân 20% với doanh thu trên 50 tỷ đồng. Hộ kinh doanh nhóm 1-2 chỉ cần 1 sổ doanh thu đơn giản, không phải lập đủ 4 sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3.
Hộ kinh doanh nhóm 3 đồng thời phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định hiện hành về hóa đơn. Dữ liệu hóa đơn này không thay thế sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 — hai loại tài liệu phải lưu song song, không gộp làm một.
Muốn xem đầy đủ 7 loại sổ kế toán áp dụng cho mọi nhóm hộ kinh doanh, kế toán viên có thể tham khảo thêm 7 loại sổ kế toán hộ kinh doanh để so sánh với 4 sổ riêng của nhóm 3.
Lưu trữ 4 sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 thế nào cho đúng?
Hộ kinh doanh nhóm 3 chọn 1 trong 2 cách: lưu toàn bộ sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 trên phương tiện điện tử, hoặc in ra và ghi chép bằng tay trên bản giấy. Cả hai cách đều hợp lệ theo Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC, không cách nào bắt buộc hơn cách nào.
Quy trình lưu trữ sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 gồm 5 bước:
- Xác định phương án lưu trữ ngay từ đầu năm tài chính: điện tử hoặc giấy, không cần làm song song cả hai.
- Nếu chọn giấy: in đủ 4 mẫu sổ S2b đến S2e, ghi tay theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Nếu chọn điện tử: nhập liệu định kỳ vào file hoặc phần mềm, đảm bảo tra cứu được bất kỳ lúc nào.
- Lưu trữ tối thiểu 5 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; riêng hóa đơn theo thời hạn luật thuế.
- Nếu mở thêm sổ hoặc sửa mẫu sổ, vẫn ghi rõ tên sổ, ngày lập, họ tên và chữ ký người đại diện.
Thông tư 152/2025/TT-BTC không bắt buộc đóng dấu giáp lai cho sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3. Quy định này nhẹ hơn Luật Kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Sổ chỉ cần đóng dấu nếu hộ kinh doanh có con dấu, không phải điều kiện bắt buộc.
Hộ kinh doanh nhóm 3 dùng hóa đơn điện tử được cơ quan thuế hỗ trợ tính thuế GTGT, TNCN. Trường hợp này vẫn phải dùng đủ sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 theo Thông tư 152/2025/TT-BTC để đối chiếu số liệu, không bỏ qua bước ghi sổ song song.
Ví dụ: một hộ kinh doanh bán lẻ trên sàn TMĐT đạt doanh thu 3,2 tỷ đồng năm 2026. Hộ này thuộc hộ kinh doanh nhóm 3, phải lập đủ 4 sổ từ đầu năm. Nếu chọn lưu điện tử, hộ chỉ cần định kỳ xuất file Excel làm bản sao lưu, không cần in bất kỳ trang nào ra giấy.
Sáu điều cần nhớ khi lưu trữ sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3:
- Chọn đúng 1 phương án lưu trữ ngay từ đầu kỳ: điện tử hoặc bản giấy.
- Giữ sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 đủ tối thiểu 5 năm, kể cả khi ngừng kinh doanh giữa kỳ.
- Không bắt buộc đóng dấu giáp lai cho sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3.
- Đối chiếu sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 với dữ liệu hóa đơn điện tử máy tính tiền theo từng kỳ kê khai.
- Không trộn lẫn ghi tay và nhập điện tử cho cùng một bộ sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3.
- Sổ mở thêm ngoài mẫu chuẩn vẫn phải ghi rõ tên sổ, xem như một phần của sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3.
Muốn biết thời hạn lưu trữ áp dụng cho từng loại chứng từ đi kèm sổ kế toán, xem thêm quy định thời gian lưu trữ chứng từ kế toán.
Trường hợp nào khác đi khi lưu trữ sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3?
Ba trường hợp khác đi thường gặp: chuyển từ nhóm 2 lên nhóm 3 giữa năm, thuê dịch vụ kế toán ngoài, và mất dữ liệu điện tử. Mỗi trường hợp có cách xử lý sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 riêng.
Khi doanh thu vượt 3 tỷ đồng giữa năm, hộ kinh doanh phải mở ngay 4 sổ từ thời điểm xác định lại. Đồng thời phải lập Bảng kê hàng tồn kho tại thời điểm chuyển đổi để làm căn cứ chi phí được trừ.
Nếu thuê dịch vụ kế toán hoặc bố trí người thân làm kế toán theo Điều 2 Thông tư 152/2025/TT-BTC, trách nhiệm lưu trữ sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 vẫn thuộc về người đại diện hộ kinh doanh. Trách nhiệm này không chuyển giao cho đơn vị dịch vụ.
Khi mất dữ liệu điện tử, hộ kinh doanh phải khôi phục và chứng minh đã áp dụng biện pháp bảo mật theo nguyên tắc chung của Luật Kế toán. VAR eCOM ghi nhận nhiều hộ kinh doanh chỉ lưu 1 bản trên máy tính cá nhân, mất trắng dữ liệu khi máy hỏng mà không có bản sao lưu.
So với 3 nhóm doanh thu còn lại, số sổ bắt buộc của nhóm 3 và nhóm 4 giống nhau:
| Nhóm | Doanh thu năm | Số sổ kế toán bắt buộc |
|---|---|---|
| Nhóm 1 | ≤ 1 tỷ đồng | 1 sổ (S1a-HKD) |
| Nhóm 2 | 1 – 3 tỷ đồng | 1 sổ (S2a-HKD) |
| Nhóm 3 | 3 – 50 tỷ đồng | 4 sổ (S2b đến S2e-HKD) |
| Nhóm 4 | Trên 50 tỷ đồng | 4 sổ (S2b đến S2e-HKD), khai theo tháng |
Nhóm 4 dùng cùng 4 sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 nhưng khai thuế theo tháng thay vì theo quý. Đây là điểm kế toán viên dễ nhầm khi tư vấn hộ kinh doanh sắp vượt mốc 50 tỷ đồng.
Cơ quan thuế có quyền yêu cầu xuất trình sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 bất kỳ lúc nào trong thời hạn lưu trữ 5 năm. Hộ kinh doanh nên sắp xếp file điện tử hoặc bản giấy theo từng kỳ kê khai để tra cứu nhanh khi được yêu cầu.
Ba tình huống ngoại lệ cần nhớ khi xử lý sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3:
- Chuyển nhóm giữa năm: mở sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 từ thời điểm xác định lại, không hồi tố cả năm.
- Thuê dịch vụ kế toán: trách nhiệm lưu sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 vẫn thuộc người đại diện hộ kinh doanh.
- Mất dữ liệu điện tử: phải khôi phục và chứng minh đã bảo mật sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 theo nguyên tắc chung.
- Đổi công cụ ghi sổ giữa năm: dữ liệu sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 cũ vẫn phải giữ đủ 5 năm, không được xóa.
Muốn xem chi tiết cách kê khai thuế khi doanh thu vừa vượt 3 tỷ, tham khảo thêm bài kê khai thuế hộ kinh doanh online doanh thu từ 3 tỷ.
Sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 có cần phần mềm kế toán riêng không?
Không bắt buộc dùng phần mềm kế toán chuyên dụng. Hộ kinh doanh nhóm 3 có thể ghi sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 bằng file Excel theo đúng mẫu S2b đến S2e, miễn dữ liệu đầy đủ và tra cứu được.
Thông tư 152/2025/TT-BTC không quy định công cụ ghi sổ cụ thể. Hộ kinh doanh có thể chọn Excel, phần mềm kế toán trả phí, hoặc sổ giấy in sẵn theo đúng mẫu biểu.
Nhiều hộ kinh doanh nhóm 3 chuyển sang phần mềm kế toán khi doanh thu gần mốc 50 tỷ đồng, vì khối lượng nghiệp vụ tăng nhanh. VAR eCOM thường khuyến nghị đổi công cụ khi số dòng ghi sổ vượt 200 nghiệp vụ/tháng, để giảm sai sót thủ công trên sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3.
Dù dùng công cụ nào, sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 vẫn phải giữ đủ 4 mẫu S2b, S2c, S2d, S2e. Thời hạn lưu trữ vẫn là tối thiểu 5 năm theo Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC, không phụ thuộc công cụ ghi sổ.
Hai lựa chọn công cụ phổ biến cho sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 hiện nay:
- Excel: phù hợp hộ kinh doanh doanh thu sát mốc 3 tỷ đồng, ghi sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 thủ công theo mẫu.
- Phần mềm kế toán: phù hợp hộ kinh doanh gần mốc 50 tỷ đồng, tự động hóa sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 và đối chiếu hóa đơn.
Câu hỏi thường gặp
Các bác ơi 4 sổ của nhóm 3 thì lưu trữ bằng sổ sách hay in sổ ra rồi ghi chép vậy ạ?
Được lựa chọn 1 trong 2 cách, không bắt buộc phải in ra giấy. Theo Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh nhóm 3 có thể lưu toàn bộ sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 trên phương tiện điện tử, hoặc in ra ghi chép tay trên bản giấy, miễn tra cứu được trong 5 năm.
Sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 có phải đóng dấu giáp lai không?
Không bắt buộc. Thông tư 152/2025/TT-BTC chỉ yêu cầu sổ có tên sổ, ngày lập, họ tên và chữ ký người đại diện hộ kinh doanh. Đóng dấu chỉ áp dụng nếu hộ kinh doanh có con dấu.
Không in sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 ra giấy có bị phạt khi quyết toán không?
Không bị phạt nếu hộ kinh doanh chọn phương án lưu điện tử ngay từ đầu và đảm bảo dữ liệu tra cứu được. Rủi ro chỉ phát sinh khi dữ liệu điện tử bị mất mà không khôi phục được.
Hộ kinh doanh nhóm 3 phải lưu sổ kế toán tối thiểu bao lâu?
Tối thiểu 5 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, theo Điều 3 Khoản 2 Thông tư 152/2025/TT-BTC. Riêng hóa đơn áp dụng thời hạn lưu trữ theo quy định pháp luật về thuế.
Hộ kinh doanh chuyển từ nhóm 2 lên nhóm 3 giữa năm có phải làm lại sổ kế toán từ đầu năm không?
Không cần làm lại từ đầu năm. Hộ kinh doanh chỉ cần mở đủ sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 kể từ thời điểm xác định doanh thu vượt 3 tỷ đồng, đồng thời lập Bảng kê hàng tồn kho tại thời điểm chuyển đổi.
Sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 ghi bằng Excel có được cơ quan thuế chấp nhận không?
Được chấp nhận nếu file Excel đúng mẫu S2b đến S2e-HKD và dữ liệu tra cứu được khi cơ quan thuế yêu cầu. Thông tư 152/2025/TT-BTC không giới hạn công cụ ghi sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3, chỉ giới hạn mẫu biểu và thời hạn lưu trữ.
Hộ kinh doanh nhóm 3 ngừng kinh doanh thì xử lý sổ kế toán thế nào?
Vẫn phải giữ đủ sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 tối thiểu 5 năm kể từ kỳ kế toán cuối cùng, dù đã đóng mã số thuế. Đây là nghĩa vụ lưu trữ độc lập với việc ngừng hoạt động kinh doanh.
Trước khi nộp báo cáo cuối kỳ, kế toán viên nên kiểm tra nhanh 6 điều sau về sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3.
- Đã chọn đúng 1 phương án lưu trữ sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3: điện tử hoặc giấy.
- Đã ghi đủ 4 mẫu trong bộ sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3: S2b, S2c, S2d, S2e.
- Đã đối chiếu sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 với hóa đơn điện tử máy tính tiền trong kỳ.
- Đã lưu sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 đủ thời hạn tối thiểu 5 năm.
- Đã ghi rõ tên sổ, ngày lập, chữ ký người đại diện trên sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3.
- Đã xác định đúng nhóm doanh thu trước khi mở sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 cho kỳ mới.
Kết luận
Sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 gồm đúng 4 sổ theo mẫu S2b đến S2e-HKD, áp dụng từ 01/01/2026 theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Hộ kinh doanh được quyền chọn lưu điện tử hoặc bản giấy, tối thiểu 5 năm, không bắt buộc đóng dấu giáp lai.
Kế toán viên nên chốt phương án lưu trữ ngay từ đầu kỳ, tránh vừa ghi tay vừa nhập điện tử gây trùng số liệu trên sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3. Xem thêm cách lưu trữ chứng từ kế toán hộ kinh doanh đúng quy định để áp dụng đồng bộ cho cả 4 sổ.
Câu hỏi gốc “lưu sổ kế toán hộ kinh doanh nhóm 3 bằng sổ sách hay in ra ghi chép” đến đây đã có đáp án rõ: cả hai cách đều đúng luật, miễn chọn một và giữ đủ 5 năm.
