Cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử là quy trình người bán tự lập, ký số và gửi hóa đơn điện tử cho từng đơn hàng phát sinh trên Shopee, TikTok Shop, Lazada. Hóa đơn phải dựa trên dữ liệu đối soát đã khớp với sàn.

Nhiều chủ shop hỏi: sàn đã thu hộ tiền và khấu trừ thuế rồi, vậy còn phải tự xuất hóa đơn nữa không? Câu trả lời là có.

Người bán vẫn là chủ thể xuất hóa đơn, sàn chỉ thu hộ và khấu trừ một phần nghĩa vụ thuế. Bài viết trình bày cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử theo 4 bước. Bài cũng nêu rõ thời điểm xuất hóa đơn điện tử đơn hàng online và cách chọn xuất hóa đơn theo doanh thu sàn hay theo từng đơn hàng.

Cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử là gì?

Cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử là việc người bán tự lập hóa đơn điện tử hợp lệ cho từng đơn hàng đã giao thành công trên sàn. Hóa đơn dựa trên dữ liệu đối soát từ báo cáo bán hàng của Shopee, TikTok Shop hoặc Lazada, phải được ký số, gửi mã của cơ quan thuế nếu thuộc diện áp dụng, và lưu trữ theo quy định hiện hành.

Nhiều người nhầm rằng sàn thu hộ tiền tức là sàn xuất hóa đơn thay người bán. Thực tế, sàn thương mại điện tử chỉ khấu trừ một phần nghĩa vụ thuế trên giá trị đơn hàng thành công, theo mức tham chiếu 1,5% (gồm 1% thuế GTGT và 0,5% thuế TNCN) áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh.

Người bán vẫn phải tự thực hiện cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử cho từng giao dịch. Căn cứ pháp lý hiện hành cho hóa đơn điện tử là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, áp dụng chung cho mọi hình thức bán hàng, kể cả bán qua sàn.

Nắm đúng cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử ngay từ đầu giúp shop tránh phải điều chỉnh hóa đơn về sau.

Quy định xuất hóa đơn điện tử bán hàng Shopee, TikTok, Lazada gồm những điều kiện nào?

Quy định xuất hóa đơn điện tử bán hàng Shopee, TikTok, Lazada yêu cầu người bán có mã số thuế hợp lệ, đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, và chỉ xuất hóa đơn cho đơn hàng đã giao thành công. Ba điều kiện này áp dụng chung cho cả hộ kinh doanh và doanh nghiệp bán đa sàn.

Ba nhóm điều kiện cụ thể gồm:

1. Đã có mã số thuế và tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan thuế.
2. Đơn hàng đã ở trạng thái giao thành công hoặc hoàn tất trên hệ thống sàn.
3. Có dữ liệu đối soát khớp giữa báo cáo sàn và sổ bán hàng nội bộ.

Thiếu một trong ba điều kiện trên, cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử sẽ bị sai kỳ hoặc sai giá trị, dẫn đến chênh lệch khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu từ sàn. Đây là lỗi phổ biến với shop bán đồng thời trên 3 sàn trở lên.

Rất nhiều shop mới bán trên sàn chưa nắm rõ cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử áp dụng cho tài khoản phụ hoặc tài khoản cộng tác viên.

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử đơn hàng online là khi nào?

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử đơn hàng online là ngay khi đơn hàng được xác nhận giao thành công trên sàn, không phải thời điểm khách đặt hàng và cũng không phải thời điểm sàn giải ngân tiền về tài khoản người bán.

Với đơn hàng theo lô hoặc theo chu kỳ đối soát, người bán lập hóa đơn tổng hợp theo đúng kỳ đã được sàn xác nhận, không dồn qua kỳ sau.

Nhiều kế toán nhầm mốc thời gian này với ngày tiền về ngân hàng. TikTok Shop giải ngân theo chu kỳ 7 đến 15 ngày và khấu trừ toàn bộ phí trước khi chuyển tiền, nên nếu chờ đến ngày giải ngân mới xuất hóa đơn, hóa đơn sẽ trễ so với ngày giao dịch thực tế.

Cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử đúng chuẩn phải bám theo ngày giao hàng thành công, không bám theo ngày tiền về tài khoản.

Đội ngũ kế toán nội bộ cần được đào tạo đúng cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử ngay khi shop bắt đầu bán đa sàn.

Xuất hóa đơn theo doanh thu sàn hay theo từng đơn hàng thì đúng?

Xuất hóa đơn theo doanh thu sàn hay theo từng đơn hàng phụ thuộc vào quy mô kinh doanh và cách quản lý sổ sách của từng shop. Hộ kinh doanh nhỏ thường xuất hóa đơn tổng hợp theo doanh thu sàn từng kỳ.

Doanh nghiệp có hệ thống kế toán bài bản thường xuất hóa đơn theo từng đơn hàng để dễ đối chiếu giá vốn và lãi gộp theo từng SKU.

Ví dụ thực tế trên TikTok Shop: một chu kỳ có GMV 7.000.000 đồng, phí hoa hồng sàn 700.000 đồng, phí thanh toán 100.000 đồng, tiền về tài khoản chỉ còn 5.200.000 đồng. Nếu ghi nhận doanh thu theo đúng 5.200.000 đồng tiền về, cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử sẽ bị thiếu đúng phần phí đã bị sàn khấu trừ.

Hậu quả là doanh thu kê khai thấp hơn dữ liệu sàn gửi cơ quan thuế, và đây chính là điểm cơ quan thuế đối chiếu đầu tiên khi rà soát hộ kinh doanh, doanh nghiệp bán hàng qua sàn.

Chọn sai giữa hai hướng trên khiến cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử của cả năm phải làm lại từ đầu.

Cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử gồm mấy bước?

Cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử gồm 4 bước chính. Bốn bước đó là đối chiếu đơn hàng thành công, xác định giá trị tính thuế, lập và ký số hóa đơn, sau đó gửi dữ liệu cho cơ quan thuế và lưu trữ chứng từ.

Bước 1: Đối chiếu đơn hàng thành công trên sàn

Tải báo cáo bán hàng từ Shopee, TikTok Shop hoặc Lazada theo đúng kỳ đối soát. Lọc riêng các đơn ở trạng thái đã giao thành công, loại bỏ đơn hoàn, đơn hủy và đơn đang bị khiếu nại.

Bước 2: Xác định giá trị tính thuế sau khấu trừ

Lấy giá trị đơn hàng trước khi trừ voucher do sàn tài trợ, sau đó trừ chiết khấu và phí vận chuyển sàn hỗ trợ theo đúng bản chất từng khoản. Đây là bước hay sai nhất trong cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử.

Bước 3: Lập và ký số hóa đơn điện tử

Nhập đúng thông tin người mua nếu có, mã hàng hóa, đơn giá và số lượng theo đúng đơn hàng đã đối soát ở bước 1. Ký số bằng chữ ký số hợp lệ trước khi gửi đi.

Bước 4: Gửi dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế và lưu trữ

Gửi dữ liệu hóa đơn theo hình thức có mã hoặc không có mã tùy loại hình đăng ký. Lưu bản gốc, bảng đối soát sàn và biên bản xử lý sai lệch, nếu có, theo đúng thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán hiện hành.

Thực hiện đều đặn 4 bước trên mỗi kỳ giúp cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử không bị dồn việc vào cuối năm.

Sai sót thường gặp khi thực hiện cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử là gì?

Sai sót thường gặp gồm ghi doanh thu theo tiền về thay vì theo giá trị đơn hàng gốc, bỏ sót khoản sàn hỗ trợ freeship, và xuất hóa đơn trễ so với ngày giao hàng thành công. Cả ba lỗi đều khiến hóa đơn lệch với dữ liệu sàn gửi cơ quan thuế.

Ba lỗi trong bảng trên chiếm phần lớn các trường hợp cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

Ví dụ minh họa cho lỗi ghi doanh thu sai: chị Hằng bán mỹ phẩm trên TikTok Shop, doanh thu tháng phát sinh 250.000.000 đồng. Trong đó đơn thành công 240.000.000 đồng, đơn hoàn 10.000.000 đồng, sàn đã khấu trừ 3.600.000 đồng, tương đương 1,5% trên 240.000.000 đồng.

Cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử đúng trong trường hợp này là ghi nhận doanh thu 240.000.000 đồng, không phải 250.000.000 đồng và cũng không phải số tiền thực nhận sau khấu trừ.

Hộ kinh doanh và doanh nghiệp xử lý cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử khác nhau ở điểm nào?

Hộ kinh doanh thường xuất hóa đơn tổng hợp theo kỳ và đối chiếu với số sàn đã khấu trừ để xác định nghĩa vụ thuế còn lại. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai GTGT nên phải tách hóa đơn theo từng đơn hàng hoặc từng lô để khớp với báo cáo tài chính và giá vốn hàng bán.

Dù là hộ kinh doanh hay doanh nghiệp, nguyên tắc gốc của cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử vẫn là bám theo đơn hàng đã giao thành công, không bám theo tiền về tài khoản.

Khi doanh thu vượt ngưỡng quy định, hộ kinh doanh cần cân nhắc chuyển đổi lên doanh nghiệp để kiểm soát dòng tiền và chi phí tốt hơn. Tham khảo thêm Nghị định 68 về kê khai thuế hộ kinh doanh 2026 để nắm quy định áp dụng theo từng ngưỡng doanh thu.

Trước khi thực hiện cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử, người bán cần hoàn tất bước kê khai và nộp thuế sàn TMĐT cho hộ kinh doanh đúng kỳ để tránh chênh lệch khi đối chiếu.

Nếu hóa đơn điện tử đã xuất bị sai thông tin, người bán xử lý theo hướng dẫn tại xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Nguyên tắc điều chỉnh này áp dụng tương tự cho hóa đơn bán hàng qua sàn.

VAR eCOM đang đồng hành cùng hơn 500 doanh nghiệp và hộ kinh doanh TMĐT đa sàn, đã xử lý hơn 15.000 vấn đề chuyên sâu về kế toán sàn thương mại điện tử liên quan trực tiếp đến khâu đối soát và xuất hóa đơn. Đội ngũ áp dụng AI tự động hóa 95% khâu nhập liệu và phân loại doanh thu, giúp cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử của khách hàng luôn khớp với dữ liệu sàn gửi cơ quan thuế.

Ông Trần Thế Viên, CEO VAR eCOM, chia sẻ về vấn đề này:

> Tốc độ bán hàng tăng chóng mặt, nhưng hệ thống tài chính kế toán lại không theo kịp. Kế toán truyền thống không giải quyết triệt để những vấn đề đặc thù này.

Nếu cần chuẩn hóa toàn bộ quy trình, có thể tham khảo giải pháp xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp của VAR eCOM.

Người bán có thể tra cứu văn bản gốc tại Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế hoặc tìm toàn văn Nghị định, Thông tư tại Thư viện Pháp luật. Nội dung bài viết cập nhật theo quy định hiện hành tính đến tháng 9/2026.

Công cụ nào giúp tự động hóa cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử?

Công cụ giúp tự động hóa cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử thường kết nối API giữa sàn bán hàng, phần mềm kế toán và nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Kết nối này cho phép đối chiếu hàng nghìn đơn mỗi ngày mà không cần nhập tay từng dòng.

VAR eCOM vận hành cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử cho khách hàng trên nền tảng MISA ASP. Quy trình đối soát riêng giúp phát hiện chênh lệch giữa dữ liệu sàn và sổ sách trước khi hóa đơn được lập.

Toàn bộ dữ liệu vẫn thuộc về tài khoản MISA của khách hàng. Người bán có thể tự đăng nhập xem số liệu bất kỳ lúc nào, không phụ thuộc vào đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.

Thiếu công cụ đối soát tự động, cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử cho hàng nghìn đơn mỗi ngày gần như không thể làm thủ công chính xác.

Áp dụng cho từng sàn, cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử trên Shopee dựa vào báo cáo đơn hàng đã giao. Trên TikTok Shop, cách này dựa vào báo cáo thanh toán theo chu kỳ, còn trên Lazada dựa vào báo cáo đối soát COD cùng ví điện tử.

Checklist nhanh trước khi xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử

Trước khi thực hiện cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử mỗi kỳ, cần rà lại 5 điểm sau:

1. Đã tải đủ báo cáo bán hàng của tất cả các sàn đang hoạt động.
2. Đã loại bỏ đơn hủy, đơn hoàn khỏi danh sách tính hóa đơn.
3. Đã tách riêng phí hoa hồng, phí thanh toán, phí sàn hỗ trợ freeship.
4. Đã đối chiếu số liệu sàn khấu trừ với số nghĩa vụ thuế còn lại.
5. Đã lưu đủ chứng từ đối soát kèm hóa đơn đã xuất trong kỳ.

Bỏ qua một trong 5 điểm trên, cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử của kỳ đó gần như chắc chắn sẽ lệch với dữ liệu sàn khi đối chiếu cuối năm.

Câu hỏi thường gặp

Bán hàng trên TikTok Shop có phải tự xuất hóa đơn không?

Có. Sàn chỉ khấu trừ một phần nghĩa vụ thuế, không thay người bán thực hiện cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử của từng đơn hàng.

Đơn hàng hoàn, hủy có cần xuất hóa đơn không?

Đơn hàng đã hủy trước khi giao không cần xuất hóa đơn. Đơn hàng đã xuất hóa đơn rồi mới phát sinh hoàn thì phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng bản chất giao dịch.

Không thực hiện đúng cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử bị xử lý ra sao?

Sai sót về thời điểm hoặc giá trị hóa đơn có thể bị yêu cầu giải trình khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu từ sàn. Trường hợp nghiêm trọng, người bán bị truy thu và xử phạt chậm nộp theo quy định hiện hành.

Bán hàng trên nhiều sàn cùng lúc thì kê khai doanh thu ra sao?

Doanh thu từng sàn được cộng gộp để xác định tổng nghĩa vụ thuế trong kỳ. Số thuế các sàn đã khấu trừ được đối chiếu vào tổng nghĩa vụ, phần chênh lệch còn lại người bán tự kê khai bổ sung.

Bán hàng livestream trên TikTok Shop có cần xuất hóa đơn riêng không?

Có. Doanh thu livestream được tính chung vào doanh thu bán hàng trên sàn của tài khoản đó, áp dụng cùng cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử như các đơn hàng thông thường.

Bán hàng qua nhiều tài khoản trên cùng một sàn thì xử lý thế nào?

Mỗi tài khoản bán hàng cần được đối soát riêng trước khi gộp số liệu để xuất hóa đơn. Việc tách riêng này tránh nhầm lẫn giữa các mã shop khi thực hiện cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử và khi đối chiếu với cơ quan thuế.

Shop mới đăng ký bán hàng trên sàn có cần thực hiện ngay không?

Có. Ngay từ đơn hàng thành công đầu tiên, shop đã phải thực hiện đúng cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử, không có thời gian ân hạn.

Lời kết

Cách xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng sàn thương mại điện tử không quá phức tạp nếu người bán bám sát 4 bước cốt lõi:

• Đối chiếu đơn hàng

• Xác định giá trị tính thuế

• Lập và ký số hóa đơn

• Lưu trữ chứng từ hợp lệ

Thực tế, sai sót ở khâu xác định giá trị tính thuế chính là nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến việc doanh thu kê khai bị lệch so với dữ liệu sàn đối soát cùng cơ quan thuế.

Đối với hộ kinh doanh và doanh nghiệp TMĐT có doanh thu từ 15 tỷ đồng/năm trở lên, khối lượng đơn hàng mỗi kỳ là rất lớn. Việc kiểm soát thủ công bằng tay gần như bất khả thi và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Mọi sự chậm trễ trong việc chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn bán hàng đa sàn thường khiến chi phí khắc phục, xử lý chênh lệch về sau cao hơn gấp nhiều lần so với làm đúng ngay từ đầu.

Liên hệ ngay với VAR eCOM qua hotline 082.6868.007 để được rà soát miễn phí quy trình hiện tại. Đội ngũ chuyên gia sẽ tư vấn giải pháp xuất hóa đơn tự động, tối ưu và chuẩn chỉnh nhất theo đúng mô hình kinh doanh của shop.