Hóa đơn máy tính tiền là hóa đơn điện tử lập từ hệ thống tính tiền của người bán, có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. Kế toán công ty xuất hóa đơn điện tử thường cho đơn TikTok Shop, Shopee thay vì hóa đơn máy tính tiền có bị sai không?
Thường là không, nếu công ty đã đăng ký hóa đơn có mã hoặc không mã theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2026. Bài này nêu căn cứ, bảng ghi từng ô của 2 loại hóa đơn và các ngoại lệ về đa sàn, hàng trả, khách lẻ.
Công ty xuất hóa đơn điện tử thường thay cho hóa đơn máy tính tiền có sao không?
Tùy trường hợp, nhưng thường là không sao nếu công ty đã đăng ký hóa đơn điện tử có mã hoặc không mã của cơ quan thuế. Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép đơn vị đã đăng ký một trong 2 hình thức này không phải đăng ký thêm hóa đơn máy tính tiền. Rủi ro chỉ xuất hiện khi công ty thuộc diện bắt buộc dùng hóa đơn máy tính tiền mà chưa đăng ký hình thức hóa đơn nào phù hợp.
Câu hỏi này đến từ một kế toán công ty đang xuất hóa đơn điện tử thường cho các đơn hàng TikTok Shop và Shopee. Bạn ấy lo rằng hóa đơn ấy không phải hóa đơn máy tính tiền thì có bị coi là sai hình thức hay không.
Để trả lời chắc, cần xét 3 việc theo thứ tự. Việc đầu tiên là công ty đang đăng ký hóa đơn có mã, không mã hay hóa đơn máy tính tiền trên cổng thuế.
Việc thứ hai là công ty có thuộc nhóm bán trực tiếp đến người tiêu dùng mà Nghị định 254/2026/NĐ-CP buộc dùng hóa đơn máy tính tiền hay không. Việc thứ ba là hóa đơn máy tính tiền hoặc hóa đơn thường đã lập có đúng nội dung và đúng thời điểm hay chưa.
Trong bài này, hóa đơn máy tính tiền được hiểu theo đúng nghĩa của văn bản. Đó là hóa đơn lập từ hệ thống tính tiền, có kết nối chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế. Hóa đơn in ra từ một máy bán hàng bất kỳ thì chưa chắc đã là loại này.
Tên gọi dân gian và tên trong văn bản cùng chỉ một việc. Dân kế toán hay gõ “hóa đơn máy tính tiền”. Nghị định 254/2026/NĐ-CP gọi là “hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế”.
Căn cứ pháp lý nào quy định hóa đơn máy tính tiền?
Căn cứ quy định hóa đơn máy tính tiền là Điều 6, Điều 8 và Điều 10 của Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2026. Nghị định này ban hành ngày 30 tháng 6 năm 2026. Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn thêm về đăng ký và xử lý hóa đơn, cũng áp dụng từ ngày 01 tháng 7 năm 2026.
> Quy định tại Điều 6 khoản 1 điểm c Nghị định 254/2026/NĐ-CP: nhóm bán hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
Điều 6 khoản 1 chia đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thành các nhóm. Điểm a nói về hóa đơn có mã của cơ quan thuế, là hình thức mặc định cho tổ chức kinh tế.
Điểm b cho phép nhóm doanh nghiệp có phần mềm đáp ứng điều kiện được dùng hóa đơn không có mã. Nhóm này gồm cả kinh doanh thương mại điện tử, siêu thị, thương mại.
Điểm c buộc nhóm bán trực tiếp đến người tiêu dùng dùng hóa đơn máy tính tiền. Danh sách trong điểm này gồm trung tâm thương mại, siêu thị, ăn uống, nhà hàng, khách sạn và một số dịch vụ cá nhân. Ngành bán lẻ cũng thuộc danh sách, trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác.
Điểm mấu chốt nằm ở đoạn ngay sau điểm c. Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh đã đăng ký hóa đơn điện tử theo điểm a hoặc điểm b thì không bắt buộc đăng ký hóa đơn máy tính tiền.
Với hộ kinh doanh, Điều 6 khoản 1 điểm d nêu thêm một mốc riêng. Doanh thu năm trên 1 tỷ đồng thì phải áp dụng hóa đơn có mã hoặc hóa đơn máy tính tiền có kết nối dữ liệu.
Việc đăng ký và thay đổi nội dung đăng ký được quy định tại Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Muốn chuyển từ hóa đơn thường sang hóa đơn máy tính tiền, hoặc ngược lại, công ty làm thủ tục thay đổi này trên cổng thuế.
Nguồn tra cứu chính thức để đối chiếu quy định về hóa đơn máy tính tiền là Cổng thông tin Chính phủ và Tổng cục Thuế. Hai trang này dùng để người đọc tra thêm, còn nội dung trong bài lấy từ văn bản đã đối chiếu.
Ghi hóa đơn máy tính tiền và hóa đơn thường cho đơn TikTok Shop, Shopee thế nào?
Hóa đơn máy tính tiền và hóa đơn thường khác nhau chủ yếu ở thông tin người mua, chữ ký số và cách ghi thuế. Điều 10 khoản 1 quy định nội dung hóa đơn thường, còn Điều 10 khoản 4 quy định riêng nội dung hóa đơn máy tính tiền. Bảng dưới đây chỉ rõ từng ô ghi gì trên hóa đơn máy tính tiền và hóa đơn thường, ô nào có thể để trống.
| Nội dung trên hóa đơn | Hóa đơn điện tử thường (có mã, không mã) | Hóa đơn máy tính tiền |
|---|---|---|
| Người bán | Tên, địa chỉ, mã số thuế | Tên, địa chỉ, mã số thuế |
| Người mua | Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh | Chỉ ghi nếu người mua yêu cầu: tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh hoặc số điện thoại |
| Hàng hóa | Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền | Tên, đơn giá, số lượng, giá thanh toán |
| Thuế GTGT | Ghi thuế suất, tiền thuế theo từng mức | Chỉ ghi chi tiết nếu tổ chức nộp thuế theo phương pháp khấu trừ |
| Chữ ký số | Có chữ ký người bán, thời điểm ký số | Không bắt buộc có chữ ký số |
| Mã cơ quan thuế | Có với hóa đơn có mã | Mã hoặc dữ liệu để người mua truy xuất |
Với đơn sàn, ô khác biệt đáng chú ý nhất của hóa đơn máy tính tiền là thông tin người mua. Người mua trên TikTok Shop hoặc Shopee thường là cá nhân. Hóa đơn máy tính tiền cho phép bỏ trống tên, địa chỉ khi người mua không yêu cầu.
Hóa đơn thường thì khác hóa đơn máy tính tiền ở điểm này. Điều 10 khoản 1 điểm d yêu cầu ghi tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh của người mua.
Điều 10 khoản 3 dẫn tới Phụ lục của Nghị định về các trường hợp không nhất thiết đầy đủ nội dung. Công ty cần mở phụ lục để biết đơn nào được ghi gọn.
Thời điểm lập hóa đơn máy tính tiền không khác hóa đơn thường. Điều 9 khoản 1 quy định thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua. Không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
Giao hàng nhiều lần thì mỗi lần giao đều phải lập hóa đơn tương ứng, theo Điều 9 khoản 3. Với đơn sàn, kế toán nên đối chiếu ngày giao thành công trên dữ liệu sàn với ngày lập hóa đơn trước khi chốt kỳ.
Quy trình thực tế khi chọn hóa đơn máy tính tiền hay hóa đơn thường cho đơn sàn gồm 4 bước:
- Mở cổng thuế, kiểm tra công ty đang đăng ký hóa đơn có mã, không mã hay hóa đơn máy tính tiền.
- Đối chiếu danh sách đơn giao thành công trong kỳ với dữ liệu sàn trước khi lập hóa đơn máy tính tiền hoặc hóa đơn thường.
- Lập hóa đơn máy tính tiền hoặc hóa đơn thường theo thời điểm chuyển giao hàng cho người mua.
- Ghi thông tin người mua trên hóa đơn máy tính tiền hoặc hóa đơn thường theo yêu cầu của từng đơn, rồi lưu dữ liệu để đối soát.
Hạch toán và kê khai hóa đơn máy tính tiền vào đâu?
Dùng hóa đơn máy tính tiền không làm thay đổi bản chất bút toán doanh thu. Doanh thu bán hàng vẫn ghi nhận theo nghiệp vụ bán hàng thực tế, dù chứng từ là hóa đơn thường hay hóa đơn máy tính tiền. Số tài khoản cụ thể phụ thuộc chế độ kế toán công ty đang áp dụng, nên bài này không chốt số tài khoản `[chưa rõ]`.
Điều 8 khoản 9 điểm c nói về khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn máy tính tiền. Hóa đơn này phải tra được trên Hệ thống thông tin quản lý thuế. Khoản chi này được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Nghĩa là hóa đơn máy tính tiền không phải là loại hóa đơn kém giá trị hơn. Nếu công ty mua hàng và nhận được hóa đơn này, kế toán vẫn tra cứu được và vẫn tính vào chi phí hợp lệ như hóa đơn thường.
Điều 8 khoản 9 điểm b còn cho biết hóa đơn máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số. Vì vậy khi nhận hóa đơn máy tính tiền, kế toán không nên loại hồ sơ chỉ vì thiếu chữ ký số trên bản thể hiện.
Về kê khai, dữ liệu hóa đơn máy tính tiền đã lập là cơ sở đối chiếu với tờ khai. Công ty cần giữ 3 nguồn khớp nhau: dữ liệu sàn, dữ liệu hóa đơn máy tính tiền hoặc hóa đơn thường, và sổ kế toán. Cơ quan thuế có dữ liệu hóa đơn gửi về để so sánh.
Muốn so sánh hóa đơn có mã với hóa đơn máy tính tiền cho shop bán sàn, xem bài hóa đơn có mã hay máy tính tiền.
Trường hợp nào hóa đơn máy tính tiền khác đi: đa sàn, hàng trả, khách lẻ?
Có 4 trường hợp khiến kết luận về hóa đơn máy tính tiền đổi hướng: bán lẻ trực tiếp, đa sàn, hàng trả và khách lẻ. Mỗi trường hợp cần xét riêng, không áp một đáp án chung cho mọi đơn sàn.
Trường hợp thứ nhất là công ty bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng chưa đăng ký hình thức nào theo điểm a hoặc điểm b. Khi đó Điều 6 khoản 1 điểm c đưa công ty vào nhóm phải dùng hóa đơn máy tính tiền.
Bán qua sàn có thuộc diện dùng hóa đơn máy tính tiền hay không thì văn bản chưa nêu riêng. Văn bản chỉ liệt kê ngành “bán lẻ” theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Phần này `[chưa rõ]`, cần hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc người chuyên môn trước khi kết luận cho từng công ty.
Trường hợp thứ hai là đa sàn. Công ty bán đồng thời trên TikTok Shop, Shopee và website vẫn dùng chung một hình thức hóa đơn đã đăng ký.
Hình thức đó thường là hóa đơn thường hoặc hóa đơn máy tính tiền, không đăng ký riêng theo từng sàn. Điều cần làm là gom dữ liệu đơn giao thành công của từng sàn rồi lập hóa đơn theo cùng nguyên tắc.
Điều 9 khoản 4 điểm a cho phép dịch vụ thương mại điện tử lập hóa đơn khi hoàn thành đối soát. Thời hạn chậm nhất là ngày 07 của tháng sau, hoặc 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Đây là hóa đơn sàn lập cho người bán, không phải hóa đơn người bán lập cho khách.
Trường hợp thứ ba là hàng trả lại. Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định cách xử lý hóa đơn đã lập. Hóa đơn máy tính tiền lập sai thì người bán lập hóa đơn thay thế.
Hướng dẫn chi tiết cho đơn hoàn nằm trong bài hàng hoàn trên sàn TMĐT có phải xuất hóa đơn không.
Trường hợp thứ tư là khách lẻ không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin. Với hóa đơn máy tính tiền, thông tin người mua chỉ ghi khi người mua yêu cầu, theo Điều 10 khoản 4 điểm b. Với hóa đơn thường, kế toán cần mở Phụ lục để xác định trường hợp được ghi gọn.
Khi xử lý hồ sơ hóa đơn cho nhà bán đa sàn, VAR eCOM ghi nhận lỗi hay gặp nhất không nằm ở loại hóa đơn máy tính tiền hay hóa đơn thường. Lỗi nằm ở việc chưa đối chiếu hình thức đã đăng ký trên cổng thuế với hình thức đang dùng để xuất hóa đơn. Bước kiểm tra này mất vài phút nhưng tránh được việc phải lập lại hóa đơn.
Bài xuất hóa đơn bán hàng TikTok Shop hướng dẫn xuất hóa đơn máy tính tiền hoặc hóa đơn thường từng bước cho đơn TikTok Shop. Còn thời điểm lập hóa đơn theo từng mốc được tổng hợp tại bài thời điểm xuất hóa đơn.
Câu hỏi thường gặp về hóa đơn máy tính tiền
Dạ anh chị ơi em kê toán công ty xuất hoá đơn điện tử thường cho các đơn hàng tiktok shoppe không phải hoá đơn điện tử từ máy tính tiền có sao không ạ.
Thường là không sao nếu công ty đã đăng ký hóa đơn có mã hoặc không mã của cơ quan thuế. Điều 6 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép đơn vị đã đăng ký 2 hình thức này không bắt buộc đăng ký hóa đơn máy tính tiền. Bạn cần mở cổng thuế kiểm tra công ty đã đăng ký hình thức nào.
Hóa đơn máy tính tiền có bắt buộc cho mọi công ty bán trên sàn không?
Không, hóa đơn máy tính tiền chỉ bắt buộc với nhóm bán trực tiếp đến người tiêu dùng chưa đăng ký hình thức khác. Điều 6 khoản 1 điểm c quy định nhóm này dùng hóa đơn máy tính tiền. Đoạn ngay sau cho phép miễn nếu đã đăng ký theo điểm a hoặc điểm b.
Bán qua sàn có thuộc nhóm bán lẻ trực tiếp hay không cần hỏi thêm cơ quan thuế.
Hóa đơn máy tính tiền có cần chữ ký số không?
Hóa đơn máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số. Điều 8 khoản 9 điểm b Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số. Hóa đơn thường thì có chữ ký và thời điểm ký số theo Điều 10 khoản 1.
Mua hàng nhận hóa đơn máy tính tiền có được tính chi phí không?
Có, hóa đơn máy tính tiền được tính chi phí nếu tra cứu được trên Hệ thống thông tin quản lý thuế. Điều 8 khoản 9 điểm c xác định khoản chi này là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế. Kế toán vẫn cần kiểm tra các điều kiện khác của khoản chi.
Muốn đổi sang hóa đơn máy tính tiền thì làm thế nào?
Thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên cổng thuế. Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định việc đăng ký và thay đổi nội dung đăng ký. Công ty cần chuẩn bị hệ thống tính tiền có khả năng kết nối dữ liệu với cơ quan thuế trước khi đổi sang hóa đơn máy tính tiền.
Kết luận: hóa đơn máy tính tiền không bắt buộc nếu đã đăng ký hình thức khác
Căn cứ cần nhớ về hóa đơn máy tính tiền gồm 3 điểm.
Điều 6 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP miễn hóa đơn máy tính tiền cho đơn vị đã đăng ký hóa đơn có mã hoặc không mã. Điều 10 khoản 4 quy định nội dung riêng của hóa đơn máy tính tiền. Điều 8 khoản 9 xác nhận hóa đơn máy tính tiền hợp pháp và không bắt buộc chữ ký số.
Theo cách làm của VAR eCOM khi rà hồ sơ khách bán đa sàn, bước đầu tiên là mở cổng thuế xem hình thức hóa đơn đã đăng ký. Sau đó mới đối chiếu từng đơn.
Hộ kinh doanh cần nhớ mốc doanh thu năm trên 1 tỷ đồng theo Điều 6 khoản 1 điểm d.
Kế toán nên kiểm tra hình thức đã đăng ký, thời điểm lập và thông tin người mua trước khi chốt kỳ. Phần chưa rõ về việc bán qua sàn có thuộc nhóm bán lẻ trực tiếp cần được người chuyên môn hoặc cơ quan thuế xác nhận. Bạn có thể đọc thêm bài hóa đơn máy tính tiền cho shop bán sàn và bài xuất hóa đơn bán hàng TikTok Shop để đối chiếu thao tác.
