Bạn chi hàng trăm triệu thuê KOL quảng bá sản phẩm, nhưng đến kỳ quyết toán, kế toán báo cả khoản đó bị loại vì thiếu chứng từ? Chi phí KOL không có hóa đơn là tình huống hầu hết shop TMĐT đầu tư mạnh cho influencer đều gặp.

Chuyển khoản cá nhân, không hợp đồng, không khấu trừ thuế — mỗi thiếu sót khiến chi phí KOL không có hóa đơn bị đánh trượt khi tính thuế TNDN. Hậu quả là lợi nhuận trên sổ tăng ảo, thuế phải nộp vọt lên hàng chục, hàng trăm triệu.

Bài viết hướng dẫn cách hợp lệ hóa chi phí KOL không có hóa đơn đúng quy định 2026: điều kiện được trừ, hồ sơ cần chuẩn bị và 5 bước xử lý cụ thể để mỗi đồng bạn chi ra đều được công nhận.

Chi phí KOL không có hóa đơn là gì?

Chi phí KOL không có hóa đơn là khoản tiền doanh nghiệp trả cho người có ảnh hưởng — KOL, KOC hay influencer — để quảng bá sản phẩm, nhưng người nhận không xuất được hóa đơn cho khoản thù lao đó.

Phần lớn KOL là cá nhân, không có mã số thuế kinh doanh hay hộ kinh doanh. Họ nhận tiền qua chuyển khoản cá nhân và không phát hành hóa đơn. Đó là gốc rễ khiến chi phí KOL không có hóa đơn khó xử lý.

KOL, KOC, reviewer hay host livestream đều rơi vào nhóm này nếu họ là cá nhân tự do. Khoản chi trả cho họ chỉ khác nhau về quy mô, còn bản chất chứng từ thì giống nhau.

Với shop TMĐT chi 600 triệu đến 1,5 tỷ mỗi tháng cho KOL và livestream, đây không phải khoản nhỏ. Nếu bỏ mặc, toàn bộ chi phí KOL không có hóa đơn sẽ bị loại khi quyết toán thuế TNDN.

Vì sao chi phí KOL không có hóa đơn dễ bị loại khi quyết toán?

Nguyên tắc thuế rất rõ: một khoản chi chỉ được trừ khi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Thiếu chứng từ, khoản chi bị loại dù tiền thật đã ra khỏi tài khoản.

Chi phí KOL không có hóa đơn thường vướng ba lỗi cùng lúc. Thứ nhất, trả tiền mặt hoặc chuyển khoản cá nhân, không hợp đồng. Thứ hai, không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của KOL.

Thứ ba, không có biên bản nghiệm thu hay bằng chứng công việc đã thực hiện. Khi cán bộ thuế hậu kiểm, ba lỗ hổng này đủ để gạch toàn bộ chi phí KOL không có hóa đơn khỏi chi phí được trừ.

Ví dụ: một shop mỹ phẩm thuê 20 KOC review, mỗi người 5 triệu, tổng 100 triệu mỗi tháng, đều trả qua ví điện tử và không hợp đồng. Cả 1,2 tỷ chi phí KOL không có hóa đơn trong năm bị loại, kéo thuế TNDN tăng thêm khoảng 240 triệu.

Rủi ro không dừng ở việc loại chi phí. Doanh nghiệp còn bị phạt kê khai sai và tính tiền chậm nộp theo từng ngày, khiến số thuế phải nộp đội thêm đáng kể.

Đây là lý do chi phí KOL không có hóa đơn phải được chuẩn hóa ngay từ khâu ký hợp đồng, không để đến cuối năm mới xử lý.

Điều kiện để chi phí KOL không có hóa đơn được trừ khi tính thuế

Theo quy định hiện hành của Tổng cục Thuế, một khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN phải liên quan hoạt động kinh doanh, có đủ chứng từ hợp pháp, và nếu từ 20 triệu đồng thì thanh toán không dùng tiền mặt.

Với chi phí KOL không có hóa đơn, “chứng từ hợp pháp” không nhất thiết là hóa đơn GTGT. Khi KOL là cá nhân, bộ chứng từ thay thế gồm hợp đồng, chứng từ khấu trừ thuế TNCN và chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Điểm mấu chốt: doanh nghiệp phải khấu trừ 10% thuế TNCN trên thù lao trước khi trả cho KOL cá nhân không đăng ký kinh doanh. Đây là điều kiện bắt buộc để chi phí KOL không có hóa đơn được công nhận.

Ngưỡng 20 triệu đồng tính trên tổng giá trị hợp đồng, không phải từng lần chi. Chia nhỏ nhiều lần chuyển tiền mặt để lách ngưỡng vẫn bị xuất toán khi thanh tra ghép lại.

Nếu KOL tự xuất hóa đơn lẻ tại cơ quan thuế theo diện cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp có hóa đơn thật và khoản chi không còn nằm trong nhóm chi phí KOL không có hóa đơn — đây là hướng sạch nhất khi hợp đồng giá trị lớn.

Hồ sơ chi phí KOL cần chuẩn bị để chi phí KOL không có hóa đơn được chấp nhận

Một bộ hồ sơ chi phí KOL đầy đủ là “lá chắn” khi hậu kiểm. Cách chuẩn bị khác nhau tùy KOL là cá nhân hay hộ kinh doanh.

Khi KOL là cá nhân không kinh doanh

Đây là trường hợp phổ biến nhất của chi phí KOL không có hóa đơn. Hồ sơ chi phí KOL cần có các giấy tờ sau:

• Hợp đồng dịch vụ ghi rõ công việc, thù lao, thời gian, quyền và nghĩa vụ hai bên.
• CCCD của KOL kèm thông tin mã số thuế cá nhân.
• Chứng từ khấu trừ 10% thuế TNCN và tờ khai đã nộp cho cơ quan thuế.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng, hạn chế tối đa tiền mặt.
• Biên bản nghiệm thu kèm link bài đăng, ảnh chụp, số liệu chiến dịch.

Thiếu chứng từ khấu trừ thuế là lỗi khiến chi phí KOL không có hóa đơn bị loại nhiều nhất khi quyết toán.

Khi KOL là hộ kinh doanh

Nếu KOL đã lập hộ kinh doanh, họ xuất được hóa đơn. Khi đó khoản chi không còn là chi phí KOL không có hóa đơn — doanh nghiệp chỉ cần hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán ngân hàng.

Với hợp đồng lớn và KOL hợp tác dài hạn, hãy khuyến khích họ đăng ký hộ kinh doanh. Đây là cách gọn nhất để tránh hoàn toàn rủi ro chi phí KOL không có hóa đơn.

Nên tham khảo nhóm khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn để xây khung chứng từ chuẩn cho mọi khoản chi marketing.

5 bước xử lý chi phí KOL không có hóa đơn đúng quy định

Bước 1: Ký hợp đồng trước khi trả tiền

Mọi chi phí KOL không có hóa đơn phải bắt đầu từ hợp đồng. Hợp đồng ghi rõ phạm vi công việc, số buổi livestream, số bài đăng, mức thù lao và điều khoản khấu trừ thuế.

Không có hợp đồng, khoản chi gần như chắc chắn bị loại. Đây là bước rẻ nhất nhưng quan trọng nhất trong cả quy trình.

Bước 2: Khấu trừ thuế TNCN 10%

Trước khi chuyển tiền cho KOL cá nhân, doanh nghiệp khấu trừ 10% thuế TNCN và cấp chứng từ khấu trừ. Bước này biến chi phí KOL không có hóa đơn thành khoản chi có chứng từ thuế hợp lệ.

Phần thuế đã khấu trừ được kê khai và nộp theo kỳ. KOL dùng chứng từ này để quyết toán TNCN cuối năm, còn doanh nghiệp giữ bản sao trong hồ sơ chi phí KOL không có hóa đơn.

Bước 3: Thanh toán qua ngân hàng

Ưu tiên chuyển khoản cho mọi khoản thù lao. Với hợp đồng từ 20 triệu đồng, thanh toán không dùng tiền mặt là bắt buộc để chi phí KOL không có hóa đơn được trừ.

Hãy lưu đúng loại chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như ủy nhiệm chi và sao kê ngân hàng.

Bước 4: Nghiệm thu và lưu bằng chứng công việc

Sau chiến dịch, lập biên bản nghiệm thu kèm link bài, ảnh chụp màn hình và số liệu tương tác. Bằng chứng công việc thật giúp chi phí KOL không có hóa đơn đứng vững khi thanh tra.

Ảnh, video và báo cáo chiến dịch chứng minh đây là khoản chi thật phục vụ bán hàng. Càng nhiều bằng chứng, chi phí KOL không có hóa đơn càng khó bị bác.

Bước 5: Hạch toán và lưu hồ sơ tập trung

Gom toàn bộ hợp đồng, chứng từ khấu trừ, ủy nhiệm chi và biên bản nghiệm thu vào một bộ. Hạch toán đúng khoản mục chi phí bán hàng theo từng chiến dịch.

Bộ hồ sơ chi phí KOL gọn gàng quyết định chi phí KOL không có hóa đơn có được chấp nhận hay không. Đối chiếu thêm danh sách chi phí được trừ khi tính thuế TNDN để không bỏ sót khoản nào.

Chi phí quảng cáo Facebook được trừ và chi phí ads TikTok xử lý thế nào?

KOL không phải khoản marketing duy nhất thiếu chứng từ. Quảng cáo trên nền tảng xuyên biên giới cũng dễ vướng như chi phí KOL không có hóa đơn.

Chi phí quảng cáo Facebook được trừ

Để chi phí quảng cáo Facebook được trừ, doanh nghiệp cần xác nhận dịch vụ, chứng từ thanh toán qua thẻ hoặc ngân hàng, và đặc biệt phải khấu trừ, nộp thuế nhà thầu thay cho Facebook.

Thiếu thuế nhà thầu, khoản quảng cáo Facebook bị loại y như chi phí KOL không có hóa đơn. Sao kê thẻ và biên nhận nền tảng cần lưu đủ theo từng tháng.

Chi phí ads TikTok

Chi phí ads TikTok xử lý tương tự: giữ hóa đơn hoặc biên nhận từ TikTok, chứng từ thanh toán và nghĩa vụ thuế nhà thầu. Chuẩn hóa nhóm này cùng lúc với chi phí KOL không có hóa đơn giúp hồ sơ marketing đồng bộ.

Nhiều shop chi vài trăm triệu mỗi tháng cho ads nhưng để trắng chứng từ, đến khi quyết toán mới hốt hoảng vì bị loại cả cụm, giống hệt rủi ro của chi phí KOL không có hóa đơn.

Câu hỏi thường gặp về chi phí KOL không có hóa đơn

Chi phí KOL không có hóa đơn có được đưa vào chi phí hợp lệ không?

Có, nếu đủ hợp đồng, chứng từ khấu trừ 10% thuế TNCN và thanh toán ngân hàng. Khi đó chi phí KOL không có hóa đơn vẫn được trừ dù không có hóa đơn GTGT.

Trả tiền mặt cho KOL có sao không?

Với khoản từ 20 triệu đồng, tiền mặt khiến chi phí bị loại. Nên chuyển khoản để chi phí KOL không có hóa đơn an toàn khi quyết toán.

Ai chịu thuế TNCN — doanh nghiệp hay KOL?

Về bản chất KOL chịu thuế, nhưng doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ 10% trước khi trả. Đây là điều kiện gắn liền với mọi khoản chi phí KOL không có hóa đơn.

Có nên nhờ KOL mua hóa đơn lẻ không?

Nếu giá trị lớn, hãy khuyến khích KOL xuất hóa đơn qua cơ quan thuế. Khi có hóa đơn thật, khoản chi thoát khỏi nhóm chi phí KOL không có hóa đơn và sạch hồ sơ nhất.

Chi phí KOL không có hóa đơn có cần hợp đồng công chứng không?

Không bắt buộc công chứng. Hợp đồng dịch vụ hai bên ký, kèm CCCD và chứng từ khấu trừ thuế, đã đủ để chi phí KOL không có hóa đơn được chấp nhận.

Lời kết

Chi phí KOL không có hóa đơn không đồng nghĩa với “chi phí bị mất”. Điều quyết định là bộ chứng từ: hợp đồng, khấu trừ 10% thuế TNCN, thanh toán ngân hàng và biên bản nghiệm thu.

Làm đúng bốn thứ đó, mỗi đồng chi cho KOL, Facebook và TikTok đều được công nhận khi tính thuế TNDN. Ngược lại, thiếu chứng từ thì rơi vào nhóm chi phí không được trừ và bị truy thu. Đó là cách xử lý chi phí KOL không có hóa đơn gọn và an toàn nhất.

Nếu shop bạn chi lớn cho KOL và quảng cáo mỗi tháng, đừng để chi phí KOL không có hóa đơn bào mòn lợi nhuận trên giấy. VAR eCOM — chuyên gia kế toán TMĐT — giúp bạn dựng bộ hồ sơ chi phí KOL chuẩn và bảo vệ chi phí khi quyết toán. Gọi 082 6868 007 để được tư vấn.