Sử dụng hóa đơn không hợp pháp là việc dùng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có hoặc đã hết giá trị sử dụng, hay hóa đơn của bên bán đã bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Khái niệm này rất dễ nhầm với “sử dụng không hợp pháp hóa đơn”, dù hai hành vi khác nhau về bản chất.

Bạn nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp để bán trên Shopee, TikTok Shop và lo hóa đơn đầu vào có vấn đề? Bài cập nhật tháng 11/2026 này liệt kê 7 trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp, mức phạt từ 20 triệu đồng đến 3 lần số thuế trốn. Cuối bài là 5 bước VAR eCOM dùng để giúp khách TMĐT tránh sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

Sử dụng hóa đơn không hợp pháp là gì?

Sử dụng hóa đơn không hợp pháp là dùng một tờ hóa đơn mà bản thân nó không có giá trị pháp lý, như hóa đơn giả, hóa đơn hết giá trị sử dụng, hóa đơn chưa đăng ký với cơ quan thuế. Lỗi nằm ở chính tờ hóa đơn, không phụ thuộc người dùng ghi gì lên đó.

Định nghĩa sử dụng hóa đơn không hợp pháp nằm tại Khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/07/2026. Nghị định này thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

Để hiểu đúng sử dụng hóa đơn không hợp pháp, xem Khoản 5 cùng Điều định nghĩa hóa đơn hợp pháp:

> “Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này.”

Chỉ cần sai một trong hai yếu tố hình thức hoặc nội dung, doanh nghiệp đã có nguy cơ sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Với shop TMĐT, tình huống sử dụng hóa đơn không hợp pháp hay gặp nhất là nhận hóa đơn từ nhà cung cấp đã bỏ địa chỉ kinh doanh.

Sử dụng không hợp pháp hóa đơn là gì?

Sử dụng không hợp pháp hóa đơn là dùng một tờ hóa đơn có thật nhưng sai mục đích hoặc sai sự thật, như hóa đơn khống, hóa đơn ghi sai giá trị, hóa đơn của người khác để hợp thức hàng hóa. Lỗi nằm ở cách dùng, không nằm ở tờ hóa đơn.

Khái niệm này cũng thuộc Khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ngay sau đoạn định nghĩa sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Tờ hóa đơn có thể có mã của cơ quan thuế nhưng nội dung không khớp giao dịch thật.

Ví dụ: shop nhập 100 kg hàng nhưng nhà cung cấp chỉ xuất hóa đơn 60 kg, phần còn lại trả tiền mặt. Hóa đơn 60 kg là thật nhưng không đúng giá trị thực tế, dạng vi phạm mà VAR eCOM gặp khá thường xuyên khi rà sổ cho khách nhập hàng số lượng lớn.

Phân biệt sử dụng hóa đơn không hợp pháp và sử dụng không hợp pháp hóa đơn thế nào?

Hai khái niệm khác nhau ở chỗ lỗi nằm ở đâu. Sử dụng hóa đơn không hợp pháp là tờ hóa đơn có vấn đề từ gốc. Sử dụng không hợp pháp hóa đơn là tờ hóa đơn hợp lệ về hình thức nhưng bị dùng sai.

Sử dụng hóa đơn không hợp pháp và sử dụng không hợp pháp hóa đơn cùng chịu một khung phạt tại Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Khác biệt lớn là người mua sử dụng hóa đơn không hợp pháp có thể được xử lý nhẹ hơn khi chứng minh lỗi thuộc bên bán.

Các hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp gồm những gì?

Có 7 hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, tra theo văn bản hợp nhất 27/2026/VBHN-NĐ-BTC. Cả 7 hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp đều xuất phát từ tình trạng của tờ hóa đơn hoặc của bên bán.

1. Dùng hóa đơn, chứng từ giả.
2. Dùng hóa đơn chưa có giá trị sử dụng hoặc đã hết giá trị sử dụng.
3. Dùng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bên bán bị cưỡng chế, trừ khi cơ quan thuế cho phép.
4. Dùng hóa đơn điện tử chưa đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
5. Dùng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế khi bên bán thuộc diện phải dùng hóa đơn có mã.
6. Dùng hóa đơn có ngày lập từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
7. Dùng hóa đơn lập trước ngày đó nhưng cơ quan thuế, công an hoặc cơ quan chức năng đã kết luận là không hợp pháp.

Trường hợp 6 và 7 là rủi ro sử dụng hóa đơn không hợp pháp lớn nhất với người mua, vì người mua không kiểm soát được việc bên bán bỏ trốn. Hóa đơn hợp lệ lúc nhận vẫn có thể thành sử dụng hóa đơn không hợp pháp sau vài tháng.

Hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn gồm những gì?

Khác với 7 trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp ở trên, Khoản 2 Điều 4 cùng Nghị định liệt kê 6 nhóm hành vi:

• Hóa đơn thiếu nội dung bắt buộc, hoặc tẩy xóa, sửa chữa sai quy định.
• Hóa đơn khống, tức giao dịch không có thật một phần hoặc toàn bộ; hóa đơn phản ánh sai giá trị thực tế.
• Hóa đơn có chênh lệch giá trị hoặc sai lệch tiêu thức bắt buộc giữa các liên.
• Hóa đơn dùng quay vòng khi vận chuyển, hoặc dùng hóa đơn hàng này cho hàng khác.
• Hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để hợp thức hóa hàng mua vào hoặc bán ra.
• Hóa đơn mà cơ quan có thẩm quyền đã kết luận là sử dụng không hợp pháp.

Sử dụng hóa đơn không hợp pháp bị phạt bao nhiêu tiền?

Sử dụng hóa đơn không hợp pháp bị phạt từ 20.000.000 đến 50.000.000 đồng nếu chưa dùng để khai giảm thuế. Nếu đã khai giảm thuế, hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp bị xử lý như khai sai (phạt 20% số thuế thiếu) hoặc trốn thuế (phạt 1 đến 3 lần số thuế trốn).

Các mức phạt sử dụng hóa đơn không hợp pháp nằm trong Nghị định 125/2020/NĐ-CP, tra theo văn bản hợp nhất 27/2026/VBHN-NĐ-BTC ngày 27/08/2026. Mức phạt về hóa đơn là mức áp dụng cho tổ chức; hộ kinh doanh áp dụng mức phạt như đối với cá nhân.

Mức 1: Phạt 20 – 50 triệu đồng khi sử dụng hóa đơn không hợp pháp chưa làm giảm thuế

Khoản 1 Điều 28 phạt 20.000.000 – 50.000.000 đồng với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp và sử dụng không hợp pháp hóa đơn. Mức phạt sử dụng hóa đơn không hợp pháp này áp dụng khi hóa đơn chưa làm giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn.

Thời hiệu xử phạt sử dụng hóa đơn không hợp pháp là 02 năm, theo điểm a Khoản 1 Điều 8 cùng Nghị định.

Mức 2: Sử dụng hóa đơn không hợp pháp do lỗi bên bán bị phạt 20%

Điểm đ Khoản 1 Điều 16 cho phép xử lý nhẹ hơn khi người mua sử dụng hóa đơn không hợp pháp để hạch toán hàng mua vào. Điều kiện là người mua chứng minh lỗi thuộc bên bán và đã hạch toán kế toán đầy đủ.

Mức phạt sử dụng hóa đơn không hợp pháp trong trường hợp này là 20% số thuế khai thiếu. Người mua vẫn phải nộp đủ số thuế thiếu, tiền chậm nộp và điều chỉnh lại số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

Mức 3: Sử dụng hóa đơn không hợp pháp để trốn thuế bị phạt 1 – 3 lần

Điểm d Khoản 1 Điều 17 xếp sử dụng hóa đơn không hợp pháp để khai giảm thuế vào nhóm hành vi trốn thuế. Mức phạt sử dụng hóa đơn không hợp pháp để trốn thuế tính theo tình tiết giảm nhẹ hoặc tăng nặng.

Ví dụ: shop sử dụng hóa đơn không hợp pháp của bên bán bỏ địa chỉ để khấu trừ 80 triệu đồng thuế GTGT. Nếu bị xác định trốn thuế, không có tình tiết nào, mức phạt là 120 triệu đồng, chưa kể 80 triệu tiền thuế và tiền chậm nộp.

Mua hóa đơn khi nào bị truy cứu trách nhiệm hình sự?

Mua bán trái phép hóa đơn đã ghi nội dung từ 10 đến dưới 30 số đã đủ yếu tố tội phạm theo Khoản 1 Điều 203 Bộ luật Hình sự (văn bản hợp nhất 135/VBHN-VPQH). Mức thu lợi bất chính từ 30 triệu đến dưới 100 triệu đồng cũng thuộc khoản này.

Khung phạt là 50 – 200 triệu đồng hoặc tù 06 tháng đến 03 năm. Từ 30 số trở lên hoặc thu lợi từ 100 triệu đồng, khung tăng lên 200 – 500 triệu đồng hoặc tù 01 đến 05 năm.

Vì vậy, mua hóa đơn để đủ chi phí không chỉ là sử dụng hóa đơn không hợp pháp mà còn có thể là hành vi hình sự.

Làm sao để doanh nghiệp TMĐT tránh sử dụng hóa đơn không hợp pháp?

Cách tránh sử dụng hóa đơn không hợp pháp là kiểm tra bên bán trước khi nhận hóa đơn và rà lại định kỳ sau khi nhận. Dưới đây là 5 bước VAR eCOM áp dụng khi chuẩn hóa dữ liệu đầu vào cho khách bán đa sàn.

Bước 1: Tra mã số thuế nhà cung cấp trước khi nhận hóa đơn

Trước khi ký hợp đồng, tra trạng thái mã số thuế bên bán trên cổng Tổng cục Thuế. Bên bán không hoạt động tại địa chỉ đăng ký là tín hiệu dừng ngay để tránh sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

Tham khảo thêm 25 dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp rủi ro cao về thuế để lọc sớm nhà cung cấp đáng ngờ.

Bước 2: Kiểm tra từng hóa đơn để phát hiện sử dụng hóa đơn không hợp pháp

Đối chiếu mã của cơ quan thuế, ngày lập, tên hàng, số lượng và đơn giá với hợp đồng để không vô tình sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Xem thao tác tại bài tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ.

Bước 3: Thanh toán chuyển khoản để tránh sử dụng hóa đơn không hợp pháp

Chuyển khoản đúng số tiền trên hóa đơn, đúng tài khoản bên bán. Dòng tiền khớp là bằng chứng giao dịch có thật, giúp chứng minh lỗi thuộc bên bán nếu sau này bị coi là sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

Bước 4: Lưu đủ 4 loại hồ sơ cho mỗi lô hàng

Gồm hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và phiếu nhập kho hoặc biên bản giao nhận. Đây là cơ sở để chứng minh “đã hạch toán kế toán đầy đủ” theo điểm đ Khoản 1 Điều 16. Thiếu một loại, doanh nghiệp khó chứng minh mình không cố ý sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

Bước 5: Rà soát rủi ro sử dụng hóa đơn không hợp pháp mỗi quý

Bên bán có thể bỏ địa chỉ sau khi đã xuất hóa đơn. Rà lại nhà cung cấp mỗi quý theo hướng dẫn cách rà soát hóa đơn đầu vào, để xử lý rủi ro sử dụng hóa đơn không hợp pháp trước khi cơ quan thuế kiểm tra.

Shop bán trên sàn nhập hàng không có hóa đơn thì xử lý thế nào?

Không mua hóa đơn để hợp thức hàng nhập không có hóa đơn. Dùng hóa đơn của tổ chức khác để hợp thức hàng mua vào là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, còn mua bán hóa đơn có thể rơi vào Điều 203 Bộ luật Hình sự. Nếu bên bán hóa đơn là doanh nghiệp bỏ trốn, shop còn sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

Hướng đúng để không sử dụng hóa đơn không hợp pháp là kiểm kê tồn kho thật, xác định nguồn hàng và chọn hồ sơ chứng minh chi phí theo quy định hiện hành. Đọc thêm về rủi ro tại bài trốn thuế là gì và bị phạt bao nhiêu.

Câu hỏi thường gặp

Nhận hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn có phải sử dụng hóa đơn không hợp pháp không?

Có, nếu ngày lập hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Hóa đơn lập trước ngày đó chỉ bị coi là sử dụng hóa đơn không hợp pháp khi cơ quan có thẩm quyền đã kết luận như vậy.

Sử dụng hóa đơn không hợp pháp có bị loại thuế đầu vào không?

Có. Khi bị xử phạt theo Điều 16 hoặc Điều 17, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không hợp pháp buộc nộp đủ số thuế thiếu và điều chỉnh lại số lỗ, số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

Thời hiệu xử phạt sử dụng hóa đơn không hợp pháp là bao lâu?

Thời hiệu xử phạt hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp là 02 năm. Nếu hóa đơn đã dùng để khai thuế, thời hiệu xử phạt về thuế được tính riêng theo quy định hiện hành.

Hóa đơn thiếu nội dung bắt buộc có phải sử dụng hóa đơn không hợp pháp không?

Không, đó là sử dụng không hợp pháp hóa đơn theo điểm a Khoản 2 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Hai nhóm khác tên nhưng cùng khung phạt 20 – 50 triệu đồng với sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

Hóa đơn bất hợp pháp có phải là hóa đơn giả không?

“Hóa đơn bất hợp pháp” là cách gọi thông dụng, không phải thuật ngữ trong văn bản. Hóa đơn giả chỉ là 1 trong 7 trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

Lời kết

Sử dụng hóa đơn không hợp pháp là lỗi ở chính tờ hóa đơn, còn sử dụng không hợp pháp hóa đơn là lỗi ở cách dùng. Mức phạt sử dụng hóa đơn không hợp pháp từ 20 – 50 triệu đồng, có thể lên tới 3 lần số thuế trốn nếu dùng để khai giảm thuế.

Với shop TMĐT, rủi ro sử dụng hóa đơn không hợp pháp thường đến từ nhà cung cấp chứ không phải từ chính shop. VAR eCOM đã đồng hành cùng 500+ doanh nghiệp TMĐT rà soát hóa đơn đầu vào, chuẩn hóa hồ sơ 6 nhóm chi phí trước khi quyết toán. Đừng chờ thông báo của cơ quan thuế mới rà lại rủi ro sử dụng hóa đơn không hợp pháp; gọi hotline 082 6868 007 để được tư vấn.