Cách đối soát sàn thương mại điện tử là quy trình ghép ba nguồn số liệu: báo cáo đơn hàng, sao kê thanh toán của sàn và sao kê ngân hàng, để giải thích từng đồng chênh lệch giữa doanh thu và tiền về. Kế toán viên nhận file từ sàn thường hỏi ngay: đối soát xong thì ghi sổ thế nào, và khi nào được lập hóa đơn?
Bài này trả lời cách đối soát sàn thương mại điện tử theo thứ tự dân nghề tra cứu: đáp án trước, căn cứ pháp lý sau, rồi đến 5 bước, bảng mẫu Excel và định khoản. Căn cứ lấy từ Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 99/2025/TT-BTC, cập nhật đến tháng 10/2026.
Cách đối soát sàn thương mại điện tử có phải làm trước khi xuất hóa đơn không?
Tùy loại hóa đơn trong cách đối soát sàn thương mại điện tử. Hóa đơn bán hàng cho người mua không chờ đối soát, vì thời điểm lập là lúc chuyển giao hàng. Hóa đơn phí dịch vụ của sàn thì ngược lại, sàn lập sau khi hoàn thành đối soát, chậm nhất ngày 07 tháng sau.
Điều 9 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Vì vậy cách đối soát sàn thương mại điện tử không làm chậm hóa đơn bán hàng.
Người ta hay nhầm hai việc này khi làm cách đối soát sàn thương mại điện tử. Nhiều shop đợi sàn chốt tiền về mới xuất hóa đơn, trong khi luật tính theo ngày giao hàng. Khi xử lý hồ sơ, VAR eCOM ghi nhận lỗi này là một trong những nguyên nhân khiến hóa đơn lệch kỳ so với dữ liệu sàn.
Trong cách đối soát sàn thương mại điện tử, với hóa đơn phí, Điều 9 khoản 4 điểm a nêu dịch vụ thương mại điện tử trong nhóm lập hóa đơn khi hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên. Mốc chậm nhất là ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ, hoặc 07 ngày sau kỳ quy ước.
Căn cứ pháp lý nào quy định cách đối soát sàn thương mại điện tử?
Không có văn bản nào quy định từng bước của cách đối soát sàn thương mại điện tử. Đây là nghiệp vụ nội bộ của kế toán, còn pháp luật chỉ quy định thời điểm lập hóa đơn, nội dung hóa đơn, thuế sàn khấu trừ và cách ghi sổ. Ba văn bản cần nắm là Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Căn cứ đầu tiên cho cách đối soát sàn thương mại điện tử là Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Điều 9 quy định thời điểm lập hóa đơn, còn điểm k khoản 1 Điều 10 yêu cầu hóa đơn thể hiện chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có.
> “Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).” – điểm k khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Nghị định 252/2026/NĐ-CP, căn cứ cho cách đối soát sàn thương mại điện tử của hộ kinh doanh, cũng có hiệu lực từ 01/07/2026. Điều 43 giao chủ quản nền tảng khấu trừ, nộp thay thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Điều 44 xác định thời điểm khấu trừ là lúc xác nhận giao dịch thành công và chấp nhận thanh toán.
Điều 45 yêu cầu sàn khai số thuế đã khấu trừ theo tháng và bù trừ giao dịch bị hủy hoặc trả lại hàng. Đây là lý do cách đối soát sàn thương mại điện tử của hộ kinh doanh phải có thêm một cột thuế khấu trừ.
Với cách đối soát sàn thương mại điện tử, Thông tư 99/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/01/2026) hướng dẫn tài khoản kế toán. Phụ lục II nêu căn cứ hạch toán Tài khoản 112 là giấy báo Có hoặc bản sao kê ngân hàng kèm chứng từ gốc. Tài khoản 521 phản ánh chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.
Cách đối soát sàn thương mại điện tử gồm mấy bước?
Cách đối soát sàn thương mại điện tử gồm 5 bước: chốt kỳ và gom 3 nguồn dữ liệu, đối chiếu đơn với sao kê sàn, đối chiếu sao kê sàn với ngân hàng, giải thích chênh lệch rồi ghi sổ. Làm đúng thứ tự của cách đối soát sàn thương mại điện tử thì mỗi đồng lệch đều có dòng giải trình.
- Bước đầu của cách đối soát sàn thương mại điện tử: chốt kỳ theo kỳ giải ngân của sàn, rồi tải báo cáo đơn hàng, báo cáo thanh toán và sao kê ngân hàng cùng kỳ.
- Bước hai của cách đối soát sàn thương mại điện tử: đối chiếu từng mã đơn trong báo cáo đơn với dòng trong sao kê sàn: giá bán, voucher, phí, trạng thái đơn.
- Bước ba của cách đối soát sàn thương mại điện tử: cộng sao kê sàn thành tiền về dự kiến, so với số tiền thực tế trên sao kê ngân hàng.
- Bước bốn của cách đối soát sàn thương mại điện tử: lọc các dòng lệch, xếp vào nhóm: phí hoàn hàng, chênh kỳ, thuế khấu trừ, sàn trừ sai.
- Bước năm của cách đối soát sàn thương mại điện tử: ghi sổ theo kết quả và lưu bảng đối soát làm chứng từ kèm theo.
Bảng dưới đây là mẫu file Excel cho cách đối soát sàn thương mại điện tử trong một kỳ. Cột nào để trống được ghi rõ ở cột cuối.
| Cột trong file Excel | Lấy từ đâu | Ghi gì | Ô để trống khi nào |
|---|---|---|---|
| Mã đơn | Báo cáo đơn hàng | Mã đơn của sàn | Không bao giờ để trống |
| Ngày giao hàng | Báo cáo đơn hàng | Ngày chuyển giao hàng | Đơn chưa giao |
| Giá bán sau voucher shop | Báo cáo đơn hàng | Số khách phải trả cho phần shop chịu | Không để trống |
| Phí sàn các loại | Sao kê sàn | Tổng hoa hồng, thanh toán, chương trình | Đơn hủy chưa phát sinh phí |
| Thuế khấu trừ | Sao kê sàn | Số sàn khấu trừ hộ | Doanh nghiệp: để trống |
| Tiền về dự kiến | Công thức | Giá bán trừ phí trừ thuế | Không để trống |
| Tiền về thực tế | Sao kê ngân hàng | Số đã về tài khoản | Đơn chưa giải ngân |
| Chênh lệch | Công thức | Dự kiến trừ thực tế | Bằng 0 thì để 0 |
Khi cách đối soát sàn thương mại điện tử cho ra số lệch kéo dài qua nhiều kỳ, hãy đối chiếu thêm với bài hướng dẫn quy trình đối soát ba chiều sàn TMĐT. Bài đó mô tả cách khớp tiền giữa sàn, ngân hàng và sổ kế toán.
Hạch toán kết quả cách đối soát sàn thương mại điện tử vào đâu?
Sau cách đối soát sàn thương mại điện tử, ghi doanh thu theo giá bán vào Tài khoản 511, phí sàn vào Tài khoản 641, tiền về vào Tài khoản 112 và dùng Tài khoản 131 làm tài khoản trung gian công nợ với sàn. Phần chênh lệch mà cách đối soát sàn thương mại điện tử chưa giải thích được để lại trên Tài khoản 131 cho đến khi có kết luận. Đây là cách làm phổ biến, đơn vị cần giữ nhất quán.
Ví dụ giả định cho một kỳ của cách đối soát sàn thương mại điện tử, chưa tính thuế giá trị gia tăng: doanh thu theo giá bán 120.000.000 đồng, phí sàn các loại 14.400.000 đồng, tiền về dự kiến 105.600.000 đồng. Tiền thực về trên sao kê ngân hàng là 104.100.000 đồng. Chênh lệch là 1.500.000 đồng.
Các bút toán của kỳ cách đối soát sàn thương mại điện tử này như sau:
- Cách đối soát sàn thương mại điện tử ghi doanh thu theo giá bán: Nợ TK 131 120.000.000 / Có TK 511 120.000.000.
- Trong cách đối soát sàn thương mại điện tử, phí sàn khi có hóa đơn phí: Nợ TK 641 14.400.000 / Có TK 131 14.400.000.
- Trong cách đối soát sàn thương mại điện tử, tiền thực về: Nợ TK 112 104.100.000 / Có TK 131 104.100.000.
- Số dư còn lại trên TK 131 là 1.500.000 đồng, chờ cách đối soát sàn thương mại điện tử giải thích ở bước tiếp theo.
Nếu 1.500.000 đồng là phí hoàn hàng hợp lệ của 5 đơn, mỗi đơn 300.000 đồng, ghi Nợ TK 641 / Có TK 131 1.500.000. Nếu sàn trừ sai và đang khiếu nại, ghi Nợ TK 138 / Có TK 131 1.500.000 rồi chờ sàn hoàn lại.
Với hộ kinh doanh, cách đối soát sàn thương mại điện tử có thêm thuế sàn khấu trừ; khoản này đi riêng một cột và không lẫn vào phí sàn. Bài về hạch toán doanh thu sàn TMĐT có thêm bút toán cho trường hợp doanh nghiệp.
Sàn trừ tiền sai phải làm sao trong cách đối soát sàn thương mại điện tử?
Trong cách đối soát sàn thương mại điện tử, phải lọc đúng dòng bị trừ, thu bằng chứng và khiếu nại qua Seller Center, trong lúc đó ghi nhận khoản tiền là khoản phải thu khác. Không sửa doanh thu trên sổ để cho số khớp. Cách đối soát sàn thương mại điện tử chỉ có giá trị khi sổ phản ánh đúng thực tế.
Quy trình xử lý một khoản bị trừ sai trong cách đối soát sàn thương mại điện tử gồm 4 việc:
- Trong cách đối soát sàn thương mại điện tử, xác định mã đơn và loại khoản trừ trong sao kê sàn.
- Gom bằng chứng: báo cáo đơn, trạng thái giao hàng, thông báo chương trình của sàn.
- Gửi khiếu nại trên Seller Center theo hướng dẫn của sàn.
- Theo cách đối soát sàn thương mại điện tử, ghi Nợ TK 138 / Có TK 131 và theo dõi đến khi sàn hoàn tiền hoặc từ chối.
Cách đối soát sàn thương mại điện tử trên Shopee, Lazada, TikTok Shop khác nhau chỗ nào?
Cách đối soát sàn thương mại điện tử trên Shopee, Lazada và TikTok Shop giống nhau về 5 bước, khác nhau ở tên file, kỳ giải ngân và cách sao kê gộp phí. Bản chất vẫn là ghép đơn hàng, sao kê sàn và ngân hàng.
Với cách đối soát sàn thương mại điện tử đa sàn, hãy lập một file chung cho các sàn nhưng mỗi sàn một tab. Cùng một cột chuẩn, mỗi sàn ánh xạ tên cột riêng của mình vào. Nhờ vậy cách đối soát sàn thương mại điện tử cho ra báo cáo lãi lỗ theo sàn so sánh được với nhau.
Kỳ giải ngân khác nhau nên cách đối soát sàn thương mại điện tử phải theo kỳ sàn, không theo tháng calendar. Hãy đối soát theo kỳ sàn rồi mới cộng về tháng. Bài đối chiếu sao kê ngân hàng với doanh thu Shopee, Lazada, TikTok Shop mô tả 5 bước và 6 nhóm khấu trừ cho từng sàn.
Đối soát đa sàn bằng phần mềm có thay được cách đối soát sàn thương mại điện tử thủ công không?
Chỉ thay được phần nhập liệu của cách đối soát sàn thương mại điện tử, chưa thay được phần giải trình chênh lệch. Phần mềm kéo dữ liệu đơn và sao kê về tự động, nhưng kế toán vẫn phải kiểm tra từng dòng lệch. VAR eCOM ghi nhận hệ thống tự động hóa khoảng 95% nhập liệu, phần còn lại là việc của người chuyên môn.
Trường hợp nào khác đi?
Cách đối soát sàn thương mại điện tử đổi cách xử lý trong 2 trường hợp chính: đơn hoàn hoặc hủy, và voucher của sàn. Nguyên tắc 5 bước của cách đối soát sàn thương mại điện tử không đổi, chỉ cột dữ liệu và bút toán thay đổi.
Đơn hoàn, đơn hủy xử lý thế nào trong cách đối soát sàn thương mại điện tử?
Đơn hoàn hoặc hủy làm đổi cả doanh thu, phí và thuế khấu trừ. Điều 45 Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định sàn bù trừ thuế đã khấu trừ của giao dịch bị hủy hoặc trả lại hàng với các giao dịch bán hàng khác. Kế toán điều chỉnh hóa đơn và ghi giảm doanh thu qua Tài khoản 521.
Voucher của sàn khác voucher của shop ra sao trong cách đối soát sàn thương mại điện tử?
Voucher của shop do người bán chịu, nên cách đối soát sàn thương mại điện tử thể hiện là chiết khấu thương mại trên hóa đơn. Voucher của sàn do sàn chịu một phần hoặc toàn bộ, nên cách đối soát sàn thương mại điện tử phải đọc điều khoản chương trình để xác định doanh thu. Đây là điểm dễ lệch nhất.
Câu hỏi thường gặp
Cách đối soát sàn thương mại điện tử nên làm bao lâu một lần?
Cách đối soát sàn thương mại điện tử nên làm theo từng kỳ giải ngân của sàn và tối thiểu mỗi tháng trước khi chốt kỳ kê khai. Đây là thực hành kế toán, không phải quy định bắt buộc. Làm cách đối soát sàn thương mại điện tử theo kỳ ngắn thì số lệch nhỏ, dễ truy ra nguyên nhân.
File của cách đối soát sàn thương mại điện tử gồm những cột nào?
Tối thiểu gồm mã đơn, ngày giao, giá bán, phí các loại, thuế khấu trừ, tiền về dự kiến, tiền về thực tế và chênh lệch. Bảng mẫu của cách đối soát sàn thương mại điện tử ở phần 5 bước liệt kê đủ 8 cột này. Tên cột trên file gốc của từng sàn khác nhau nên cần lập bảng ánh xạ.
Tiền về nhỏ hơn doanh thu thì ghi doanh thu theo số nào?
Trong cách đối soát sàn thương mại điện tử, ghi doanh thu theo giá bán, không ghi theo tiền về. Phần chênh lệch là phí sàn, thuế khấu trừ và các khoản trừ khác, mỗi khoản có tài khoản riêng. Ghi theo tiền về thì doanh thu trên sổ thấp hơn thực tế.
Kết luận
Cách đối soát sàn thương mại điện tử cần 5 bước. Kết quả phải khớp căn cứ: hóa đơn bán hàng lập theo ngày giao hàng, hóa đơn phí lập sau đối soát, thuế khấu trừ theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP, hạch toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Mọi số hiệu và cách áp dụng cách đối soát sàn thương mại điện tử nêu trong bài chỉ để tham khảo, cần người chuyên môn kiểm trước khi áp cho từng hồ sơ. Nguồn tra cứu chính thức gồm Cục Thuế và Cổng thông tin Chính phủ.
Nên đọc tiếp về cách đối soát sàn thương mại điện tử khi lệch số: doanh thu Shopee không khớp tiền về, nơi liệt kê 7 nguyên nhân lệch thường gặp.
