Hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online là việc kế toán ghi nhận toàn bộ khoản chi cho Facebook Ads, Google Ads, TikTok Ads, Shopee Ads và booking KOC vào đúng tài khoản chi phí, kèm hồ sơ chứng từ hợp lệ để được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế.

Rất nhiều chủ shop online chi 600 triệu đến 1,5 tỷ đồng mỗi tháng cho quảng cáo và KOC, nhưng đến khi quyết toán mới phát hiện một phần lớn số tiền đó bị loại vì hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online sai tài khoản hoặc thiếu chứng từ khấu trừ.

Bài viết này hướng dẫn cách hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online chuẩn theo Thông tư 200 và Thông tư 133, điều kiện để chi phí koc được trừ khi quyết toán, và checklist chứng từ cần chuẩn bị ngay từ đầu.

Hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online là gì và gồm những khoản nào?

Hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online là việc ghi nhận toàn bộ khoản tiền chi cho hoạt động quảng bá sản phẩm lên đúng tài khoản kế toán. Khoản chi cần kèm chứng từ hợp lệ để được công nhận khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Đây là bước đầu tiên mọi kế toán TMĐT cần nắm khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online.

Khoản chi cần hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online thường gồm 4 nhóm. Đó là quảng cáo trên nền tảng nước ngoài (Facebook Ads, Google Ads, TikTok Ads), phí quảng cáo trong sàn thương mại điện tử (Shopee Ads, TikTok Shop Ads), chi phí booking KOL, KOC, và chi phí thiết kế, sản xuất nội dung. Bỏ sót một trong 4 nhóm này khiến việc hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online không phản ánh đúng thực tế chi tiêu.

Với shop TMĐT chi 600 triệu đến 1,5 tỷ đồng mỗi tháng cho quảng cáo và KOC, việc hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online sai tài khoản hoặc thiếu chứng từ có thể khiến hàng trăm triệu đồng bị loại ngay khi quyết toán. Rủi ro này tăng theo quy mô, vì shop càng lớn càng cần hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online chi tiết theo từng chiến dịch, từng sàn và từng KOC hợp tác.

Quy mô càng lớn, sai số khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online càng khó phát hiện nếu không rà soát định kỳ.

Nhiều kế toán mới làm TMĐT chưa quen hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online theo từng kênh riêng biệt, nên thường gộp chung mọi khoản chi vào một dòng, khiến báo cáo lãi gộp theo shop hoặc theo SKU bị sai lệch. Đây là lỗi phổ biến nhất khi mới bắt đầu hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cho shop đa kênh.

Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp tìm đến dịch vụ kế toán sàn thương mại điện tử chuyên biệt, thay vì tự hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online bằng kế toán nội bộ chưa quen với đặc thù đa kênh. Cách làm này dễ dẫn đến sai sót khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cho nhiều shop cùng lúc.

Hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online vào tài khoản nào theo Thông tư 200 và Thông tư 133?

Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online vào tài khoản 641, tiểu khoản 6417 hoặc 6418. Doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online gộp vào tài khoản 6421.

Điểm khác biệt khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online giữa hai chế độ nằm ở cách tách chi phí theo từng kênh bán hàng. Shop TMĐT thường chạy quảng cáo song song trên nhiều nền tảng và cần theo dõi hiệu quả từng kênh riêng biệt khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online.

Bảng phân loại tài khoản dùng để hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online theo hai chế độ kế toán phổ biến nhất.

Bảng trên là căn cứ đầu tiên để hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online đúng chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng, tránh tình trạng ghi nhầm giữa TK 641 và TK 6421.

Muốn nắm chi tiết cách ghi Nợ, Có và các bút toán liên quan, có thể tham khảo thêm hướng dẫn hạch toán tài khoản 641. Bài viết đó áp dụng đúng cách hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cho từng khoản chi phát sinh trong tháng.

Cách hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cho Facebook, Google, TikTok Shop và KOC?

Mỗi kênh quảng cáo có một điểm cần lưu ý riêng khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online, vì bản chất giao dịch, đối tác thanh toán và loại chứng từ nhận được không giống nhau. Bốn nhóm dưới đây là cách hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online phổ biến nhất với shop TMĐT tại Việt Nam, áp dụng được cho cả hộ kinh doanh lẫn công ty.

1. Facebook Ads, Google Ads, TikTok Ads (nhà thầu nước ngoài): Khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cho nhóm này, ghi Nợ TK 641/6421, Nợ TK 133 nếu được khấu trừ thuế nhà thầu, Có TK 112 hoặc TK 3338. Vì nền tảng nước ngoài không xuất hóa đơn đỏ Việt Nam, doanh nghiệp phải tự kê khai và nộp thay thuế nhà thầu trước khi được tính chi phí.

2. Shopee Ads, TikTok Shop Ads (phí trong sàn): Ghi Nợ TK 641/6421, Có TK 131 nếu trừ trực tiếp vào tiền bán hàng, hoặc Có TK 112. Khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cho kênh này, cần tách riêng khỏi phí hoa hồng sàn để không làm sai lệch báo cáo lãi gộp theo từng SKU.

3. Booking KOL, KOC review sản phẩm: Nếu KOC là cá nhân, ghi Nợ TK 641/6421, Có TK 111/112, đồng thời Có TK 3335 phần thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ. Nếu KOC hoạt động qua công ty, tổ chức, ghi nhận theo hóa đơn giá trị gia tăng như một nhà cung cấp dịch vụ thông thường, đây là điểm dễ nhầm nhất khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cho nhóm KOC.

4. Chi phí thiết kế, sản xuất nội dung quảng cáo: Ghi Nợ TK 641/6421, Có TK 331 nếu mua ngoài, hoặc Có TK 334 nếu do nhân sự nội bộ thực hiện và được phân bổ chi phí lương tương ứng.

Khoản này cũng thuộc phạm vi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online mà kế toán cần theo dõi riêng, tuy nhỏ nhưng vẫn phải ghi nhận đầy đủ để không bỏ sót chi phí thực tế. Nhiều shop quên hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cho nhóm thiết kế nội bộ này.

Bốn nhóm bút toán trên là khung chuẩn để hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cho hầu hết shop TMĐT đang chạy đa kênh, đa sàn tại Việt Nam hiện nay. Áp dụng đúng khung này ngay từ tháng đầu tiên giúp việc hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online không phải sửa lại về sau.

Điều kiện để chi phí koc được trừ khi quyết toán là gì?

Chi phí koc được trừ khi quyết toán nếu đáp ứng đồng thời 3 điều kiện: có hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng khoán việc, thanh toán không dùng tiền mặt qua tài khoản ngân hàng, và đã khấu trừ đúng thuế thu nhập cá nhân theo quy định. Đây cũng là 3 điều kiện gốc để hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cho mọi khoản chi KOC, dù chi qua ngân hàng hay ví điện tử.

Đây là căn cứ đầu tiên cơ quan thuế kiểm tra khi rà soát cách hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online của doanh nghiệp.

Ba điều kiện này áp dụng khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cho cả KOC hoạt động độc lập lẫn KOC ký qua công ty quản lý, chỉ khác nhau ở loại chứng từ đi kèm hợp đồng. Thiếu một trong ba điều kiện, việc hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cho khoản KOC đó coi như không hợp lệ.

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, khoản đã hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online và chi phí marketing được tính là chi phí được trừ khi có đầy đủ hồ sơ chứng minh và khoản thanh toán hợp lệ. Quy định này không phân biệt hình thức quảng cáo online hay offline, miễn là doanh nghiệp hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online đúng thời điểm phát sinh.

> Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập cho cá nhân không ký hợp đồng lao động, nếu mỗi lần chi trả từ 2 triệu đồng trở lên, phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân trước khi thanh toán.

Với KOC hoạt động qua công ty, tổ chức, doanh nghiệp cần lấy hóa đơn giá trị gia tăng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thay vì hợp đồng cá nhân. Bản chất giao dịch lúc này là mua dịch vụ từ một pháp nhân, không còn thuộc phạm vi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cho cá nhân nữa.

Nhầm lẫn hai trường hợp này là lỗi khiến nhiều doanh nghiệp hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online sai ngay từ bút toán đầu tiên. Phân biệt đúng hai trường hợp này là điều kiện tiên quyết để hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online chính xác.

Chứng từ chi phí booking koc hợp lệ gồm những gì?

Bộ chứng từ cần có để hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cho khoản booking koc hợp lệ tối thiểu gồm 5 loại giấy tờ, thiếu bất kỳ loại nào cũng làm tăng rủi ro bị loại chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra. Danh sách dưới đây nên được chuẩn hóa thành quy trình hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cố định cho mọi lần booking.

1. Hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng khoán việc, ghi rõ nội dung công việc, thời gian thực hiện và mức phí.
2. Sản phẩm nghiệm thu thực tế: link bài đăng, video, story kèm ảnh chụp màn hình lượt xem, tương tác.
3. Biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận hoàn thành công việc giữa hai bên.
4. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, ví dụ ủy nhiệm chi hoặc sao kê chuyển khoản ngân hàng.
5. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 10%, hoặc hóa đơn giá trị gia tăng nếu KOC làm việc qua công ty.

Thiếu biên bản nghiệm thu là lỗi phổ biến nhất khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cho khoản booking KOC, vì nhiều shop chỉ lưu hóa đơn chuyển khoản mà quên giữ lại bằng chứng nội dung KOC đã đăng. Lỗi nhỏ này khiến cả quá trình hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online mất giá trị pháp lý.

Chuẩn bị đủ 5 loại chứng từ này ngay từ đầu giúp việc hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online diễn ra suôn sẻ, không phải bổ sung giấy tờ gấp gáp khi kiểm tra quyết toán. Đây cũng là cách hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online an toàn nhất khi làm việc với nhiều KOC cùng lúc.

Chi phí koc không có hợp đồng có được trừ không?

Chi phí koc không có hợp đồng thường không được trừ khi quyết toán, vì cơ quan thuế không có căn cứ xác định đây là giao dịch mua dịch vụ hợp pháp thay vì một khoản chi không rõ mục đích. Vì vậy, không thể hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cho khoản này, dù kế toán có muốn ghi nhận cách hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online thế nào đi nữa.

Thực tế, VAR eCOM từng ghi nhận trường hợp một shop online chi khoảng 100 triệu đồng thuê KOC review sản phẩm trong một chiến dịch. Shop này không báo cho bộ phận kế toán kịp thời nên không có hợp đồng, không có chứng từ khấu trừ thuế.

Điều đó khiến việc hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cho khoản này gần như bất khả thi. Câu chuyện này lặp lại ở nhiều shop chưa có quy trình hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online rõ ràng.

Kết quả là toàn bộ khoản chi 100 triệu đồng đó bị loại khỏi chi phí được trừ. Số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp vì vậy tăng thêm đáng kể so với dự tính ban đầu. Đây vốn là một khoản chi thật cho hoạt động bán hàng, và lẽ ra hoàn toàn có thể hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online nếu chuẩn bị đúng hồ sơ từ đầu.

Bài học ở đây là hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online không thể chờ đến cuối năm mới làm.

Một nguyên tắc cần nhớ khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online: dù chi trả từng lần cho KOC chỉ 2 đến 3 triệu đồng mỗi video, nếu lặp lại nhiều lần trong tháng mà không có hợp đồng khung, tổng chi phí cả năm vẫn có thể lên tới hàng trăm triệu đồng. Toàn bộ số đó đều nằm trong vùng rủi ro bị loại.

Đây là lý do doanh nghiệp nên rà soát cách hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online theo quý thay vì để dồn đến cuối năm.

Vì sao chi phí booking koc bị loại khi quyết toán thuế?

Chi phí booking koc bị loại khi quyết toán thuế chủ yếu do 4 lỗi lặp lại khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online. Đó là thiếu hợp đồng, thanh toán bằng tiền mặt, không khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, và chia nhỏ khoản chi dưới 2 triệu đồng để né nghĩa vụ khấu trừ. Cả 4 lỗi đều làm sai lệch cách hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online chuẩn.

Lỗi chia nhỏ khoản chi là lỗi tinh vi nhất khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online. Nhiều shop cố tình tách một khoản chi 5 triệu đồng thành nhiều lần chuyển khoản dưới 2 triệu đồng, trong khi bản chất đây vẫn là một giao dịch với cùng một cá nhân trong cùng một đợt booking. Cơ quan thuế xem xét bản chất giao dịch, không xem xét cách hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online đã được chia nhỏ trên sổ sách.

Ngoài ra, việc bộ phận marketing tự chi tiền cho KOC mà không thông báo kịp thời cho kế toán cũng là nguyên nhân phổ biến khiến khoản chi có thật nhưng không có chứng từ để hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online đúng thời điểm phát sinh.

Phối hợp chặt giữa marketing và kế toán giúp hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online kịp thời hơn, và giúp tránh bỏ sót chứng từ khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online mỗi tháng.

Khi số liệu bị bỏ sót đến cuối năm mới phát hiện, doanh nghiệp gần như không còn cách nào bổ sung chứng từ hợp lệ, vì hợp đồng và biên bản nghiệm thu cần được lập ngay tại thời điểm phát sinh. Không thể hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online hồi tố bằng giấy tờ lập sau, đây là nguyên tắc bất di bất dịch khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online cho mọi loại chứng từ.

VAR eCOM giúp doanh nghiệp TMĐT hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online và KOC như thế nào?

VAR eCOM xây dựng bộ hồ sơ bảo vệ 6 nhóm chi phí cho doanh nghiệp TMĐT. Trong đó, việc hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online và booking KOL, KOC là một trong những nhóm rủi ro cao nhất, vì thường phát sinh qua chuyển khoản cá nhân, không hợp đồng. VAR eCOM xác định đây là nhóm cần chuẩn hóa cách hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online sớm nhất khi bắt đầu hợp tác.

Việc cần làm là chuẩn hóa quy trình hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online ngay từ khi phát sinh chi phí. Mỗi lần booking KOC đều có mẫu hợp đồng sẵn, quy trình khấu trừ thuế tự động, và bộ chứng từ được lưu trữ tập trung để không bị động khi quyết toán.

VAR eCOM triển khai quy trình hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online này trên hệ thống MISA ASP riêng của từng khách hàng. Doanh nghiệp tự xem số liệu bất kỳ lúc nào, đồng thời có người phản hồi trong 24 giờ khi phát sinh khoản chi phí cần xử lý gấp. Toàn bộ dữ liệu hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online đều nằm trên tài khoản của chính doanh nghiệp, không bị giữ lại khi kết thúc hợp đồng.

Nhờ vậy, thay vì đợi đến cuối năm mới biết khoản nào bị loại, doanh nghiệp kiểm soát được rủi ro ngay từ tháng phát sinh chi phí, đúng với cách hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online mà cơ quan thuế chấp nhận. VAR eCOM gọi đây là cách hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online chủ động, thay vì xử lý bị động khi đã quá muộn.

Câu hỏi thường gặp

Chi phí quảng cáo trên sàn TMĐT khác gì so với Facebook, Google khi hạch toán?

Chi phí quảng cáo trên sàn TMĐT như Shopee Ads, TikTok Shop Ads thường bị trừ trực tiếp vào tiền bán hàng nhận về, trong khi Facebook Ads, Google Ads phải thanh toán riêng qua thẻ hoặc chuyển khoản. Vì vậy khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online, hai nhóm này cần theo hai luồng chứng từ khác nhau để không làm sai doanh thu thực nhận.

Tách đúng hai luồng ngay từ đầu giúp việc hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online không bị nhầm với phí hoa hồng sàn.

Chi trả cho KOC dưới 2 triệu đồng có phải khấu trừ thuế TNCN không?

Theo quy định hiện hành, mỗi lần chi trả dưới 2 triệu đồng cho cá nhân không ký hợp đồng lao động thì chưa bắt buộc khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên nếu cùng một KOC nhận nhiều lần chi trả nhỏ trong thời gian ngắn, cơ quan thuế có thể xem đây là hành vi chia nhỏ để né nghĩa vụ khấu trừ khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online.

Kế toán nên gộp các lần chi trả cho cùng một KOC để hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online đúng bản chất giao dịch, thay vì theo từng chứng từ rời rạc.

Hộ kinh doanh có được tính chi phí quảng cáo khi tính thuế không?

Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai vẫn phải hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online hợp lý vào sổ chi phí nếu có chứng từ thanh toán rõ ràng, tương tự nguyên tắc áp dụng cho doanh nghiệp. Hộ kinh doanh nộp thuế khoán không cần khai chi phí vì mức thuế đã được ấn định theo doanh thu, nên cũng không cần hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online theo tài khoản kép.

Chi phí quảng cáo không có hóa đơn đỏ có bị loại hoàn toàn không?

Không hẳn. Với các nền tảng nước ngoài như Facebook, Google, doanh nghiệp không thể có hóa đơn đỏ Việt Nam. Nhưng vẫn được tính chi phí nếu có hợp đồng, sao kê thanh toán và đã khai nộp thay thuế nhà thầu, đây là cách hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online phổ biến nhất cho nhóm nền tảng nước ngoài.

Chi tiết về nhóm chi phí này khi hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online có thể xem thêm tại khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Nắm chắc cách hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online, chuẩn bị đủ 5 loại chứng từ cho từng khoản booking KOC, và tách bạch rõ chi phí theo từng kênh sẽ giúp doanh nghiệp TMĐT giữ trọn số tiền đã chi khi quyết toán thuế cuối năm. Tóm lại, hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online đúng ngay từ đầu luôn an toàn hơn nhiều so với việc bổ sung chứng từ sau khi bị truy thu.

Nếu cần rà soát lại toàn bộ hồ sơ đã hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online của nhiều tháng trước, có thể tham khảo thêm quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để biết loại giấy tờ nào cơ quan thuế chấp nhận.

Ngoài ra, có thể theo dõi hướng dẫn cập nhật tại Tổng cục Thuế và tra cứu văn bản pháp luật liên quan tại Thư viện Pháp luật. Nội dung trên được cập nhật tháng 9/2026 và mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn hạch toán chi phí quảng cáo bán hàng online chuyên sâu cho từng trường hợp cụ thể.