Điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn là thủ tục lập hóa đơn bổ sung nhằm sửa đổi sai sót hoặc ghi giảm giá trị đơn hàng online. Việc điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn giúp số liệu kế toán khớp hoàn toàn với báo cáo đối soát từ sàn Shopee hay TikTok Shop. Cập nhật tháng 9/2026, VAR eCOM hướng dẫn bạn toàn bộ quy trình xử lý chuẩn mực nhất.
Điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn là gì?
Điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn là nghiệp vụ lập hóa đơn mới nhằm đính chính sai sót số liệu cho hóa đơn gốc đã xuất. Thủ tục điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn áp dụng khi đơn hàng bị hoàn trả hoặc nhầm lẫn thông tin. Nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu kế toán và bảo vệ chi phí hợp lý.
Trong kinh doanh trực tuyến, việc phát sinh đơn hủy hoặc trả hàng diễn ra rất thường xuyên. Nếu kế toán không nắm chắc nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn, chủ shop sẽ phải nộp thuế trên doanh thu ảo.
Việc thực hiện điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn kịp thời sẽ loại bỏ hoàn toàn các rủi ro này. Đồng thời, thao tác điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn giúp số liệu thuế luôn khớp với sao kê ngân hàng.
Khái niệm theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Căn cứ quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có sai sót phải được xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế. Bản chất việc điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn là ghi nhận số tiền chênh lệch tăng hoặc giảm so với ban đầu.
Nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn giữ nguyên tính liên tục của chứng từ gốc. Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ mẫu số, ký hiệu và ngày tháng của hóa đơn cần sửa.
Thao tác điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn đòi hỏi kế toán đối soát kỹ sao kê thực tế từ sàn TMĐT. Quy trình điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn phải tuân thủ nghiêm ngặt chuẩn kỹ thuật truyền nhận của Tổng cục Thuế.
Các trường hợp bắt buộc phải điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn
Có 3 trường hợp điển hình buộc người bán phải tiến hành điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn:
- Khách bấm trả hàng hoàn tiền sau khi đơn đã giao thành công và shop đã xuất hóa đơn điện tử.
- Kế toán xuất nhầm thuế suất hoặc sai số tiền khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn.
- Khách mua lẻ yêu cầu bổ sung mã số thuế sau khi đơn hàng đã hoàn tất xuất hóa đơn thông thường.
Trong các tình huống trên, việc điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn giúp số liệu thuế luôn chuẩn xác. Thao tác điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn đảm bảo tính minh bạch cho sổ sách kế toán.
Bạn có thể tham khảo thêm quy trình kế toán sàn thương mại điện tử để đồng bộ dữ liệu tự động. Nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn cần được theo dõi sát sao từng ngày.
Quy định điều chỉnh hóa đơn sai thông tin người mua trên sàn thế nào?
Quy định điều chỉnh hóa đơn sai thông tin người mua trên sàn được phân loại cụ thể theo từng nhóm lỗi. Nếu chỉ sai tên hoặc địa chỉ nhưng đúng mã số thuế, người bán chỉ nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT mà không cần lập hóa đơn mới. Trường hợp sai mã số thuế hoặc tiền hàng thì bắt buộc phải điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn theo quy định.
Người mua trên Shopee hay TikTok Shop thường không cập nhật thông tin doanh nghiệp khi đặt hàng. Đến khi nhận xong kiện hàng, họ mới liên hệ yêu cầu sửa lại hóa đơn công ty.
Kế toán cần phân biệt rõ từng trường hợp để áp dụng đúng quy định hiện hành. Việc áp dụng chuẩn xác thủ tục điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn sẽ tránh được rủi ro bị cơ quan thuế xử phạt.
Sai tên địa chỉ khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn
Theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sai sót về tên hoặc địa chỉ xử lý rất thuận tiện. Người bán gửi thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT lên cơ quan thuế và gửi thông tin cho người mua.
Trường hợp này không cần lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn mới. Quy trình này giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian vận hành.
Thao tác điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn đối với tên địa chỉ không làm thay đổi nghĩa vụ thuế. Kế toán chỉ cần lưu lại chứng từ đối soát nội bộ để giải trình khi quyết toán.
Sai mã số thuế khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn
Trường hợp sai mã số thuế sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền khấu trừ thuế của bên mua. Người bán bắt buộc phải thực hiện thủ tục điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn hoặc xuất hóa đơn thay thế.
Việc hoàn tất điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn giúp bên mua kê khai thuế hợp pháp. Quá trình điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn phải phản ánh đúng mã số thuế hợp lệ của doanh nghiệp người mua.
> Quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh cho hóa đơn gốc.
Bạn đọc có thể tham khảo cẩm nang lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh theo TT 78 & NĐ 123 để nắm vững thao tác. Nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn sẽ giúp doanh nghiệp xử lý trơn tru mọi vướng mắc phát sinh.
Xuất hóa đơn sai cho khách trên shopee xử lý thế nào khi có đơn hoàn trả?
Xuất hóa đơn sai cho khách trên shopee xử lý thế nào khi đơn hàng bị hoàn trả là lập hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu. Người bán căn cứ vào mã vận đơn và sao kê từ Seller Center để làm căn cứ hợp pháp. Việc kịp thời điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn giúp shop không bị tính thuế trên các đơn hàng không thu được tiền.
Tỷ lệ hoàn trả trên các sàn online hiện nay dao động phổ biến từ 8% đến 25%. Nếu không theo dõi để điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn, chủ shop sẽ bị thất thoát dòng tiền lớn.
Thao tác điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn cho đơn hoàn phải được thực hiện chuẩn chỉ. Thực hiện chuẩn quy trình điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn giúp cân đối doanh thu thực nhận chính xác.
Các bước lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho đơn hàng hoàn
Khi nhận hàng hoàn từ sàn TMĐT, quy trình điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn gồm 4 bước sau:
- Bước 1: Tải báo cáo đối soát từ kênh người bán để trích xuất mã đơn và giá trị hàng hoàn.
- Bước 2: Nhập kho thực tế và lập biên bản kiểm nhận hàng trả lại có chữ ký thủ kho.
- Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn ghi giảm giá trị đơn hàng tương ứng.
- Bước 4: Ký số và gửi dữ liệu hóa đơn lên hệ thống thuế qua cổng phần mềm hóa đơn điện tử.
Sau khi gửi thành công, việc điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn sẽ ghi giảm trừ trực tiếp số thuế phải nộp. Chủ shop cần lưu trữ toàn bộ hồ sơ điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn để phục vụ công tác thanh tra.
Quy trình điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn chuẩn sẽ bảo vệ lợi nhuận cho bạn. Mỗi kỳ kế toán, bạn nên rà soát lại toàn bộ lệnh điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn đã phát hành.
Bóc tách voucher sàn và phí dịch vụ khi điều chỉnh hóa đơn
Phí sàn TMĐT thường chiếm từ 6% đến 15% doanh thu của mỗi đơn hàng. Khi tiến hành điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn, kế toán cần tách bạch giữa voucher trợ giá của sàn và voucher của shop.
Việc điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn chỉ ghi giảm theo đúng giá trị sản phẩm thực tế. Đối với phí dịch vụ bị cấn trừ, shop cần tải hóa đơn đầu vào từ sàn trước ngày 10 hàng tháng.
Bạn nên xem hướng dẫn kế toán bán hàng trên sàn thương mại điện tử để hiểu rõ cách hạch toán. Nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn luôn cần đi đôi với đối soát chi phí.
Hủy hóa đơn hay điều chỉnh hóa đơn bán lẻ tmđt khi phát sinh lỗi?
Hủy hóa đơn hay điều chỉnh hóa đơn bán lẻ tmđt khi phát sinh lỗi phụ thuộc vào việc hóa đơn đã gửi cho người mua hay chưa. Bạn chỉ được hủy khi hóa đơn chưa gửi cho người mua. Nếu hóa đơn đã gửi qua email hoặc app sàn, bạn bắt buộc phải thực hiện điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn theo quy định.
Hầu hết sàn thương mại điện tử đều tự động gửi hóa đơn cho khách ngay khi phát hành. Do đó, phương án điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn áp dụng cho hơn 95% trường hợp sai sót.
Người bán không được tùy tiện xóa bỏ hóa đơn khi chưa nắm rõ luật. Thực hiện điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn đúng quy trình sẽ giữ cho dữ liệu kế toán luôn an toàn.
Bảng so sánh chi tiết giữa hủy hóa đơn và lập hóa đơn điều chỉnh
Bảng dưới đây so sánh sự khác biệt giữa hủy hóa đơn và điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn:
| Tiêu chí | Hủy hóa đơn điện tử | Điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn |
|---|---|---|
| Căn cứ pháp lý | Khoản 1 Điều 19 NĐ 123/2020/NĐ-CP | Điểm b Khoản 2 Điều 19 NĐ 123/2020/NĐ-CP |
| Điều kiện thực hiện | Đã cấp mã nhưng chưa gửi người mua | Đã gửi người mua hoặc hàng đã bàn giao |
| Thủ tục hồ sơ | Gửi thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT | Lập hóa đơn điều chỉnh kèm Mẫu 04 |
| Tác động doanh thu | Xóa bỏ hoàn toàn giá trị hóa đơn cũ | Ghi nhận tăng hoặc giảm phần chênh lệch |
| Áp dụng trên sàn | Rất hiếm khi đủ điều kiện áp dụng | Phù hợp nhất cho đơn hàng bị trả lại |
Thực hiện đúng thủ tục điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn giúp doanh nghiệp tránh bị phạt hành chính. Mức phạt từ 3.000.000 đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP sẽ được loại bỏ hoàn toàn.
Việc điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn mang lại sự minh bạch cho sổ sách kế toán. Đồng thời, thủ tục điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn giúp doanh nghiệp giải trình thuyết phục trước cơ quan thuế.
Các lỗi thường gặp khiến nhà bán hàng bị cơ quan thuế xử phạt
Nhiều chủ shop gom đơn hoàn nhiều tháng mới làm điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn một lần. Việc này làm sai lệch kỳ tính thuế và có thể bị phạt tiền chậm nộp 0,03%/ngày.
Kế toán cần thực hiện điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn theo đúng kỳ phát sinh. Lỗi thứ hai là tự xóa hóa đơn trên phần mềm mà không nộp Mẫu 04 lên cơ quan thuế.
Hành vi này dễ khiến shop bị đưa vào danh sách nhận biết doanh nghiệp rủi ro cao về thuế & hóa đơn để kiểm tra đột xuất. Bạn cần tuân thủ đúng quy trình điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn.
Cách lập mẫu 04/ss-hđđt cho hóa đơn sai sót bán hàng online ra sao?
Cách lập mẫu 04/ss-hđđt cho hóa đơn sai sót bán hàng online chuẩn xác là kê khai trực tuyến trên phần mềm hóa đơn điện tử rồi ký số gửi cơ quan thuế. Biểu mẫu này bắt buộc phải nộp kèm khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn. Người bán cần hoàn thành thủ tục này đúng thời hạn luật định.
Việc gửi thông báo là điều kiện bắt buộc để hệ thống thuế chấp nhận việc điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn. Nếu chậm nộp, người bán sẽ bị xử phạt theo quy định quản lý thuế.
Do đó, quy trình điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn cần tiến hành đồng bộ. Thao tác điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn đi kèm Mẫu 04 giúp chuẩn hóa toàn bộ hồ sơ kê khai.
Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT lên hệ thống thuế
Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định thời hạn nộp Mẫu 04 chậm nhất là ngày cuối của kỳ kê khai thuế phát sinh việc điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn. Ví dụ, kỳ thuế Quý 1/2026 có hạn chót nộp là 30/04/2026.
Với kỳ kê khai theo tháng, hạn nộp là ngày 20 của tháng kế tiếp. Tuy vậy, bạn nên gửi Mẫu 04 ngay trong ngày lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn.
Việc gửi sớm giúp quá trình điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn hoàn tất nhanh chóng. Dữ liệu thuế của shop sẽ luôn ở trạng thái an toàn nhất sau khi điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn.
Hướng dẫn kê khai Mẫu 04 chi tiết trên phần mềm
Các bước điền Mẫu 04 phục vụ điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn được thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở phân hệ Thông báo hóa đơn sai sót trên phần mềm kế toán đang sử dụng.
- Bước 2: Nhập số hóa đơn gốc, ký hiệu mẫu số cần điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn.
- Bước 3: Chọn phân loại tính chất là Điều chỉnh cho hóa đơn tương ứng.
- Bước 4: Nhập lý do cụ thể như khách trả hàng hoàn tiền hoặc điều chỉnh đơn giá.
- Bước 5: Ký số bằng chữ ký số token và gửi dữ liệu lên cơ quan thuế.
Trong vòng 15 đến 30 phút, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo phản hồi chấp nhận hồ sơ. Khi đó, nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn mới chính thức hoàn thành.
Việc thực hiện điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn bài bản sẽ giúp bạn yên tâm kinh doanh. Bạn nên lưu file thông báo chấp nhận của cơ quan thuế cùng hồ sơ điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn.
Quy trình điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn tại VAR eCOM
VAR eCOM có hơn 10 năm kinh nghiệm đồng hành cùng 500+ doanh nghiệp thương mại điện tử trên toàn quốc. Đội ngũ chuyên gia đã xử lý thành công 15.000+ vấn đề kế toán thuế phức tạp. Chúng tôi giúp các thương hiệu tối ưu hóa quy trình điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn với 4 bước chuyên nghiệp:
- Bước 1: Ứng dụng AI tự động hóa 95% khâu đối chiếu dữ liệu sàn để phát hiện đơn cần điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn.
- Bước 2: Chuẩn hóa hồ sơ vận chuyển và bằng chứng hoàn hàng phục vụ điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn.
- Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn trên nền tảng MISA ASP chuyên sâu.
- Bước 4: Hoàn thiện nộp Mẫu 04 và cập nhật báo cáo P&L đa sàn cho chủ shop trong vòng 2 giờ.
Dịch vụ điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn của VAR eCOM dành riêng cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp có doanh thu từ 15 tỷ đồng/năm. Chúng tôi bảo vệ từng đồng chi phí và giúp bạn an tâm tăng trưởng.
Đội ngũ VAR eCOM luôn đồng hành hỗ trợ giải trình mọi trường hợp điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn. Khách hàng sẽ hoàn toàn chủ động kiểm soát số liệu tài chính của mình.
Câu hỏi thường gặp về điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn
Có cần lập biên bản thỏa thuận khi điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn?
Không bắt buộc phải có chữ ký của người mua cá nhân lẻ trên biên bản khi điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn. Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán chỉ cần lưu giữ báo cáo đối soát từ sàn làm căn cứ hợp lệ để lập hóa đơn điều chỉnh.
Chứng từ này có giá trị pháp lý đầy đủ khi giải trình với thanh tra thuế. Do đó, thủ tục điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn cho người mua lẻ rất tinh gọn.
Đơn hàng hoàn về kho sau 15 ngày xử lý hóa đơn thế nào?
Kế toán căn cứ vào ngày nhận hàng thực tế tại kho để lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn trong kỳ thuế đó. Bạn tuyệt đối không được xóa hóa đơn cũ mà phải làm thủ tục điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn ghi giảm doanh thu.
Việc ghi nhận đúng thời điểm giúp kỳ kế toán không bị sai lệch số liệu. Hãy đảm bảo quy trình điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn diễn ra đúng hạn quy định.
Hộ kinh doanh có được lập hóa đơn điều chỉnh giảm không?
Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai hoàn toàn có quyền điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn để ghi giảm doanh thu. Nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn giúp hộ kinh doanh giảm trừ đúng số thuế GTGT và TNCN phải nộp theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Thao tác được thực hiện trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử được cấp phép. Chủ hộ kinh doanh hoàn toàn có thể yên tâm khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn.
